Hiện nay là yêu cầu tất cả các doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh phải thay đổi dần sang hóa đơn điện tử. Trước đó, hầu hết vẫn đang sử dụng hóa đơn giấy. Tuy nhiên nhiều người chưa nắm rõ được thủ tục hủy hóa đơn giấy như thế nào. Do đó, bài viết dưới đây LVN Group sẽ cung cấp tới bạn đọc thông tin về Thủ tục hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử nhanh nhất. Mời quý bạn đọc cùng tham khảo.
1. Căn cứ pháp lý
– Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 19 tháng 10 năm 2023 quy định về hóa đơn chứng từ.
– Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về việc in, phát hành và sử dụng hóa đơn.
– Thông tư 78/2021/TT-BTC
2. Hủy hóa đơn là gì?
Căn cứ theo khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hủy hóa đơn như sau:
“Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.”
Theo đó, việc hủy hóa đơn chính là việc làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng nữa. Bản chất khi hủy hóa đơn là hóa đơn đó vẫn tồn tại nhưng nó sẽ không còn giá trị sử dụng nữa (áp dụng khi hóa đơn có sai sót theo quy định của pháp luật).
Căn cứ theo hướng dẫn tại khoản 3, Điều 15, Nghị Định 123/2020/NĐ-CP, ngay sau khi doanh nghiệp/cá nhân gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và được CQT chấp nhận, doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành theo các quy định trước đây hoặc tiêu hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng.
3. Cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn quy trình hủy hóa đơn
Căn cứ theo quy định tại khoản 6 Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC, Tổng cục Thuế là đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn quy trình hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in và xây dựng quy trình hướng dẫn việc quản lý, sử dụng biên lai thuế, phí, lệ phí tại đơn vị thuế các cấp.
Như vậy, hủy hóa đơn theo Thông tư 78 do Tổng cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn quy trình hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in
4. Thủ tục hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử
Dưới đây là các bước hủy hóa đơn giấy
Bước 1: Doanh nghiệp phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Doanh nghiệp/tổ chức cần hủy hóa đơn phải có quyết định của chủ doanh nghiệp về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Hội đồng hủy hóa đơn phải có uỷ quyền lãnh đạo, uỷ quyền bộ phận kế toán của tổ chức. Các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn chịu trách nhiệm trước pháp luật và tiến hành các việc sau:
- Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
- Tiến hành hủy hóa đơn và Lập biên bản hủy hóa đơn
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Đối với hộ, cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.
Bước 2: Phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
Tại Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về nội dung của Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy như sau:
“Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)”
Vì vậy, trước khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải Lập bảng kiểm kê và ký xác nhận, tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy với các quy định trên.
Bước 3: Phải lập biên bản hủy hóa đơn.
Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như:
- Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số …
- Hình thức hủy hóa đơn: Cắt góc/Xé nhỏ/Đốt
- Biên bản được lập phải có chữ ký của các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn.
Bước 4: Doanh nghiệp phải làm thông báo kết quả hủy hóa đơn.
Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp/cá nhân phải tiến hành lập thông báo kết quả hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 27 Khoản 2 Điểm d, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này”.
Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến đơn vị thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
5. Thời hạn hủy hóa đơn
Doanh nghiệp có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với đơn vị thuế.
Trường hợp đơn vị thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày đơn vị thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Trên đây là tất cả thông tin về Thủ tục hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử nhanh nhất mà Công ty Luật LVN Group cung cấp tới các bạn đọc giả. Nếu các bạn đọc giả còn có bất kỳ thắc mắc hay góp ý nào liên quan đến bài viết hoặc những vấn đề pháp lý khác hãy liên hệ với Công ty Luật LVN Group để nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ luật sư và các tác giả. Chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp thắc mắc của các bạn đọc. Trân trọng!