Xử lý hóa đơn bán hàng xuất sai thời điểm

Hẳn bạn đọc đã không còn xa lạ gì với thủ tục xuất hóa đơn bán hàng khi mua hàng. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ chính xác và được trang bị trọn vẹn kiến thức về vấn đề trên. Vậy hóa đơn bán hàng xuất sai thời gian bị xử lý thế nào? Sau đây, Luật LVN Group sẽ giúp quý bạn đọc phân tích và nghiên cứu rõ hơn.

1. Hóa đơn bán hàng

1.1. Khái niệm

Hóa đơn bán hàng hay còn gọi là hóa đơn bán hàng trực tiếp là chứng từ do người bán lập để ghi nhận nghiệp vụ bán hàng hóa và dịch vụ của tổ chức, doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh cho các bên mua hàng. Bên mua hàng có thể là tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh, khách hàng lẻ…

Xử lý hóa đơn bán hàng xuất sai thời gian

1.2. Đối tượng

Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng bao gồm:

• Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân sản xuất kinh doanh tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. 
• Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa có chịu thuế tiêu thụ đặc biệt
• Tổ chức, doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ tính và nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. 

1.3. Công dụng 

• Hóa đơn đầu vào có vai trò cần thiết trong việc hạch toán của kế toán và theo dõi các khoản chi phí cho doanh nghiệp, tổ chức. 
• Hóa đơn bán hàng có vai trò như một chứng từ thuế phục vụ cho quá trình kê khai nộp thuế và công tác thanh tra của cục thuế. 
• Đối với việc xuất khẩu hàng hóa, hóa đơn bán hàng có vai trò như một chứng từ giao dịch quốc tế thế hiện giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.

2. Xuất hóa đơn bán hàng là gì?

Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn theo hướng dẫn và giao cho khách hàng. Hóa đơn phải được lập ngay khi gửi tới hàng hóa, dịch vụ theo đúng các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hóa đơn.

Doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT phải sử dụng hóa đơn GTGT, kể cả trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.

Tuy nhiên khi doanh nghiệp xuất hóa đơn giá trị gia tăng phải hợp lý, chặt chẽ và đúng nguyên tắc theo hướng dẫn của luật và đơn vị tài chính thì hóa đơn đó mới được đơn vị thuế chấp nhận.

• Các chứng từ cần thiết đối với một chứng từ GTGT mua vào hoặc bán ra
• Hợp đồng mua, hợp đồng bán hàng hóa (Hợp đồng mua bán hàng hoá), trong trường hợp Hợp đồng không ghi chi tiết danh mục các mặt hàng bán ra cần có Phụ lục Hợp đồng ghi chi tiết danh mục hàng hoá mua vào hoặc bán ra)
• Phiếu xuất kho; phiếu nhập kho đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào
• Phiếu thu, phiếu chi ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán

Tại các văn bản và chứng từ nêu trên đều phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo đúng qui định của pháp luật. Chỉ xuất chứng từ đối với các hàng hóa doanh nghiệp kinh doanh đã được đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và đầu tư  và đơn vị đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Khi xuất hóa đơn phải ghi đúng mức thuế xuất áp dụng theo hướng dẫn của Bộ tài chính đối với những hàng hóa, dịch vụ đó. Đặc biệt doanh nghiệp cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn nếu không sẽ đang ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao.

3. Hóa đơn bán hàng xuất sai thời gian

3.1. Quy định

• Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hoá là thời gian chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
• Theo quy định trên, đối với hoạt động dịch vụ, ngày xuất hóa đơn là ngày hoàn thành dịch vụ hoặc ngày thu tiền (nếu thu tiền trước khi dịch vụ hoàn thành)
• Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời gian nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập chứng từ cho khối lượng, giá trị hàng hoá, dịch vụ được giao tương ứng.
• Theo quy định trên, đối với xây dựng, ngày xuất hóa đơn là ngày nghiệm thu, bàn giao.
• Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
• Ngày lập chứng từ đối với hoạt động gửi tới điện sinh họat, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc gửi tới dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hoá, dịch vụ gửi tới căn cứ thoả thuận giữa đơn vị gửi tới dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.
• Ngày lập hóa đơn đối với hàng hoá, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thoả thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.

3.2. Hậu quả pháp lý

Căn cứ điều 24 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ:

• Phạt cảnh cáo

Doanh nghiệp bị phạt cảnh cáo khi lập hóa đơn không đúng thời gian nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.

Mức phạt cảnh cáo là mức phạt nhẹ nhất khi lập hóa đơn sai thời gian.

• Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng

Doanh nghiệp bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời gian nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp phạt cảnh cáo.

• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng

Doanh nghiệp bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời gian theo hướng dẫn của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại 2 điểm trên.

Trường hợp này là hành vi lập hóa đơn không đúng thời gian dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế.

• Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng

Doanh nghiệp bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, gửi tới dịch vụ cho người mua theo hướng dẫn.

Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu và phân tích của chúng tôi về hóa đơn bán hàng xuất sai thời gian, cũng như các vấn đề pháp lý phát sinh có liên quan. Hi vọng có thể trả lời giúp cho bạn đọc những thông tin cơ bản cần thiết, góp phần giúp quá trình thực hiện thủ tục trên thực tiễn diễn ra thuận lợi hơn. Trong quá trình nghiên cứu, nếu như quý bạn đọc còn câu hỏi hay quan tâm, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được trả lời.