OKR là gì?

Bạn đã biết gì về phương pháp quản trị nổi tiếng OKR?

1. OKR là gì?

OKR giúp liên kết nội bộ tổ chức bằng việc liên kết mục tiêu của công ty, mục tiêu phòng ban cùng mục tiêu cá nhân tới các kết quả cụ thể. 2 đặc điểm chính của phương pháp thiết lập mục tiêu phổ biến này bao gồm:

1.1. Cấu trúc

OKR được xây dựng xoay quanh hai câu hỏi khác nhau.

• Mục tiêu (Objective): Tôi muốn đi đâu?
• Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đến đó bằng cách nào?

Objective là mục tiêu của công ty, của phòng ban hoặc cá nhân. Trong khi đó, Key Result là những bước đo lường cần thiết để đạt được mục tiêu. Hệ thống này được duy trì từ bộ máy cấp cao trong tổ chức đến từng cá nhân, tạo ra mối liên kết giữa các tầng mục tiêu tác động lên nhau và giúp mọi người có chung một chí hướng.

1.2. Nguyên lý hoạt động

Điểm khác biệt của OKR so với các nguyên tắc quản lý mục tiêu khác là dựa trên hệ thống niềm tin sau:

• Tính tham vọng: Objective luôn được thiết lập cao hơn ngưỡng năng lực
• Tính đo lường được: Key Result được gắn với các mốc có thể đo lường được.
• Tính minh bạch: Tất cả thành viên từ CEO đến thực tập sinh đều có thể theo dõi OKR của tổ chức.
• Tính hiệu suất: OKR không được dùng để đánh giá hiệu suất công tác của chuyên viên

Phương thức tiếp cận độc đáo này được phát triển bởi Andy Grove tại tập đoàn Intel, rồi John Doer tiếp tục kế thừa và phổ biến phương pháp này tại Google. Ngày nay, OKR đã được sử dụng tại hàng ngàn tổ chức bao gồm cả Spotify và Hải quân Hoa Kỳ.

2. Lợi ích của OKR

Dựa vào định nghĩa, OKR mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thực tiễn như:

– Liên kết chặt chẽ nội bộ doanh nghiệp: Mục tiêu chung được đặt ra cho toàn thể chuyên viên trong công ty, mọi người cùng chung một định hướng. Điều này đã giúp liên kết nội bộ một cách chặt chẽ, đồng nhất về hướng công tác để đạt được mục tiêu cuối cùng.

– Tập trung vào những vấn đề thiết yếu: Khi biết chính xác mục tiêu của mình, chuyên viên trong các phòng ban sẽ tập trung và chủ động ưu tiên giải quyết những vấn đề cần thiết. Từ đó, họ có thể tạo dựng nên chiến lược công tác cho riêng mình và đáp ứng được mong muốn của doanh nghiệp.

– Nhân viên được trao quyền: Khi đã nắm rõ được mục tiêu và những việc cần làm, ban lãnh đạo có thể tạo cơ hội cho chuyên viên tự theo dõi và đánh giá công việc. Điều này giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc.

– Tăng tính minh bạch trong nội bộ: Nhằm giúp mọi người theo dõi được quá trình cũng như kết quả công tác, OKR được xây dựng một cách minh bạch cho tập thể chuyên viên, các phòng ban trong nội bộ công ty. Để những cá nhân có thể kết hợp với các bộ phận khác, xử lý công việc hiệu quả hơn.

– Đo lường được tiến độ hoàn thành: Nhờ có tính minh bạch trong nội bộ, ban quản lý có thể dễ dàng theo dõi được tiến độ công việc, đánh giá được mức độ hoàn thành mục tiêu. Từ đó, thúc đẩy tiến độ công việc nhằm hoàn thành mục tiêu tốt nhất.

– Nâng cao hiệu suất lao động, đạt nhiều kết quả vượt bậc: OKR luôn đặt ra ở mức cao hơn năng lực, do đó OKR cho phép mọi người phát huy tối đa khả năng, dẫn đến năng suất công tác tăng và đạt được kết quả ngoài mong đợi.

