Tìm hiểu về phần mềm quản lý công việc – Task Management

Ngày nay với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin đã giúp con người tiết kiệm được công sức, tiền bạc và hiệu quả công việc cao hơn rất nhiều lần. Hiện nay người dùng có xu hướng sử dụng các phần mềm trực tuyến để quản lý công việc. Để hoàn thiện một dự án thành công, không chỉ cần có một đội ngũ nhân sự tài giỏi và một nhà quản lý chuyên nghiệp, mà còn cần phải có các phương pháp quản lý dự án hợp lý và hiệu quả. Một trong những phương pháp đang được đông đảo các doanh nghiệp quan tâm và ưu tiên sử dụng nhiều nhất hiện nay chính là phần mềm quản lý công việc. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý công việc được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Trong số đó, không thể không kể đến phần mềm Task Management. Vậy Phần mềm quản lý Task Management là gì mà lại cần thiết đối với doanh nghiệp? Hãy cùng LVN Group nghiên cứu qua nội dung trình bày dưới đây!

1. Task Management là gì

Task Management, là tên gọi khác của Quản lý tác vụ, là việc kiểm soát chặt chẽ tiến độ, từ khi khởi tạo đến khi hoàn thành và báo cáo của 1 chuỗi các tác vụ được thiết lập theo lịch trình dự án. Các nhà quản lý dự án (Project Managers) cần tuân theo các quy trình quản lý để giám sát một cách có hệ thống tất cả các khía cạnh của tác vụ.

Các quy trình này bao gồm thiết lập danh sách các việc cần làm, phân công tác vụ, lên kế hoạch ngày thực hiện và kết thúc, các tác vụ phụ thuộc, tác vụ ưu tiên, kiểm soát tiến độ.

Hơn nữa, đây còn là công cụ quản lý công việc “quyền lực” nhất hiện nay nhờ sở hữu các ưu điểm sau đây:

• Quản lý tất cả các nhiệm vụ trên cùng một hệ thống. Điều này đảm bảo người quản lý và những thành viên khác biết được những gì người khác đang làm, làm tới đâu; đồng thời xác định bản thân mình có vai trò gì trong việc hoàn thành nhiệm vụ đó được không.
• Thiết lập quy trình giao việc linh động theo nhiều cấp; đảm bảo tính liên kết phối hợp giữa các cấp, các thành viên nhằm đạt được kết quả cao nhất.
•  Quản lý công việc của mỗi cá nhân; chỉ ra những công việc cần hoàn thành ngay, công việc sắp đến hạn,…Hơn nữa, hệ thống còn cảnh báo khi nhận task mới.
• Cân đối khối lượng công việc, phân bổ nguồn lực hợp lý. Tạo điều kiện phát huy khả năng cho mọi thành viên trong nhóm, bộ phận của mình.
• Cho thấy mức độ tương tác giữa các thành viên trong quá trình thực hiện công việc. Dựa trên cơ sở đó, người quản lý đánh giá được hiệu quả kết nối nội bộ; điều này có ý nghĩa trong công tác quản lý nhân sự và giữ chân nhân tài cho công ty.
• Báo cáo thống kê và phân tích công việc theo thời gian thực. Kịp thời cảnh báo các công việc có vấn đề có thể ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành hay chất lượng công việc.
• Cơ sở minh bạch, chính xác cho việc đánh giá chuyên viên.

2. Các tính năng cần thiết của phần mềm quản lý task management

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý giao việc và để tìm kiếm công cụ phù hợp là nhiệm vụ khó khăn. Tùy thuộc vào tổ chức, yêu cầu và cách quản lý công việc, bạn sẽ cần phần mềm khá nhau. Tuy nhiên, dù là phần mềm nào đi chăng nữa thì vẫn phải đáp ứng những tính năng cần thiết sau:

Quản lý giao việc hiệu quả

Nhiệm vụ giao việc có thể do nhiều người thuộc các cấp khác nhau thực hiện. Để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu đó thì phần mềm quản lý task management cần được thiết lập linh động theo nhiều cấp. Cấp trên có thể tạo và gán task cho cấp dưới cũng như cho các đối tượng liên quan khác.

