Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn mới nhất 2023

Theo quy định của Chính phủ, “Doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa, dịch vụ trước ngày 01/07/2023”. Vì vậy, những doanh nghiệp chưa từng sử dụng hóa đơn điện tử chắc hẳn sẽ gặp khó khăn, bỡ ngỡ trong thủ tục chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Vậy Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn theo hướng dẫn thế nào? Hãy cùng LVN Group nghiên cứu qua nội dung trình bày dưới đây!

1. Hóa đơn điện tử là gì? 

Khái niệm hóa đơn điện tử

Căn cứ theo điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

“Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”

Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (Bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế)
• Hóa đơn bán hàng (Bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế)
• Các loại hóa đơn khác bao gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung được quy định tại Điều 6, Nghị định 119

2. Quy định về Thông báo phát hành hóa đơn

Theo khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 12/6/2017 có quy định:

“4. Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến đơn vị thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và cách thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.

…

Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, đơn vị Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày công tác kể từ ngày nhận được Thông báo, đơn vị thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.”

Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế

Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC gồm 3 mẫu dưới đây:

• Quyết định sử dụng chứng từ điện tử (Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
• Thông báo phát hành chứng từ điện tử theo Mẫu. (Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
• Hoá đơn mẫu (do doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử).

Doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có thể trực tiếp kê khai trên phần mềm. Sau đó ký số vào hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và tải về máy tính để nộp cho đơn vị thuế qua cách thức trực tiếp hoặc nộp online.

(Nhiều đơn vị thuế khuyến khích doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử online để tiết kiệm thời gian, công sức và dễ quản lý.)

3. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử có sự khác biệt giữa lần đầu và từ lần thứ 2, dưới đây LVN Group sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thủ tục phát hành hóa đơn điện tử theo hướng dẫn mới nhất:

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Quy trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng gồm 3 bước dưới đây:

Bước 1: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên HTTK

Doanh nghiệp thực hiện 3 bước dưới đây để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Bước 1: Doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm Hỗ trợ kê khai Thuế – HTKK

• Truy cập vào phần mềm HTKK
• Vào mục Hóa đơn /Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)
• Nhập các thông tin theo yêu cầu vào Thông báo phát hành. Sau đó, chọn “Kết xuất XML”

Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

• Truy cập vào trang web nhantokhai.gdt.gov.vn
• Đăng nhập vào hệ thống theo mã số thuế của doanh nghiệp
• Chọn Tài khoản/Đăng ký thêm tờ khai
• Tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn/Tiếp tục”
• Vào mục “Nộp tờ khai”, sau đó tải lên file thông báo “XML”

Bước 3: Nộp hóa đơn, mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn điện tử bản Word qua mạng

• Scan Thông báo quyết định phát hành hóa đơn điện tử, hóa đơn mẫu và Quyết định cho phép sử dụng hóa đơn đơn vị Thuế cấp cho doanh nghiệp (Scan, không chụp hình) và đính vào 1 file Word
• Truy cập vào website nhantokhai.gdt.gov.vn, chọn Tra cứu/TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn
• Đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn điện tử vừa nộp qua mạng
• Chọn file Word hóa đơn mẫu và ký nộp

Lưu ý: Ngày bắt đầu sử dụng sau 02 ngày kể từ ngày Thông báo phát hành chứng từ điện tử.

Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Truy cập vào website: https://nhantokhai.gdt.gov.vn/ (Nên sử dụng trình duyệt Internet Explorer). Sau đó Đăng nhập hệ thống theo Mã số thuế của Doanh nghiệp.

Tiếp đó, Chọn Tài khoản/ Đăng ký thêm tờ khai.

Sau đó Tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” ⇒ Tiếp tục

(Việc nộp thông báo phát hành chứng từ điện tử giống như việc bạn nộp Tờ khai thuế GTGT)

Bước 3: Nộp hóa đơn, mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và thông báo phát hành bản word qua mạng

Các bạn phải Scan lại Thông báo phát hành chứng từ điện tử, hóa đơn mẫu mà bên nhà in gửi tới và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà đơn vị Thuế cấp cho Doanh nghiệp sau đó đính kèm trong File Word.

+ Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai.gdt.gov.vn các bạn vào mục: Tra cứu ⇒ TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn

– Đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng. Tiếp đó, các bạn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp ⇒ Sau đó Ký nộp là xong.

Chú ý:

Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau các bạn tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử xem đã được phát hành chưa, trước khi sử dụng.

Cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Truy cập vào Website tracuuhoadon để xem tình hình đã được sử dụng hay chưa. Nếu các bạn thấy kết hóa đơn đã có trọn vẹn thông tin (Được phép sử dụng). Nếu không có kết quả thì các bạn phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan Thuế.

Nếu thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2:

Từ lần thứ 2 trở đi nếu không có sự thay đổi về nội dung và cách thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần 2

Thông phát hành hóa đơn điện tử lần thứ 2 thì thủ tục sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều cho doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp không có sự thay đổi về cách thức và nội dung hóa đơn điện tử phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn điện tử mẫu. Thay vào đó là chỉ cần gửi mẫu TB01/AC chậm nhất 5 ngày trước khi sử dụng.

Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử các trường hợp khác

Trường hợp: Các số hóa đơn chưa sử dụng hết mà đã thực hiện thông báo phát hành

Tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn (khi đã có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và đơn vị thuế quản lý trực tiếp). Thì tổ chức, kinh doanh thực hiện các bước dưới đây để sử dụng hóa đơn:

• Liên hệ đơn vị thuế hướng dẫn thủ tục.
• Thông báo nhà gửi tới cập nhật thông tin thay đổi.

Đồng thời gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành chứng từ đến đơn vị thuế quản lý trực tiếp kèm một bản nộp online lên thuế điện tử (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39) chậm nhất 5 ngày trước khi xuất hóa đơn hàng hóa dịch vụ đến khách hàng.

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi đơn vị thuế quản lý trực tiếp.

Trong các trường hợp này, để tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành thì:

– Doanh nghiệp nên liên hệ đơn vị thuế hướng dẫn thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh làm thay đổi đơn vị thuế quản lý trực tiếp.

– Thông thường sẽ nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử với đơn vị thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên chứng từ, gửi bảng kê chứng từ chưa sử dụng (mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39)

– Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành chứng từ đến đơn vị thuế nơi chuyển đến (trong đó nêu rõ số hóa đơn điện tử đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng).

Lưu ý: Trong trường hợp tổ chức không có nhu cầu sử dụng số chứng từ đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết. Doanh nghiệp cần thực hiện huỷ chứng từ điện tử chưa sử dụng và thông báo kết quả huỷ chứng từ điện tử với đơn vị thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành chứng từ mới với đơn vị thuế nơi chuyển đến.

Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn điện tử của tổ chức nhưng khai thuế GTGT riêng.

Trong trường hợp này, tùy từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho đơn vị thuế quản lý trực tiếp.

Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn điện tử của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành chứng từ.

Trên đây là Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn mà LVN Group muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hi vọng nội dung trình bày sẽ hỗ trợ và giúp ích cho quý bạn đọc về vấn đề này!