Trích trước lương tháng 13 được hạch toán như thế nào?

Trong cuộc sống, tiền lương luôn là một vấn đề được quan tâm hàng đầu đối với tất cả mọi người. Trong đó, lương tháng 13 cũng là một khoảng tiền lương rất được chú trọng bởi lẽ đây là khoản được tiền được nhận thêm mà hầu hết mọi người lao động đều mong muốn có được. Vậy, hạch toán trích trước tiền lương tháng 13 thế nào? Hãy cùng theo dõi nội dung trình bày bên dưới của LVN Group để được trả lời câu hỏi và biết thêm thông tin chi tiết về hạch toán trích trước tiền lương tháng 13.

Hạch toán trích trước lương tháng 13 

1. Khái niệm lương tháng 13

Trước khi nghiên cứu hạch toán trích trước tiền lương tháng 13, chủ thể cần nắm được lương tháng 13 là gì.

Hiện nay, pháp luật không có định nghĩa thế nào là “lương tháng 13”, tuy nhiên ở một số văn bản hướng dẫn của đơn vị nhà nước cũng đã đề cập đến.

Ví dụ: Công văn 560/LĐTBXH-BHXH ngày 06/02/2018 của Bộ LĐ-TB&XH.

Đối chiếu với quy định nêu trên thì tiền thưởng của người lao động công tác tại Ngân hàng Mizuho (bao gồm tiền thưởng lương tháng thứ 13 và tiền thưởng theo đánh giá kết quả công việc hàng năm không làm căn cứ để tính đóng bảo hiểm xã hội.

Vì vậy, lương tháng 13 là tên gọi do người lao động và doanh nghiệp tự đặt, bản chất nó là khoản thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019.

Khái niệm lương tháng thứ 13 chưa được quy định cụ thể trong Bộ Luật Lao động năm 2012. Tuy nhiên, để hiểu được bản chất của khoản phúc lợi này, cần căn cứ vào khái niệm tiền thưởng tại điều 103, cụ thể:

– Tại Khoản 1 của Điều 103, Bộ Luật lao động năm 2012, tiền thưởng là khoản mà doanh nghiệp thưởng cho người lao động dựa vào hai tiêu chí: kết quả công tác của người lao động và kết quả sản xuất, kinh doanh trong năm.

– Quy chế áp dụng tiền thưởng do doanh nghiệp quyết định và căn cứ vào các quy định riêng, có cân nhắc của các tổ chức uỷ quyền cho tập thể người lao động, điển hình như công đoàn của doanh nghiệp.

Vì vậy, dựa vào hai nội dung trên, lương tháng thứ 13 có thể được hiểu là khoản là người sử dụng lao động thưởng cho người lao động theo thỏa thuận, thường là vào dịp cuối năm. Căn cứ thưởng dựa trên mức độ hoàn thành công việc của người lao động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong năm. Tiền lương tháng 13 thường được thể hiện trên các văn bản: Hợp đồng lao động, quy chế lương, thưởng, phạt,..

2. Những quy định của pháp luật về lương tháng 13

Quy định pháp luật về lương tháng 13 cũng là một nội dung cần thiết khi nghiên cứu hạch toán trích trước tiền lương tháng 13.

Vì lương tháng 13 không phải là thuật ngữ được quy định bằng văn bản Luật, nên khi nghiên cứu và áp dụng, rất nhiều người vẫn bị nhầm lẫn. Doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý như sau:

– Lương tháng 13 không phải là khoản tiền thưởng Tết Nguyên Đán. Vì tại nhiều doanh nghiệp, hai khoản này hoàn toàn tách biệt nhau. Điều này phụ thuộc vào quy chế thưởng riêng của từng đơn vị.

– Tiền lương tháng thứ 13 không phải là khoản bắt buộc người sử dụng lao động phải chi trả cho người lao động. Nếu mức độ hoàn thành công việc không đạt hoặc tình hình hoạt động, kinh doanh của doanh nghiệp không tốt, người lao động có thể không nhận được khoản thưởng này.

– Lương tháng thứ 13 của người lao động có thể khác nhau và không có định mức cụ thể, phụ thuộc vào quy chế riêng của từng đơn vị và từng người lao động.

Hiện nay, không có một quy định nào bắt buộc tất cả doanh nghiệp phải trả lương tháng 13 (thưởng Tết) cho người lao động. Tuy nhiên, căn cứ theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 thì doanh nghiệp phải trả lương tháng 13 (thưởng tết) cho người lao động khi đáp ứng đủ cả 02 điều kiện sau đây:

– Doanh nghiệp đã ban hành quy chế thưởng hợp pháp, đã công bố công khai quy chế thưởng tại nơi công tác;

– Người lao động đã đáp ứng đủ các điều kiện thưởng Tết trong quy chế thưởng đã được công bố đó.

Nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp bắt buộc phải trả lương tháng 13 (thưởng Tết) cho người lao động như đã phân tích tại mục (2) nhưng doanh nghiệp không thưởng thì pháp luật cũng không có bất kỳ hình phạt xử phạt nào.

