Thủ tục mở văn phòng đại diện luật [Chi tiết 2023]

Văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ uỷ quyền theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó, Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng uỷ quyền ở trong nước và nước ngoài để thực hiện chức năng và đáp ứng nhu cầu công việc của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh. Sau đây là Thủ tục mở văn phòng uỷ quyền luật [Chi tiết 2023]

Chức năng của văn phòng uỷ quyền

Văn phòng uỷ quyền có những chức năng sau đây:

– Văn phòng uỷ quyền có vai trò là nơi uỷ quyền cho doanh nghiệp trong việc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ tới khách hàng và không có chức năng kinh doanh, không được ký kết hợp đồng, thu tiền từ khách hàng.

– Văn phòng uỷ quyền là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, gửi tới thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

– Văn phòng uỷ quyền có chức năng thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng uỷ quyền.

– Văn phòng uỷ quyền có chức năng uỷ quyền theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh.

Ưu điểm và nhược điểm văn phòng uỷ quyền công ty

Ưu điểm văn phòng uỷ quyền

Theo khái niệm trên, văn phòng uỷ quyền có 1 số ưu và nhược điểm sau:

– Văn phòng uỷ quyền công ty không có chức năng kinh doanh. Do đó, không được thực hiện hoạt động ký kết hợp đồng, cung ứng dịch vụ, hàng hóa cho khách hàng, không được trực tiếp thu tiền từ khách hàng.

– Văn phòng uỷ quyền có chứng năng chính là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, gửi tới thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

– Văn phòng uỷ quyền công ty được phép đăng ký sử dụng con dấu để phục vụ hoạt động của văn phòng như ký kết hợp đồng lao động với người lao động.

– Mục đích chính của việc thành lập văn phòng uỷ quyền là doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh.

Nhược điểm của văn phòng uỷ quyền

Văn phòng uỷ quyền có những nhược điểm sau:

– Không phát sinh được việc kinh doanh tại văn phòng uỷ quyền;

– Khi thay đổi trụ sở văn phòng uỷ quyền sang quận khác vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế nơi có địa chỉ cũ.

Lưu ý cần thiết: Từ quy định trên có thể thấy rằng, doanh nghiệp khi thành lập văn phòng uỷ quyền ở tỉnh khác rất bị hạn chế về điều kiện kinh doanh. Tuy nhiên, có 1 điểm mới theo hướng dẫn từ năm 2019, doanh nghiệp được phép thành lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh/thành phố khác nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính. Do đó, hết sức thuận lợi cho doanh nghiệp khi muốn kinh doanh trực tiếp với khách hàng (theo hướng dẫn cũ Doanh nghiệp chỉ được thành lập địa điểm kinh doanh cùng tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính)

 

Đặc điểm của văn phòng uỷ quyền

Văn phòng uỷ quyền có 1 số đặc điểm như sau:

– Văn phòng uỷ quyền có chức năng chính là uỷ quyền theo uỷ quyền cho doanh nghiệp, thực hiện các công việc hỗ trợ, liên lạc, tiếp cận đối tác…trên các lĩnh vực đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp.

– Tên văn phòng uỷ quyền quy định phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

Lưu ý: Văn phòng uỷ quyền phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng uỷ quyền”.

– Văn phòng uỷ quyền có thể sử dụng con dấu như doanh nghiệp (khoản 12 Điều 8 Nghị định 99/2016/NĐ-CP).

– Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng uỷ quyền ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một văn phòng uỷ quyền tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Lưu ý khi thành lập Văn phòng uỷ quyền công ty

Trước khi thực hiện thành lập Văn phòng uỷ quyền công ty Quý khách hàng cần lưu ý các nội dung liên quan đến:

– Tên Văn phòng uỷ quyền công ty

Tên Văn phòng uỷ quyền phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

+ Tên Văn phòng uỷ quyền phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng uỷ quyền” đối với Văn phòng uỷ quyền

+ Tên Văn phòng uỷ quyền phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng uỷ quyền. Tên Văn phòng uỷ quyền được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng uỷ quyền phát hành.

