Ý nghĩa của công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức

1. Văn thư là gì?

Văn thư được hiểu là các công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tổ chức, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Trong hoạt động của các đơn vị nhà nước hay tại các doanh nghiệp lớn thì bộ phận văn thư hành chính là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một trong số những nhiệm vụ khác có liên quan đến công tác hành chính tại đơn vị.

2. Công tác văn thư là gì?

Theo như Thông tư số 04/2013/TT-BNV thì: Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tổ chức, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Có thể nói công tác văn thư là một trong những hoạt động cần thiết của tất cả các đơn vị, doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị, đơn vị nhà nước. Các Cơ quan Đảng , nhà nước, đoàn thể nếu muốn thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình thì đều cần dùng đến các công văn, giấy tờ nhằm phổ biến các chủ trương, đường lối, chính sách nhằm phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, sự kiện xảy ra trong hoạt động hàng ngày.

Đặc biết đối với văn phòng cấp ủy là đơn vị trực tiếp giúp việc cho các cấp ủy tổ chức điều hành bộ máy hoạt động, đồng thời còn là trung tâm thông tin tổng hợp nhằm phục vụ cho lãnh đạo.

3. Ý nghĩa của công tác văn thư

Làm tốt công tác văn thư bảo đảm gửi tới trọn vẹn thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các đơn vị, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với đơn vị cấp trên, chỉ đạo đơn vị cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng trọn vẹn, chính xác và kịp thời thì hoạt động của đơn vị càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được gửi tới từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:

– Giúp lãnh đạo các đơn vị, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và đơn vị. Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và đơn vị là rất cần thiết. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và đơn vị.

– Đảm bảo giữ gìn trọn vẹn chứng cớ về hoạt động của các đơn vị, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các đơn vị, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại trọn vẹn, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các đơn vị, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của đơn vị.

– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị-xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của đơn vị, tổ chức đều được văn bản hoá. Giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ trọn vẹn, nộp lưu vào lưu trữ đơn vị đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.