TẬP THỂ TÁC GIẢ
Trần Thất – Vụ trưởng Vụ Hành chính tư pháp, Bộ Tư pháp
Dương Đình Thành – Phó Vụ trưởng Vụ Hành chính tư pháp, Bộ Tư pháp

Phan Thị Thủy – Chuyên viên Vụ Hành chính tư pháp, Bộ Tư pháp

Nguyễn Văn Vẻ – Chuyên viên Vụ Hành chính tư pháp, Bộ Tư pháp

An Phương Huệ – Chuyên viên Vụ Hành chính tư pháp, Bộ Tư pháp

Đỗ Đức Hiển- Chuyên viên Vụ Hành chính tư pháp, Bộ Tư pháp

THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG Ở NƯỚC TA TỪ NĂM 1991 ĐẾN NĂM 2006 VÀ SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH LUẬT CÔNG CHỨNG

Hệ thống công chứng ở nước ta được chính thức thành lập kể từ khi Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 45/HĐBT ngày 27-2-1991 về Công chứng nhà nước. Từ đó đến nay Chính phủ đã có thêm hai lần ban hành các nghị định về công chứng đó là:

– Nghị định số 31/CP ngày 18-5-1996 về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước.

– Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08-12-2000 về công chứng, chứng thực.

Ngoài các Nghị định nêu trên quy định một cách tập trung về tổ chức và hoạt động công chứng, trong nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác của Nhà nước ta, bao gổm cả những bộ luật, đạo luật quan trọng như: Bộ luật dân sự, Bộ luật Tố tụng dân sự, Luật đất đai, Luật nhà ở v.v. và nhiều nghị định khác của Chính phủ đều có những quy định liên quan đến hoạt động công chứng.

Tổ chức công chứng ở nước ta tuy ra đời muộn (các nước châu Âu có thiết chế công chứng từ hàng trăm năm nay) nhưng đã may mắn gặp được môi trường rất thuận lợi để phát triển đó là nền kinh tế thị trường ở nước ta. Nền kinh tế thị trường vừa là đối tượng phục vụ vừa là điều kiện phát triển của thiết chế công chứng.

Đến nay, cả nước có 128 Phòng Công chứng, với tổng số 380 công chứng viên, hơn 150 nhân viên nghiệp vụ và khoảng gần 800 nhân viên khác. Tính trung bình, mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có từ 1 đến 2 Phòng công chứng, riêng thành phố Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, mỗi nơi có 6 Phòng công chứng. Các công chứng viên đều có trình độ cử nhân luật trở lên. Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho các Phòng công chứng đã được xây dựng khang trang và đã được hiện đại hóa một bước, đặc biệt là đã tiến hành tin học hóa . Hoạt động chứng thực tại các Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã và Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cũng được triển khai thực hiện.

Trong những năm qua, hoạt động công chứng đã góp phần đáng kể vào đời sống kinh tế, xã hội của đất nước, thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế thị trường, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước, góp phần tăng cường quản lý nhà nước đối với các lĩnh vực.

Bên cạnh những kết quả đạt được nêu trên, trong quá trình phát triển, Công chứng nước ta cũng đã bộc lộ những hạn chế, bất cập cả về mặt tổ chức và hoạt động làm ảnh hướng đến các hoạt động giao lưu dân sự, kinh tế của xã hội, hạn chế sự phát triển của nền kinh tế thị trường cũng như sự hội nhập của nền kinh tế nước ta với thế giới, hạn chế hiệu quả quản lý của Nhà nước. Những bất cập, hạn chế đó thể hiện qua những điểm chủ yếu sau đây:

Một là, trong nhận thức về lý luận cũng như trong quy định của pháp luật còn có sự lẫn lộn giữa hoạt động công chứng của Phòng công chứng với hoạt động chứng thực của cơ quan hành chính công quyền. Mặc dù trong Bộ luật dân sự nước ta cũng như trong Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực đã có sự phân biệt về thuật ngữ “Công chứng” và “Chứng thực” nhưng đó mới chỉ là phân biệt mang tính hình thức (hành vi công chứng được dùng cho Phòng công chứng, hành vi chứng thực được dùng cho Uỷ ban nhân dân) và chưa phân biệt đối tượng nào thì công chứng, đối tượng nào thì chứng thực . Do có sự lẫn lộn giữa hoạt động công chứng với hoạt động chứng thực nên dẫn đến tình trạng, một số văn bản quy phạm pháp luật đã quy định theo hướng các hợp đồng, giao dịch cũng như việc sao y giấy tờ có thể do Phòng công chứng chứng nhận hoặc Uỷ ban nhân dân chứng thực. Cách quy định như vậy đã dẫn đến không phân biệt chức năng giữa cơ quan hành chính công quyền là Uỷ ban nhân dân với tổ chức dịch vụ công (Phòng công chứng), thậm chí người ta còn coi Phòng công chứng như một cơ quan hành chính công quyền.

