Về Phần mềm quản lý công việc Trello

1. Về Trello

Trello là công cụ quản lý công việc trực quan hỗ trợ các nhóm lên ý tưởng, lập kế hoạch, quản lý và ăn mừng thành tựu cùng nhau một cách hợp tác, hiệu quả và có tổ chức.

Cho dù bạn và nhóm của bạn đang bắt đầu một điều gì đó mới hoặc tìm cách sắp xếp công việc hiện tại tốt hơn thì Trello cũng sẽ thích hợp với mọi dự án. Công cụ này giúp bạn đơn giản hóa và chuẩn hóa quy trình công tác của nhóm một cách trực quan. Nhưng đừng để sự đơn giản của công cụ này đánh lừa bạn. Trello thân thiện với người dùng, nhưng vẫn có thể xử lý các dự án mạnh mẽ nhất trong nhóm của bạn.

Đây là một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về những điều bạn cần biết khi bạn mới bắt đầu với dự án đầu tiên trên Trello.

2. Tạo dự án đầu tiên trong Trello

Như với bất kỳ dự án nào, bạn cần phải quản lý rất nhiều thông tin, theo dõi trạng thái nhiệm vụ và yêu cầu sự tham gia của bên liên quan thích hợp ở mọi giai đoạn của dự án. Mục tiêu là phát triển với tốc độ ổn định và đảm bảo bạn có thể hoàn thành dự án kịp thời và trong phạm vi ngân sách—trong khi luôn cảm thấy thoải mái.

Trello có thể giúp bạn từng bước trong cả chặng đường. Chúng ta đã có thông tin cơ bản để thiết lập một bảng Trello, giờ là lúc triển khai dự án đầu tiên của bạn.

Tạo bảng

Việc tạo dựng dự án với tất cả các dữ kiện về thành viên, ý tưởng, nhiệm vụ và ngày hết hạn cũng như tối ưu hóa dự án cho phù hợp với hoạt động cộng tác nhóm có thể rất khó khăn. Rất may, bạn có thể có được một khởi đầu mới với bảng Trello, nơi bạn có thể sắp xếp tất cả mọi thứ để đáp ứng nhu cầu của mình và đạt được thành công.

• Từ tab Không gian công tác của nhóm, nhấp vào “Tạo bảng mới” hoặc nhấp vào nút dấu cộng (+) trong tiêu đề Trello ở ngay bên trái tên của bạn và chọn “Tạo bảng”.
• Đặt tên cho bảng để thể hiện công việc bạn đang làm, từ việc tổ chức sự kiện hoặc quản lý blog cho đến việc theo dõi cơ hội bán hàng hoặc tung ra sản phẩm mới.

Dữ liệu và thông tin dự án của bạn là tài sản quý giá nhất. Khi tạo bảng Trello mới, bạn sẽ có các tùy chọn để điều chỉnh cài đặt quyền riêng tư.

• Khi bạn tạo bảng, cài đặt mặc định là “Hiển thị không gian công tác”, nghĩa là mọi thành viên trong Không gian công tác đó có thể xem, tham gia và chỉnh sửa thẻ.
• Nếu bạn thay đổi cài đặt thành Riêng tư thì chỉ các thành viên của bảng cụ thể đó mới có thể nhìn thấy bảng đó. Thông thường, bạn nên đặt chế độ mặc định là Riêng tư nếu bạn đang công tác trong một dự án mang tính hạn chế hơn và không muốn các thành viên khác trong nhóm truy cập vào dự án đó. Cài đặt này phù hợp với các bảng 1:1, bảng việc cần làm cá nhân hoặc bảng chia sẻ với khách hàng.
• Bảng Công khai cho phép bất kỳ ai có liên kết dẫn đến bảng đều xem được. Bảng công khai được xếp hạng trên các công cụ tìm kiếm như Google, có nghĩa là ai ở trên internet cũng đều truy cập được vào mọi thông tin trên bảng cụ thể này. Có thể dùng cài đặt này cho dự án công cộng hoặc cho lộ trình phát triển sản phẩm được mở để lấy ý kiến phản hồi công khai. Cũng giống như các cài đặt bảng khác, bạn có thể lựa chọn chi tiết về người có thể nhận xét, thêm hoặc xóa thành viên, chỉnh sửa và tham gia bảng.

Tùy chỉnh bảng

Không có quy trình công tác nào là giống nhau, vậy tại sao bạn không tạo cho mỗi bảng một giao diện độc đáo? Trên tinh thần vui vẻ và linh hoạt, chúng tôi cho phép bạn tùy chỉnh hình nền bảng để phản ánh cá tính độc đáo của nhóm.

