Hợp đồng là một cam kết giữa hai hay nhiều bên để làm hoặc không làm một việc nào đó trong khuôn khổ pháp luật. Hợp đồng thường gắn liền với dự án, trong đó một bên thỏa thuận với các bên khác thực hiện dự án hay một phần dự án cho mình. Trong nội dung trình bày này LVN Group sẽ giới thiệu đến bạn đọc Hướng dẫn cách kiểm tra chữ ký số trên hợp đồng.
Hướng dẫn cách kiểm tra chữ ký số trên hợp đồng
1. Chữ ký số là gì?
Chữ kỹ số hay còn có tên gọi khác là token. Đây được xem là một thiết bị dùng để kết nối với doanh nghiệp trong công nghệ số hoá. Khi doanh nghiệp đã sở hữu chữ ký số, việc thực hiện các thủ tục khai báo thuế môn bài, thế ban đầu mới được phép thực hiện. Nếu như doanh nghiệp không có chữ ký số thì không được phép kê khai.
Chữ ký số token sẽ được mã hoá bằng thông tin điện tử. Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số token để thay thế các chữ ký trên văn bản lẫn tài liệu khi giao dịch. Bên trong chữ ký số sẽ bao gồm các thông tin:
+ Mã số thuế của doanh nghiệp, tên của công ty
+ Số seri hay còn gọi là số hiệu của chứng từ
+ Thời gian mà các chứng từ có hiệu lực
+ Tổ chức chứng thực cho chữ ký số đã được đăng ký thành công (có thể như là VNPT-CA)
+ Các thư hạn chế mục đích, phạm vi sử dụng của chữ ký số token
+ Những phần hạn chế trong trách nhiệm của nơi gửi tới dịch vụ chữ ký số
+ Một số nội dung cần thiết theo hướng dẫn mà Bộ Thông tin và Truyền thông đã đưa ra
Chữ ký số có hình dạng tương tự giống như một chiếc USB. Người ta còn gọi đây là USB token. Doanh nghiệp sẽ sử dụng mã pin để bảo mật cho chữ ký số của mình. Khi sử dụng hệ thống sẽ hỏi mã pin.
2. Hướng dẫn cách kiểm tra chữ ký số trên hợp đồng
Căn cứ:
1. Trước khi chấp nhận chữ ký số của người ký, người nhận phải kiểm tra các thông tin sau:
- Trạng thái chứng thư số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số của người ký;
- Chữ ký số phải được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký;
- Đối với chữ ký số được tạo ra bởi chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam, người nhận phải kiểm tra hiệu lực chứng thư số trên cả hệ thống của Tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia và hệ thống của tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài cấp chứng thư số đó.
2. Người nhận phải thực hiện quy trình kiểm tra như sau:
- Kiểm tra trạng thái chứng thư số tại thời gian thực hiện ký số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số đó theo hướng dẫn tại Điều 5 Nghị định 130 trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó;
- Trong trường hợp người ký sử dụng chứng thư số do tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp: Kiểm tra trạng thái chứng thư số của tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó tại thời gian thực hiện ký số trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức gửi tới dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
- Chữ ký số trên thông điệp dữ liệu chỉ có hiệu lực khi kết quả kiểm tra tại các khoản 1 và 2 Điều này đồng thời có hiệu lực.
Người bán và người mua khi sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ phải thỏa thuận rõ về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử và thực hiện nghĩa vụ kiểm tra hiệu lực chứng thư số, chữ ký số khi nhận hóa đơn điện tử.
3. Quy định về chữ ký số người bán trên hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về chữ ký số người bán trên chứng từ điện tử:
- Với trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn phải là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
- Với trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
Đồng thời, kế toán doanh nghiệp tổ chức cần phải lưu ý về thời gian ký số trên hóa đơn điện tử như sau:
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo thời gian người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn ngoại trừ một số lĩnh vực đặc thù gửi tới điện, nước, truyền hình, viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin…có hướng dẫn riêng của Tổng cục Thuế. Do vậy, các kế toán viên cần lưu ý khi lựa chọn nhà gửi tới hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo đáp ứng đúng quy định về Ngày hóa đơn và Thời điểm ký số khớp nhau tránh trường hợp hóa đơn không hợp lệ.
4. Quy định về chữ ký số người mua trên chứng từ điện tử
Cũng theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, với trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh, đơn vị kế toán và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
Tuy nhiên trong một số trường hợp người mua không nhất thiết phải có chữ ký số trên chứng từ:
– Người mua không phải là đơn vị kế toán và hai bên không thỏa thuận yêu cầu chữ ký số người mua trên hóa đơn điện tử.
– Người mua là đơn vị kế toán nhưng có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc gửi tới hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… không cần chữ ký số người mua
Riêng trường hợp hai bên mua – bán có thỏa thuận về việc hóa đơn điện tử yêu cầu trọn vẹn chữ ký số của bên bán và bên mua thì quy định pháp luật ưu tiên tôn trọng thỏa thuận của hai bên.
Trên đây là nội dung trình bày Hướng dẫn cách kiểm tra chữ ký số trên hợp đồng. Công ty Luật LVN Group tự hào là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến pháp lý, tư vấn pháp luật, thủ tục giấy tờ cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp trên Toàn quốc với hệ thống văn phòng tại các thành phố lớn và đội ngũ cộng tác viên trên khắp các tỉnh thành. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.