Trong thời đại công nghệ 4.0 việc ứng dụng các tiến bộ công nghệ vào Doanh nghiệp là một xu hướng tất yếu. Phổ biến nhất phải nhắc tới việc ứng dụng phần mềm kế toán. Đây được xem như một giải pháp tối ưu trong việc theo dõi, đo lường và quản lý tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1. Phần mềm kế toán là gì?
Phần mềm kế toán là một ứng dụng hỗ trợ xử lý các công việc của chuyên viên kế toán. Nói một cách dễ hiểu thì phần mềm kế toán giống như “người trợ lý” giúp các kế toán viên thực hiện các thao tác nghiệp vụ kế toán thường ngày như nhập liệu, tính toán, tổng hợp, lên báo cáo, xuất dữ liệu… một cách tự động, có hệ thống với độ chính xác cao trong thời gian ngắn dựa trên dữ liệu đầu vào do chuyên viên gửi tới.
Phần mềm cũng là công cụ đánh giá sức khỏe tài chính của một tổ chức thông qua các tính năng lập báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ hay dự báo dòng tiền.
Phần mềm kế toán có thể đáp ứng được trọn vẹn mọi nghiệp vụ từ cơ bản đến chuyên sâu cũng như phù hợp cho mọi lĩnh vực, ngành nghề, từ quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ.
2. Lợi ích vượt trội khi sử dụng phần mềm kế toán
2.1 Tự động hóa các thao tác kế toán thủ công
Đây là lợi ích dễ nhìn thấy nhất khi ứng dụng phần mềm vào xử lý công việc. Các thao tác nghiệp vụ đều được thực hiện một cách tự động từ các dữ liệu đầu vào do chuyên viên kế toán nhập. Sau đó, các báo cáo, sổ sách… cũng sẽ tự động được tạo ra từ nguồn dữ liệu trên, giúp giảm bớt rất nhiều thao tác thủ công và nâng cao hiệu suất công tác cho kế toán viên.
2.2 Tiết kiệm được nhiều loại chi phí
Công tác kế toán được tự động hóa nhanh gọn sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt được rất nhiều công đoạn rắc rối thường thấy khi làm thủ công như: xuất – nhập dữ liệu, quản trị – tìm kiếm tài liệu, bảo quản hóa đơn… Khi đã quy trình đã được vận hành trôi chảy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản đáng kể. Bên cạnh đó, việc tăng năng suất công tác của bộ phận kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhân lực cũng như các loại chi phí khác.
2.3 Giúp nhà quản lý đưa ra các dự báo và quyết định nhanh chóng, chính xác
Trong thị trường kinh doanh cạnh tranh và nhiều áp lực như hiện nay thì ai có thông tin nhanh hơn thì có khả năng chiến thắng cao hơn. Với việc sử dụng phần mềm kế toán, nhà quản trị sẽ luôn nắm được trọn vẹn thông tin tài chính của doanh nghiệp khi cần thiết, từ đó hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả.
2.4 Xây dựng báo cáo dễ dàng, nhanh chóng hơn
Phần mềm kế toán có khả năng thống kê, xây dựng báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp trong thời gian nhanh nhất. Mặt khác, phần mềm còn có chức năng truy xuất tự động các báo cáo, sổ sách, tờ khai thuế, giúp chuyên viên kế toán giảm nhiều thao tác cũng như công sức nếu lập các báo cáo, sổ sách này theo phương pháp thủ công. Hơn nữa, các báo cáo trên phần mềm có thể xuất ra các file Excel, Word hoặc các định dạng khác thuận tiện cho việc in ấn.
Phần mềm gửi tới các báo cáo tổng quan liên quan tới tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận…của doanh nghiệp
2.5 Công tác kế toán có tính kế thừa
Phần mềm kế toán sẽ giúp cho công tác kế toán được liên tục kể cả khi nhân sự kế toán có sự thay đổi. Nhân sự dù có mới nhưng vẫn có thể tìm lại dữ liệu cũ để nghiên cứu và nắm rõ tình hình mà không cần sự trợ giúp của người khác.
3. Thế nào là một phần mềm kế toán hiệu quả?
Hiện nay, việc sử dụng các phần mềm kế toán cho doanh nghiệp ngày càng phổ biến. Vậy thế nào thì được coi là phần mềm kế toán miễn phí tốt và hiệu quả mà quý doanh nghiệp nên lựa chọn? Đây là những tiêu chí mà quý khách hàng cần phải nắm vững sau khi biết được phần mềm kế toán là gì.