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoạigọi: 1900.0191

Hai là, về mô hình tổ chức công chứng của nước ta, hiện nay được tổ chức theo mô hình công chứng nhà nước: Phòng công chứng là cơ quan nhà nước, do Nhà nước thành lập, Công chứng viên là công chức nhà nước, hoạt động của Phòng công chứng do ngân sách Nhà nước bao cấp. Việc duy trì mô hình tổ chức công chứng nhà nước theo hình thức này tuy có điểm thuận lợi cho hoạt động công chứng, nhưng đồng thời cũng bộc lộ nhiều điểm bất cập như:

+ Công chứng viên là công chức nhà nước nên việc phát triển đội ngũ công chứng viên gặp khó khăn do thiếu biên chế. Trong khi đó Nghị định số 75/2000/NĐ-CP quy định mỗi Phòng công chứng phải có ít nhất 3 công chứng viên nên càng làm hạn chế sự phát triển về số lượng Phòng công chứng do số lượng công chứng viên không có đủ để thành lập Phòng theo quy định, từ đó dẫn tới hệ quả là nhu cầu về công chứng lớn, song tổ chức công chứng phát triển không theo kịp, dẫn đến sự quá tải của các Phòng công chứng.

+ Việc làm và thu nhập của công chứng viên được Nhà nước bảo đảm nên dẫn đến tình trạng một bộ phận không ít công chứng viên chưa thực sự quan tâm đến việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của mình và nâng cao chất lượng phục vụ, thậm chí còn tư tưởng quan liêu, cửa quyền trong khi thực hiện nhiệm vụ. Mặt khác do công chứng viên là công chức nhà nước nên họ không phải chịu trách nhiệm vật chất trực tiếp trước khách hàng trong trường hợp gây thiệt hại cho khách hàng.

Thiết chế công chứng nhà nước, với những đặc điểm nêu trên, chỉ duy nhất tồn tại ở các nước xã hội chủ nghĩa. Hiện nay ở các nước như Nga, Trung quốc, Ba lan, Bungaria, v.v. đều đã và đang chuyển đổi sang mô hình công chứng Latine. Đặc điểm của hệ thống công chứng này là: công chứng viên là người được Nhà nước (Bộ trưởng Bộ Tư pháp) bổ nhiệm nhưng không phải là công chức nhà nước, không hưởng lương từ ngân sách nhà nước, Văn phòng công chứng là những “thực thể dân sự”, không phải là những “thực thể hành chính”.

Ba là, về giá trị pháp lý của văn bản công chứng: Đây là vấn đề rất quan trọng, quyết định lý do tồn tại của thiết chế công chứng trong đời sống xã hội.

Theo thông lệ của các nước có hệ thống công chứng Latine, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và giá trị thi hành. Giá trị thi hành và giá trị chứng cứ của văn bản công chứng thể hiện ở chỗ: các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng thì có hiệu lực thi hành đối với các bên trong hợp đồng, giao dịch đó và có hiệu lực với người thứ ba. Nếu vì một lý do nào đó mà một bên không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia không cần phải kiện ra Tòa án mà chỉ cần xuất trình văn bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng đó cho cơ quan có thẩm quyền (ví dụ thừa phát lại) để cưỡng chế thi hành. Trong trường hợp muốn bác bỏ hiệu lực của văn bản công chứng đó thì phải kiện ra Tòa án và khi đó thì các tình tiết, sự kiện đã ghi trong hợp đồng, giao dịch đó sẽ trở thành chứng cứ hiển nhiên trước Tòa, không cần phải xác minh, người muốn bác bỏ nó phải xuất trình được chứng cứ ngược lại. Đặc điểm nêu trên của văn bản công chứng có ý nghĩa rất lớn thể hiện vai trò phòng ngừa, bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên trong hợp đồng, giao dịch đồng thời hạn chế được rất nhiều các vụ kiện tụng ra Tòa án, gây tốn kém, lãng phí.