Các task thể hiện rõ nội dung công việc; vai trò của từng người; thời gian thực hiện và các lưu ý cần thiết. Đảm bảo khi tiếp nhận task, chuyên viên biết chắc mình cần làm gì, phối hợp với ai để hoàn thành.

Cập nhật kết quả công việc

Tính năng này giúp bạn nắm bắt tiến độ từng công việc một cách trực quan. Thông qua các trạng thái thể hiện bạn dễ dàng xác định công việc nào đang thực hiện; công việc nào đã hoàn thành. Nếu là một chuyên viên, bạn biết chắc kế hoạch tiếp theo mình cần làm gì; ngược lại là quản lý bạn sẽ không phải hỏi từng chuyên viên của mình về tình hình công việc.

Hiện nay, bảng Kanban được ứng dụng phổ biến trong việc thể hiện kết quả công việc. Chế độ xem này cho phép người dùng kéo và thả các task vào trạng thái tương ứng với tiến độ công việc.

Theo dõi đa chiều

Dù doanh nghiệp bạn đang làm nhiều dự án cùng lúc; các bộ phận hoặc cá nhân có vai trò và nhiệm vụ khác nhau… thì phần mềm đều có thể gửi tới dữ liệu liên quan đến trạng thái thực hiện, thời gian và người thực hiện một cách chính xác đối với mỗi công việc .

Đánh giá nhân sự

Hệ thống quản lý task management do DIGINET phát triển tự động liên kết với phân hệ đánh giá nhân sự. Các dữ liệu về năng lực hoàn thành task là cơ sở đánh giá thiết lực và công bằng nhất.

Cảnh báo nhận công việc

Hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo cho những người có liên quan bất cứ khi nào có task. Điều này sẽ có ý nghĩa rất lớn trong việc bạn sắp xếp lịch công tác của mình cho phù hợp; đồng thời đảm bảo không có một task nào bị bỏ sót.

3. Quản lý tác vụ và quản lý dự án khác nhau thế nào

Task Management (Quản lý tác vụ) có liên quan chặt chẽ và là một phần của quản lý dự án. Hai khái niệm này rất dễ nhầm lẫn nên chúng ta cần hiểu rõ để nắm được sự khác biệt cụ thể giữa chúng.

• Task Management có thể là một quá trình ngắn hạn, dài hạn hoặc xuyên suốt. Nó đòi hỏi nhà quản lý phải sử dụng phải sử dụng các kỹ thuật, công cụ phần mềm để chia nhỏ các mục tiêu của tổ chức hoặc dự án thành các nhiệm vụ, phân công tác vụ cho từng cá nhân, phòng ban gắn với thời hạn cụ thể cũng như theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện.
• Quản lý dự án về cơ bản không liên quan đến các khía cạnh lâu dài của kinh doanh. Đây là một quy trình tạm thời luôn có ngày hoàn thành và tiêu chí thành công rất chính xác – một dịch vụ, sản phẩm hoặc tính năng có điểm đầu và điểm cuối xác định, được phân phối trong một ngân sách cụ thể.

Trong khi task management chỉ đơn giản là việc giám sát các khía cạnh liên quan đến tác vụ thì quản lý dự án lại bao gồm rất nhiều các chi tiết đơn lẻ từ lập kế hoạch chiến lược, dự trù ngân sách, quản lý tài nguyên, tài liệu trong đó có quản lý và theo dõi các tác vụ.

4. Các phương pháp của Task Management

Có rất nhiều phương pháp tiếp cận khác nhau để nhà quản lý có thể quản trị tác vụ một cách hiệu quả. Các phương pháp phổ biến thường là các phần mềm quản lý dưới dạng dịch vụ SaaS, các mô hình dịch vụ này có tính linh hoạt cao và có thể ứng dụng hiệu quả trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Mô hình thác nước (Waterfall)

Thác nước là một phương pháp tiếp cận tuyến tính đòi hỏi nhà quản lý phải lập kế hoạch sâu rộng. Các nhiệm vụ cố định, được xác định chi tiết trước khi triển khai, thể hiện rõ sự phụ thuộc, tác vụ ở giai đoạn trước phải hoàn thành thì nhiệm vụ sau mới được bắt đầu.

