Nhờ những lợi ích tuyệt vời đem lại cho hệ thống kế toán và quản lý tài chính mà ngày càng nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán SAP. Hãy cùng theo dõi nội dung trình bày sau đây của Luật LVN Group để nghiên cứu thêm về phần mềm kế toán SAP Business One. Mời quý bạn đọc cùng theo dõi nội dung trình bày sau đây:
Phần mềm kế toán SAP Business One
1. SAP Business One là gì?
Phần mềm kế toán SAP Business One là một gói phần mềm ERP – Phần mềm hoạch định nguồn doanh nghiệp tích hợp.
- Đây là một giải pháp ERP mạnh mẽ được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp vừa và tầm trung.
- Là hệ thống duy nhất quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn, giúp ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả.
Chờ chút, trước khi nghiên cứu chi tiết các tính năng của nó thì chúng ta nghiên cứu đôi chút về ai tạo ra nó !:
Một nửa thị phần hệ thống ERP toàn cầu hiện nay được nắm giữ bởi 4 người khổng lồ: SAP, Oracle, Infor và Microsoft. Trong bộ 4 ông lớn này thì Sap B1 thuộc công ty Cổ phần SAP có trụ sở tại Đức. Tại Việt Nam hiện nay thì đã có rất nhiều các Công ty & Tập đoàn lớn dùng SAP
SAP Business One gửi tới tích hợp các chức năng cốt lõi trong toàn doanh nghiệp, bao gồm: Tài chính, bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng, hàng tồn kho, vận hành… Tất cả thông tin kinh doanh cần thiết được lưu trữ trong 1 cơ sở dữ liệu giúp doanh nghiệp có thể truy cập ngay lập tức mà không cần lấy thông tin từ các hệ thống khác nhau.
2. Các tính năng chính của SAP Business One
2.1. Quản lý tài chính (Financial Management)
Đây được coi là phân hệ lõi của gần như tất cả giải pháp ERP. Tuy nhiên có không ít công ty lại không giải module này để triển khai do họ đã có phần mềm kế toán khác.
Sap business one gửi tới khá nhiều công cụ:
- Giúp việc quản lý tài chính doanh nghiệp dễ dàng hơn
- Nâng cao lợi nhuận
- Hạn chế lỗi
- Đưa ra quyết định nhanh hơn
Những công cụ phổ biến:
- Kế toán
- Quản lý tài sản
- Ngân hàng
- Báo cáo tài chính
- Phân tích
2.2. Bán hàng và chăm sóc khách hàng (Sale & Customer)
Đa số các phần mềm kế toán thường thua kém ERP cũng bởi là không kết hợp với:
- Hoạt động bán hàng
- Và chăm sóc khách hàng
Tương tự Mini ERP của ERPS.VN, SAP B1 cho phép doanh nghiệp thừa kế thông tin giữa các bộ phận:
- Bán hàng,
- Chăm sóc khách hàng
- Kế toán, tài chính
Các công cụ phổ biến của module này:
- Quản lý chiến dịch marketing
- Thông tin khách hàng
- Quản lý dịch vụ
- Báo cáo & phân tích
- Quản lý chuyên viên kinh doanh
- …
2.3. Mua hàng và kiểm soát tồn kho (Purchasing & Inventory)
Đây là Module rất cần thiết đối với hầu hết các doanh nghiệp Sản xuất, thương mại.
Có thể không đầu tư module kế toán, bán hàng, … nhưng Module này cần phải có.
Đa số các khách hàng của ERPS.VN đều lựa chọn module kho để triển khai trước. Sau đó mới triển khai tiếp tới Bán hàng, mua hàng, báo giá,…
Phân hệ này cho phép Doanh nghiệp quản lý từ:
- Mua hàng
- Hóa đơn
- Đổi trả
- Thanh toán
- Tồn kho
- …
2.4. Phân tích kinh doanh (Business Intelligence)
Hiện tại thì không nhiều doanh nghiệp Việt sử dụng tính năng phân tích. Có thể do đặc thù quản lý và quy mô chưa đủ lớn để phải sử dụng module phân tích.
