Tổ chức hội nghị hội thảo là một hoạt động phát triển và áp dụng phổ biến hiện nay trong cuộc sống mà các đơn vị doanh nghiệp đang ngày một đưa ra những chiến lược mở rộng đưa doanh nghiệp đến với những tương lai phát triển bền vững và mạnh nhất. Các chương trình sự kiện tổ chức hội nghị, hội thảo thường liên quan đến chiến lược bán hàng, kinh doanh hay có thể là chương trình hội thảo ra mắt sản phẩm, công nghệ mới. Công ty LVN Group gửi tới dịch vụ đăng ký hội nghị, hội thảo, phòng trưng bày VPĐD tại TPHCM, hãy cùng nghiên cứu qua nội dung trình bày sau.
I. Hội nghị, hội thảo, phòng trưng bày .
1. Hội nghị khách hàng
Tiếng anh là Customer Conference. Hội nghị khách hàng là hoạt động sự kiện thường niên của các doanh nghiệp.
Được tổ chức diễn ra vào thời gian giữa năm hoặc gần cuối năm. Mà khách mời chính của sự kiện này ở đây chính là những khách hàng hay là những đối tác chiến lược của công ty, doanh nghiệp.
2. Hội thảo (hay còn gọi là Seminar Conference)
Là sự kiện được tổ chức thường niên với mục tiêu hướng tới là xây dựng những mối quan hệ hợp tác mới, duy trì những mối quan hệ lâu năm và phát triển trên con đường sau này.
Hoạt động chính trong buổi hội nghị, hội thảo thường hướng tới chủ đề nhất định, đây là nơi chia sẻ kinh nghiệm, giao lưu, trao đổi kiến thức từ các khách mời khác nhau.
Là cơ hội xây dựng hình ảnh, thương hiệu trước các đơn vị truyền thông, tạo điều kiện thuận lợi hợp tác với các đơn vị, đối tác mới khi tham gia hội nghị, hội thảo.
3. Mục tiêu của hội nghị, hội thảo.
- Tổ chức quảng bá thương hêu, sản phẩm, dịch vụ…
- Giúp khách hàng hiểu hơn về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, từ đó thắt chặt mối quan hệ với khách hàng.
- Tăng độ uy tín, tin cậy.
- Hiểu rõ hơn khách hàng của bạn có nhu cầu thế nào.
4. Phòng trưng bày
hay còn gọi là showroom là một không gian độc lập hoặc liên hoàn rộng lớn được sử dụng làm vị trí để giới thiệu, tiếp thị các sản phẩm để bán của doanh nghiệp. Mục đích tồn tại của showroom chính là show ra những mặt hàng đẹp nhất, chất lượng tốt nhất để thu hút sự chú ý của khách hàng. Nhờ vào “trợ thủ đắc lực” showroom này, doanh nghiệp sẽ bán được nhiều sản phẩm hơn và thu về lợi nhuận lớn.
5. Văn phòng uỷ quyền là gì?
Khoản 1 điều 37 Luật doanh nghiệp năm 2005 có viết:
“Văn phòng uỷ quyền là đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp, có nhiệm vụ uỷ quyền theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng uỷ quyền theo hướng dẫn của pháp luật”.
Vì vậy, văn phòng uỷ quyền là đơn vị uỷ quyền của các tổ chức kinh tế, văn hoá, xã hội, pháp lí của nước ngoài tại Việt Nam hoặc của Việt Nam đặt tại nước ngoài.
Chức năng của văn phòng uỷ quyền:
- Văn phòng uỷ quyền có nhiệm vụ xúc tiến xây dựng các dự án, chương trình hợp tác kinh tế, khoa học, kĩ thuật, công nghệ được thực hiện tại địa điểm đó. Quan tâm và giám sát việc thực hiện những hợp đồng kinh tế, thương mại, khoa học – kĩ thuật đã được kí kết giữa công ty và đối tác tại địa phương.
