1. Chứng từ là gì? 

Chứng từ là một loại tài liệu bắt buộc phải có trong hoạt động của doanh nghiệp, thường được dùng để ghi chép lại toàn bộ nội dung của các giao dịch hay nghiệp vụ cần được hoạch toán, ghi chép vào sổ kế toán của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, chứng từ là một loại giấy tờ dùng để ghi nhận thông tin liên quan đến sổ sách kế toán, như việc mua bán, chi tiêu thường thấy trong các hoạt động mua bán của các cá nhân, doanh nghiệp. Những thông tin thể hiện trên chứng từ được ghi nhận cụ thể về số lượng, giá trị, hiện vật. Hiện nay, chứng từ được thể hiện bằng giấy (bản cứng) và thể hiện dưới dạng điện tử (bản mềm).

– Ví dụ: 

+ Khi mua xe máy thì bên bán xe sẽ phải cung cấp chứng từ mua bán để bên mua đi đăng ký xe, nộp được lệ phí trước bạ và thực hiện thủ tục đăng ký xe đúng quy định của pháp luật.

+ Khi mua tủ lạnh tại cửa hàng gia dụng – điện tử thì cửa hàng gia dụng – điện tử phải xuất hóa đơn mua bán giữa hai bên và đưa chứng từ hòa đơn ấy cho bên mua để làm căn cứ bảo hành tut lạnh.

– Về điều kiện để chứng từ được coi là hợp lệ 

Một chứng từ được coi là hợp lệ khi đảm bảo một số tính chất dưới đây:

+ Tính pháp lý: Để đảm báo tính pháp lý của chứng từ thì bản chứng từ đó phải có đầy đủ các chữ ký xác nhận của các bên có liên quan đến hoạt động mua bán. Đây là một trong các biện pháp nhằm hạn chế các tranh chấp có thể phát sinh trong quá trình giao dịch. Và khi tranh chấp phát sinh, các bên sẽ sử dụng chứng từ như một bằng chứng để xác định quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm của các bên. 

+ Tính pháp luật: Khi tiến hành lập chứng từ, phải tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước, kể cả về mặt hình thức và nội dung phải đúng phân loại thì chứng từ đó mới có giá trị sử dụng. Ví dụ, chứng từ không có nội dung giao dịch rõ ràng, không ghi nhận rõ ràng số tiền giao dịch thì bản chứng từ đó không được xem là phù hợp để tính chi phí để tính thuế doanh nghiệp.

+ Tính trung thực: Những thông tin được ghi nhận trên chứng từ phải có tính khách quan và đảm bảo đúng sự thật. Người soạn chứng từ không được phép bịa đặt khi trình bày nội dung chứng từ vì điều này sẽ làm ảnh hưởng đến tính pháp lý và đây cũng bị xem là hành vi vi phạm pháp luật.

+ Tính rõ ràng: Nội dung trong chứng từ phải đảm được sự đầy đủ, cụ thể, rõ ràng. Khi soạn chứng từ, phải tránh sử dụng các từ nhiều nghĩa để hạn chế sự hiểu lầm, sự nhầm lẫn không đáng có trong việc sử dụng chứng từ đó. Để đảm bảo cho sự rõ ràng của chứng từ thì nội dung trên chứng từ phải được thể hiện bằng những loại mực không phai, không được sử dụng mực đỏ và mực chì.

– Về hình thức của chứng từ 

Hiện nay, chứng từ thường được thể hiện dưới hai hình thức phổ biến là bản cứng (thể hiện nội dung trên giấy tờ) và bản mềm (được thể hiện trên dữ liệu điện tử):

+ Chứng từ giấy: Là loại chứng từ có nội dung hợp lệ khi thể hiện theo biểu mẫu quy định bắt buộc hoặc theo hướng dẫn đã được quy định sẵn. Với loại chứng từ giấy này, dữ liệu được ghi nhận bằng giấy sẽ chứng minh nghiệp vụ kinh tế được hoàn thành hoặc được dùng trong trường hợp phát sinh xảy ra mà không được ghi nhận qua dữ liệu điện tử.