3. OKR trông thế nào?

Trong mô hình OKR, mục tiêu phòng ban và cá nhân được kết nối với mục tiêu cấp cao của công ty thông qua kết quả đo lường. Hay nói cách khác, mục tiêu của mỗi cấp độ sẽ được dựa trên Objective và Key result của cấp độ cao hơn.

• OKR cấp độ công ty luôn được chú trọng nhất.
• OKR cấp độ bộ phận và phòng ban sẽ là ưu tiên của phòng ban đó (thay vì phòng ban chỉ thực hiện hàng loạt các OKR cá nhân)
• OKR cấp độ cá nhân thể hiện công việc mà cá nhân đó sẽ tập trung hoàn thành

4. Lưu ý trước khi xây dựng chiến lược OKR

1. Đối với Mục tiêu (Objective)Khi mới bắt đầu áp dụng chiến lược OKR, doanh nghiệp không nên đặt mục tiêu quá cao. Điều này gây sức ép trong công việc và khó khăn trong quá trình công tác. Để đảm bảo sự thành công, người xây dựng chiến lược phải hiểu rõ được thế mạnh và năng lực của doanh nghiệp. Từ đó mới có thể linh hoạt trong việc tự đặt mục tiêu và không sao chép bất kỳ mục tiêu từ doanh nghiệp khác, tránh tình huống mục tiêu không phù hợp với công ty.

2. Đối với Kết quả then chốt (Key Result)Khi đã xác định được mục tiêu, cần triển khai và truyền tải thông tin đến chuyên viên một cách chi tiết để hạn chế việc chuyên viên chưa nắm rõ, hoặc không biết cách thực hiện dẫn đến hiệu suất không đạt như mong muốn. Mặc dù công việc đã được phân công và minh bạch, doanh nghiệp cần phải có những buổi họp nội bộ hàng tuần hoặc hàng tháng để nắm được tiến độ công việc, điều chỉnh, đóng góp ý kiến và nhanh chóng đưa ra giải pháp để đạt được năng suất mong muốn.

5. Các bước xây dựng và triển khai OKR

1. Xác định Objective và Key Result
Cần đề ra từ 3 – 5 mục tiêu nhưng phải rõ ràng và cụ thể, tránh trường hợp mục tiêu chung chung dẫn đến việc không thể xây dựng chiến lược. Mặt khác, doanh nghiệp phải tạo áp lực trong mục tiêu đặt ra nhằm phát huy tối đa khả năng của chuyên viên. Khi đặt ra Key Result cần chú ý phải đo lường được và phản ánh đúng tình hình thực tiễn. Xây dựng Key Result qua các bước thực hiện để đạt được giá trị cốt lõi sau phương pháp OKR.

2. Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKR
Sử dụng những phần mềm sẵn có để dễ dàng quản lý và theo dõi, điều chỉnh trong quá trình công tác. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng không nên quá phụ thuộc vào những phần mềm. Thay vào đó, hãy nắm vững những quy trình và mục tiêu công việc để tránh việc thực hiện lan man, không đúng trọng tâm dẫn đến đi chệch với định hướng ban đầu.

3. Họp với ban lãnh đạo cấp trung để phác thảo mục tiêu
Việc triển khai OKR cho các bộ phận và cả công ty cần được thông qua trong cuộc họp với ban lãnh đạo các cấp nhằm thu thập ý kiến, từ đó hoàn thiện chiến lược. Đồng thời phổ biến cách áp dụng phương pháp OKR vào công việc một cách hiệu quả, cũng như cho thấy được mặt hạn chế và cơ hội mà OKR mang lại.

4. Phổ biến chiến lược OKR đến toàn doanh nghiệp
Sau khi đã đưa ra được kế hoạch cuối cùng, OKR sẽ được phổ biến với toàn bộ công ty và phải phân tích một cách rõ ràng cụ thể về mục đích và kết quả sẽ đạt được sau khi thực hiện. Để từ đó, chuyên viên công ty nắm rõ cũng như hiểu được những gì mình đang và sẽ làm.

5. Từng bộ phận họp bàn để phác thảo mục tiêu cá nhân
Trưởng bộ phận sẽ triển khai công việc về cho chuyên viên và cùng nhau phân tích công việc, chia sẻ quan điểm mong muốn của mỗi người để đi đến thống nhất nhiệm vụ phù hợp cho từng cá nhân. Những cuộc họp này thể hiện được tính dân chủ, sự tôn trọng của cấp lãnh đạo đối với ý kiến của chuyên viên. Từ đó, giúp các bên hiểu nhau hơn và đạt được kết quả như mong muốn.