Bạn có thể chọn một trong các màu cơ bản, tải lên hình ảnh cá nhân của riêng bạn* hoặc chọn ảnh từ thư viện ảnh Unsplash khổng lồ để có hình nền bảng độc đáo và đẹp mắt. Bạn luôn có thể thay đổi hình nền bảng bất cứ lúc nào từ menu của bảng.

Bắt đầu cộng tác

Dù thành viên đang phụ trách một dự án hay chỉ thỉnh thoảng kiểm tra thông tin cập nhật về trạng thái dự án thì việc đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm luôn thống nhất ý kiến sẽ mang lại trải nghiệm cộng tác dự án tốt hơn.

Mời các thành viên vào bảng để họ có thể được giao nhiệm vụ và cộng tác trên bảng.

1. Từ phía trên cùng của bảng, nhấp vào “Mời” và chọn một thành viên trong nhóm để thêm vào bảng hoặc mời các thành viên theo địa chỉ email hoặc tên của họ.
2. Ở phía dưới cùng của menu Mời, bạn có thể nhận liên kết mời dễ chia sẻ cho bảng của mình. Thả liên kết đặc biệt vào kênh Slack hoặc gửi email liên kết đó cho những người liên quan ở bên ngoài để bắt đầu cộng tác. Để trở nên độc đáo hơn, bạn có thể tải xuống mã QR cho mọi người quét để mời họ vào bảng của bạn.

Đặt quyền thành viên

Đặt quyền thành viên để xác định vai trò một cách rõ ràng. Quyền thành viên mang đến cho bạn phương thức kiểm soát chi tiết để cấp quyền truy cập phù hợp cho đúng người. Làm quen với các cài đặt người dùng sau đây để đảm bảo giao thông tin phù hợp cho đúng người kiểm soát:

Bình thường: có thể xem và chỉnh sửa thẻ, họ cũng có thể chỉnh sửa một số quyền trong bảng, phụ thuộc vào cài đặt mà bạn kết hợp. Phù hợp cho các thành viên không gian công tác đang tích cực công tác trong một dự án.

Quản trị viên: có thể xem và chỉnh sửa thẻ, loại bỏ thành viên và thay đổi mọi cài đặt của bảng. Phù hợp cho trưởng nhóm hoặc người quản lý dự án, những người có toàn quyền kiểm soát đối với dự án.

Người giám sát*: có thể truy cập nội dung hiển thị trên bảng, họ không thể chỉnh sửa thẻ nhưng bạn có thể cho phép họ nhận xét, tương tác bằng emoji và tham gia theo cấp độ bạn xác định với bảng. Phù hợp cho các bảng dùng để gửi tới thông tin cho những người như khách hàng, người quản lý, bên thứ ba, v.v.

Xây dựng quy trình công tác

Danh sách trong Trello giúp bạn sắp xếp thẻ theo trạng thái. Danh sách có thể thể hiện các nội dung khác nhau, như một tập hợp gồm các ý tưởng hoặc nhiệm vụ thuộc một dự án lớn hơn. Tuy nhiên, dù đó là Kanban cơ bản, quy trình bán hàng, lịch tiếp thị hay hoạt động quản lý dự án mạnh mẽ thì điều cần thiết nhất vẫn là việc thiết lập một quy trình công tác cho cách thức công tác của nhóm.

1. Nhấp vào “Thêm danh sách” để thêm danh sách đầu tiên vào bảng và đặt tiêu đề thể hiện giai đoạn hoặc thông tin có trong danh sách đó. Tên danh sách có thể đơn giản là các bước như “Việc cần làm”, “Việc đang làm” và “Đã xong” hoặc chi tiết theo nhu cầu đối với công việc bạn đang làm. Hãy nhớ rằng: Trello hoàn toàn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của bạn nên hãy mạnh dạn đặt tên danh sách theo ý bạn!
2. Thêm số lượng danh sách bạn cần vào bảng để xây dựng quy trình công tác.

Thêm nhiệm vụ và việc cần làm

Là một đơn vị cơ bản của bảng, thẻ được sử dụng để thể hiện các nhiệm vụ và ý tưởng. Thẻ có thể được sử dụng cho việc gì đó cần thực hiện như vấn đề hỗ trợ khách hàng, thiết kế mới, bài đăng trên blog hoặc điều gì đó liên quan đến dự án mà bạn cần nhớ.

