Văn phòng đại diện có chức năng kinh doanh không?

Để mở rộng kinh doanh, xúc tiến giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng ngoài trụ sở chính của doanh nghiệp, các doanh nghiệp thường lựa chọn việc thành lập văn phòng uỷ quyền để hoạt động được hợp pháp. Văn phòng uỷ quyền có chức năng kinh doanh không?

Văn phòng uỷ quyền là gì?

Văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và có nhiệm vụ uỷ quyền theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó theo hướng dẫn tại điều 45 của Luật Doanh Nghiệp.

Văn phòng uỷ quyền sẽ được chia thành 02 nhóm: (i) văn phòng uỷ quyền cho công ty có hiện hiện thương mại tại Việt Nam (ii) văn phòng uỷ quyền cho thương nhận nước ngoài tại Việt Nam (doanh nghiệp không có hiện diện thương mại tại Việt Nam). Trong nội dung trình bày này, chúng tôi chỉ tư vấn về các vấn đề liên quan đến văn phòng uỷ quyền công ty có hiện diện tại Việt Nam.

Vì vậy có thể thấy, chức năng của văn phòng uỷ quyền khá đơn giản chỉ phục vụ mục đích chính là:

– Giữ vài trò là văn phòng liên lạc giữa công ty với khách hàng;

– Thực hiện nghiên cứu thị trường kinh doanh, hỗ trợ cho công ty đánh giá thị trường, xúc tiến hoạt động kinh doanh

Một số lưu ý khác về văn phòng uỷ quyền như sau:

– Văn phòng uỷ quyền không được trực tiếp kinh doanh mua bán sản phẩm, hàng hóa để thực hiện hoạt động thương mại;

– Văn phòng uỷ quyền không được ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với bên thứ 3 với mục đích thương mại;

– Nghĩa vụ tài chính từ hoạt động của văn phòng uỷ quyền sẽ đều phụ thuộc vào công ty mẹ và do công ty mẹ chi trả toàn bộ

Cơ cấu tổ chức của văn phòng uỷ quyền thế nào?

Như trình bày ở trên, chức năng hoạt động của văn phòng uỷ quyền là tương đối đơn giản. Do đó, cơ cấu tổ chức của văn phòng uỷ quyền cũng đơn giản với chức danh của người đứng đâu là: Trưởng văn phòng uỷ quyền

Văn phòng uỷ quyền được phép thay mặt công ty ký kết hợp đồng để phục vụ cho hoạt động của văn phòng như thuê nhà; mua sắm trang thiết bị, kts kết hợp đồng lao động với người lao động công tác tại văn phòng…vv. Cơ cấu tổ chức của văn phòng sẽ do công ty mẹ quyết định, hoạt động theo sự cho phép của công ty mẹ.

Vốn điều lệ của văn phòng uỷ quyền

Văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ, không có tư cách pháp nhân nên khi tiến hành thành lập sẽ không đăng ký mức vốn điều lệ công ty. Như đã phân tích, công ty mẹ sẽ chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính của văn phòng, do đó, mọi chi phí hoạt động sẽ đều do công ty mẹ chi trả cho văn phòng. Thuế môn bài cho văn phòng sẽ được nộp hàng năm và sẽ do công ty mẹ nộp trên cơ sở đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ.

Nên thành lập văn phòng uỷ quyền hay chi nhánh công ty?

Việc thành lập văn phòng uỷ quyền hay chi nhánh công ty sẽ phụ thuộc vào mục địch kinh doanh của công ty. Trường hợp, mục đích của công ty chỉ là muốn có đơn vị phụ thuộc uỷ quyền cho công ty trong việc xúc tiến mối quan hệ với khách hàng, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng và không có mục đích thu lợi trực tiếp. Doanh nghiệp chỉ nên thành lập văn phòng uỷ quyền công ty.

Trường hợp doanh nghiệp muốn có 1 đơn vị kinh doanh độc lập và thu lợi trực tiếp từ việc kinh doanh, doanh nghiệp nên thành lập chi nhánh công ty để đảm bảo đơn vị phụ thuộc có thể hoạt động kinh doanh trực tiếp với khách hàng.

Văn phòng uỷ quyền có được kinh doanh?

Như đã đề cập qua văn phòng uỷ quyền không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Văn phòng uỷ quyền không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng uỷ quyền nên việc hạch toán của văn phòng uỷ quyền là phụ thuộc vào doanh  nghiệp.

Vì vậy, trong trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng và đối tác không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng uỷ quyền để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Mặt khác, đối với các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, xây dựng, tư vấn,….thì cách thức thành lập văn phòng uỷ quyền tại các tỉnh khác là một lựa chọn hợp lý.

Cần lưu ý khi tiến hành giao dịch với văn phòng uỷ quyền trong ký kết hợp đồng. Hợp đồng ký kết với văn phòng uỷ quyền là nhân danh cho doanh nghiệp, nên khi thảo luận và tiến hành ký kết hợp đồng với văn phòng uỷ quyền. Bên đối tác cần yêu cầu phía văn phòng uỷ quyền xuất trình giấy ủy quyền hợp pháp từ phía doanh nghiệp.

Nội dung của giấy ủy quyền này phải liên quan trực tiếp đến hợp đồng ký kết để tránh phát sinh tranh chấp gây tổn hại về tài chính cũng như uy tín của các bên.

Hy vọng qua nội dung trình bày trên phần nào giúp các bạn có thể nhìn nhận, đánh giá đúng quy định pháp luật doanh nghiệp đặc biệt là trả lời cho câu hỏi: Văn phòng uỷ quyền có chức năng kinh doanh không?