Với SAP B1, người dùng có thể tự tạo các báo cáo sử dụng công cụ có sẵn. Sau đó phân tích dữ liệu bằng các ma trận (nghe hơi sợ :)), dữ liệu được trình bày trực quan:
- Biểu đồ
- Bảng
Doanh nghiệp nào sử dụng công cụ phân tích BI sẽ phát triển tốt hơn.
Erps.vn thường thiết kế các Module phân tích (BI) cho các công ty và tập đoàn lớn. Bởi lẽ họ có lượng dữ liệu lớn, nhiều phòng ban, chi nhánh,…
Nên nếu không có công cụ sẽ rất khó để tổng hợp và phân tích.
3. Lợi ích khi sử dụng SAP Business One
Chi phí đầu tư hợp lý: Giá thành sở hữu (TCO) thấp.
Nền tảng số hóa quy trình kinh doanh: Đầy đủ quy trình kinh doanh từ quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý sản xuất, quản lý kế toán tài chính…
Nền tảng tích hợp, mở rộng:SAP B1 có khả năng mở rộng thông qua API, chức năng tự định nghĩa và các bộ công cụ phát triển và giải pháp của hơn 3000 VARs trên toàn thế giới.
Nền tảng di động hóa: Sẵn sàng sử dụng phiên bản phần mềm trên thiết bị di động cho người quản lý cấp cao bận rộn
Nền tảng ứng dụng công nghệ 4.0 phát triển cho tương lai: Nghiên cứu ứng dụng công nghệ 4.0 mới nhất IoT, Cloud, Machine Learning, Big Data, Analytics…..
Nền tảng phát triển toàn cầu: 44 phiên bản phù hợp với luật pháp và kế toán 200 quốc gia trên thế giới.
Nền tảng phát triển ổn định: Lịch sử hơn 20 năm, lộ trình phát triển 20 năm tới. SAP Business One nền tảng ổn định cho sự phát triển trong tương lai.
4. Cách thức hoạt động của phần mềm SAP B1
SAP Business One tích hợp toàn bộ quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp (từ tài chính, tồn kho đến kế toán, quản lý thu mua…), được thiết kế trên nền tảng máy chủ tại chỗ (On-Premise) hoặc đám mây (Cloud).
Cơ sở dữ liệu (Database) được đặt trên máy chủ, người sử dụng (Client) từ các phòng ban sẽ kết nối vào database thông qua máy tính, web, mobile,… Thêm vào đó, hệ thống hỗ trợ phân cấp, phân quyền cho các ứng dụng, người dùng, kết nối vào database đảm bảo tính dữ liệu được bảo mật và an toàn.
Với cấu trúc này, tất cả thông tin, chứng từ nghiệp vụ của các phòng ban đều được tự động lưu trữ, xử lý trên cùng database, đảm bảo tính nhất cửa hàng, tức thời cần thay đổi ở client thì hệ thống sẽ tự động cập nhật lên các server. Vì vậy, mạng lưới thông tin trong doanh nghiệp luôn được đảm bảo tính đồng bộ và cập nhật nhanh chóng.
5. Giải đáp có liên quan
5.1. Chi phí triển khai phần mềm SAP Business One là bao nhiêu?
Chi phí triển khai phần mềm kế toán SAP Business One ngoài phụ thuộc vào chi phí bản quyền dựa theo số lượng người dùng thì còn bao gồm các chi phí khác như phí triển khai, phí bảo trì, phí cho server, … Căn cứ một số chi phí như:
- Chi phí triển khai: gồm chi phí trả cho nhà gửi tới phần mềm và cho đội ngũ chuyên gia tham gia triển khai, số hóa doanh nghiệp. Vì vậy, tùy thuộc vào quy mô công tác, tình hình doanh nghiệp và lĩnh vực ngành nghề mà chi phí triển khai sẽ có những mức khác nhau.
