Email là gì? Gửi Email, nhận email, check email có lẽ là những từ không còn xa lạ với bất kì ai nữa. Nhưng thật sự bạn đã hiểu hết về phương thức gửi thư điện tử này? Và có câu hỏi tại sao phải có một địa chỉ hay tài khoản Email, sao tên địa chỉ lại buộc phải vậy? Tuy khái niệm email không lạ nhưng chưa hẳn chúng ta đã hiểu sâu về nó. Chúng tôi sẽ giúp bạn có được một khối thông tin tổng quát về Email cho bạn sử dụng.
Email là gì?
Email là viết tắt của cụm từ Electronic Mail, đó là một phương thức trao đổi thư kỹ thuật số giữa những người cùng sử dụng các thiết bị kỹ thuật số như máy tính, laptop, điện thoại di động, máy tính bảng và một số thiết bị khác,….
Phương thức này được thực hiện trong một thời gian ngắn vừa gửi và vừa nhận thư.
Những Email này để gửi các thư dạng văn bản, mặt khác người gửi có thể đính kèm thêm các file đa phương tiện khác: file đồ họa, video hoặc hình ảnh.
Phương thức gửi thư này là cách gửi thư nhanh nhất, có thể gửi thư đến khắp mọi nơi trên thế giới chỉ trong vòng vài giây chớp nhoáng.
Chính vì vậy Email đóng một vai trò cần thiết, giúp mọi người có thể liên lạc với nhau một cách dễ dàng. Email đóng vai trò hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp lớn và vừa, bên cạnh hỗ trợ cá nhân trong việc trao đổi thư hay văn bản cần thiết.
Cấu trúc một địa chỉ Email
Cấu trúc của một địa chỉ email gồm 2 phần cơ bản, đó là:
– Tên hộp thư: Phần tên hộp thư sẽ đứng trước ký tự @, được viết liền không dấu và do người dùng tự đặt. …
– Tên miền: Đây là tên miền của nơi gửi tới dịch vụ thư điện tử và sẽ đứng sau ký hiệu @.
Ví dụ về tên: Nguyenminhtam@yahoo.com chính là một địa chỉ email.
Phần Tên Email: ở đây là Nguyenminhtam, là phần xác định hộp thư, để cho dễ nhớ, phần này hay mang tên của người chủ ghép với một vài ký tự đặc biệt. Phần tên này thường do người đăng ký hộp thư điện tử đặt ra. Phần này còn được gọi là phần tên địa phương.
Phần Tên Miền: là tên miền của nơi gửi tới dịch vụ thư điện tử, ngay sau phần Tên Email bắt đầu bằng chữ “@” nối liền sau đó là Tên miền.
Email bao gồm những nội dung gì?
Một lá thư tính điện tử – Email gồm hai phần chính: Phần đầu (header) và phần chính (body).
– Header: được cấu trúc bởi các trường như thông tin tóm tắt, người gửi, người nhận và các thông tin khác về email. Một header bao gồm các trường sau:
+ From (Từ): chứa địa chỉ email và là tên của người gửi.
+ To (Tới): chứa địa chỉ email và có thể là tên của người nhận thư chính.
+ Cc (Carbon copy): những người sẽ nhận bản sao của thư đó, như một người nhận chính. Mọi người được nhận thư sẽ nhìn thấy danh sách địa chỉ mail của những ai đã nhận như họ.
+ Bcc (Blind carbon copy): những người này nhận một bản sao thư tín của người nhận chính. Người nhận thư sẽ không thấy địa chỉ email của những người được nhận thư như họ, họ chỉ nghĩ là mình họ nhận được.
+ Subject: một bản tóm tắt ngắn về chủ đề của tin nhắn.
+ Date: ngày và thời gian địa phương thư tín được viết.
– Body: nội dung được soạn dưới dạng văn bản chứa thông điệp chính.
Email gồm mấy loại?
Email là công cụ giao tiếp được dùng khá phổ biến trên internet hiện nay và được mọi người sử dụng nhiều nhất là email cá nhân và email doanh nghiệp.
Email cá nhân
Email cá nhân là tài khoản thư điện tử của mỗi cá nhân. Đuôi của email cá nhân là tên miền của nhà gửi tới dịch vụ gửi mail, đuôi email thông thường chỉ là tên miền của nhà gửi tới là @yahoo.vn hay @gmail.com
Với loại email này, các dữ liệu, thông tin trong email được lưu giữ trong hộp thư cá nhân.
Trong công việc nếu đội ngũ chuyên viên sử dụng email cá nhân để công tác, mọi dữ liệu, thông tin của công ty sẽ nằm trên email này và công ty không thể chủ động quản lý nó. Và khi chuyên viên nghỉ việc, các thông tin, dữ liệu này công ty cũng có thể bị “mất” luôn, không thể thu hồi.
Mặt khác, email cá nhân thường chỉ có các tính năng cơ bản, hệ thống bảo mật, chống virus, spam thấp nên dễ bị xâm nhập, mất tài khoản.
Email doanh nghiệp
Email doanh nghiệp là địa chỉ email thuộc sở hữu của công ty, dùng để trao đổi liên lạc trong hoạt động của công ty với đối tác hay khách hàng.
