Thương nhân nước ngoài dự kiến đặt trụ sở văn phòng uỷ quyền ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao tại Việt Nam cần phải thực hiện thủ thành lập văn phòng uỷ quyền tại đơn vị có thẩm quyền. Kết quả của thủ tục tục chính là giấy phép thành lập VPĐD. Đối với những trường hợp sắp hết hạn giấy phép, thương nhân nước ngoài bắt buộc phải thực hiện gia hạn giấy phép, nếu muốn tiếp tục hoạt động tại Việt Nam. Để hỗ trợ những VPĐD có nhu cầu gia hạn, LVN Group xin gửi tới dịch vụ Gia hạn giấy phép thành lập VPĐD của thương nhân nước ngoài.
1. Điều kiện để gia hạn giấy phép thành lập VPĐD của thương nhân nước ngoài
Gia hạn giấy phép hoạt động là thủ tục bắt buộc mà văn phòng uỷ quyền (VPĐD) nước ngoài phải tuân thủ khi hết hạn ghi trên giấy phép. Để gia hạn hoạt động, văn phòng uỷ quyền của thương nhân phải đáp ứng những điều kiện sau:
- Văn phòng uỷ quyền không thuộc các trường hợp bị thu hồi giấy phép vì: Không thực hiện nghĩa vụ báo cáo về hoạt động theo hướng dẫn; Không hoạt động trong vòng 01 năm và không phát sinh các giao dịch với Cơ quan cấp giấy phép.
- Giấy phép kinh doanh, giấy phép thành lập hoặc các giấy tờ khác tương đương của công ty mẹ còn thời hạn.
- Giấy phép thành lập văn phòng uỷ quyền còn thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi tiến hành thủ tục gia hạn.
2. Hồ sơ gia hạn giấy phép hoạt động VPĐD thương nhân nước ngoài
Để gia hạn giấy phép hoạt động VPĐD thương nhân nước ngoài, cần phải có hồ sơ gồm những giấy tờ sau:
- Đơn đề nghị gia hạn giấy phép thành lập Văn phòng uỷ quyền.
- Giấy phép công ty mẹ hoặc giấy tờ khác có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài.
- Giấy phép thành lập Văn phòng uỷ quyền đã được cấp.
- Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất. Các giấy tờ quy định tại điểm này phải dịch ra tiếng Việt Nam và được đơn vị uỷ quyền ngoại giao, đơn vị lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận và thực hiện việc hợp pháp hoá lãnh sự theo hướng dẫn của pháp luật Việt Nam;
- Tài liệu, chứng từ chứng minh Văn phòng uỷ quyền thực hiện trọn vẹn các nghĩa vụ thuế TNCN cho Trưởng Văn phòng uỷ quyền và chuyên viên.
- Các tài liệu, chứng từ cần thiết khác.
Lưu ý: Đối với các giấy tờ do đơn vị có thẩm quyền ở nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và công chứng dịch thuật tư pháp sang tiếng Việt.
3. Quy trình, thủ tục gia hạn giấy phép văn phòng uỷ quyền thương nhân nước ngoài
Quy trình, thủ tục gia hạn giấy phép văn phòng uỷ quyền thương nhân nước ngoài gồm các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ xin gia hạn giấy phép hoạt động VPĐD thương nhân nước ngoài.
Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ:
- Sở Công thương cấp giấy phép với các văn phòng uỷ quyền thương nhân nước ngoài đặt trụ sở ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất.
- Ban quản lý khu công nghiệp cấp giấy phép thành lập Văn phòng uỷ quyền thương nhân nước ngoài đặt trụ sở trong các khu công nghiệp, khu chế xuất.
Bước 2: Cơ quan cấp giấy phép kiểm tra tính trọn vẹn và hợp lệ của các giấy tờ có trong hồ sơ.
Bước 3: Trường hợp việc gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng uỷ quyền chưa được quy định tại luật chuyên ngành, đơn vị cấp giấy phép phải lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ quản lý chuyên ngành.
Bước 4: Cấp Giấy phép thành lập văn phòng uỷ quyền cho thương nhân nước ngoài với thời hạn mới hoặc văn bản từ chối có nêu rõ lý do.
Thời gian hoàn thành gia hạn giấy phép hoạt động VPĐD nước ngoài:
Trong vòng 10-15 ngày công tác (trừ thứ Bảy, Chủ nhật, ngày lễ) kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ.
Lệ phí thực hiện thủ tục: 1.500.000 đồng.
4. Một số lưu ý khi gia hạn giấy phép hoạt động VPĐD nước ngoài tại Việt Nam
Lưu ý liên quan đến giấy phép lao động, thẻ tạm trú
Khi gia hạn giấy phép hoạt động VPĐD, ngoài xin cấp giấy phép mới, văn phòng uỷ quyền nên xem xét xin cấp mới (hay còn gọi là gia hạn) giấy phép lao động, thẻ tạm trú cho người nhân sự nước ngoài công tác tại văn phòng uỷ quyền (nếu có). Văn phòng có thể thực hiện các thủ tục này đồng thời để tiết kiệm chi phí.
Quy định về xử lý vi phạm nếu không gia hạn giấy phép VPĐD nước ngoài khi đã hết hạn
Văn phòng uỷ quyền của thương nhân nước ngoài có thể bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi tiếp tục hoạt động sau khi giấy phép hoạt động hết hạn nhưng không đăng ký gia hạn (Theo Khoản 4, Điều 86 Nghị định 185/2013).
Có được phép gia hạn giấy phép hoạt động VPĐD nước ngoài khi đã hết hạn được không?
Theo quy định việc gia hạn giấy phép hoạt động VPĐD phải được thực hiện trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày giấy phép hết hạn nếu thương nhân nước ngoài vẫn có nhu cầu duy trì hoạt động.
Do đó, trường hợp đã quá hạn pháp luật quy định cho phép gia hạn giấy phép hoạt động văn phòng uỷ quyền nước ngoài và đến thời gian giấy phép hết hạn thì thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng uỷ quyền và thành lập văn phòng uỷ quyền thương nhân nước ngoài mới.
Trên đây là toàn bộ thông tin do LVN Group gửi tới về Gia hạn giấy phép thành lập VPĐD của thương nhân nước ngoài.