Nghị định số 75/2000/NĐ-CP quy định “Văn bản công chứng, văn bản chứng thực có giá trị chứng cứ, trừ trường hợp được thực hiện không đúng thẩm quyền hoặc không tuân theo quy định tại Nghị định này hoặc bị Toà án tuyên bố là vô hiệu. Hợp đồng đã được công chứng, chứng thực có giá trị thi hành đối với các bên giao kết; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình, thì bên kia có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật.” Tuy nhiên trên thực tế, quy định này của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP chưa được các cơ quan, tổ chức và cá nhân nhận thức đúng đắn và đầy đủ. Mặt khác, quy định nói trên chỉ ở cấp nghị định nên thường bị các văn bản quy phạm pháp luật khác có hiệu lực pháp lý cao hơn bỏ qua, do đó trong nhiều trường hợp gây thiệt hại cho các bên trong hợp đồng, giao dịch.

Những điểm hạn chế bất cập nêu trên về mặt tổ chức và hoạt động công chứng ở nước ta cần phải sớm khắc phục, đặc biệt là trong điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách tư pháp và hội nhập quốc tế của nước ta. Vì vậy, việc hoàn thiện thể chế về công chứng thông qua việc ban hành Luật công chứng, một văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao, điều chỉnh một cách toàn diện và đồng bộ lĩnh vực công chứng là một nhu cầu cấp thiết.

Chính vì những lý do nêu trên, ngày 29 tháng 11 năm 2006, tại kỳ họp thứ 10, Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XI đã thông qua Luật công chứng. Luật công chứng có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2007.

QUAN ĐIỂM CHỈ ĐẠO VÀ NHỮNG MỤC TIÊU CỦA

LUẬT CÔNG CHỨNG

II. QUAN ĐIỂM CHỈ ĐẠO VÀ NHỮNG MỤC TIÊU CỦA LUẬT CÔNG CHỨNG

1. Quan điểm chỉ đạo

Luật công chứng được xây dựng trên cơ sở quán triệt các quan điểm chỉ đạo sau đây:

1.1. Thể chế hoá đầy đủ chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước ta về cải cách hành chính và cải cách tư pháp về những nội dung liên quan đến hoạt động công chứng, đặc biệt là Nghị quyết số 49-NQ/TW ngày 02 tháng 6 năm 2005 về chiến lược cải cách Tư pháp đến năm 2020 và Nghị quyết số 48-NQ/TW ngày 01 tháng 6 năm 2005 về chiến lược xây dựng pháp luật đến năm 2020.

1.2. Quán triệt và vận dụng một cách phù hợp các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước ta về xã hội hóa một số lĩnh vực quản lý nhà nước.

1.3. Kế thừa những điểm tích cực, hợp lý trong tổ chức và hoạt động công chứng hiện nay, tham khảo kinh nghiệm của các nước ngoài trên cơ sở bám sát thực tiễn củaViệt Nam.

2. Mục tiêu của Luật công chứng:

Luật công chứng 2006 hướng đến những mục tiêu sau đây:

2.1. Phát triển đội ngũ công chứng viên đủ về số lượng, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, vững về bản lĩnh chính trị, trong sáng về đạo đức nghề nghiệp, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội về công chứng, phục vụ đắc lực cho công cuộc cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc tế.

2.2. Đổi mới hình thức tổ chức công chứng theo hướng từng bước xã hội hoá nhằm phát huy những tiềm năng to lớn của xã hội vào phát triển hệ thống công chứng mang tính chất là tổ chức dịch vụ công, phục vụ một cách thuận tiện cho các nhu cầu công chứng của nhân dân.

2.3. Xác định rõ phạm vi trách nhiệm của công chứng viên trong hoạt động công chứng.

2.4. Xây dựng quan hệ dịch vụ bình đẳng giữa công chứng viên và người yêu cầu công chứng; minh bạch hóa, đơn giản hóa trình tự, thủ tục công chứng, phát huy tính chủ động, tích cực của công chứng viên trong quá trình tác nghiệp, loại bỏ lối làm việc bàn giấy quan liêu, cửa quyền của công chứng viên.

