Văn Phòng Luật LVN

Nắm vững các quy định về xuất hóa đơn đầu ra là một trong những yêu cầu cơ bản đối với chuyên viên kế toán. Hóa đơn trọn vẹn thông tin, hợp lệ, hợp pháp sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được nhiều sai phạm không đáng có. Dưới đây là một số quy định cần thiết về nội dung, thời gian, thứ tự,… khi xuất hóa đơn đầu ra.
Sau đây là hướng dẫn mới nhất về cách xuất hóa đơn thuế GTGT 8% do được giảm thuế GTGT theo Nghị định 15/2023/NĐ-CP (được sửa đổi tại Nghị định 41/2023/NĐ-CP) mà cơ sở kinh doanh cần lưu ý.

Hóa đơn GTGT là gì?

Hóa đơn GTGT được nhiều người gọi theo một cách dễ hiểu nhất là hóa đơn đỏ, tuy nhiên bản chất của hóa đơn GTGT chính là một loại chứng từ được người bán hàng lập với trọn vẹn các thông tin về dịch vụ/sản phẩm cho bên mua. Hóa đơn GTGT này được người bán sử dụng theo hướng dẫn của pháp luật và được áp dụng đối với những doanh nghiệp, cá nhân kê khai và thực hiện tính thuế theo phương pháp khấu trừ.

09 nội dung bắt buộc thể hiện trên hóa đơn GTGT

Hóa đơn là một loại chứng từ cần thiết, mọi tiêu thức cũng như nội dung trên hóa đơn phải phán ánh một cách chính xác thông tin giao dịch giữa người mua và người bán. Những nội dung trên hóa đơn GTGT được quy định chi tiết tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC:

Thứ nhất, phải rõ ràng tên loại hóa đơn

Cần thể hiện rõ và chính xác tên hóa đơn cụ thể hóa đơn GTGT thì tên của nó thể hiện là HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG.

Trong trường hợp sử dụng như một loại chứng từ cho việc hạch toán hay bán hàng thì bạn có thể đặt một cái tên khác kèm theo và ghi size nhở hơn với tên loại hóa đơn, chẳng hạn như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH.

Thứ hai, tên liên hóa đơn

Quy định mỗi hóa đơn phải có tối thiểu là 02 liên và tối đa là 9 liên, từ liên thứ 3 trở đi người lập sẽ được đặt tên theo công cụ dụng cụ. Mặt khác, sử dụng hóa đơn do đơn vị thuế cấp lẻ phải có 3 liên và liên thứ 3 đó sẽ được lưu tại đơn vị thuế.

Thứ ba, ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn

Một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu số hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn để phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái của Tiếng Việt và hai số cuối của năm.

Thứ tư, số thứ tự của hóa đơn

Được quy định là dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn bao gồm 7 chữ số trong một ký hiệu của hóa đơn.

Thứ năm, trên hóa đơn phải có tên, địa chỉ và mã số thuế của bên bán/bên mua

Thứ sáu, trên hóa đơn cần có tên hàng hóa/dịch vụ – số lượng – đơn giá – thành tiến được ghi bằng số và cả chữ.

Thứ bảy, chữ ký và họ tên của người mua và người bán, đồng thời cần có dấu/ngày ký và ngày lập của hóa đơn đó.

Thứ tám, cần có tên của tổ chức nhận in hóa đơn đó gồm tên, MST.

Thứ chín, cách thức thể hiện trên hóa đơn

Hóa đơn được thể hiện bằng Tiếng Việt, nếu song ngữ ngôn ngữ nước phải đặt dưới chữ Tiếng Việt và đặt trong ngoặc đơn. Những chữ số trên hóa đơn phải là các số tự nhiên.

Những lưu ý khi viết hóa đơn GTGT

Khi viết hóa đơn GTGT, kế toán cần lưu ý những vấn đề dưới đây.

Trên hóa đơn GTGT số tiền lẻ bạn sẽ không được làm tròn mà phải tuân theo những quy định làm tròn số.
Đồng Việt Nam sẽ là đơn vị được ghi trên hóa đơn
Nếu bên bán được phép bán hàng thu ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán sẽ được ghi bằng nguyên tệ và phần chữ ghi bằng Tiếng Việt. Trường hợp ghi tỷ giá chéo đối với một loại ngoại tệ được Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá nếu ngoại tệ thu về của bên bán không có tỷ giá với đồng Việt Nam.
Người mua hàng trực tiếp phải thực hiện ký và ghi rõ họ tên, người mua hàng gián tiếp sẽ không nhất thiết phải ký và ghi rõ tên nhưng khi lập hóa đơn chỗ người mua hàng bên bán cần ghi rõ cách thức bán hàng qua mạng, điện thoại.
Đối với hóa đơn thì ai lập hóa đơn đó sẽ là người ký và ghi rõ họ tên, về tiêu thức của thủ trưởng đơn vị thì thủ trưởng đơn vị sẽ thực hiện ký tươi vào liên thứ 1 sau đó sẽ thực hiện in sang liên 2, 3… và đóng dấu, ghi rõ họ tên (không đóng dấu chữ ký khác sẵn, dấu tên khác sẵn thì sẽ vẫn được.

Viết hóa đơn GTGT cần có những lưu ý nhất định

Phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Người dùng hóa đơn GTGT phải thực hiện báo cáo tài chính theo tháng hoặc theo quý tùy vào đặc thù của doah nghiệp.

Đối với những doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp có hành vi phạm không được sử dụng hóa đơn đặt in/tự in hay những doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho đơn vị thuế.
Những doanh nghiệp còn lại sẽ được thực hiện báo cáo tình hình hóa đơn theo quý.

