Để hợp thức hóa việc sử dụng mã số mã vạch, cần thực hiện thủ tục đăng ký với đơn vị có thẩm quyền. Tuy nhiên, trong bối cảnh dịch bệnh Covid 19, có thể thực hiện đăng ký mã số mã vạch online được không và pháp luật quy định về việc đăng ký mã số mã vạch online thế nào? Tất cả sẽ được LVN Group trả lời thông qua nội dung trình bày sau:

Quy trình đăng ký mã số mã vạch online 

1.Mã số mã vạch là gì? Đăng ký mã số mã vạch là gì?

Trước khi hướng dẫn các bạn thủ tục đăng ký mã số mã vạch online, LVN Group sẽ trình bày định nghĩa có liên quan:

Mã vạch (Barcode): Là hình ảnh tập hợp ký hiệu các vạch (đậm, nhạt, dài, ngắn) thành nhóm vạch và định dạng khác nhau để các máy đọc gắn đầu Laser nhận và đọc được các ký hiệu đó. Bằng công nghệ thông tin, các mã vạch này được chuyển hóa và lưu trữ vào ngân hàng Server.

Đối với Việt Nam, đi theo mã vạch là mã số có 3 chữ số 893. Mặt khác, cũng có những trường hợp ngoại lệ đối với một số sản phẩm hàng hóa: mã số tập hợp trên 13 chữ số đi với mã vạch không có độ cao, độ dài theo hướng dẫn chung mà dải phân cách mã vạch dài hơn, ngắn hơn.

Đăng ký mã số mã vạch là công đoạn bắt buộc trước khi sử dụng mã số mã vạch cho hàng hóa.

2.Hướng dẫn đăng ký mã số mã vạch online

Để thuận tiện cho quá trình đăng ký sử dụng mã vạch, đơn vị có thẩm quyền cho phép doanh nghiệp, cơ sở sản xuất đăng ký mã số mã vạch trực tuyến. Việc đăng ký online để sử dụng mã số mã vạch rất thuận tiện, phù hợp trong bối cảnh công nghệ 4.0, đặc biệt là khi tình hình dịch bênh Covid-19 đang diễn biến rất phức tạp.

– Các tổ chức/doanh nghiệp muốn sử dụng MSMV phải đăng ký sử dụng MSMV tại các đơn vị được Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng chỉ định tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng MSMV

 Hồ sơ đăng ký sử dụng MSMV gồm 01 bộ, cụ thể như sau

• Bản đăng ký sử dụng MSMV theo mẫu quy định
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, thương mại hoặc bản sao Quyết định thành lập đối với các tổ chức khác (Xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp bản sao đã được chứng thực)
• Bảng Đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN theo mẫu quy định
  • Tổ chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm hướng dẫn các tổ chức/doanh nghiệp đăng ký lập hồ sơ đăng ký sử dụng MSMV; tiếp nhận và xử lý sơ bộ hồ sơ đăng ký sử dụng MSMV.
  • Trong thời hạn không quá 5 ngày công tác, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, tổ chức tiếp nhận hồ sơ phải chuyển hồ sơ đến Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng.
  • Thẩm định hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV: Trong thời hạn không quá 03 ngày công tác, kể từ ngày nhận hồ sơ, Tiêu chuẩn đo lường chất lượng tiến hành thẩm định hồ sơ đăng kí sử dụng MSMV

ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN

Truy cập trang thông tin điện tử

• Sử dụng trình duyệt web truy cập vào trang thông tin điện tử của Trung tâm Mã Số Mã Vạch Quốc gia theo đường link sau: http://vnpc.gs1.org.vn/
• Thực hiện đăng ký tài khoản.

Kiểm tra mã số kinh doanh

Điền mã số kinh doanh của doanh của doanh nghiệp cần kiểm tra

Lưu ý: Mã số kinh doanh được gửi tới trên giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập doanh nghiệp…

Kê khai hồ sơ doanh nghiệp

• Thông tin tài khoản quản trị

Thông tin đăng nhập bao gồm tên đăng nhập và mật khẩu tạm thời sẽ được gửi vào hòm thư điện tử của doanh nghiệp sau khi hoàn thành đăng ký.

• Thông tin doanh nghiệp

Điền các thông tin của doanh nghiệp theo yêu cầu

Lưu ý: các mục được đánh dấu (*) là các trường dữ liệu bắt buộc phải điền thông tin.

• Thông tin người uỷ quyền Người uỷ quyền theo pháp luật của công ty trên giấy phép đăng ký kinh doanh/quyết định thành lập công ty hoặc người được ủy quyền bởi người uỷ quyền theo pháp luật (nếu có). Nếu người uỷ quyền được ủy quyền thi yêu cầu bắt buộc phải có giấy ủy quyền hợp pháp.
• Thông tin người liên hệ

Người phụ trách mảng mã số mã vạch của công ty.

Kích hoạt tài khoản

• Sau khi đăng ký tài khoản thành công. Tên đăng nhập, mật khẩu (tạm thời) sẽ được gửi về địa chỉ hòm thư điện tử được đăng ký ở mục 1.3.2. Thông tin doanh nghiệp.
• Thông báo đăng ký tài khoản thành công qua hòm thư điện tử.