GIỚI THIỆU MỘT SỐ NỘI DUNG CỦA LUẬT CÔNG CHỨNG

A. BỐ CỤC CỦA LUẬT CÔNG CHỨNG

Luật công chứng bao gồm 8 chương, 67 điều

Chương I- Những quy định chung (Điều 1 đến Điều 12) quy định phạm vi điều chỉnh; khái niệm công chứng; nguyên tắc hành nghề công chứng; văn bản công chứng; lời chứng của công chứng viên; giá trị pháp lý của văn bản công chứng; khái niệm công chứng viên; người yêu cầu công chứng; người làm chứng; tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng; trách nhiệm quản lý nhà nước về công chứng; các hành vi bị nghiêm cấm.

Chương II- Công chứng viên (từ Điều 13 đến Điều 22) quy định tiêu chuẩn công chứng viên; đào tạo nghề công chứng; người được miễn đào tạo nghề công chứng; tập sự hành nghề công chứng; người được miễn tập sự hành nghề công chứng; những trường hợp không được bổ nhiệm công chứng viên; miễn nhiệm công chứng viên; tạm đình chỉ hành nghề công chứng viên.

Chương III- Tổ chức hành nghề công chứng (từ Điều 23 đến Điều 34) quy định hình thức tổ chức hành nghề công chứng; Phòng công chứng; thành lập Phòng công chứng; Văn phòng công chứng; thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng; thay đổi nội dung đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng; cung cấp thông tin về nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; quyền của tổ chức hành nghề công chứng; nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng; giải thể Phòng công chứng; chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng.

Chương IV- Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch (từ Điều 35 đến Điều 52) gồm 2 mục: Mục 1 quy định thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch (từ Điều 35 đến Điều 45); Mục 2 quy định về thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản, di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản và nhận lưu giữ di chúc (từ Điều 46 đến Điều 52).

Chương V- Lưu trữ hồ sơ công chứng (từ Điều 53 đến Điều 55) quy định về hồ sơ công chứng; chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng; cấp bản sao văn bản công chứng.

Chương VI- Phí công chứng, thù lao công chứng (Điều 56 và Điều 57) quy định về phí công chứng; thù lao công chứng, chi phí khác.

Chương VII- Xử lý vi phạm, khiếu nại và giải quyết tranh chấp (từ Điều 58 đến Điều 64) quy định xử lý vi phạm đối với công chứng viên; xử lý vi phạm đối với tổ chức hành nghề công chứng; xử lý vi phạm đối với người có hành vi xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng; xử lý vi phạm đối với cá nhân, tổ chức hành nghề công chứng bất hợp pháp; xử lý vi phạm đối với người yêu cầu công chứng; khiếu nại; giải quyết tranh chấp.

Chương VIII- Điều khoản thi hành (từ Điều 65 đến Điều 67) quy định việc công chứng của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài; điều khoản chuyển tiếp và hiệu lực thi hành.

B. NỘI DUNG CỦA LUẬT CÔNG CHỨNG

Nếu như Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08-12-2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực là một bước tiến quan trọng trong quá trình xây dựng thể chế công chứng ở nước ta thì Luật công chứng được Quốc hội khoá XI thông qua ngày 22-11-2006 tiếp tục hoàn thiện chế định công chứng, đưa chế định công chứng của nước ta xích lại gần với thông lệ công chứng quốc tế. Luật công chứng ra đời với hiệu lực pháp lý cao hơn sẽ góp phần nâng cao vị trí của công chứng viên và nghề công chứng trong xã hội, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động hành nghề của công chứng viên nhằm góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại; phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, góp phần phục vụ công tác quản lý nhà nước có hiệu quả.

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phạm vi điều chỉnh

Điểm mới của Luật công chứng so với các nghị định trước đây của Chính phủ là Luật chỉ quy định các vấn đề về công chứng, không quy định các vấn đề về chứng thực (Điều 1).