Nếu doanh nghiệp có hai loại hóa đơn trong một kỳ báo cáo thì sẽ thực hiện cùng một báo cáo khi thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Quy định về thời gian xuất hóa đơn GTGT

Thời điểm xuất hóa đơn GTGT là vấn đề quan tâm của rất nhiều kế toán, bởi quy định thời gian xuất hóa đơn cho mỗi đặc thù doanh nghiệp không giống nhau, cụ thể:

– Thời điểm xuât hóa đơn GTGT đối với doanh nghiệp gửi tới điện, nước sinh hoạt, viễn thông hoặc truyền hình

Quy định về ngày lập hóa đơn không được quá 7 ngày kế tiếp từ ngày ghi chỉ số điện nước hoặc là ngày kết thúc kỳ quy ước với doanh nghiệp viễn thông, truyền hình

– Thời điểm xuất hóa đơn đối với doanh nghiệp xây dựng

Thời điểm lập hóa đơn sẽ được xác định là thời gian nghiệm thu, bàn giao những công trình, hạng mục công trình… thời gian này không xác định dự án đã thu tiền hay chưa thu tiền.

– Thời điểm xuất hóa đơn đối với doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực xăng dầu

Ngày lập hóa đơn được thực hiện định kỳ theo hợp đồng của hai bên bán/mua có kèm theo bảng kê hoặc chứng từ nào đó có xác nhận của hai bên. Tuy nhiên, xác định thời gian lập hóa đơn được xác định chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hoặc gửi tới hóa đơn.

– Thời điểm xuất hóa đơn đối với hàng xuất khẩu

Thời điểm xuất hóa đơn được xác định là ngày chuyển giao hàng cho khách hàng và ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế chính là ngày xác nhận hoàn tất các thủ tục hải quan.

Thông tư mới nhất về hóa đơn GTGT?

(1) Cách xuất hóa đơn thuế GTGT 8% với cơ sở kinh doanh tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Khi lập chứng từ GTGT gửi tới hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng giảm thuế GTGT, tại dòng thuế suất thuế GTGT ghi “8%”; tiền thuế GTGT; tổng số tiền người mua phải thanh toán.

Căn cứ hóa đơn GTGT, cơ sở kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ kê khai thuế GTGT đầu ra, cơ sở kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo số thuế đã giảm ghi trên hóa đơn GTGT.

Trường hợp cơ sở kinh doanh tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ áp dụng các mức thuế suất khác nhau thì trên hóa đơn giá trị gia tăng phải ghi rõ thuế suất của từng hàng hóa, dịch vụ theo hướng dẫn. (Quy định mới)

(2) Cách xuất hóa đơn thuế GTGT 8% với cơ sở kinh doanh (bao gồm cả hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) tính thuế GTGT theo phương pháp tỷ lệ % trên doanh thu.

Khi lập chứng từ bán hàng gửi tới hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng giảm thuế GTGT:

+ Tại cột “Thành tiền”: ghi trọn vẹn tiền hàng hóa, dịch vụ trước khi giảm;

+ Tại dòng “Cộng tiền hàng hóa, dịch vụ” ghi theo số đã giảm 20% mức tỷ lệ % trên doanh thu;

+ Đồng thời ghi chú: “đã giảm… (số tiền) tương ứng 20% mức tỷ lệ % để tính thuế GTGT theo Nghị quyết 43/2023/QH15”.

Trường hợp cơ sở kinh doanh tính thuế GTGT theo phương pháp tỷ lệ % trên doanh thu thì khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ thì trên hóa đơn bán hàng phải ghi rõ số tiền được giảm theo hướng dẫn. (Quy định mới)

(Trước đây, Nghị định 15/2023/NĐ-CP yêu cầu cơ sở kinh doanh phải lập hóa đơn riêng cho hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế GTGT. Trường hợp cơ sở kinh doanh không lập hóa đơn riêng cho hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế GTGT thì không được giảm thuế GTGT).

Vì vậy, với nội dung sửa đổi tại Nghị định 41/2023/NĐ-CP thì không cần lập hóa đơn riêng cho hàng hóa được giảm thuế GTGT từ 10% xuống 8% nữa.

(3) Hướng dẫn xử lý trường hợp xuất nhầm hóa đơn GTGT 10% với hàng hóa được giảm thuế GTGT còn 8%

– Trường hợp cơ sở kinh doanh đã lập hóa đơn và đã kê khai theo mức thuế suất hoặc mức tỷ lệ % để tính thuế GTGT chưa được giảm theo hướng dẫn tại Nghị định 15/2023/NĐ-CP thì:

Người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót và giao hóa đơn điều chỉnh cho người mua.

Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán kê khai điều chỉnh thuế đầu ra, người mua kê khai điều chỉnh thuế đầu vào (nếu có).

– Trường hợp cơ sở kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng được giảm thuế GTGT đã phát hành hóa đơn đặt in dưới cách thức vé có in sẵn mệnh giá chưa sử dụng hết (nếu có) và có nhu cầu tiếp tục sử dụng thì:

Cơ sở kinh doanh thực hiện đóng dấu theo giá đã giảm 2% thuế suất thuế GTGT hoặc giá đã giảm 20% mức tỷ lệ % bên cạnh tiêu thức giá in sẵn để tiếp tục sử dụng.

Cơ sở kinh doanh thực hiện kê khai các hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế GTGT theo Mẫu số 01 tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Nghị định 15/2023/NĐ-CP cùng với Tờ khai thuế GTGT.

Công ty Luật LVN - Địa chỉ: Số 16B Nguyễn Thái Học, Yết Kiêu, Hà Đông, Hà Nội, Việt Nam