Bạn có thể nhấp vào thẻ để tùy chỉnh và đưa nhiều thông tin hữu ích vào trong thẻ. Kéo và thả thẻ qua lại giữa các danh sách để hiển thị tiến độ. Không có giới hạn về số lượng thẻ bạn có thể thêm vào bảng.

1. Thêm thẻ vào từng nhiệm vụ cần hoàn thành bằng cách nhấp vào “Thêm thẻ” trong danh sách đầu tiên. Giữ tiêu đề thẻ ngắn gọn để dễ dàng xem lướt và thấy trạng thái của từng thẻ trên bảng.
2. Để mọi người hiểu rõ về những việc cần hoàn thành, hãy nhấp vào thẻ để thêm thông tin như:

• Mô tả
• Ngày đến hạn
• Thành viên
• Danh sách công việc
• Các tệp đính kèm
• Bình luận

Cung cấp thông tin cụ thể ở mặt sau của thẻ

Như đã đề cập ở phần trước, bạn có thể nhấp vào một thẻ để mở rộng thẻ đó cũng như thêm và truy cập các thông tin chi tiết khác. Đây là “mặt sau thẻ”, nơi bạn có thể gửi tới thông tin chi tiết cụ thể hơn.

Không gian công tác có ba phần chính cần phải nghiên cứu:

1. Mô tả thẻ : Khi nhóm liên lạc hằng ngày, bạn cần có khả năng thêm và hiểu ngữ cảnh. Với thông tin phù hợp, bạn có thể bắt đầu liên lạc và giúp ngăn chặn việc thiếu liên lạc liên quan đến dự án của bạn. Đối với các thành viên không quản lý bảng hằng hàng nhưng cần kiểm tra thường xuyên, điều này có thể rất hữu ích.

Trong trường mô tả, bạn có thể thêm nhiều thông tin cụ thể hơn về thẻ như liên kết đến trang web hoặc hướng dẫn từng bước. Để thêm chi tiết vào thẻ, nhấp vào “Chỉnh sửa mô tả” ở phía đầu mặt sau thẻ. Bạn còn có thể định dạng văn bản bằng Markdown.

1. Thêm: Phần “Thêm” gửi tới cho bạn thêm các công cụ ở mặt sau của thẻ.

• Thêm Thành viên vào thẻ để phân công nhiệm vụ cho mọi người và dễ dàng biết ai đang công tác gì và những công việc nào vẫn cần phải hoàn thành.
• Thêm Danh sách công việc cho các thẻ yêu cầu nhiệm vụ con hoặc có nhiều bước để đảm bảo không bỏ sót công việc gì. Bạn còn có thể sao chép danh sách công việc từ các thẻ khác trên bảng. Để tăng độ rõ ràng và trách nhiệm giải trình, hãy chỉ định các thành viên và thêm ngày đến hạn vào các mục trong danh sách công việc bằng cách sử dụng danh sách công việc nâng cao, được gửi tới cho người đăng ký Standard và Premium.
• Thêm ngày vào thẻ để theo dõi thời hạn và các thành viên trong thẻ sẽ nhận được thông báo vào 24 giờ trước khi đến hạn. Từ menu ngày, bạn có thể chọn ngày bắt đầu và ngày đến hạn để theo dõi thời gian các dự án, nhiệm vụ bắt đầu và kết thúc. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, bạn có thể đánh dấu các ngày là đã xong.
• Thêm Tệp đính kèm từ cả máy tính và nhiều dịch vụ lưu trữ trên đám mây như Dropbox, Google Drive, Box và OneDrive.
• Bìa: Sắp xếp bảng của bạn theo cách vô cùng khoa học và trực quan. Bằng cách thêm bìa và màu cho thẻ, bạn có ngữ cảnh trực quan và khả năng gửi tới chú thích và chi tiết bổ sung. Hình ảnh đính kèm vào thẻ có thể hiển thị ở phía trước dưới dạng bìa ở kích thước trọn vẹn và bạn cũng có thể thay đổi màu của thẻ.

1. Nhận xét và Hoạt động: Có thể thêm nhận xét vào thẻ khi giao tiếp và cộng tác với các thành viên trong nhóm, như đưa ra ý kiến phản hồi hoặc thông tin cập nhật. Dùng @ để đề cập đến một thành viên của bảng hoặc nhóm trong một bình luận và họ sẽ nhận được thông báo trong Trello. Thông báo hoạt động là dòng thời gian về tất cả các nhận xét và hành động trên thẻ.

