Tìm hiểu chủ thể chứng thư số và những điều cơ bản cần biết

Chứng thư số là một trong những công cụ điện tử cần thiết trong lĩnh vực kế toán thuế. Có thể rất nhiều bạn chưa hiểu chứng thư số là gì, Tìm hiểu chủ thể chứng thư số và những điều cơ bản cần biết.

Bài viết dưới đây công ty Luật LVN Group sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn !!

1. Chứng thư số là gì?

Trước khi muốn biết chủ thể của chứng thư số là gì, chủ thể chứng thư số là ai thì bạn cần phải hiểu đúng về khái niệm của chứng thư số. Hiện nay, các quy định về chứng thư số đã được Chính Phủ quy định rất rõ trong Nghị định 130/2018/NĐ-CP đã ban hành ngày 27 tháng 9 năm 2018.

Theo đó, tại Khoản 7, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, khái niệm chứng thư số là gì đã được giải thích như sau: “Chứng thư số” là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm gửi tới thông tin định danh cho khóa công khai của một đơn vị, tổ chức, cá nhân, từ đó xác nhận đơn vị, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng.

Đồng thời, cũng tại Khoản 7 trong Nghị định này, các khái niệm cơ bản liên quan đến chứng thư số cũng đã được giải thích rất rõ ràng:

• Khái niệm “Chứng thư số có hiệu lực” được hiểu là chứng thư số chưa hết hạn, không bị tạm dừng hoặc bị thu hồi.
• Khái niệm “Chứng thư số công cộng” được giải thích  là chứng thư số do tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp.
• Khái niệm “Chứng thư số nước ngoài” được lý giải là chứng thư số do tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài.

Điều này giúp người dùng nhận định rõ ràng hơn về chứng thư số, tránh những mơ hồ, nhầm lẫn khi sử dụng.

2. Chủ thể của chứng thư số là ai? 

Sau khi xác định được chứng thư số là gì, người dùng cần nghiên cứu đối tượng sử dụng chứng thư số. Theo Điều 6 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP, đối tượng sử dụng chứng thư số được xác định là: 

• Cá nhân độc lập
• Cá nhân trực thuộc tổ chức, doanh nghiệp như Giám đốc, trưởng phòng,…
• Tổ chức, doanh nghiệp
• Tổ chức, đơn vị và chức danh thuộc nhà nước
• Người có thẩm quyền sử dụng con dấu của doanh nghiệp, tổ chức

Đặc biệt, đối với trường hợp cấp chứng thư số cho đơn vị nhà nước, người có thẩm quyền uỷ quyền cho tổ chức, doanh nghiệp đó cần phải nêu rõ chức vụ, tên đơn vị, tổ chức được cấp. Người này cần căn cứ vào các văn bản sau: 

• Giấy đề nghị cấp chứng thư số cho đơn vị, người uỷ quyền hợp pháp cho đơn vị, tổ chức. 
• Bản sao công chứng quyết định thành lập và quyết định quy định chức năng, quyền hạn và công nhận chức danh của người uỷ quyền doanh nghiệp hợp pháp. 

3. Nội dung bắt buộc của chứng thư số

Theo điều 5 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chứng thư số hợp pháp do Tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia cấp cần đảm bảo trọn vẹn các nội dung sau:

• Tên của doanh nghiệp gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Tên của người đăng ký sử dụng 
• Số hiệu của chứng thư số
• Thời gian có hiệu lực của chứng thư số
• Khóa công khai của người đăng ký sử dụng
• Chữ ký số của đơn vị gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Thuật toán mật mã
• Hạn chế trong mục đích và phạm vi sử dụng của chứng thư số
• Hạn chế về mặt pháp lý của đơn vị gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Yêu cầu khác về nội dung của Bộ Thông tin và Truyền thông

4. Phân loại chứng thư số

Hiện nay, chứng thư số được dùng nhiều trong các giao dịch, văn bản điện tử và thường có 2 kiểu là chứng thư số cá nhân và chứng thư số doanh nghiệp.

Chứng thư số cá nhân

Chứng thư số cá nhân là chứng minh thư nhân dân bản điện tử của người đó, cơ sở để tạo dựng chữ ký số cá nhân. Một chứng thư số cá nhân hợp pháp khi có trọn vẹn ưu điểm sau: 

• Mã hóa dữ liệu đồng thời bảo mật thông tin đã được mã hóa
• Kê khai, quyết toán thuế TNCN
• Giao dịch ngân hàng, tín dụng
• Chứng khoán điện tử
• Mua bán trực tuyến
• Ký email, văn bản điện tử, và các giao dịch điện tử khác,…

Chứng thư số doanh nghiệp

 Với một tổ chức hay doanh nghiệp, chứng thư số dùng để nhận diện đơn vị đó khi giao dịch điện tử. Chứng thư số hợp pháp của doanh nghiệp cần đề cập đến những đặc điểm sau: 

• Khai thuế điện tử
• Khai hồ sơ BHXH điện tử
• Khai báo Thống kê điện tử
• Nộp thuế điện tử
• Giao dịch ngân hàng điện tử
• Dịch vụ công của KBNN
• Hải quan điện tử
• Mua bán, trao đổi dịch vụ qua mạng
• Hoàn thiện các giao dịch và hợp đồng điện tử

Chứng thư số của cá nhân thuộc tổ chức, doanh nghiệp

Với cá nhân trực thuộc doanh nghiệp, chứng thư số để xác minh danh tính của người đó khi giao dịch trực tuyến. Chứng thư này thường đi cùng với chức danh của cá nhân tại đơn vị như: Tổng giám đốc, Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng,…

Chứng thư số cá nhân được tổ chức, doanh nghiệp sử dụng để: 

• Giao dịch trong nội bộ doanh nghiệp: sử dụng khi cần xác nhận văn bản điện tử, email hay đăng nhập hệ thống để lưu hành nội bộ. 
• Hoàn tất giao dịch được đơn vị ủy quyền: uỷ quyền cho một bộ phận hay doanh nghiệp để ký số văn bản, giao dịch tài chính, thương mại,…

5. Thời hạn sử dụng chứng thư số

Theo Điều 59 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định rõ thời hạn sử dụng chứng thư số khi giao dịch điện tử cụ thể như sau: 

• Chứng thư số do đơn vị gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của Chính phủ cấp có thời hạn hiệu lực trong vòng 20 năm. 
• Chứng thư số của người dùng cấp mới có thời hạn sử dụng tối đa 5 năm. 
• Chứng thư số gia hạn thì thời hạn sử dụng thêm tối đa 3 năm. 

6. Điểm khác biệt giữa chứng thư số và chữ ký số

Chứng thư số và chữ ký số đều giữ vai trò cần thiết trong mọi giao dịch điện tử. Tuy nhiên chúng có vai trò khác biệt, cụ thể: 

Bảng so sánh Chứng thư số và chữ ký số

Vì vậy, chữ ký số chỉ có thể sử dụng hợp pháp khi được tạo ra trong thời hạn chứng thư số có hiệu lực. Đặc biệt, để tạo được chữ ký số thì đơn vị đó cần sử dụng chứng thư số. 

Trên đây là nội dung trình bày đã gửi tới cho bạn một số kiến thức cơ bản về Tìm hiểu chủ thể chứng thư số và những điều cơ bản cần biết. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào xin hãy liên hệ với công ty Luật LVN Group để được đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình nhất. Công ty Luật LVN Group đồng hành pháp lý cùng bạn!