Chuyển đổi chứng từ điện tử sang hóa đơn giấy trong trường hợp khách hàng có nhu cầu sử dụng hóa đơn giấy để thực hiện một số công việc như nào? Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy trong trường hợp Bên mua cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các đơn vị chức năng.
Bên mua là đơn vị không có điều kiện để nhận hóa đơn điện tử bằng Internet hoăc người mua (và cả người bán) được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo hướng dẫn của Luật Kế Toán. Theo Công văn 2818/TCT-DNL ngày 19 tháng 7 năm 2018 của Tổng Cục Thuế
1. Khi nào cần chuyển đổi hóa đơn điện tử?
Theo quy định tai Khoản 1, Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC:
– Người bán hàng hóa được chuyển HĐĐT sang HĐ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Theo đó, HĐĐT chuyển đổi sang HĐ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người uỷ quyền theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
– Người mua, người bán được chuyển đổi HĐĐT sang HĐ giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo hướng dẫn của Luật Kế toán. HĐĐT chuyển sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.
2. Hoá đơn chuyển đổi cần đáp ứng điều kiện gì?
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy
- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy
3. Ký hiệu phân biệt trên hóa đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT sang HĐ dạng giấy bao gồm trọn vẹn các thông tin sau:
- Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”)
- Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi
- Thời gian thực hiện chuyển đổi
4. Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử
Căn cứ Khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011:
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.
Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo hướng dẫn của pháp luật về giao dịch điện tử.
Tại Khoản 1 Điều 11 quy định việc lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử:
Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử”.
Theo quy định tại Điều 6 và Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử và phải đáp ứng nội dung quy định tại Điều 6 của Thông tư này. Hóa đơn điện tử dưới dạng file PDF chỉ là một trong những cách thức hiển thị hóa đơn điện tử.
Tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử:
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử: Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức gửi tới giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua).
Hóa đơn điện tử của khách hàng khi xuất trình với đơn vị nhà nước có thẩm quyền phải đảm bảo giá trị pháp lý theo hướng dẫn tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 nêu trên.
5. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Căn cứ quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định.
- Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo đúng pháp lý
Người bán hàng hóa được chuyển đổi chứng từ điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người uỷ quyền theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo hướng dẫn của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.
- Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
(*) Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi: Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo hướng dẫn của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
6. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm trọn vẹn các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”
Tại điểm a Khoản 3 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có trọn vẹn các nội dung bắt buộc:Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn dịch vụ ngân hàng
7. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy
Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo hướng dẫn của pháp luật về kế toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với đơn vị thuế.