Một NLĐ sẽ chỉ có 1 mã số BHXH với 1 cuốn sổ BHXH duy nhất. Tuy nhiên, trong trong thực tiễn, vẫn có các trường hợp NLĐ có nhiều hơn một sổ. Vậy nếu gặp phải tình huống này, NLĐ cần làm gì? Thủ tục gộp sổ BHXH theo quyết định 595 thế nào?Mời quý khách hàng cùng theo dõi nội dung trình bày dưới đây của công ty Luật LVN Group để biết thông tin cụ thể về các câu hỏi trên.
1. Quy định về gộp sổ BHXH
Trước khi nghiên cứu về thủ tục gộp sổ BHXH cho NLĐ, chúng ta cần hiểu rõ về quy định của pháp luật đối với vấn đề này. Căn cứ tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH có nêu rõ: “Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì đơn vị BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.”
=> Người tham gia có từ 2 sổ BHXH trở lên cần phải làm thủ tục gộp sổ thành 1 số BHXH duy nhất để đơn vị BHXH quản lý thuận tiện ghi nhận quá trình đóng, hưởng BHXH.
2. Quy trình, thủ tục gộp sổ BHXH cho Người lao động
Thủ tục gộp sổ BHXH cho NLĐ không quá phức tạp. Để gộp sổ BHXH, người sử dụng lao động/ người lao động cần thực hiện các sau:
Bước 1: Kiểm tra thông tin cá nhân trên sổ BHXH
Kiểm tra thông tin các nhân của người tham gia (họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch) trên 2 sổ BHXH, xảy ra 2 trường hợp như sau:
Trường hợp 1:Thông tin cá nhân người lao động trùng khớp => Thực hiện kiểm tra tiếp quá trình đóng BHXH
Trường hợp 2: Thông tin cá nhân người tham gia khác nhau => Làm hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân để thông tin trên 2 sổ BHXH trùng khớp.
Hồ sơ điều chỉnh bao gồm:
– Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu.
– Sổ BHXH sai thông tin
– Các giấy tờ (CMTND/giấy khai sinh/ trích lục khai sinh/…)
– Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) (nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.
=> Nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân sai cho đơn vị BHXH nơi cấp sổ BHXH sai thông tin
Lưu ý: Trường hợp số CMTND/Thẻ căn cước trên 2 sổ BHXH khác nhau, đơn vị không cần làm hồ sơ điều chỉnh
Bước 2: Kiểm tra nột dung ghi nhận sổ BHXH
Qúa trình đóng BHXH trên sổ BHXH sẽ xảy ra các trường hợp ghi nhận thiếu quá trình tham gia, sai chức danh
Trường hợp 1: Nội dung ghi nhận trên sổ BHXH trọn vẹn, chính xác.
Trường hợp 2: Nội sung trên sổ ghi nhận thiếu quá trình đóng/sai thông tin chức danh/mức lương,….=> Làm hồ sơ điều chỉnh nội dung ghi trên sổ BHXH
Hồ sơ bao gồm:
– Sổ BHXH
– Công văn do đơn vị xác nhận điều chỉnh sai chức danh/mức lương/ …. (nếu có)
– Mẫu D02-TS (nếu có)
=> Nộp lên đơn vị BHXH nơi cấp sổ BHXH sai cho NLĐ để điều chính lại thông tin chính xác trước khi làm hồ sơ gộp sổ BHXH
Bước 3: Thủ tục gộp sổ BHXH
Sau khi thực hiện kiểm tra thông tin ghi nhân trên sổ BHXH thông tin trọn vẹn chính xác, tiếp theo làm hồ sơ gộp sổ BHXH gồm:
– Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu.
– 2 sổ BHXH
– Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) (nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.
3. Thời hạn giải quyết thủ tục gộp sổ BHXH
NLĐ chuẩn bị trọn vẹn hồ sơ gộp sổ BHXH, NLĐ có thể nộp tại đơn vị sử dụng lao động hoặc đơn vị BHXH quản lý. Sau khi tiếp nhận thủ tục gộp sổ BXH của NLĐ, Cơ quan BHXH xã hội phải giải quyết trong thời hạn 10 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo hướng dẫn. Trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH tại các tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị thì thời hạn sẽ được kéo dài hơn, những cũng không quá 45 ngày.
4. Có bắt buộc phải gộp sổ bảo hiểm xã hội
Pháp luật hiện hành của Việt Nam không có quy định bắt buộc về việc gộp sổ bảo hiểm xã hội người lao động phải có quyết định thôi việc của công ty. Vì vậy, yêu cầu có quyết định thôi việc của đơn vị bảo hiểm xã hội là không có cơ sở bởi căn cứ quy định khoản 1 Điều 63 Quyết định 1111/QĐ- BHXH như sau:
“1. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì đơn vị BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, sau đó hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới. Số sổ BHXH cấp lại là số của sổ BHXH có thời gian tham gia BHXH sớm nhất”.
Căn cứ thì gộp sổ bảo hiểm xã hội thì hồ sơ của bạn sẽ bao gồm:
– Hai quyển sổ Bảo hiểm xã hội của bạn – Điền trọn vẹn thông tin vào đơn đề nghị theo mẫu D01-TS (theo mẫu ban hành kèm theo Quyết định 1111/QĐ-BHXH năm 2011).
Mặt khác, nguyên tắc khi gộp sổ bảo hiểm xã hội thì cần đảm bảo yêu cầu quy định tại phần I Công văn 3663/BHXH-THU như sau:
” 1. Người lao động nộp sổ BHXH cấp trùng cho đơn vị đang công tác hoặc đơn vị tham gia BHXH sau cùng đã chốt sổ, để lập hồ sơ và chuyển cho đơn vị BHXH gộp sổ. Trường hợp đơn vị tham gia BHXH cuối cùng giải thể, hoặc NLĐ đã chốt sổ nghỉ việc và hiện tại không tham gia BHXH, thì NLĐ nộp hồ sơ tại đơn vị BHXH, nơi đơn vị cuối cùng đăng ký tham gia BHXH để gộp sổ”.
Trên đây là toàn bộ nội dung trả lời cho câu hỏi Thủ tục gộp sổ bhxh theo quyết định 595 mà chúng tôi gửi tới đến cho quý khách hàng. Nếu có bất kỳ vấn đề vướng mắc cần trả lời cụ thể, hãy liên hệ với Công ty luật LVN Group để được hỗ trợ:
Hotline: 1900.0191
Zalo: 1900.0191
Gmail: info@lvngroup.vn
Website: lvngroup.vn