3.1 Thuận tiện và dễ sử dụng
Tiêu chí đầu tiên khi lựa chọn phần mềm hiệu quả là sự đơn giản, thuận tiện và dễ dàng sử dụng. Khi sử dụng một phần mềm kế toán đơn giản thì những chuyên viên kế toán của doanh nghiệp có thể dễ dàng nghiên cứu và tiếp cận phần mềm một cách nhanh chóng. Khi phần mềm càng dễ sử dụng thì những người sử dụng sẽ không quá khó khăn để thích ứng với phần mềm và sử dụng một cách hiệu quả.
3.2 Đáp ứng được trọn vẹn các nghiệp vụ kế toán
Một phần mềm kế toán tốt phải đảm bảo trọn vẹn các nghiệp vụ cơ bản như kế toán vốn bằng tiền, mua – bán hàng,… Mặt khác, phần mềm đó còn phải được mở rộng tích hợp nhiều các tính năng khác để có thể đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp ở hiện tai và tương lai.
3.3 Thông tin về các thông tư mới thường xuyên được cập nhật
Khi sử dụng những phần mềm này mà có tính năng tự cập nhật thông tin về các Thông tư mới sẽ giúp cho những chuyên viên kế toán không còn nỗi lo sợ sẽ không kịp thời cập nhật các thông tư, điều luật mới để tránh được những trường hợp đáng tiếc xảy ra. Phần mềm sẽ gửi tới các hệ thống báo cáo tài chính theo mẫu quy định mới nhất của luật kế toán Việt Nam và theo tiêu chuẩn của hệ thống kế toán quốc tế.
3.4 Sản phẩm dịch vụ uy tín, chất lượng
Để biết được đó có phải là một phần mềm tốt được không bạn nên nghiên cứu và cân nhắc thật kỹ nhà gửi tới. Để biết được điều này, bạn nên nghiên cứu về sự phản hồi, sự hài lòng của khách hàng với sản phẩm dịch vụ của nhà gửi tới cũng như uy tín, chất lượng và thái độ phục vụ để có được lựa chọn phù hợp.
4. Các loại phần mềm kế toán thông dụng nhất hiện nay
Hiện trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm kế toán. Tuy nhiên chia theo cấu trúc thì có hai loại phần mềm chủ yếu: Phần mềm đóng gói và phần mềm theo yêu cầu riêng.
- Phần mềm đóng gói
Phần mềm đóng gói là phần mềm được đầu tư nghiên cứu, tổng hợp từ rất nhiều khảo sát nhu cầu thực tiễn các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp. Sau đó kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng để tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể.
Vì vậy loại phần mềm này sẽ làm cho một lĩnh vực nào đó thật cụ thể hoặc có tính dùng chung rất cao để có thể phục vụ khách hàng trên quy mô lớn mà không phụ thuộc vào sự đặc thù của từng doanh nghiệp.
- Phần mềm thiết kế theo yêu cầu riêng được nhà phát triển phần mềm thiết kế, xây dựng theo yêu cầu của từng khách hàng để thích ứng những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang áp dụng.
So sánh ưu, nhược điểm của hai loại phần mềm trên:
Mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc điểm tương ứng với nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán khác nhau. Bạn cần cân nhắc kỹ ưu nhược điểm của từng loại phần mềm kế toán để lựa chọn sản phẩm phù hợp.
Bên cạnh cách chia theo đặc tính của phần mềm, các phần mềm kế toán cũng có thể chia theo theo cách thức công tác: phần mềm online và phần mềm offline.
5. Các phần mềm kế toán weekend online miễn phí
5.1. Phần mềm kế toán Fast
Fast là thương hiệu có từ năm 1997, có rất nhiều khách hàng là doanh nghiệp lớn. Fast LVN Groupounting không chỉ đáp ứng trọn vẹn các nghiệp vụ kế toán thông thường mà còn được đánh giá là phần mềm kế toán tốt nhất trên thị trường cho việc quản trị và tính giá thành.
Hình thức:
Online: Fast LVN Groupounting Online; Fast LVN Groupounting Online for Bookkeepers.
Offline: Fast LVN Groupounting.
Ưu điểm:
- Đầy đủ nghiệp vụ đáp ứng tốt nhu cầu quản lý của từng loại hình doanh nghiệp: Thương mại, Dịch vụ, Xây Lắp, Sản xuất, …
- Báo cáo quản trị đa dạng.
- Có nhiều phiên bản đáp ứng các quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp siêu nhỏ; Doanh nghiệp vừa và nhỏ; Doanh nghiệp lớn.
- Hỗ trợ tích hợp hóa đơn điện tử.
- Thời gian dùng thử: Không giới hạn (giới hạn số bản ghi nhập).