3. Tìm hiểu về các mẹo và thủ thuật hàng đầu về Trello

Làm việc vừa vui vẻ vừa hiệu quả. Tìm hiểu về các mẹo và thủ thuật trong Trello, không chỉ tăng năng suất mà còn thêm phần thú vị cho ngày công tác của nhóm bạn.

Trello là hiện thân cho tinh thần tập thể—thái độ, năng lượng và tình đồng đội cần thiết để nhóm cùng nhau hoàn thành công việc một cách tuyệt vời. Chúng tôi muốn nỗ lực hơn nữa. Các tính năng thú vị và có thể tùy chỉnh giúp mọi người hoàn thành công việc một cách thoải mái hơn và cho phép cá tính nhóm phát triển. Hãy cùng khám phá một số tính năng hấp dẫn mà nhóm chúng tôi dành riêng cho bạn!

Biến thẻ thành điểm mốc

Tùy chỉnh không giới hạn dự án của bạn bằng cách thêm nhiều tùy chọn trực quan vào thẻ. Thẻ là trụ cột của Trello: những thẻ này có thể là tác vụ, biên bản họp, báo cáo nhóm, khách hàng tiềm năng trong kinh doanh— thẻ có thể là mọi thứ!

Nhiều năm qua chúng tôi đã phát triển thẻ, khiến thẻ trở nên mạnh mẽ hơn, phù hợp với nhu cầu của bạn và thậm chí còn mang đến niềm vui. Hãy cùng xem những tính năng thần kỳ đó.

Ảnh bìa thẻ

Ảnh bìa thẻ là cách truyền tải thông tin vừa thú vị lại mạnh mẽ, không chỉ qua từ ngữ mà còn bằng cả màu sắc hay hình ảnh. Cho dù là dạng tiêu đề hay ảnh bìa trọn vẹn, bạn đều có thể thêm hình ảnh hoặc màu sắc tùy chọn vào mặt trước thẻ. Nhờ đó, bảng trông còn sinh động hơn và giúp nêu bật thông tin cụ thể. Chúng tôi biết điều này: bạn sẽ trông vào cách thức mà phán đoán về nội dung thẻ.

Với nút Ảnh bìa thẻ, bạn có thể chọn xem bạn muốn ảnh bìa nằm phía trên tiêu đề thẻ hay có chiều cao bằng với chiều cao thẻ, khi đó ảnh bìa sẽ che khuất mặt trước thẻ. Bạn có thể tải lên ảnh bìa của riêng mình, chọn ảnh trong nhiều tệp đính kèm khác nhau trên thẻ hoặc sáng tạo và chọn ảnh ngay từ thư viện Unsplash. Chúng tôi còn gửi tới cho bạn nhiều lựa chọn hơn, như là bạn có thể chọn hiển thị tiêu đề trong văn bản màu sáng hoặc tối.

Dấu tách thẻ

Chia nhỏ danh sách các thẻ của bạn bằng một dấu ngắt dòng đơn giản. Thêm 3 dấu gạch ngang (“—”) làm tiêu đề thẻ, thế là bạn đã có dấu tách thẻ! Bạn có thể di chuyển dấu tách này giữa các thẻ khi bảng của bạn tiến triển và thay đổi.

Giúp văn phòng kỹ thuật số mang đậm hơi thở con người

Văn phòng, công ty hay bất kì nỗ lực con người nào trước hết đều được tạo ra bởi con người. Con người phát triển khi họ đoàn kết xây dựng những dự án ấn tượng. Nhằm đảm bảo Trello đặt con người làm trung tâm của mọi việc, chúng tôi xây dựng một số tính năng tuy nhỏ nhưng lại thiết yếu và hấp dẫn để chắc chắn rằng công việc của bạn sẽ mang đậm hơi thở con người. Những cảm xúc hào hứng đó sẽ không chỉ khiến ngày công tác trở nên thú vị mà còn gia tăng hiệu suất cộng tác bằng cách biến việc giao tiếp trở nên nhẹ nhàng hơn, tinh tế hơn và đơn giản gần gũi với mọi người hơn.