Điểm mạnh của mô hình thác nước là nó có thể dự đoán chính xác thời gian kết thúc dự án nhưng điểm yếu là thiếu tính linh hoạt. Thường mô hình Waterfall chỉ áp dụng cho các dự án cố định, không có sự thay đổi trong suốt quá trình từ lập kế hoạch tới khi triển khai. Đó là lý do tại sao quản lý dự án lớn ưa thích sử dụng mô hình thác nước, đảm bảo dự án phải tuân thủ nghiêm ngặt về thời gian triển khai và gần như không xảy ra bất kỳ tác vụ phát sinh nào.

Mô hình Agile

Agile không hẳn là một kỹ thuật quản lý tác vụ mà là một tập hợp các nguyên tắc, ban đầu được áp dụng cho các dự án phát triển phần mềm. Bốn giá trị chính được mô tả trong Tuyên ngôn Agile là:

• Cá nhân và sự cộng tác cần thiết hơn quy trình và công cụ
• Thích ứng thay đổi hơn là bám sát kế hoạch
• Cộng tác với khách hàng cần thiết hơn đàm phán hợp đồng
• Phần mềm chạy tốt tốt hơn là tài liệu trọn vẹn

Với Agile, các nhiệm vụ trong dự án được hình thành sơ bộ ban đầu, sau đó sẽ được liên tục điều chỉnh tùy vào tình hình triển khai trên thực tiễn, thay vì đặt mọi thứ cố định từ đầu như trong mô hình quản lý WaterFall. Chính vì vậy, Agile phù hợp với các dự án phức tạp, không thể đoán trước hoặc mục tiêu tăng trưởng đòi hỏi sự linh hoạt cao.

Mô hình Scrum

Là một cách thức quản lý tác vụ Agile, Scrum ủng hộ việc trao quyền cho một nhóm nhỏ, tự tổ chức để xác định mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ.

Scrum hoạt động dựa trên ba vai trò chính:

• Product Owner (PO): chịu trách nhiệm lập kế hoạch ban đầu, thiết lập các ưu tiên và phối hợp với các bộ phận khác của công ty
• Scrum Master: chịu trách nhiệm giám sát công việc trong suốt quá trình thực hiện
• Dev Team: các thành viên của nhóm Scrum có trách nhiệm thực hiện phần việc trên mỗi sprint.
  Nhóm Scrum thường sử dụng Bảng Scrum để theo dõi tác vụ của từng thành viên trong nhóm (dòng chảy công việc – flow of work). Mỗi nhiệm vụ (task) được chia thành các đoạn nhỏ gọi là “stories”, mỗi stories chuyển giao trong Bảng gọi là “backlog” (những việc phải làm), trở thành “work-in-progress” (việc đang triển khai).

Phương pháp quản lý công việc này đề cao tính linh hoạt và cho phép nhóm của bạn có cái nhìn rõ ràng về tình trạng của dự án, hỗ trợ đánh giá chính xác các rào cản có thể kìm hãm họ. Nhóm Scrum thường có năng suất lao động rất cao do quy trình luôn được cải tiến và sử dụng chiến thuật “có giá trị hơn làm trước”. Các hạng mục cần thiết và mang lại giá trị nhiều hơn cho chủ dự án luôn được hoàn thành trước.

Tuy nhiên, khả năng thất bại rất cao vì đòi hỏi toàn bộ các thành viên phải có đủ kinh nghiệm, năng lực và nhiệt huyết với công việc.

Mô hình Kanban

Khá giống với Scrum, Kanban sử dụng các thẻ thị giác nhằm trực quan hóa tác vụ và luồng công việc, góp phần cải thiện chất lượng đầu ra bằng cách gia tăng sự tập trung của đội nhóm vào những nhiệm vụ thực sự cần thiết. Hệ thống này lý tưởng cho các nhóm nhỏ công tác trong bối cảnh mà các ưu tiên nhiệm vụ có thể thay đổi thường xuyên.