Hiện nay, pháp luật về lao động chỉ quy định 02 hành vi vi phạm bị xử phạt hành chính liên quan đến thưởng, cụ thể tại điểm a, e khoản 1 Điều 16 Nghị định 28/2020/NĐ-CP:

Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

– Không công bố công khai tại nơi công tác quy chế thưởng;

– Không cân nhắc ý kiến của tổ chức uỷ quyền tập thể lao động tại cơ sở khi xây dựng quy chế thưởng.

Lưu ý: Đây là mức phạt đối với cá nhân, mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

3. Hạch toán trích trước tiền lương tháng 13

Hạch toán trích trước tiền lương tháng 13 cụ thể như sau:

Điều kiện để chi phí lương thưởng tháng 13 vào chi phí hợp lệ

Một số quy định về tiền thưởng: Căn cứ theo điều 103 Bộ luật Lao động 2012 Quy định là “Tiền thưởng” như sau:

– Tiền thưởng là khoản tiền mà DN thưởng cho NLĐ căn cứ vào kết quả SXKD hằng năm và mức độ hoàn thành công việc của NLĐ.

– Quy chế thưởng do DN quyết định và công bố công khai tại nơi công tác sau khi cân nhắc ý kiến của tổ chức uỷ quyền tập thể lao động tại cơ sở.

Căn cứ theo Điểm 2.5, Khoản 2, Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC Quy định các khoản chi phí không được trừ gồm: Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau:

Hợp đồng lao động;

Thỏa ước lao động tập thể;

Quy hình phạt chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn;

Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy hình phạt chính của Công ty, Tổng công ty.

Căn cứ theo Điều 11 Nghị định 114/2002/NĐ-CP Quy định như sau:

– Căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh hàng năm và mức độ hoàn thành công việc của NLĐ, DN thưởng cho NLĐ trên cơ sở hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể mà hai bên đã thỏa thuận.

– DN có trách nhiệm ban hành quy chế thưởng để thực hiện đối với NLĐ sau khi cân nhắc ý kiến ban chấp hành công đoàn cơ sở. Quy chế thưởng phải được công bố công khai trong doanh nghiệp.

Vì vậy : Để đưa khoản chi phí tiền thưởng lương tháng 13 vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì cần:

– Ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; thoả ước lao động tập thể; quy hình phạt chính của Công ty; Quy chế thưởng của Công ty, được sự đồng ý của hội đồng quản trị và được tính toán hợp lý (gắn liền và phù hợp với kết quả kinh doanh của đơn vị).

– Quyết định lương thưởng.

– Phiếu chi tiền thưởng.

– Được chi trả trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán năm.

Lưu ý: Trường hợp DN doanh nghiệp có kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là lỗ mà chi tiền thưởng tháng 13

– Nếu trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị có quy định: “Khoản thưởng chi lương tháng 13 cho người lao động không phụ thuộc vào kết quả kinh doanh của đơn vị” thì khoản tiền thưởng (chi lương tháng 13) cho người lao động được phép hạch toán vào chi phí hợp lý để tính thuế TNDN.

– Và ngược lại, nếu trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị có quy định: “Khoản thưởng chi lương tháng 13 cho người lao động phụ thuộc vào kết quả kinh doanh của đơn vị (cụ thể là chỉ chi thưởng khi đơn vị kinh doanh có lãi)” thì khoản tiền thưởng (chi lương tháng 13) cho người lao động không được phép hạch toán vào chi phí hợp lý để tính thuế TNDN.

Hướng dẫn hạch toán

– Khi trích thưởng, trích lương tháng 13 : Nợ TK 642,154, 622 Có TK 334, 338

– Khi trả thưởng, khấu trừ thuế TNCN : Nợ TK 334, 338 Có TK 111,112, 3335

Lưu ý:

 

– Tiền lương thưởng tháng 13 cuối năm mà hạch toán vào chi phí trong năm tài chính và thực chi trước khi nộp hồ sơ Quyết toán thuế TNDN sẽ được hạch toán vào chi phí trong năm.

– Nếu hạch toán vào trong năm tài chính – nhưng đến hạn nộp hồ sơ Quyết toán thuế TNDN mà chưa thực chi thì không được trừ vào chi phí trong năm – Mà được tính vào chi phí năm sau (năm thực chi).

Những vấn đề có liên quan đến hạch toán trích trước tiền lương tháng 13 và những thông tin cần thiết khác đã được trình bày cụ thể và chi tiết trong nội dung trình bày. Khi nắm được thông tin về hạch toán trích trước tiền lương tháng 13 sẽ giúp chủ thể nắm được vấn đề một cách chính xác và rõ rang hơn.

Nếu quý khách hàng vẫn còn câu hỏi liên quan đến hạch toán trích trước tiền lương tháng 13 cũng như các vấn đề có liên quan, hãy liên hệ ngay với LVN Group.

Công ty luật LVN Group chuyên gửi tới các dịch vụ tư vấn hỗ trợ pháp lý đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong thời gian sớm nhất có thể.