+ Chứng từ điện tử: Là loại chứng từ thể hiện thông tin ở dạng điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi khi truyền qua mạng máy tính, hoặc trên các vật mang tin. Chứng từ điện tử đang được sử dụng ngày càng phổ biến và dần thay thế cho chứng từ giấy bởi tính minh bạch và sự tiện lợi khi sử dụng. Với loại chứng từ điện tử này, việc khai báo hóa đơn, khai báo thuế, … được diễn ra nhanh chóng hơn, đơn giản hơn và tiết kiệm thời gian hơn.

 

2. Chứng từ tiếng Anh là gì?

Theo từ điển Anh – Việt: “Chứng từ” được dịch sang tiếng Anh là “Document”  (Noun) là danh từ được hiểu theo nghĩa tiếng Anh là: “an official paper, book or electronic file that gives information about something, or that can be used as evidence or proof of something”.

– Cụ thể, chứng từ tiếng Anh được định nghĩa là:

“A voucher is a type of document that is required in the operation of an enterprise, usually used to record the entire content of the transactions or transactions that need to be planned and recorded in the accounting books of the enterprise. In addition, vouchers are a type of paper used to record information related to accounting books, such as purchases, sales and expenditures commonly found in buying and selling activities of individuals and businesses. The information shown on the voucher is recorded specifically in terms of quantity, value, and kind. Currently, documents are presented in paper (hard copy) and in electronic form (soft copy)”.

– Trong tiếng Anh, chứng từ có thể được thể hiện thông qua các cụm từ đồng nghĩa như: “Voucher” hoặc “Receipt” hoặc “Document” hoặc “Report”.

– Một số cụm từ có liên quan đến chứng từ tiếng Anh

Khi nhắc đến chứng từ, ta thường bắt gặp những cụm từ có liên quan được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực kế toán tài chính. Ví dụ như:

+ Hóa đơn được dịch sang tiếng Anh là: Bill

+ Thuế được dịch sang tiếng Anh là: Tax

+ Phí được dịch sang tiếng Anh là: Fee

+ Lệ phí được dịch sang tiếng Anh là: Registration fee

+ Hóa đơn giá trị gia tăng được dịch sang tiếng Anh là: Value Added Tax

+ Phiếu chi được dịch sang tiếng Anh là: Payslip

+ Phiếu thu được dịch sang tiếng Anh là: Receipts

+ Mua bán hàng hóa được dịch sang tiếng Anh là: Sales of goods

+ Xuất kho được dịch sang tiếng Anh là: Out of stock

+ Phiếu nhập được dịch sang tiếng Anh là: Enter coupon

+ Bảng kê chi tiền được dịch sang tiếng Anh là: Payment statement

+ Hạch toán được dịch sang tiếng Anh là: Mathematics

+ Đơn đặt hàng được dịch sang tiếng Anh là: Order

+ Bảng lương được dịch sang tiếng Anh là: Payroll

+ Hợp đồng kinh tế được dịch sang tiếng Anh là: Economic contract.

– Một số ví dụ về cách sử dụng cụm từ chứng từ tiếng Anh: (Voucher/ Receipt/ Document/ Report):

+ “Doanh nghiệp sẽ lấy chứng từ hợp lệ làm căn cứ để hạch toán vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp” được dịch sang tiếng Anh là: “Enterprises will use valid documents as a basis for accounting into reasonable expenses when finalizing corporate income tax”.

+ “Chứng từ là sự thể hiện cho quá trình thu chi tài chính của một doanh nghiệp” được dịch sang tiếng Anh là: “Documents are a representation of the financial collection and expenditure process of an enterprise”.

