Đối với các doanh nghiệp, để tăng khả năng cạnh tranh và tạo niềm tin cho khách hàng, đối tác về khả năng quản lý hiệu quả, chặt chẽ, quá trình cung ứng dịch vụ và dây chuyền sản xuất chuyên nghiệp. Theo đó, rất nhiều tổ chức/doanh nghiệp đã tiến hành thực hiện xây dựng hệ thống quản lý chất lượng; theo tiêu chuẩn phù hợp ISO được ban hành bởi tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế. Sau đây, LVN Group sẽ tư vấn cho các bạn các vấn đề liên quan đến “Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO cập nhật 2020”
1. Chứng nhận ISO là gì ?
Chứng nhận ISO là việc Doanh nghiệp được 01 tổ chức chứng nhận đánh giá và cấp cho doanh nghiệp Giấy chứng nhận ISO. Tổ chức chứng nhận sẽ xác nhận Doanh nghiệp có Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO.
Tiêu chuẩn ISO là các quy tắc được chuẩn hóa quốc tế để giúp cho các tổ chức hoạt động phát triển bền vững, tạo ra các năng lực nâng cao giá trị của doanh nghiệp tổ chức trong mọi lĩnh vực thuộc sản xuất, thương mại, dịch vụ. Khi áp dụng các tiêu chuẩn ISO, chất lượng sản phảm được làm ra đáp ứng được yêu cầu chất lượng của người dùng.
Để cho việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ, thương mại trong nước cũng như quốc tế. ISO với các tiêu chuẩn hóa thống nhất quốc tế giúp cho quá trình trao đổi này thuận lợi hơn. Đồng thời khi doanh nghiệp áp dụng các tiêu chuẩn ISO thì giá trị của doanh nghiệp trước cộng đồng quốc tế cũng tăng cao. Do vậy nhiệm vụ của ISO chính là thúc đẩy và hoàn thiện doanh nghiệp, tạo các tiềm lực mở rộng.
2. Lợi ích của việc cấp giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO cập nhật 2020
1. Đối với quản lý doanh nghiệp
- Giúp lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp quản lý hoạt động của của mình một cách hiệu quả và khoa học.
- Củng cố sự uy tín của ban lãnh đạo.
- Hệ thống quản lý chặt chẽ, gọn nhẹ, vận hành nhanh chóng và hiệu quả
- Tăng lợi nhuận, nâng cao và cải thiện hiệu quả kinh doanh nhờ việc sử dụng hợp lý những nguồn lực có sẵn, tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh.
- Kiểm soát chặt chẽ những công đoạn dịch vụ, sản xuất và kinh doanh.
- Dịch vụ, sản phẩm có chất lượng ổn định hơn, năng suất cũng sẽ được nâng cao hơn, từ đó giảm phế phẩm và cắt bớt những chi phí không cần thiết.
- Kiểm soát được chất lượng của các nguyên liệu, vật liệu đầu vào vì đã kiểm soát được các nhà gửi tới.
- Tăng sản lượng vì đã kiểm soát chặt chẽ được thời gian trong khâu sản xuất
- Cải tiến được quá trình sản xuất kinh doanh chính và nâng cao chất lượng của sản phẩm.
- Tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa chuyên viên và lãnh đạo.
- Giải quyết được những bất đồng, mâu thuẫn trong nội bộ, triệt tiêu hoàn toàn những xung đột về thông tin bởi tất cả các việc đã được quy định một cách rõ ràng. Tất cả các công việc của tổ chức, doanh nghiệp đã được kiểm soát chặt chẽ, trách nhiệm rõ ràng và không bị bỏ sót.
- Nâng cao thái độ, tinh thần của chuyên viên, thúc đẩy nề nếp công tác tốt. Nhân viên đã biết rõ quyền hạn và trách nhiệm của mình hơn, vì thế sẽ chủ động thực hiện những công việc của mình.
- Luôn luôn thay đổi, cải tiến để gửi tới dịch vụ, sản phẩm để thoả mãn được yêu cầu của khách hàng.