Email cá nhân chỉ là tài khoản thư điện tử của 1 cá nhân duy nhất, thì email doanh nghiệp được đặt theo cấu trúc đuôi là tên miền riêng của website doanh nghiệp, tên miền là tài khoản thư điện tử của công ty, gửi tới cho các chuyên viên của công ty sử dụng, đuôi email là tên của chính doanh nghiệp ví dụ: @ods.vn,…
Trong công việc mỗi chuyên viên có 1 địa chỉ email riêng cho doanh nghiệp gửi tới, thì khi chuyên viên nghỉ việc thì công ty có thể thu hồi nó về, các dữ liệu cũng được lưu trữ trong phạm vi an toàn.
Các chức năng và lợi ích của email?
Rút ngắn thời gian, khoảng cách giữa việc nhận thư và gửi thư
So với việc trước kia chúng ta gửi một bức thư bằng bưu điện, việc gửi mail thực sự đơn giản và nhanh hơn nhiều. Thư gửi bưu điện ít nhất 2 – 3 ngày mới có thể hoàn thành việc chuyển và nhận, thông tin truyền đi chậm. Quãng đường từ nhà gửi đến bưu điện, từ bưu điện này đến bưu điện khác là một vấn đề lớn. Nay email thật đơn giản, bạn chỉ cần vài giây hoặc nhiều hơn là một phút để gửi và nhận thư.
Tiết kiệm chi phí cho quá trình chuyển thư từ nơi này sang nơi khác
Chỉ cần có thiết bị kết nối Internet là bạn có thể chủ động gửi thư mọi lúc, mọi nơi, không cần phải trả phí cho việc vận chuyển thư, chuyển phát nhanh như gửi bưu điện.
Không mất nhiều thời gian cho việc viết thư
Thay vì ngồi hàng giờ nắn nót viết nội dung thư, với thư điện tử bạn chỉ cần gõ bàn phím, chỉnh sửa trên các công cụ Word, Excel,… và gửi khi đã hoàn thành, tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Chứa nhiều nội dung thông tin trong một lần gửi
Bạn có thể chuyển thư dưới dạng văn bản, và đính kèm File nếu bạn muốn: File Word, Excel, hình ảnh, video cần thiết.
Tính bảo mật cao
Mỗi email sẽ là một tài khoản riêng với mật khẩu riêng, tên miền khác nhau cho phép bạn đảm bảo chỉ cá nhân biết mật khẩu mới có thể đăng nhập.
Giải đáp có liên quan
Ưu điểm của email là gì?
– Gửi nhận thư toàn cầu: có thể gửi thư từ Việt Nam đến bất cứ một nơi nào trên thế giới nhanh chóng.
– Gửi nhận thư ngay lập tức, và hoàn toàn miễn phí: sự nhanh chóng, tiện lợi so với thư thông thường là không phải tốn tiền mua tem, không tốn tiền đi mua bao thư, mất nhiều ngày để vận chuyển thư.
– Thư kèm File đính kèm, đảm bảo nhiều nội dung được gửi và nhận.
– Lưu trữ được lâu, thân thiện dễ sử dụng: Thư sẽ nằm trong hộp thư của bạn cho đến khi nào bạn xóa nó đi, nên bạn không lo việc nó được lưu trữ được không. Có thể dễ dàng kiểm tra email (thư điện tử) bất kỳ lúc nào chỉ cần có kết nối Internet..
Nhược điểm của email là gì?
So với một bức thư tay người nhận sẽ đánh giá cao bức thư tay hơn vì nó chứa sự thành ý viết từng chữ một của bạn, nó thể hiện sự tôn trọng với người nhận, với nội dung thư, phần lớn là sự tôn trọng thời gian người viết bỏ ra để viết và đi gửi thư, hơn là một bức thư điện tử thô cứng.
Bị spam rác khá nhiều, vấn đề các email lừa đảo thường xuyên có, làm cho những ai không có hiểu biết dễ bị lừa hay ăn cắp thông tin.
Cách thức hoạt động của email thế nào?
Hoạt động của hệ thống thư điện tử hiện nay như sau:
Anh dùng phần mềm điện tử (Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express, Netscape Communicator, hay Eudora) của mình để soạn một lá thư có địa chỉ người nhận là Trâm với địa chỉ là Tram@b.org.
Anh nhấn nút Send và phần mềm thư điện tử của A áp dụng SMTP (giao thức truyền tải thư) để gửi mẫu thông tin lá thư đến MTA (máy chủ thư điện tử) của. Ví dụ này máy chủ này là smtp.a.org được gửi tới từ dịch vụ Internet của A.
MTA này sẽ đọc địa chỉ chỗ nhận (tram@b.org) và dựa vào phần tên miền nó sẽ tìm hỏi địa chỉ của tên miền này, nơi có máy chủ sẽ nhận email gửi đến, qua Hệ thống Tên miền.
MTA sẽ chấp nhận tất cả mẫu thông tin từ người gửi bất kỳ và tìm mọi cách để phân nó về đến máy đích.