- Văn phòng uỷ quyền không trực tiếp kinh doanh, làm dịch vụ và thu tiền tại Việt Nam dưới mọi cách thức. Trưởng Văn phòng uỷ quyền và chuyên viên công tác trong Văn phòng uỷ quyền không được kí kết hợp đồng kinh tế, thương mại với các doanh nghiệp Việt Nam nếu không có giấy tờ hợp pháp của công ty chủ quản hoặc giám đốc điều hành của tổ chức kinh tế.
Hội nghị, hội thảo trở thành sự kiện phổ biến, là ưu tiên lựa chọn của các công ty doanh nghiệp, với nhiều mục tiêu hướng tới khác nhau nhưng đều hướng tới sự phát triển của doanh nghiệp trên con đường sau này.
Để tổ chức hội nghị, hội thảo yêu cầu cần sử tỉ mỉ, chu đáo, cần tới sự hỗ trợ từ nhiều phía, tạo nên một tổng thể chất lượng, thành công cho sự kiện.
Vì vậy doanh nghiệp muốn tổ chức hội nghị, hội thảo, phòng trưng bày VPĐD tại TPHCM thì cần phải nộp đơn đăng ký tại Sở công thương TP.HCM.
II. Đăng ký hội nghị, hội thảo, phòng trưng bày VPĐD tại TPHCM.
1. Quy trình đăng ký hội nghị, hội thảo, phòng trưng bày VPĐD tại TPHCM.
Bước 1:Chuẩn bị trọn vẹn hồ sơ theo hướng dẫn của pháp luật.
Bước 2:
Nộp hồ sơ tại Bộ phận Nhận trả hồ sơ của Sở Công Thương TP.
HCM (59-61 Lý Tự Trọng, quận 1, TP. HCM).
Thời gian nhận hồ sơ: Từ thứ Hai đến thứ Sáu – Trong giờ hành
chính.
Khi nhận hồ sơ, Sở Công Thương kiểm tra tính trọn vẹn và hợp lệ
của các giấy tờ trong hồ sơ:
– Trường hợp hồ sơ đã trọn vẹn, hợp lệ thì viết giấy hẹn và giao
cho người nộp.
– Trường hợp hồ sơ chưa trọn vẹn hoặc chưa hợp lệ sẽ hướng dẫn
người nộp bổ sung và hoàn thiện hồ sơ trong vòng 03 ngày làm
việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
Bước 3:
Căn cứ vào ngày hẹn trên giấy biên nhận đến nhận kết quả tại Bộ
phận tiếp nhận hồ sơ – Sở Công Thương TP.Hồ Chí Minh.
2. Hồ sơ cần chuẩn bị:
Thành phần hồ sơ:
+ Đơn đề nghị tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng, giới thiệu sản phẩm, mở
phòng trưng bày (theo mẫu).
+ Danh sách khách tham dự.
+ Nội dung chương trình.
+ Bản sao hộ chiếu/CMND của người chủ trì, thuyết trình viên.
* Số bộ hồ sơ:
+ 01 bộ :Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai Văn bản qui định.
+ Đơn đề nghị mở phòng trưng bày.
III. Dịch vụ đăng ký hội nghị, hội thảo, phòng trưng bày VPĐD tại TPHCM do công ty LVN Group gửi tới.
Để thuận lợi cho việc tổ chức hội nghị, hội thảo, phòng trưng bày VPĐD. Công ty LVN Group gửi tới dịch vụ các thủ thục đăng ký hội nghị, hội thảo, phòng trưng bày VPĐD tại TPHCM.
- Dựa trên các yêu cầu và hồ sơ khách hàng gửi tới, LVN Group sẽ phân tích, đánh giá tính hợp pháp, sự phù hợp với yêu cầu thực hiện công việc.
- LVN Group sẽ giúp khách hàng soạn thảo, chuẩn bị những hồ sơ cần có.
- Giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, sẽ trực tiếp công tác, nộp hồ sơ tới Sở công thương đến khi đăng ký thành công.
Hãy liên hệ tới công ty LVN Group để được tư vấn rõ hơn.