TOP các phần mềm quản lý kho vật tư xây dựng

Quản lý kho vật tư hay quản lý kho hàng là một chuỗi các hoạt động tổ chức, bảo quản và kiểm soát số lượng vật tư, hàng hóa trong kho. Nhằm đảm bảo tính liên tục cho việc sản xuất, gửi tới, phân phối hàng hóa vật tư kịp thời. Góp phần làm giảm chi phí, hạn chế thất thoát và sử dụng cơ sở vật chất hiệu quả.. Hãy cùng LVN Group nghiên cứu các thông tin về phần mềm quản lý kho vật tư xây dựng thông qua nội dung trình bày dưới đây để hiểu rõ thêm về vấn đề này !.

1. Quản lý kho vật tư là gì?

Quản lý kho vật tư hay quản lý kho hàng là một chuỗi các hoạt động tổ chức, bảo quản và kiểm soát số lượng vật tư, hàng hóa trong kho. Nhằm đảm bảo tính liên tục cho việc sản xuất, gửi tới, phân phối hàng hóa vật tư kịp thời. Góp phần làm giảm chi phí, hạn chế thất thoát và sử dụng cơ sở vật chất hiệu quả.

2. Tại sao phải quản lý kho vật tư

Quản trị vật tư, máy móc đóng vai trò cần thiết, có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.  Đảm bảo vật tư trọn vẹn, kịp thời, các loại máy móc, thiết bị hoạt động tốt là tiền đề tránh sự gián đoạn trong quá trình sản xuất và từ đó tạo uy tín với khách hàng. Nhờ việc giám sát tốt kho vật tư, doanh nghiệp sẽ tăng sức cạnh tranh của mình trên nền kinh tế thị trường, là điều kiện để nâng cao chất lượng kinh doanh.

Có được phương pháp quản lý vật tư tốt giúp hạn chế tình trạng thừa thiếu gây ứ đọng vật tư, là đòn bẩy để tiết kiệm và tăng năng suất lao động, góp phần cải thiện hiệu quả sử dụng máy móc. Vì thế, công tác quản lý vật tư là công tác then chốt cho mọi sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật tư khác nhau hay có nhiều chi nhánh thì việc quản lý vật tư sao cho hiệu quả là bài toán khá phức tạp. Sử dụng phần mềm chính là chìa khóa để họ giải quyết những vấn đề của mình.

3. Có mấy cách quản lý kho vật tư đang được sử dụng?

Hiện nay các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất áp dụng rất nhiều các phương pháp quản lý kho. Tuy nhiên mỗi phương pháp lại có điểm hay và hạn chế của riêng nó. Cùng nghiên cứu các cách quản lý kho vật tư đang được áp dụng nhiều hiện nay.

Sắp xếp kho hàng tối ưu

Với không gian nhà kho có diện tích nhất định, việc sắp xếp kho hàng logic sẽ giúp quản lý vật tư dễ dàng. Tránh việc nhầm lẫn, hoặc bỏ sót các hàng hóa trong kho. Mặt khác cũng cần có các kệ hàng để bảo quản hàng hóa, vật tư. Tránh để các tác động ngoại lực hoặc thời tiết làm ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm.

Một trong những cách hiệu quả nhất trong sắp xếp kho hàng đang được áp dụng là dùng theo mã SKU. Các hàng hóa, vật tư sẽ được đặt tên dựa vào vị trí đặt và tính chất của chúng. Sao cho khi nhìn vào tên gọi sẽ biết được vị trí đặt hàng hóa đó trong kho. Thường người ta hay sử dụng thứ tự các chữ trong bảng chữ cái để đặt cho các khu vực trong kho.

Ví dụ: Áo nam đặt tại khu B, kệ số 1, tầng 5 và có màu trắng sẽ được đặt mã SKU là Nam-B15 trắng.

Quản lý kho vật tư bằng excel 

Với các doanh nghiệp nhỏ hoặc các hộ kinh doanh có diện tích kho nhỏ, số lượng và mẫu mã hàng hóa không nhiều. Họ thường hướng tới việc quản lý kho thủ công bằng phần mềm excel. Vậy để quản lý kho vật tư bằng excel hiệu quả cần lưu ý những gì?

Thiết kế file Excel phù hợp với ngành hàng: Các ngành hàng sẽ có đặc tính khác và thời hạn hàng hóa khác nhau. Do đó cần phải thiết kế file excel sao cho phù hợp với từng ngành hàng. Nhằm đảm bảo lưu trữ thông tin chính xác, nhanh chóng. Giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát và đồng bộ dữ liệu khi cần.