Hạn chế:
- Tính bảo mật chưa tối ưu, trong khi thao tác thường xảy ra lỗi nhỏ (không đáng kể).
- Dung lượng lớn, người dùng khó phân biệt được data.
- Do tính năng đa dạng nên người dùng đôi khi sẽ không biết các tính năng của chúng.
- Người dùng không tối ưu được tính năng của phần mềm Fast.
- Giới hạn người dùng. (Thêm người dùng cần trả thêm phí)
- Chi phí giá và chi phí dịch vụ cao (dịch vụ đào tạo, thêm người dùng,…).
- Phần mềm Fast được các doanh nghiệp có quy mô lớn lựa chọn sử dụng.
5.2. Phần mềm kế toán Misa
Misa cũng là một trong những nhà gửi tới phần mềm hàng đầu Việt Nam. Các sản phẩm tập chung phục vụ nhóm khách hàng là doanh nghiệp vừa và lớn và được đánh giá cao.
Hình thức:
Online: AMIS Kế toán.
Offline: MISA SME.
Ưu điểm:
- Giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng.
- MISA chạy trên công nghệ SQL nên khả năng bảo mật cao.
- Đáp ứng trọn vẹn nghiệp vụ kế toán cho hầu khắp các lĩnh vực: Thương mại, dịch vụ, xây dựng, sản xuất, …
- Có nhiều phiên bản đáp ứng các quy mô doanh nghiệp: Hộ, cá nhân kinh doanh; Doanh nghiệp vừa và nhỏ; Doanh nghiệp lớn.
- Tích hợp hóa đơn điện tử MISA meInvoice.
- Thời gian dùng thử: 15 ngày.
Hạn chế:
- Đối với phiên bản offline – MISA SME – đòi hỏi cấu hình máy tương đối cao vì có SQL.
- Thường bảo trì hoặc nâng cấp hệ thống, do đó đôi khi xảy ra tình trạng lỗi hoặc chậm.
- Các báo cáo khi kết xuất ra file excel không được sắp xếp theo đúng thứ tự như trước đó. Đây là hạn chế gây tốn công sức và thời gian cho người dùng khi chỉnh sửa lại báo cáo.
- Khó khăn khi in sổ chi tiết vì sổ chi tiết không được thiết kế tốt như sổ cái.
- Giới hạn người dùng. (Thêm người dùng cần trả thêm phí).
- Chi phí giá và chi phí dịch vụ cao (dịch vụ tư vấn triển khai phần mềm, đào tạo, thêm người dùng,…). Chưa kể nâng cấp phần mềm hàng năm.
- Doanh nghiệp có nguồn ngân sách dành cho chi phí kế toán hạn chế thì phần mềm kế toán Misa phải cân nhắc khá kỹ, dù được đánh giá khá cao về chất lượng. Misa thường được các doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn sử dụng.
5.3. Phần mềm kế toán Kaike
Phần mềm kế toán Kaike được phát triển bởi công ty GMO Z.COM RUNSYSTEM thuộc tập đoàn GMO INTERNET Nhật Bản. Kaike với phiên bản đầu tiên đạt chuẩn thông tư 132/2018/BTC. Tuy là phần mềm kế toán được phát triển nghiên cứu tại Việt Nam nhưng Kaike phải thông qua quá trình kiểm soát chất lượng của Nhật Bản. Mọi tính năng hay mức độ bảo mật đều phải vượt qua quá trình kiểm định kỹ lưỡng.
Hình thức:
Online: (Phiên bản đáp ứng thông tư 132-BTC).
Ưu điểm:
- Giao diện thân thiện, quá trình đăng ký đơn gản, tiết kiệm thời gian, dễ thao tác.
- Bảo mật cấp độ cao nhất – TIER 3 – với hệ thống lưu trữ phân tán chống thiên tai.
- Đầy đủ phân hệ kế toán phù hợp với doanh nghiệp siêu nhỏ.
- Phiên bản đáp ứng thông tư 132/2018/BTC hoàn toàn miễn phí. Đây là chương trình hỗ tham gia chuyển đổi số kế toán dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ và hộ, cá nhân kinh doanh. (Không tốn chi phí tư vấn, hỗ trợ,…)
- Không giới hạn số lượng người sử dụng.
- Thời gian dùng thử: 30 ngày.
- Có thể thấy, Kaike là phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp siêu nhỏ và hộ-cá nhân kinh doanh. Với chương trình hỗ trợ trên, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng Kaike để tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo được yếu tố bảo mật và tiện lợi.
Hạn chế:
- Chưa tích hợp hóa đơn điện tử trong phần mềm.
- Không hỗ trợ phần báo cáo Thuế.
- Chưa hỗ trợ xuất file XML.