KÊ KHAI HỒ SƠ ĐĂNG KÝ

Đăng nhập hệ thống

• Sử dụng trình duyệt web truy cập vào trang thông tin điện tử của Trung tâm Mã Số Mã Vạch Quốc gia theo đường link sau: http://vnpc.gs1.org.vn/
• Điền thông tin đăng nhập.

Quản lý mã

• Hồ sơ đăng ký
  • Điền thông tin Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch online
  • Sau khi điền trọn vẹn thông tin, chuyển sang phần thanh toán
• Thanh toán
  • Kiểm tra lại các nội dung trong phần thông tin thanh toán và xác nhận cách thức thanh toán hệ thống sẽ thông báo đã đăng ký mã thành công.

NỘP PHÍ ĐĂNG KÝ

• Nộp phí trực tiếp hoặc thông qua tài khoản ngân hàng của tổ chức tiếp nhận hồ sơ

Lưu ý: 

• Phí đăng ký mới: Doanh nghiệp ghi tên công ty, Mã số trên Giấy phép đăng ký kinh doanh nộp phí đăng ký và duy trì năm nào.
• Phí duy trì: Khi chuyển khoản đề nghị cơ sở ghi rõ tên cơ sở, ghi rõ loại phí nộp (phí cấp mã hoặc phí duy trì) và đặc biệt khi nộp phí hàng năm cần ghi thêm mã số doanh nghiệp đã được Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng cấp vào chứng từ chuyển khoản để tiện theo dõi.
• Phí duy trì sử dụng MSMV phải nộp trước 30/6 hàng năm.

Một số lưu ý khi đăng ký mã số mã vạch online

• Mã doanh nghiệp: là mã số Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng cấp cho doanh nghiệp để từ đó doanh nghiệp tự phân bổ cho các sản phẩm của mình
  • Loại mã DN 7 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 10.000 đến dưới 100.000 loại sản phẩm;
  • Loại mã DN 8 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 1000 đến dưới 10.000 loại sản phẩm;
  • Loại mã 9 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 100 đến dưới 1000 loại sản phẩm;
  • Loại mã 10 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm dưới 100 loại sản phẩm;
• Mã số địa điểm toàn cầu GLN: dùng để phân định địa điểm công ty, chi nhánh, kho hàng, … của doanh nghiệp. (Lưu ý: mã GLN không dùng để phân định cho sản phẩm)
• Mã số rút gọn GTIN-8: được sử dụng trên các sản phẩm có kích thước rất nhỏ. Mã này cấp riêng cho từng sản phẩm.

Trên đây là hướng dẫn của LVN Group để đăng ký mã vạch sản phẩm online, nếu có bất kỳ câu hỏi nào khác hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn về mã số mã vạch của LVN Group, đừng chần chừ mà hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

3. Những câu hỏi thường gặp về đăng ký mã số mã vạch online

Câu 1: Có thể cho công ty khác sử dụng chung mã số mã vạch đã đăng ký được không?

Trong cấu tạo mã số mã vạch có mã doanh nghiệp và doanh nghiệp được cấp một mã số doanh nghiệp nên việc cho công ty khác sử dụng chung mã số mã vạch là không khả thi.

Câu 2: Thời hạn của giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch?

 Hiện nay theo quy định mã số mã vạch có hiệu lực trong vòng 3 năm nhưng trong thời gian các năm đó bên bạn phải đi thực hiện thủ tục đóng phí duy trì và thời hạn đóng phí duy trì là trước ngày 30/6 hàng năm.

Nếu sau khi hết 3 năm sẽ phải thực hiện thủ tục cấp mới mã số mã vạch nhưng khi thực hiện cấp mới lại mã số mã vạch này không cần đóng phí cấp mới mã số mã vạch như lần đầu.

Câu 3: Việt Nam có yêu cầu buộc phải có MSMV trên hàng hóa?

Tại Việt Nam, hiện nay việc sử dụng mã số mã vạch là không bắt buộc mà tùy theo nhu cầu của người sử dụng khi thấy cần phải sử dụng mã số mã vạch để tạo thuận lợi cho công tác quản lý, kinh doanh của mình

Câu 4: Nếu việc sử dụng mã số mã vạch để quản lý hàng hóa nội bộ thì có cần phải đăng ký được không?

Nếu mã số chỉ sử dụng trong quản lý nội bộ lưu chuyển hàng hóa thì Doanh nghiệp không cần phải đăng ký

4. Dịch vụ pháp lý của LVN Group

Qua nội dung trình bày, LVN Group đã gửi tới cho các bạn các kiến thức cơ bản về mã số mã vạch đồng thời hướng dẫn thủ tục đăng ký mã số mã vạch online. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào khác hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ đăng ký sử dụng mã số mã vạch của LVN Group, hãy liên hệ với chúng tôi qua:

• Tư vấn pháp lý: 1900.0191
• Zalo: 084.696.7979
• Mail: info@lvngroup.vn