Có kiến thức về Excel để xử lý lỗi: Excel là phần mềm khá dễ sử dụng, tuy nhiên với những người không có kiến thức cơ bản về excel thì rất khó để sử dụng. Và dễ dàng gặp các lỗi khi thiết kế file excel quản lý kho. Bởi các hàm trong excel khi sử dụng cho việc nhập dữ liệu quản lý kho khá phức tạp.Sau đây là một số thao tác mà người sử dụng cần nắm vững khi sử dụng excel:

• Các thao tác về nhập và thống kê dữ liệu trong excel
• Các thao tác để xử lý tập tin.
• Các kỹ năng định dạng và thiết kế bảng tính excel.
• Sử dụng các hàm, Sumif, Vlookup, Hlookup, Average, Countif, Subtotal,…
• File excel quản lý kho đơn giản – TrustSales
• Vlookup trong excel là hàm tính toán thông dụng trong tạo file quản lý kho.

Quản lý kho theo cách FIFO và LIFO

Đây là 2 thuật ngữ rất quen thuộc với những ai đang làm công việc quản lý kho hàng.

• FIFO (First in – First out) nghĩa là nhập trước – xuất trước. Phương pháp này áp dụng cho các mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn như thực phẩm, đồ công nghệ, các mặt hàng theo trend…  Khi sử dụng phương pháp này cần lưu ý sắp xếp tại các vị trí thông thoáng. Dễ dàng cho việc xuất – nhập diễn ra thường xuyên.

• LIFO(Last in, First out) nghĩa là nhập sau – xuất trước: các hàng hoá gần đây nhất được nhập vào kho sẽ được xuất ra đầu tiên. Các hàng hoá mới được sử dụng trước, dùng ưu tiên hơn hàng hoá cũ.

Kiểm kê kho hàng định kỳ

Để quản lý kho hàng đạt hiệu quả tốt nhất, các doanh nghiệp cần thường xuyên thực hiện kiểm kê kho hàng. Nhằm tránh sự sai lệch giữa các số liệu báo cáo so với số lượng hàng hóa thực tiễn. Đảm bảo hàng không bị tồn kho quá lâu, hơn nữa kiểm kê kho hàng định kỳ còn giúp người quản lý đưa ra các quyết định hợp lý. Giúp luân chuyển hàng hóa kịp thời tránh hàng hóa, vật tư bị quá hạn hoặc giảm chất lượng và bị hư hỏng.

Tổ chức nhân sự quản lý 

Một vấn đề khác đau đầu đối với các doanh nghiệp đó là chuyên viên kho tự ý sử dụng hàng hóa. Hoặc tuồn sản phẩm hàng hóa, vật tư ra bên ngoài nhằm trục lợi cá nhân.

Do đó để tránh tình trạng trên, người quản lý cần phải có các biện pháp tổ chức nhân sự hợp lý nhằm quản lý kho vật tư hiệu quả. Lựa chọn người phù hợp và có tính trung thực, xây dựng các quy tắc xử phạt mang tính răn đe mạnh. Bên cạnh đó cần phân quyền cho từng người để tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.

Sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư

Sử dụng phần mềm đang là lựa chọn tối ưu nhất cho các doanh nghiệp hiện nay. Chúng giúp thay thế các cách quản lý thủ công, truyền thống với các chức năng thông minh. Đảm bảo tính chính xác và các số liệu được cập nhật liên tục theo thời gian thực. Nhờ đó, giúp người quản lý nắm được các thông tin, số liệu chính xác về tình trạng hàng tồn kho tại thời gian kiểm tra.

Sơ đồ quản lý kho vật tư

Sơ đồ quản lý kho vật tư là một trong những yếu tố cần thiết góp phần thiết lập quy trình vận hành hiệu quả của bộ phận kho. Với một sơ đồ cụ thể, doanh nghiệp sẽ vận hành kho hàng đơn giản và tiết kiệm chi phí hơn. Một số hoạt động cơ bản để quản lý tốt vật tư cho doanh nghiệp như:

Quản lý thông tin hàng hóa

Mỗi sản phẩm sẽ có một mã hàng khác nhau và được lưu trong sổ sách hoặc phần mềm của doanh nghiệp. Người quản lý sẽ dựa trên những thông tin đó để thiết lập danh mục hàng hóa giúp việc quản lý dễ dàng hơn.