6. Kết nối, phân tầng và trình bày OKR
Sau khi đã triển khai cho chuyên viên, trưởng các phòng sẽ tổng hợp lại ý kiến về OKR gửi về cho ban lãnh đạo. Khi các cấp quản lý đã thống nhất về thời gian thực hiện, OKR sẽ được trình bày trong cuộc họp toàn công ty và triển khai hướng đi cụ thể để giúp đạt kết quả mong đợi.

7. Theo dõi và quản lý OKR cá nhân
Thường xuyên theo dõi và đánh giá OKR của từng cá nhân nhờ vào sự hỗ trợ của các phần mềm sẵn có. Khoảng thời gian đầu, chắc chắn mọi thứ sẽ còn rất mới mẻ và cần các cấp quản lý phải thường xuyên giám sát, điều chỉnh trong quá trình chuyên viên thực hiện. Việc này giúp cho mỗi cá nhân công tác hiệu quả, chủ động và tự giác trong công việc. Khi chuyên viên đã thật sự hiểu rõ về quy trình và thành thạo sẽ giúp tăng năng suất công việc hơn.

8. Cách đánh giá chiến lược OKR
Kết quả sẽ được chấm dựa vào Key Result, điểm trung bình sẽ được dùng làm thang đo cho Objective. Tuy nhiên, hệ thống chấm điểm OKR không dùng cho quá trình đánh giá hiệu quả công việc vì đây không phải là công cụ tối ưu để phân tích công việc.

Dựa vào thang điểm từ 0 – 1.0, OKR sẽ được phân chia như sau: 0 điểm là không thực hiện được phần nào của mục tiêu, sau đó tăng dần dần đến 0.6 – 0.7 là mức độ an toàn để nhận định rằng kế hoạch đang đi đúng hướng và 1 điểm là hoàn thành mục tiêu.

6. Giải đáp có liên quan

6.1 OKR là gì?

OKR giúp liên kết nội bộ tổ chức bằng việc liên kết mục tiêu của công ty, mục tiêu phòng ban cùng mục tiêu cá nhân tới các kết quả cụ thể

6.2 OKR trông thế nào?

Trong mô hình OKR, mục tiêu phòng ban và cá nhân được kết nối với mục tiêu cấp cao của công ty thông qua kết quả đo lường. Hay nói cách khác, mục tiêu của mỗi cấp độ sẽ được dựa trên Objective và Key result của cấp độ cao hơn.

6.3 Các lỗi thường gặp khi sử dụng OKR

– Dùng OKR để lập danh sách công việc: OKR được lập ra để đo lường giá trị của doanh nghiệp chứ không được dùng cho những công việc hàng ngày. OKR mang lại những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp – là thước đo tiến độ hoàn thành mục tiêu. Do đó cần xác định rõ về công việc thường nhật và giá trị của công ty.

– Đặt ra quá nhiều OKR: Khi doanh nghiệp đặt quá nhiều mục tiêu trong một thời gian nhất định sẽ không có sự ưu tiên cho công việc, lan man và gây mất tập trung vào những giá trị công ty. Từ đó dẫn đến không đạt được những kết quả vượt bậc.

– Không có sự điều chỉnh OKR: OKR đã được công bố minh bạch trong nội bộ và họp đánh giá định kỳ hàng tuần, hàng tháng. Nhằm giúp mọi người dễ dàng theo dõi và cân chỉnh phù hợp hơn cho quá trình công tác. Mặt khác, OKR được xem như một công cụ quản lý mục tiêu cho cả doanh nghiệp, do đó việc xem xét và điều chỉnh giữa các phòng ban là điều cần thiết để hoàn thành mục tiêu đề ra.

– Tạo ra nhưng không tập trung vào OKR: OKR cần được nhìn nhận và thực hiện như một nét văn hóa của doanh nghiệp thì mới tạo được nền tảng vững chắc. Do đó, mỗi cá nhân cần phải thường xuyên cập nhật các nội dung để tránh trường hợp xem OKR như một bản kế hoạch.