Căn cứ vào Điều 120 Bộ luật Lao động năm 2019, hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

Một là, văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.

Hai là, nội quy lao động.

Ba là, văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Bôn là, các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Như vậy, với những yêu cầu nêu trên trong hồ sơ đăng ký nội quy lao động của người sử dụng lao động gửi đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc úy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh (trụ sỏ chính) sẽ giúp cơ quan quản lý nhà nước về lao động thuận tiện nắm bắt các nội dung tại nội quy lao động có đúng với quy định của pháp luật hay chưa, bảo đảm được quyền và lợi ích chính đáng của người lao động hay không, từ đó có cách ứng xử hợp lý.

Luật LVN Group phân tích chi tiết quy định về hồ sơ đăng ký nội quy lao động, như sau:

 

1. Nội quy lao động là gì ?

– Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định về các quy tắc xử sự mà người lao động có trách nhiệm bắt buộc phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động, quy định về các hành vi kỷ luật lao động, cách thức xử lý và trách nhiệm vật chất. Nội quy lao động không chỉ cần thiết cho đơn vị sử dụng lao động mà còn có ý nghĩa thiết thực đối với chính bản thân người lao động. Vì chỉ khi biết rõ nhiệm vụ của mình và các những chế tài có thể bị mắc phải thì người lao động mới tránh được những vi phạm, góp phần nâng cao năng suất lao động.

– Quy định về nội quy lao động có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động và xử lý kỷ luật lao động, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho người lao động khi tham gia quan hệ lao động.

* Các quy định của pháp luật về nội quy lao động:

– Thứ nhất: Về thẩm quyền và phạm vi ban hành nội quy lao động.

+ Theo quy định tại khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019 có quy định Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản. Và tại Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ có hiệu lực từ ngày 01/02/2021 về quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động có quy định: 

Nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì phải ban hành nội quy lao động và phải lập thành văn bản.

Nếu người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

+ Việc ban hành nội quy lao động làm công cụ quản lý lao động trong đơn vụ sử dụng lao động vừa là quyền vừa là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng lao động. Việc ban hành nội quy lao động có ý nghĩa quan trọng, giúp người sử dụng lao động thiết lập và duy trì kỷ luật lao động ở đơn vị, từ đó thực hiện quyền quản lý lao động một cách hiệu quả.

– Thứ hai: Về nguyên tắc ban hành nội quy lao động

+ Nội dung nội quy lao động không được trái với quy định của pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan.

+ Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

+ Nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

– Thứ ba:  09 nội dung cơ bản của hợp đồng.

+ Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

+ Trật tự tại nơi làm việc;

+ An toàn, vệ sinh lao động;

+ Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

+ Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;

+ Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;

+ Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;

+ Trách nhiệm vật chất;

+ Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

– Thứ tư: Về thủ tục ban hành nội quy lao động.

+ Trước khi ban hành, sửa đổi và bổ sung nội quy lao động thì người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Quy định như trên là rất cần thiết vì tổ chức đại diện người lao động là tổ chức bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động. Do vậy, người sử dụng lao động phải tôn trọng và phải tham khảo ý kiến của họ trước khi ban hành nội quy lao động của đơn vị.

+ Mặt khác, để đảm bảo cho việc ban hành nội quy lao động đúng quy định của pháp luật thì người sử dụng lao động phải thông báo nội quy lao động tới người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết tại những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

 

2. Thủ tục ban hành nội quy lao động.

  • Bước 1: Soạn thảo nội quy lao động.

+ Theo quy định tại khoản 3 Điều 188 Bộ luật Lao động năm 2019 thì có quy định trước khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải lấy ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở. Mục đích của quy định này nhằm tạo điều kiện cho tổ chức đại diện tập thể người lao động tại cơ sở đóng góp ý kiến đối với bản nội quy lao động, kịp thời bảo vệ người lao động nếu nội quy lao động có nhưng quy định trái với quy định của pháp luật gây bất lợi cho người lao động.

+ Do đó, một bản nội quy lao động được ban hành mà không có sự tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động thì sẽ được coi là không hợp pháp, là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử lý vi phạm hành chính.

  • Bước 2: Đăng ký nội quy lao động.

Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

+ Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

+ Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Nếu nội quy lao động có quy định trái với quy định pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh thông báo hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ dung  và đăng ký lại.

+ Nội quy lao động sẽ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

  • Bước 3: Thông báo nội quy lao động.

Khi nội quy có hiệu lực pháp luật, người sử dụng lao động phải thồn báo đến người lao động và những điểm chính của nội quy phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

 

3. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

– Căn cứ Điều 120 Bộ luật lao động năm 2019 thì hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

+ Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

+ Nội quy lao động;

+ Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;

+ Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

– Việc quy định về hồ sơ đăng ký nội quy lao động của Bộ luật Lao động năm 2019 về cơ bản vẫn giống theo quy định về hồ sơ đăng ký nội quy lao động của Bộ luật Lao động năm 2012.

Trên đây là bài tư vấn của chúng tôi, mọi thắc mắc quý khách hàng xin vui lòng liên hệ số Tổng đài tư vấn pháp luật lao động trực tuyến qua số Hotline 1900.0191 để được giải đáp. Xin chân thành cảm ơn!