Trình tự, thủ tục hạch toán lương tháng 13 [Cập nhật 2023]

Trong cuộc sống, tiền lương luôn là một vấn đề được quan tâm hàng đầu đối với tất cả mọi người. Trong đó, lương tháng 13 cũng là một khoảng tiền lương rất được chú trọng bởi lẽ đây là khoản được tiền được nhận thêm mà hầu hết mọi người lao động đều mong muốn có được. Vậy, cách hạch toán lương tháng 13 thế nào? Hãy cùng theo dõi nội dung trình bày bên dưới của LVN Group để được trả lời câu hỏi và biết thêm thông tin chi tiết về cách hạch toán lương tháng 13.

Cách hạch toán lương tháng 13

1. Khái niệm lương tháng 13

Trước khi nghiên cứu cách hạch toán lương tháng 13, chủ thể cần nắm được lương tháng 13 là gì.

Hiện nay, pháp luật không có định nghĩa thế nào là “lương tháng 13”, tuy nhiên ở một số văn bản hướng dẫn của đơn vị nhà nước cũng đã đề cập đến.

Ví dụ: Công văn 560/LĐTBXH-BHXH ngày 06/02/2018 của Bộ LĐ-TB&XH.

Đối chiếu với quy định nêu trên thì tiền thưởng của người lao động công tác tại Ngân hàng Mizuho (bao gồm tiền thưởng lương tháng thứ 13 và tiền thưởng theo đánh giá kết quả công việc hàng năm không làm căn cứ để tính đóng bảo hiểm xã hội.

Vì vậy, lương tháng 13 là tên gọi do người lao động và doanh nghiệp tự đặt, bản chất nó là khoản thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019.

Khái niệm lương tháng thứ 13 chưa được quy định cụ thể trong Bộ Luật Lao động năm 2012. Tuy nhiên, để hiểu được bản chất của khoản phúc lợi này, cần căn cứ vào khái niệm tiền thưởng tại điều 103, cụ thể:

– Tại Khoản 1 của Điều 103, Bộ Luật lao động năm 2012, tiền thưởng là khoản mà doanh nghiệp thưởng cho người lao động dựa vào hai tiêu chí: kết quả công tác của người lao động và kết quả sản xuất, kinh doanh trong năm.

– Quy chế áp dụng tiền thưởng do doanh nghiệp quyết định và căn cứ vào các quy định riêng, có cân nhắc của các tổ chức uỷ quyền cho tập thể người lao động, điển hình như công đoàn của doanh nghiệp.

Vì vậy, dựa vào hai nội dung trên, lương tháng thứ 13 có thể được hiểu là khoản là người sử dụng lao động thưởng cho người lao động theo thỏa thuận, thường là vào dịp cuối năm. Căn cứ thưởng dựa trên mức độ hoàn thành công việc của người lao động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong năm. Tiền lương tháng 13 thường được thể hiện trên các văn bản: Hợp đồng lao động, quy chế lương, thưởng, phạt,..

2. Những quy định của pháp luật về lương tháng 13

Quy định pháp luật về lương tháng 13 cũng là một nội dung cần thiết khi nghiên cứu cách hạch toán lương tháng 13.

Vì lương tháng 13 không phải là thuật ngữ được quy định bằng văn bản Luật, nên khi nghiên cứu và áp dụng, rất nhiều người vẫn bị nhầm lẫn. Doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý như sau:

– Lương tháng 13 không phải là khoản tiền thưởng Tết Nguyên Đán. Vì tại nhiều doanh nghiệp, hai khoản này hoàn toàn tách biệt nhau. Điều này phụ thuộc vào quy chế thưởng riêng của từng đơn vị.

– Tiền lương tháng thứ 13 không phải là khoản bắt buộc người sử dụng lao động phải chi trả cho người lao động. Nếu mức độ hoàn thành công việc không đạt hoặc tình hình hoạt động, kinh doanh của doanh nghiệp không tốt, người lao động có thể không nhận được khoản thưởng này.

