Biến động nhân sự là sự thay đổi không thể tránh khỏi của mọi doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động, do đó thủ tục thông báo tăng giảm bao hiểm xã hội là công việc bắt buộc phải “nằm lòng” đối với các cá nhân nói chung và bộ phận nhân sự nói riêng. Nếu bạn là lính mới trong lĩnh vực HR? bạn chưa từng thực hiện báo tăng giảm bảo hiểm? đừng lo lắng, hãy để LVN Group trả lời câu hỏi đó cho bạn.
Thủ tục báo tăng, báo giảm bảo hiểm xã hội 2023
1. Hồ sơ làm thủ tục báo tăng, báo giảm BHXH
Đối với Báo tăng chuyên viên, Hồ sơ cần chuẩn bị như sau:
- Hợp đồng lao động giữa công ty với chuyên viên (Hợp đồng phải có chữ ký của các cá nhân có liên quan và con dấu của Công ty)
- Bảng thanh toán tiền lương cho chuyên viên (chỉ phải gửi tới trong trường hợp báo tăng lùi so với thời gian hiện tại)
- Thông tin của chuyên viên báo tăng, điền trọn vẹn theo phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) 600 của BHXH.
Mẫu PGNH 600
Đối với Báo giảm chuyên viên, Hồ sơ cần chuẩn bị như sau:
- Hợp đồng lao động giữa công ty với chuyên viên, (Hợp đồng phải có chữ ký của các cá nhân có liên quan và con dấu của Công ty)
- Thông tin của chuyên viên báo giảm, điền trọn vẹn theo phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) 600a của BHXH.
- Quyết định cho thôi việc chuyên viên (Quyết định phải có chữ ký và đóng dấu của công ty).
2. Mốc thời hạn báo tăng giảm BHXH 2020
- Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn có phát sinh những biến động về tăng/giảm lao động, đơn vị phải tiến hành nộp hồ sơ thông báo với Cơ quan bảo hiểm chậm nhấtvào ngày 1 tháng liền sau đó.
- Để hạn chế việc đóng bổ sung giá trị bảo hiểm của tháng tiếp sau đó, hãy tiến hành thông báo mức thay đổi từ ngày 28 củatháng đó.
- Note: Sau khi thông báo hoàn tất sẽ không được quyền thông báo phát sinh cho tháng trước nữa
- Thời hạn cuối cùng để báo tăng – giảm mức đóng BHXH của năm 2020 là ngày 01/12/2020. Sau đó, các thủ tục sẽ được chuyển sang năm sau.
3. Nơi nộp hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXH
Sau khi điền trọn vẹn thông tin theo Mẫu PGNHS 600 hoặc 600a và chuẩn bị trọn vẹn hồ sơ theo yêu cầu, có 02 phương thức để Khách hàng có thể nộp hồ sơ như sau:
1. Nộp trực tiếp tại đơn vị BHXH
- Đối với cách thức nộp trực tiếp này, Khách hàng có thể đến trực tiếp đơn vị BHXH quản lý công ty mình để nộp hoặc gửi qua đường bưu điện. Hình thức này không còn được áp dụng phổ biến, tùy BHXH từng quận, đa số hiện nay, ít có đơn vị BHXH nào còn nhận báo tăng hoặc báo giảm cho chuyên viên bằng hồ sơ giấy trực tiếp.
2. Nộp trực tuyến qua mạng
- Hình thức này đang được đa số đơn vị BHXH quận, huyện áp dụng. Khi áp dụng cách thức này thì công ty cần dùng phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội để tạo ra file hồ sơ, sau đó dùng thiết bị Chữ ký số (Token) công ty để nộp hồ sơ này lên đơn vị BHXH thông qua trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn
- Bước 1: Doanh nghiệp cần lên trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn để đăng ký tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử cho công ty.
- Bước 2: Tải phần mềm kê khai BHXH về để kê khai và kết xuất ra file hồ sơ.
Note: Ban có thể sử dụng Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội KBHXH của Tổng cục Bảo hiểm xã hội, phần mềm này không tính phí, hỗ trợ miễn phí cho tất cả các doanh nghiệp. Nhưng để sử dụng miễn phí được phần mềm này, cần lưu ý những điểm như sau:
- Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội này áp dụng đối với đơn vị lần đầu tiên kê khai BHXH qua mạng điện tử
- Không áp dụng đối với những công ty trước đây đã từng mua phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội của các nhà mạng như: Viettel, VNPT, EFY Viet Nam, BKAV, TS24,…
Trong trường hợp Doanh nghiệp của Bạn đã mua phần mềm kê khai của các nhà mạng nhưng muốn để sử dụng phần mềm kê khai KBHXH của Tổng cục bảo hiểm, Bạn cần phải liên hệ lên các nhà mạng đã đăng ký để yêu cầu hỗ trợ hủy bỏ dịch vụ bên nhà mạng cũ, thì có thể sử dụng phần mềm KBHXH.
4. Mức đóng BHXH khi báo tăng
- Tỉ lệ đóng bảo hiểm xã hội của 1 chuyên viên khi báo tăng cũng tương tự như 1 chuyên viên đã đóng lâu năm. Căn cứ tỷ lệ đóng/tiền lương như sau:
- Tiền đóng BHXH = 32% * Mức lương đóng BHXH của người lao động
- Trong trường hợp báo tăng cho chuyên viên vào thời gian lùi so với thời gian hiện tại, thì Doanh nghiệp bạn sẽ phải đóng phạt truy thu.
5. Thời gian giải quyết hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXH
Trong vòng 10 ngày công tác sẽ nhận được kết quả.
- Đối với báo tăng: Sẽ nhận được Sổ BHXH và thẻ BHYT, nếu chuyên viên báo tăng trước đây đã từng tham gia Bảo hiểm xã hội và đã có sổ BHXH thì chỉ nhận được thẻ BHYT. Vì mỗi một người lao động tham gia BHXH chỉ được cấp 01 sổ BHXH, trong trường hợp người lao động làm mất hoặc thất lạc thì phải làm hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH.
- Đối với báo giảm: Sau khi hoàn tất thủ tục báo giảm cho chuyên viên, công ty làm hồ sơ chốt sổ cho chuyên viên và nộp lên đơn vị BHXH quản lý kèm cùng với sổ BHXH và thẻ BHYT (nếu còn hạn).
Nếu có bất kỳ băn khoăn gì liên quan đến Thủ tục báo tăng, báo giảm bảo hiểm xã hội 2020, hãy liên hệ với LVN Group để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và tốt nhất !. Các kênh thông tin có thể liên hệ với LVN Group tại:
Thông qua cách thức Trực tuyến
- Hotline 090.992.8884
- ĐT Tổng đài 1800.0006
- ĐT Văn Phòng 028.77700888
- Kết nối Zalo 090.992.8884
- Mail: hotro@lvngroup.vn
Địa chỉ trụ sở:
- Trụ sở chính: tại Tp Hồ Chí Minh: LVN Group Building, Lầu 3,
520-526 Cách Mạng Tháng 8, Phường 11, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh - Hà Nội: Tầng 11, Số 9 Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
- Bình Dương: 30/10 Hoàng Hoa Thám, Phường Phú Lợi, TP. Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương
- Cần Thơ: 27 Mậu Thân, Xuân Khánh, Ninh Kiều, TP. Cần Thơ
- Đà Nẵng: 23 Đào Duy Anh, Thanh Khê, TP. Đà Nẵng