Quản lý nhập kho

Khi có yêu cầu nhập hàng, thủ kho sẽ tiếp nhận và tiến hàng kiểm tra hàng hóa. Sau đó lập phiếu nhập kho và thực hiện các giao dịch còn lại theo thủ tục. Tiếp đó người quản lý kho sẽ kiểm tra lại số lượng hàng hóa và tiến hành nhập các mã sản phẩm mới.

Theo dõi xuất kho

Khi có yêu cầu xuất kho, người quản lý kho sẽ tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ liên quan. Sau đó tiến hành xuất kho theo phiếu và lập thống kê xuất kho để theo dõi và kiểm soát dễ dàng hơn.

Báo cáo tồn kho

Thủ kho sẽ tiến hành thống kê số lượng hàng hóa còn trong kho dựa trên chênh lệch xuất nhập thực tiễn. Sau đó, lập báo cáo xuất nhập tồn kho hàng hóa vật tư, hàng hóa dự trữ và báo cáo tổng hợp tồn kho lên cấp trên. Doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đó để lên kế hoạch cân đối kho được chính xác và hiệu quả nhất.

Kiểm kê kho

Cần tiến hành kiểm kê kho định kỳ nhằm kiểm tra lại số lượng hàng hóa thực tiễn so với sổ sách. Điều này sẽ giúp hạn chế tối đa tình trạng bị thất thoát hàng hóa.

4. Phần mềm quản lý kho vật tư 

Phần mềm quản lý kho vật tư POS365 giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát số liệu nguyên vật liệu, hàng hóa. Có như vậy, hoạt động kinh doanh, sản xuất mới diễn ra trơn tru, đạt hiệu quả cao mang đến lợi ích, nâng cao doanh thu như mong đợi.

Với phần mềm quản lý kho vật tư GoSELL, nhà quản lý, thủ kho cũng như nhân công và hầu hết những hoạt động vận hành kho hàng đều sẽ được thiết lập trên phần mềm nhằm quản lý kho hàng rất toàn diện. Với GoSELL, phần mềm sẽ gồm những tính năng cần thiết đặc thù của một phần mềm bán hàng quản lý kho tương thích với những doanh nghiệp 3PL, chủ hàng, nhà phân phối, doanh nghiệp sản xuất…

Phần mềm quản lý kho vật tư Sapo là một cái tên quen thuộc trong lĩnh vực công nghệ quản lý bán hàng. Thế mạnh của Sapo chuyên về nghiệp vụ quản lý kho, vật tư. Phần mềm quản lý kho của Sapo phù hợp với nhiều quy mô cửa hàng, kho khác nhau. Sapo giúp người dùng quản lý hàng hóa một cách chính xác.

Phần mềm quản lý kho vật tư cho các doanh nghiệp lớn nhỏ Vinemlvn cho phép quản lý sản phẩm tồn kho dựa theo mã vạch sản phẩm, phân chia sản phẩm và hàng hóa dễ dàng. Phần mềm Vinemlvn ngoài ra có thể tương tác với Excel, mang lại nhiều hiệu quả trong quản lý kho vật tư.

Là phần mềm quản lý kho vật tư và chuyên dùng cho quản lý hàng hóa. SoftPro Inventory gửi tới khá trọn vẹn các quy trình thực hiện tại kho hàng, đảm bảo hàng hóa luôn được kiểm đếm trước và sau khi nhập, xuất trọn vẹn. Phần mềm tích hợp công nghệ mã vạch, giúp việc thực hiện các giao dịch nhập kho dễ dàng và nhanh chóng.

Là 1 trong những phần mềm quản lý kho vật tư tốt nhất hiện nay cho tất cả doanh nghiệp ở Việt Nam. Kiotviet hiện tại đã có một số lượng người dùng rất đông nhờ những sự thay đổi không ngừng. Đặt khách hàng là trọng tâm là ưu tiên hàng đầu, Kioviet đã chứng minh phần mềm mà họ mang đến cho người dùng không chỉ đơn giản, dễ sử dụng mà còn tiện ích.

Trên đây là một số thông tin về phần mềm quản lý kho vật tư xây dựng. Hy vọng với những thông tin LVN Group đã gửi tới sẽ giúp bạn trả lời được những câu hỏi về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Luật LVN Group, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. LVN Group cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình gửi tới đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.