– Địa chỉ trụ sở Văn phòng uỷ quyền

là địa điểm liên lạc của Văn phòng uỷ quyền trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Công ty cổ phần có quyền thành lập Văn phòng uỷ quyền công ty cùng tỉnh với nơi đăng ký trụ sở chính hoặc ở các địa bàn khác trên lãnh thổ Việt Nam hoặc ở nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều Văn phòng uỷ quyền tại một địa phương theo địa giới hành chính.

– Nội dung hoạt động của Văn phòng uỷ quyền

Văn phòng uỷ quyền có chức năng uỷ quyền công ty giao dịch với khách hàng

– Người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền

Người đứng đầu Văn phòng uỷ quyền là cá nhân thường trú trên lãnh thổ Việt Nam và không thuộc một trong các trường hợp sau:

+ Cán bộ, công chức theo hướng dẫn của pháp luật về cán bộ, công chức;

+ Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các đơn vị, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các đơn vị, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;

+ Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm uỷ quyền theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;

+ Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;

+ Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;

+ Các trường hợp khác theo hướng dẫn của pháp luật về phá sản.

Hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền công ty

Để thành lập văn phòng uỷ quyền, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ bao gồm những tài liệu sau:

– Thông báo thành lập văn phòng uỷ quyền;

– Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng uỷ quyền;

– Quyết định của chủ sở hữu công ty/quyết định của chủ tịch hội đồng thành viên/chủ tịch hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng;

– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng uỷ quyền nếu người đứng đầu văn phòng uỷ quyền không đồng thời là người uỷ quyền theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty

– Bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng uỷ quyền.

– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ

– Hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền cá nhân/tổ chức uỷ quyền thực hiện thành lập văn phòng uỷ quyền;

Nộp hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền công ty ở đâu?

Cũng giống trường hợp nộp hồ sơ thành lập công ty và thành lập chi nhánh công ty, hồ sơ thành văn phòng uỷ quyền công ty sẽ được nộp tại đơn vị đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt văn phòng uỷ quyền.

Căn cứ, khi thành lập văn phòng uỷ quyền công ty, công ty sẽ nộp hồ sơ thành lập cho Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt văn phòng uỷ quyền.

Nếu công ty có sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng uỷ quyền của các đơn vị, tổ chức thì việc hoàn thiện bộ hồ sơ trọn vẹn và nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh sẽ do các đơn vị, tổ chức này thực hiện.

Sau khi đã kiểm tra, xử lý hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền công ty, Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng uỷ quyền sẽ gửi thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở và gửi thông báo đến các đơn vị có liên quan về thuế, thống kê để các đơn vị này hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ công ty.

Quy trình thành lập Văn phòng uỷ quyền công ty thế nào?

Quy trình thành lập văn phòng uỷ quyền sẽ được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền công ty

Quý khách hàng cân nhắc hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền theo hướng dẫn mục trên

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền qua Cổng thông tin điện tử quốc gia

– Doanh nghiệp tiến hành đăng ký tài khoản kinh doanh (trong trường hợp không có tài khoản đăng ký kinh doanh và đăng ký lần đầu) tại website https://dangkykinhdoanh.gov.vn

– Doanh nghiệp nhập thông tin doanh nghiệp thành lập Văn phòng uỷ quyền trên tài khoản;

– Doanh nghiệp tiến hành  scan hồ sơ dạng pdf rồi gắn lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh xem xét xử lý hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền

– Trường hợp hồ sơ chưa chính xác, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.

Nếu hồ sơ bị thông báo, doanh nghiệp sửa hồ sơ theo ý chuyên viên và nộp lại hồ sơ qua mạng. Thời gian nộp hồ sơ được tính lại từ đầu.

Nếu hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp tiến hành in Giấy biên nhận và Thông báo nộp hồ sơ qua mạng điện tử hợp lệ và nộp lên Phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Nhận kết quả giấy chứng nhận thành đăng ký Văn phòng uỷ quyền

Hồ sơ sau khi được chấp nhận hợp lệ, đơn vị đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng uỷ quyền cho doanh nghiệp

Bước 5: Khắc dấu, công bố mẫu dấu văn phòng uỷ quyền công ty

Văn phòng sẽ tiến hành khắc dấu, công bố mẫu dấu trên công thông tin quốc gia, chính thức đi vào hoạt động