– Lương tháng thứ 13 của người lao động có thể khác nhau và không có định mức cụ thể, phụ thuộc vào quy chế riêng của từng đơn vị và từng người lao động.

Hiện nay, không có một quy định nào bắt buộc tất cả doanh nghiệp phải trả lương tháng 13 (thưởng Tết) cho người lao động. Tuy nhiên, căn cứ theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 thì doanh nghiệp phải trả lương tháng 13 (thưởng tết) cho người lao động khi đáp ứng đủ cả 02 điều kiện sau đây:

– Doanh nghiệp đã ban hành quy chế thưởng hợp pháp, đã công bố công khai quy chế thưởng tại nơi công tác;

– Người lao động đã đáp ứng đủ các điều kiện thưởng Tết trong quy chế thưởng đã được công bố đó.

Nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp bắt buộc phải trả lương tháng 13 (thưởng Tết) cho người lao động như đã phân tích tại mục (2) nhưng doanh nghiệp không thưởng thì pháp luật cũng không có bất kỳ hình phạt xử phạt nào.

Hiện nay, pháp luật về lao động chỉ quy định 02 hành vi vi phạm bị xử phạt hành chính liên quan đến thưởng, cụ thể tại điểm a, e khoản 1 Điều 16 Nghị định 28/2020/NĐ-CP:

Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

– Không công bố công khai tại nơi công tác quy chế thưởng;

– Không cân nhắc ý kiến của tổ chức uỷ quyền tập thể lao động tại cơ sở khi xây dựng quy chế thưởng.

Lưu ý: Đây là mức phạt đối với cá nhân, mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

3. Cách hạch toán lương tháng 13

Cách hạch toán lương tháng 13 cụ thể như sau:

Cách hạch toán lương tháng 13 theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Các cách thức tính lương tháng 13:

Thông thường lương tháng 13 được tính cụ thể theo các trường hợp như trong hình sau:

Hình 2: Các trường hợp tính lương tháng 13

Trường hợp người lao động làm đủ 12 tháng thì lương tháng 13 được tính bằng bình quân của 12 tháng lương trong năm.

Lương tháng 13 = Tiền lương trung bình 12 tháng trong năm

Ví dụ 1: Chị A có mức lương từ tháng 01/2021 – 10/2021 là 7 triệu đồng/tháng; từ tháng 11/2021 – 12/2021 là 10 triệu đồng/tháng.

=> Mức lương tháng 13 của chị A là: [(7 x 10) + (10 x 2)] /12 = 7,5 triệu đồn

Trường hợp người lao động không làm đủ 12 tháng thì lương tháng 13 được tính theo tỷ lệ số tháng công tác trong năm.

Lương tháng 13 = (Số tháng công tác trong năm/12) x Tiền lương trung bình 12 tháng trong năm

Ví dụ 2: Anh B bắt đầu công tác tại công ty từ tháng 10/2021 với mức lương từ tháng 10/2021 – 12/2021 là 10 triệu đồng/tháng

=> Mức lương tháng 13 của anh B là: (3/12) x 10 = 2,5 triệu đồng

Trường hợp đặc biệt: người lao động có những đóng góp đáng kể thì việc tính lương tháng 13 sẽ phụ thuộc vào đặc thù mỗi doanh nghiệp.

Lưu ý: Tiền lương tháng thứ 13, nhiều doanh nghiệp và người lao động coi nó như một khoản tiền thưởng của doanh nghiệp. Việc quy định chi tiết mức hưởng, điều kiện hưởng… là tùy vào quy định, quy chế và quyết định các khoản lương thưởng và điều kiện của từng doanh nghiệp. Có nhiều doanh nghiệp không có khoản chi lương tháng thứ 13 mà gộp chung là khoản thưởng Tết.