- Chi phí nâng cấp hạ tầng: bao gồm việc nâng cấp và cải thiện các hệ thống hạ tầng thông tin như đường truyền tốc độ, thiết bị kết nối, máy chủ, … Chi phí này phụ thuộc vào yêu cầu về tốc độ công tác cũng như tính ổn định của hệ thống SAP B1 mà doanh nghiệp muốn triển khai.
- Chi phí bảo trì hàng năm: bao gồm việc cập nhật phiên bản mới, nâng cấp hệ thống, hỗ trợ khắc phục sự cố tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.
5.2. Triển khai SAP B1 mất bao lâu?
Gói SAP Business One triển khai theo yêu cầu thì thời gian khoảng từ 3 đến 8 tháng.
Thời gian cụ thể tùy thuộc vào:
- Mô hình triển khai,
- Số lượng công ty triển khai,
- Số lượng địa điểm triển khai,
- Các Modules (phân hệ nghiệp vụ) cần triển khai,
- Số lượng nhân sự hệ thống
- Và cần thiết hơn cả là chất lượng nhân sự đội triển khai 2 bên.
5.3. Có thể mua một hoặc 1 vài phân hệ có được không?
Đặc thù: SAP Business One là giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể , được thiết kế và phát triển theo mô hình tổ chức có cấu trúc module hóa.
=> Doanh nghiệp có thể mua 1 hoặc 1 vài Module để sử dụng tùy thuộc vào nhu cầu và ngân sách.
Mặt khác, theo kinh nghiệm thực tiễn thì hệ thống SAP có tính logic rất cao đáp ứng rất tốt các báo cáo quản trị DN. Nhưng đòi hỏi phần nhập liệu phải thật chi tiết, vậy nên khâu nhập liệu sẽ khá vất vả.
5.4. Luật LVN Group có gửi tới phần mềm kế toán được không?
Hiện nay, Luật LVN Group đã chuẩn bị cho ra mắt phần mềm kế toán phục vụ cho các doanh nghiệp. Nắm bắt được những vấn đề mà cả kế toán và chủ doanh nghiệp gặp phải, liên tục cải tiến từng ngày nhằm đem lại phần mềm kế toán ưu việt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tận dụng những ưu điểm và khắc phục những nhược điểm nêu trên, hiện nay Công ty Luật LVN Group sắp phát hành phần mềm kế toán với các ưu điểm:
• Xem báo cáo điều hành mọi lúc mọi nơi: Giám đốc, kế toán trưởng có thể theo dõi tình hình tài chính ngay trên di động, kịp thời ra quyết định điều hành doanh nghiệp.
• Tự động nhập liệu hóa đơn mua hàng, bán hàng, nhập khẩu dữ liệu từ excel giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các số sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
• Hỗ trợ kiểm soát chứng từ hợp lệ: Gợi ý thông tin KH/NCC dựa trên MST giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu. Cảnh báo NCC ngưng hoạt động tránh rủi ro về chứng từ.
• Giám sát tồn kho: Nắm bắt thông tin tồn kho chi tiết theo từng nhu cầu quản trị của DN như số lô, HSD màu sắc, chủng loại giúp tránh thất thoát, lãng phí.
Vì vậy, với những nội dung mà Luật LVN Group gửi tới thì bạn đã biết được những thông tin về phần mềm kế toán SAP Business One rồi đúng không? Hãy lắng nghe các nhà phát triển và chuyên gia tư vấn phần mềm trước khi đưa ra quyết định, bởi họ đã trải qua nhiều dự án khác nhau, sẽ giúp doanh nghiệp bạn hạn chế được tối đa rủi ro gặp phải trong quá trình triển khai. Mọi thông tin hay câu hỏi có thể phản hồi trực tiếp dưới nội dung trình bày hoặc liên hệ với chúng tôi để được đội ngũ chuyên viên hỗ trợ kịp thời. Công ty Luật LVN Group – Đồng hành pháp lý cùng bạn.