Mô hình sử dụng bảng Kanban để uỷ quyền cho các giai đoạn phát triển khác nhau và các thẻ Kanban để mô tả các nhiệm vụ trong tiến trình xử lý. Ở dạng đơn giản nhất (hình trên), cấu trúc của bảng Kanban có ba cột:

• Việc cần làm
• Đang thực hiện
• Đã hoàn thành.

Các thẻ được di chuyển từ cột này qua cột khác, tạo nên một bức tranh trực quan về dòng chảy tác vụ. Cung cấp rõ ràng trạng thái thực hiện của từng hạng mục giúp nhà quản lý phát hiện điểm nóng dễ dàng, để có phương thức xử lý kịp thời, tránh tắc nghẽn tác vụ ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Mô hình GTD (Getting things done)

Được tạo ra bởi cố vấn hiệu suất David Allen vào cùng thời gian Agile xuất hiện, GTD biết đến như một hệ thống nắm bắt ý tưởng và quản lý công việc dựa trên nguyên tắc “ người đứng đầu là người có ý tưởng, không nắm giữ chúng”. Áp dụng phương pháp này nhằm mục đích giải tỏa tâm trí và cải thiện năng suất bằng cách chuyển đổi ý tưởng thành hành động thể chất. Đây là cách GTD hoạt động:

• Thu thập toàn bộ các nhiệm vụ cần phải hoàn thành tại bất kỳ thời gian nào, các ý tưởng hay các nhiệm vụ thường kỳ.
• Làm rõ và sắp xếp các nhiệm vụ: Những tác vụ không khả thi sẽ được chuyển vào “thùng rác”, những tác vụ đơn giản sẽ được triển khai thực hiện luôn. Những nhiệm vụ phức tạp sẽ được chia thành những tác vụ nhỏ lẻ để dễ quản lý. Những tác vụ cần nhiều thời gian thực hiện sẽ được ưu tiên lên lịch.
• Đánh giá thường xuyên: Dành thời gian để đánh giá các tác vụ đã hoàn thành, cập nhật danh sách những nhiệm vụ mới ít nhất 1 tuần 1 lần là chìa khóa giúp cải thiện hiệu quả quản lý.
• Bắt tay vào triển khai tác vụ: Các nhiệm vụ được phân loại chi tiết, ưu tiên và chia nhỏ thành các đầu việc nhỏ giúp cho việc thực thi trở nên dễ dàng. Bạn biết chính xác bạn cần làm gì khi nào, hoàn thành nó trong bao lâu để đảm bảo tiến độ diễn ra theo đúng lịch trình.

5. Phần mềm kế toán LVN Group

Nhằm đáp ứng những nhu cầu trong công việc của kế toán viên, phần mềm LVN Group với những đặc điểm, tính năng nổi bật sẽ giúp bạn bớt căng thẳng và mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc. Có thể kể đến một số tính năng đắt giá của Phần mềm kế toán LVN Group như:

• Công nghệ lập trình tiên tiến;
• Thiết kế linh hoạt, giao diện bắt mắt, dễ sử dụng;
• Quản lý đa tiền tệ;
• Truy vấn các dữ liệu có liên quan;
• Tính hiện đại chính xác;
• Có tính chuyên nghiệp.

Với một số thông tin liên quan đến Phần mềm kế toán LVN Group chúng tôi rất vui vì được đồng hành cùng bạn trong bất kỳ các lĩnh vực. Nếu bạn có bất ký câu hỏi nào liên quan đến Phần mềm kế toán LVN Group hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

Trên đây là Tìm hiểu về phần mềm quản lý công việc Task Management mà LVN Group muốn giới thiệu đến quý bạn đọc. Hi vọng nội dung trình bày sẽ hỗ trợ và giúp ích cho quý bạn đọc về vấn đề này!