Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Hà Nội [Chi tiết 2023]

Văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, trụ sở chính. Các hoạt động của văn phòng uỷ quyền nhằm mục đích bảo vệ quyền lợi và theo ủy quyền của doanh nghiệp. Bạn có thể nghiên cứu thêm thông tin về văn phòng uỷ quyền tại đây. Một trong những địa điểm được lựa chọn mở văn phòng uỷ quyền nhiều nhất là tại thành phố Hà Nội. Sau đây, Công ty luật LVN Group xin tư vấn quý công ty về trình tự thủ tục mở văn phòng uỷ quyền của công ty tại Hà Nội theo hướng dẫn của pháp luật hiện hành.

1. Thủ tục thành lập văn phòng uỷ quyền của công ty tại Hà Nội

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng uỷ quyền công ty

Công ty có nhu cầu thành lập văn phòng uỷ quyền nộp một bộ hồ sơ đến Phòng đăng ký kinh doanh thành phố Hà Nội. Hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền bao gồm các giấy tờ sau:

1. Thông báo lập văn phòng uỷ quyền;
2. Biên bản họp về việc thành lập văn phòng uỷ quyền (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn);
3. Quyết định thành lập văn phòng uỷ quyền tại Hà Nội;
4. Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng uỷ quyền nếu người đứng đầu văn phòng uỷ quyền không đồng thời là người uỷ quyền theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty
5. 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng uỷ quyền;
6. Bản sao công chứng Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN của công ty mẹ;
7. Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
8. 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ

Lưu ý: Khi đặt tên cho văn phòng uỷ quyền cần tuân theo hướng dẫn của pháp luật và bắt buộc trong tên của Văn phòng uỷ quyền phải có đủ cụm tên của Công ty mẹ. Tại Hà Nội tương tự các thủ tục pháp lý liên quan đến thành lập, thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thủ tục thành lập văn phòng uỷ quyền cũng bắt buộc phải nộp thông qua cách thức hồ sơ điện từ.

Bước 2: Thời hạn xử lý hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền

Khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số văn phòng uỷ quyền.

Trong thời hạn 03 đến 05 ngày công tác kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng uỷ quyền.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng uỷ quyền tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng uỷ quyền đặt trụ sở gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Kết quả quý công ty khi sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng uỷ quyền của Công ty luật LVN Group:

• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng uỷ quyền;
• Dấu tròn của Văn phòng uỷ quyền tại Hà Nội, công bố mẫu dấu của Văn phòng uỷ quyền trên cổng thông tin quốc gia
• Hồ sơ nội bộ để lưu ở công ty.

Lưu ý:

• Văn phòng uỷ quyền có quyền đăng ký và sử dụng con dấu riêng. Do đó, sau khi đang ký thành lập văn phòng uỷ quyền mà có nhu cầu sử dụng con dấu thì phải thực hiện đăng ký và thông báo sử dụng mẫu dấu của văn phòng uỷ quyền đó.
• Khác với thành lập công ty, khi thành lập văn phòng uỷ quyền doanh nghiệp không phải thực hiện thủ tục công bố thông tin thành lập văn phòng uỷ quyền trên cổng thông tin quốc gia và vẫn được tự động cập nhật trên hệ thống của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

 2. Hồ sơ thành lập văn phòng uỷ quyền gồm những gì?

Các hồ sơ bao gồm: Thông báo thành lập văn phòng uỷ quyền; Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị; Quyết định thành lập văn phòng uỷ quyền; Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng uỷ quyền; Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu người đứng đầu văn phòng uỷ quyền; Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ; Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

Để thành lập văn phòng uỷ quyền bạn cần chuẩn bị trọn vẹn hồ sơ. Sau đó, bạn nộp tại Sở KH&ĐT và chờ kết quả trong vòng 3 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ.
Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng uỷ quyền; Nếu không, Sở sẽ ra thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Bạn cần chỉnh sửa, bổ sung và nộp lại.

Nếu trụ sở chính đang trong giai đoạn được miễn lệ phí môn bài thì văn phòng uỷ quyền cũng được miễn lệ phí môn bài. Mức lệ phí môn bài của văn phòng uỷ quyền là 1.000.000đ/năm. Tuy nhiên, nếu văn phòng uỷ quyền không sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.

 3. Sau khi thành lập văn phòng uỷ quyền cần thực hiện những việc gì?

Các vấn đề cần lưu ý sau khi thành lập văn phòng uỷ quyền là: Treo bảng hiệu văn phòng uỷ quyền; Công bố mẫu dấu (nếu văn phòng uỷ quyền có khắc con dấu riêng); Nộp tờ khai và tiền lệ phí môn bài (miễn lệ phí môn bài nếu doanh nghiệp trong thời gian miễn lệ phí môn bài).

 4. Văn phòng uỷ quyền trực tiếp giải trình/công tác với đơn vị chức năng hay phụ thuộc vào trụ sở chính?

Trong một số trường hợp văn phòng uỷ quyền phải trực tiếp giải trình hoặc gửi tới thông tin khi đơn vị chức năng yêu cầu mà không cần phụ thuộc hay chờ quyết định từ doanh nghiệp.