+ “Chứng từ gốc được hiểu như thế nào?” được dịch sang tiếng Anh là: “How is the original document understood?”

+ “Chứng từ được thể hiện bằng dữ liệu điện tử sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình sử dụng” được dịch sang tiếng Anh là: “Voucher presented in electronic data will create favorable conditions during use”.

+ “Khi thực hiện giao dịch mua bán đồ gia dụng , bên bán hàng phải cung cấp hóa đơn chứng từ cho bên mua hàng” được dịch sang tiếng Anh là: “When making transactions of buying and selling household appliances, the seller must provide invoices and vouchers to the buyer”.

 

3. Ví dụ về Chứng từ tiếng Anh: Chứng từ kế toán tiếng Anh

– Chứng từ kế toán là một dạng chứng từ được sử dụng phổ biến, rộng rãi. Đây là một trong những giấy tờ thường xuyên được sử dụng trong các hoạt động của doanh nghiệp, được kế toán sử dụng với mục đích hoàn thiện sổ sách kế toán thường xuyên và không thường xuyên cho cá nhân hay doanh nghiệp, tổ chức.

Theo đó, chứng từ kế toán được hiểu là những giấy tờ ghi nhận thông tin nghiệp vụ kế toán để phản ánh vấn đề tài chính, kinh tế phát sinh của một doanh nghiệp, của một tổ chức. Căn cứ vào cách thức sử dụng, chứng từ kế toán có thể được phân loại gồm: chứng từ kế toán để xử lý số sách lập báo cáo thuế; chứng từ kế toán nhằm lưu trữ phục vụ cho hoạt động quyết toán thuế, thanh tra thuế.

– “Chứng từ kế toán” được dịch sang tiếng Anh là “Accounting voucher” được định nghĩa là: “Accounting vouchers are understood as documents that record accounting information to reflect the arising financial and economic problems of an enterprise or an organization. Based on the way of use, accounting vouchers can be classified as: accounting vouchers for dealing with book numbers for making tax reports; accounting vouchers for archiving in service of tax finalization and tax inspection activities”.

– Một số ví dụ về chứng từ kế toán trong tiếng Anh

+ Chứng từ để ghi sổ được dịch sang tiếng Anh là: Vouchers for book entry

+ Kê khai thuế được dịch sang tiếng Anh là: Tax declaration

+ Chứng từ lưu trữ được dịch sang tiếng Anh là: Archival Voucher

+ Chứng từ dùng quyết toán thuế được dịch sang tiếng Anh là: Tax Finalization

– Một số thuật ngữ liên quan đến chứng từ kế toán tiếng Anh

+ Sổ sách kế toán (Bookkeeping) : Đây là tập hợp tất cả các hạng mục tài khoản đề cập đến tài sản; vốn chủ sở hữu, nợ phải trả, thu nhập, chi phí,…

+ Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet): Được lập tại mỗi kỳ báo cáo tài chính của công ty, doanh nghiệp. Bảng này giúp phản ánh tình hình biến động của nguồn vốn và tài sản cho một doanh nghiệp. Bảng này có kết cấu thường là 2 cột là nguồn vốn (nguồn vốn bao gồm nợ phải trả ngắn hạn, nợ phải trả dài hạn và vốn chủ sở hữu) và tài sản ( gồm tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn). 

+ Vốn chủ sở hữu (Owner’s Equity): Đây là nội dung cần được ghi chép và phân tích trong bảng cân đối kế toán, được xác định bằng cách trừ các khoản nợ khỏi giá trị tài sản của doanh nghiệp.

Trên dây là toàn bộ nội dung tư vấn của Công ty Luật LVN Group về nội dung “Chứng từ tiếng Anh là gì?”. Mọi vướng mắc chưa rõ hay có nhu cầu hỗ trợ pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ với bộ phận tư vấn pháp luật trực tiếp thông qua tổng đài, gọi ngay tới số: 1900.0191 để được giải đáp. Trân trọng!