2. Lợi ích về mặt thị trường
- Dịch vụ, sản phẩm có chất lượng tốt hơn, ổn định hơn, giảm thiểu tối đa sản phẩm hư hỏng. Từ đó sẽ có thể chiếm lĩnh thị trường và tạo lòng tin cho khách hàng.
- Đáp ứng yêu cầu về chất lượng từ phía khách hàng.
- Phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng toàn diện.
- Thoả mãn được nhu cầu ngày càng cao, ngày càng khó tính của khách hàng.
- Phát triển và củng cố thị phần để giành được ưu thế khi cạnh tranh.
- Tăng sự uy tín trên thị trường, tạo sự thuận lợi khi thâm nhập thị trường khu vực và khu vực.
- Khẳng định chất lượng sản phẩm và uy tín của Doanh nghiệp.
- Đáp ứng hoàn toàn sự đòi hỏi của nhà nước và ngành về quản lý chất lượng.
3. Điều kiện để doanh nghiệp đạt chứng nhận ISO
Điều kiện thứ nhất: Doanh nghiệp xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO
Việc đạt được chứng nhận ISO, doanh nghiệp sẽ phải có những tài liệu, quy trình, hướng dẫn… đảm bảo theo các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO.
Điều kiện thứ 2: Thực hiện đánh giá chứng nhận bởi Tổ chức chứng nhận.
Sau khi Doanh nghiệp đã có một hệ thống quản lý tốt. Doanh nghiệp có các bằng chứng chứng minh về sự phù hợp của mình. Đồng thời, Doanh nghiệp đã thực hiện tự đánh giá nội bộ doanh nghiệp mình. Các hành động khắc phục và cải tiến được thực hiện.
Doanh nghiệp sẽ trao đổi với Tổ chức chứng nhận về việc thực hiện cuộc đánh giá chứng nhận. Đây là bước cần thiết để Doanh nghiệp có thể đạt được chứng nhận ISO.
Điều kiện thứ ba: Duy trì vận hành hệ thống và hiệu lực của Giấy chứng nhận ISO
Doanh nghiệp có được Giấy chứng nhận ISO là kết quả ban đầu. Một số sai lầm của Doanh nghiệp sau khi đã Giấy chứng nhận đã không duy trì việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của mình. Điều này có thể dẫn tới việc Doanh nghiệp hoạt động trì trệ và không hiệu quả. Mặt khác, có thể doanh nghiệp sẽ không đạt được yêu cầu khi đánh giá giám sát sau 12 tháng. Hiệu lực của Giấy chứng nhận ISO không còn nữa. Do vậy, sau khi đạt được chứng nhận ISO; Doanh nghiệp cần thường xuyên cải tiến và duy trì việc áp dụng hệ thống.
4. Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO cập nhật 2020
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- Công văn xin cấp chứng nhận ISO 9001.
- Báo cáo tóm tắt quy trình xây dựng và áp dụng công việc (kèm sơ đồ); đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý chất lượng.
- Báo cáo đánh giá hệ thống quản lý chất lượng.
- Bước 2:Cơ quan tiếp nhận Hồ sơ kiểm tra và đánh giá sơ bộ tính hợp pháp, trọn vẹn của các tài liệu có trong hồ sơ xin chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng.
- Bước 3: Đoàn chuyên gia sẽ về cơ sở và đánh giá dựa trên các tiêu chuẩn về hệ thống quản lí của ISO.
- Bước 4:Thẩm xét kết quả đánh giá.
- Bước 5:Nếu kết quả đánh giá được nhận định là phù hợp với các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý ISO thì sẽ cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng.
5. Cơ quan có thẩm quyền
Các doanh nghiệp, tổ chức hoàn toàn có thể đăng ký xin cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO cho mình tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hay cũng có thể đến những trung tâm giám định và chứng nhận đã được cấp phép kinh doanh dịch vụ này.