Phản ứng bằng biểu tượng cảm xúc

Thể hiện cảm xúc của bạn trong công việc và trong ngữ cảnh! Bất kỳ ai để lại nhận xét trên thẻ Trello cũng có thể trả lời với phản ứng bằng biểu tượng cảm xúc. Vì vậy, khi những điều tuyệt vời xảy ra trong Trello, bạn đừng chỉ giới hạn cách ăn mừng ở từ ngữ—bạn cũng có thể… bộc lộ qua biểu tượng cảm xúc 😂

Để thêm phản ứng vào nhận xét, chỉ cần nhấp vào biểu tượng cảm xúc phía dưới nhận xét và chọn một biểu tượng cảm xúc

Nhãn dán

Thêm nhãn dán Trello vào thẻ để tạo nét cá tính. Bạn vừa ra mắt tính năng mới? Thêm nhãn dán con thuyền hoặc tên lửa vào mặt trước thẻ và để mọi người ăn mừng thành tích của nhóm với một nụ cười. Để tăng thêm tính sáng tạo, bạn cũng có thể làm nhãn dán GIPHY xuất hiện trên thẻ! Để sử dụng bộ nhãn dán GIPHY, hãy chuyển đến phần “Hiện Menu” ở góc trên cùng bên phải của bảng Trello. Nhấp vào “Nhãn dán” và bạn sẽ thấy các nhãn dán tĩnh hiện có của Trello (để sử dụng, bạn kéo và thả vào thẻ tùy bạn chọn). Nhập từ khóa trong ô tìm kiếm và bộ nhãn dán GIPHY sẽ hiển thị ngay trước mắt bạn.

Tung hoa giấy ăn mừng

Còn gì vui hơn việc ăn mừng tập thể. Cảm giác khi hoàn thành công việc và tác vụ giúp nhóm bạn cảm thấy tất cả nỗ lực của họ đều xứng đáng.

Hân hoan trong màn mưa hoa giấy khi bạn kéo thẻ vào danh sách cụ thể. Bạn chỉ cần đặt bất kỳ biểu tượng cảm xúc nào sau đây vào tiêu đề của danh sách tùy bạn chọn để bước lên chuyến tàu ăn mừng:

• 🎉 🎊 🎇 🎆 ✨ 👖

Kéo một thẻ vào danh sách này. Hãy trải nghiệm, nỗ lực hơn nữa

Đánh dấu là đã hoàn thành

Khi làm xong công việc trong Trello, hãy nhớ chia sẻ tin này với nhóm để không ai làm gián đoạn ngày công tác của bạn với câu hỏi về trạng thái của tác vụ (tất nhiên còn thể hiện bạn đỉnh đến mức nào).

Đây là một số cách để bạn thể hiện công việc nào đã hoàn thành:

• Tạo một danh sách “Đã xong” và di chuyển thẻ vào đó khi đã hoàn thành. Việc tạo một danh sách “Đã xong” mới mỗi tuần cho các cuộc họp ngắn và họp cải tiến là rất hợp lý.
• Nếu bạn thêm ngày đến hạn vào thẻ, đánh dấu ngày đó là đã xong bằng cách nhấp vào ô tích ở mặt sau của thẻ. Phù hiệu sẽ chuyển từ đỏ nguy hiểm sang xanh lá hiền hòa… Tuyệt!
• Tạo một nhãn để báo hiệu “đã xong” (có thể là màu hồng tiệc tùng chẳng hạn) và áp dụng nhãn này vào các thẻ đã hoàn tất.
• Đánh dấu vào ô tích “Đã xong” với Power-Up trường tuỳ chỉnh.
• Kéo và thả nhãn dán ăn mừng vào thẻ khi bạn muốn chia sẻ thành tích.
• Đạt được rồi! Khuất tầm mắt là quên ngay.

Phím tắt

Trello có nhiều phím tắt tiết kiệm thời gian, tổng thời gian tiết kiệm được này đủ để bạn nghỉ giữa giờ uống thêm cốc cà phê trong đôi ngày. Trong Trello, nhấn vào phím dấu hỏi chấm trên bàn phím để xem tất cả, hoặc nghiên cứu danh sách phím tắt tiện dụng này. Chúng tôi không thể đề cập toàn bộ, tuy nhiên dưới đây là một vài phím tắt yêu thích:

• Bạn muốn xem nhanh tất cả các thẻ của mình trên một bảng? Vậy thì Q là phím dành cho bạn.
• Thêm chính bạn vào thẻ bằng cách di chuột lên thẻ và nhấn phím cách. Thêm người khác vào thẻ bằng phím M, để tất cả tác vụ không phải của mình bạn.
• Không bao giờ bỏ lỡ ngày cần thiết nào! Thêm ngày đến hạn bằng phím D.
• Sử dụng Shift-Enter để lưu thẻ và đi ngay đến mặt sau thẻ. Đây giống như tổ hợp phím đặc biệt 2 trong 1.
• Hiện menu nhãn bằng phím L và lọc các nhãn đó bằng phím F để hiển thị nhãn cần thiết nhất đối với bạn.