Hướng dẫn hạch toán lương tháng 13:

Khi tính ra lương tháng 13 của người lao động:

Nợ TK 622, 623, 6271, 6411, 6421

Có TK 334

Thuế thu nhập cá nhân trừ lương (nếu có)

Nợ TK 334

Có TK 3335

Thanh toán lương tháng 13

Nợ TK 334

Có TK 111,112

Chứng từ hạch toán: quyết định lương thưởng và bảng lương.hí lương tháng 13

Lưu ý về thuế thu nhập của doanh nghiệp

– Điều kiện ghi nhận chi phí lương tháng 13

Tại khoản 2 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, sửa đổi và bổ sung Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định như sau:

1. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

….

2.6. Chi tiền công, tiền lương, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

1. a) Chi tiền công, tiền lương và các khoản phải trả khác cho người lao động được doanh nghiệp hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tiễn lại không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán đúng theo hướng dẫn của pháp luật.
2. b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể ở mục điều kiện được hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: hợp đồng lao động, quy hình phạt chính của công ty, quy chế thưởng do chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc quy định, thỏa ước lao động tập thể.

Do đó, để ghi nhận chi phí lương tháng 13 là chi phí hợp lý thì doanh nghiệp phải thỏa mãn các điều kiện về hồ sơ, chứng từ như sau:

• Ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức hưởng lương tháng 13 tại một trong các hồ sơ: hợp đồng lao động, quy hình phạt chính, thỏa ước lao động tập thể, quy chế thưởng
• Quyết định lương thưởng
• Chứng từ chứng minh thanh toán lương thưởng

– Trường hợp doanh nghiệp có kết quả hoạt động kinh doanh lỗ vốn

Nếu Quy hình phạt chính nội bộ có quy định: “Tiền lương tháng 13 không phụ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp” thì khoản tiền này sẽ được ghi nhận là chi phí hợp lý để tính thuế thu nhập của doanh nghiệp.

Còn nếu Quy hình phạt chính nội bộ có quy định: “Tiền lương tháng 13 phụ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chỉ khi nào doanh nghiệp có lợi nhuận thì mới chi trả lương tháng 13” thì khoản tiền này sẽ không được ghi nhận là chi phí hợp lý để tính thuế thu nhập của doanh nghiệp.

– Thời điểm hạch toán lương tháng 13

Nếu doanh nghiệp chi tiền lương tháng 13 vào thời gian trước khi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp thì chi phí này sẽ được ghi nhận vào chi phí năm tài chính phát sinh.

Còn nếu doanh nghiệp chi tiền lương tháng 13 vào thời gian sau khi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp thì chi phí lương này sẽ được ghi nhận vào chi phí năm sau.

Ví dụ: Công ty A trích trước lương tháng 13 năm 2021 vào ngày 31/12/2021.

• Trường hợp đến tháng 2/2023, công ty chi tiền lương tháng 13 thì khoản tiền này sẽ được tính vào chi phí tài chính 2021 nếu có trọn vẹn hóa đơn, chứng từ theo hướng dẫn của pháp luật.
• Nếu công ty chi lương tháng 13 vào tháng 4/2023 (qua thời gian nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2021) thì khoản tiền này sẽ được tính vào năm 2023.

Những vấn đề có liên quan đến cách hạch toán lương tháng 13 và những thông tin cần thiết khác đã được trình bày cụ thể và chi tiết trong nội dung trình bày. Khi nắm được thông tin về cách hạch toán lương tháng 13 sẽ giúp chủ thể nắm được vấn đề một cách chính xác và rõ rang hơn.

Nếu quý khách hàng vẫn còn câu hỏi liên quan đến cách hạch toán lương tháng 13 cũng như các vấn đề có liên quan, hãy liên hệ ngay với LVN Group.

Công ty luật LVN Group chuyên gửi tới các dịch vụ tư vấn hỗ trợ pháp lý đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong thời gian sớm nhất có thể.