Công chứng và chứng thực là hai loại hoạt động khác nhau về tính chất của hành vi cũng như đối tượng và chủ thể thực hiện. Công chứng là hoạt động mang tính chất dịch vụ công do công chứng viên thực hiện. Đối tượng của hoạt động công chứng là các hợp đồng, giao dịch về dân sự, kinh tế, thương mại v.v. Hoạt động công chứng bao gồm một chuỗi thủ tục rất phức tạp kể từ khi công chứng viên tiếp nhận ý chí của các bên giao kết hợp đồng như: xác định tư cách chủ thể của các bên, kiểm tra năng lực hành vi dân sự của chủ thể, tính tự nguyện của các bên hợp đồng, xác định nguồn gốc hợp pháp của đối tượng hợp đồng, kiểm tra tính hợp pháp của nội dung hợp đồng, thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng v.v. Những tình tiết này là rất quan trọng, bảo đảm cho hợp đồng không bị vô hiệu và có ý nghĩa chứng cứ về sau nếu xảy ra tranh chấp giữa các bên cũng như với bên thứ ba. Trong khi đó, hoạt động chứng thực là hành vi mang tính chất hành chính của các cơ quan hành chính công quyền. Đối tượng của hoạt động chứng thực là các giấy tờ, tài liệu. Thí dụ: chứng thực sao y giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ v.v. Theo thông lệ quốc tế, các vấn đề về công chứng được quy định trong luật dân sự, tố tụng dân sự. Pháp luật về công chứng thuộc loại pháp luật về chứng cứ. Còn vấn đề chứng thực thì được quy định trong luật về hành chính.

Việc tách biệt công chứng và chứng thực như vậy vừa là đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính (không lẫn lộn chức năng của cơ quan hành chính công quyền với chức năng của tổ chức sự nghiệp, dịch vụ) đồng thời cũng là điều kiện để chuyển tổ chức công chứng sang chế độ dịch vụ công. Như vậy, Luật công chứng chỉ điều chỉnh các quan hệ xã hội trong lĩnh vực hoạt động công chứng nhằm phục vụ cho các hoạt động giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại v.v. còn lại vấn đề chứng thực được quy định trong một nghị định của Chính phủ (Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký).

2. Định nghĩa công chứng

Việc xác định khái niệm công chứng là vấn đề mấu chốt của hoạt động công chứng. Khái niệm công chứng đã được nêu trong 3 Nghị định của Chính phủ: Nghị định số 45/HĐBT ngày 27 tháng 2 năm 1991 về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước, Nghị định số 31/CP ngày 18 tháng 5 năm 1996 về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước và Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8 tháng 12 năm 2000 về công chứng, chứng thực, việc thể hiện cụ thể khái niệm này có sự khác nhau, song có sự giống nhau về cơ bản như sau: công chứng là việc chứng nhận tính xác thực của hợp đồng, giao dịch khác.

Điều 2 của Luật công chứng định nghĩa công chứng như sau:

Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Như vậy, trong định nghĩa nêu trên về công chứng cần lưu ý các điểm sau đây:

Một là, công chứng là hành vi của công chứng viên. Điều này phân biệt với chứng thực là hành vi của người đại diện của cơ quan hành chính công quyền.

Hai là, tính xác thực của hợp đồng, giao dịch khác được công chứng viên xác nhận. Tính xác thực của các tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch khác là vô cùng quan trọng nhằm bảo đảm cho chúng có giá trị chứng cứ. Trong pháp luật về tố tụng, khi nói đến chứng cứ thì bao giờ cũng đề cao tính xác thực của các sự kiện, tình tiết có thực, khách quan được coi là chứng cứ. Sở dĩ pháp luật coi văn bản công chứng có giá trị chứng cứ cũng là do tính xác thực của các tình tiết, sự kiện có trong văn bản đó đã được công chứng viên xác nhận. Tính xác thực này được công chứng viên kiểm chứng và xác nhận ngay khi nó xảy ra trong thực tế, trong số đó có những tình tiết, sự kiện chỉ xảy ra một lần, không để lại hình dạng, dấu vết về sau (ví dụ: sự tự nguyện của các bên khi ký kết hợp đồng) và do đó, nếu không có công chứng viên xác nhận thì về sau rất dễ xảy ra tranh chấp mà Toà án không thể xác minh được.

Ba là, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác được công chứng viên xác nhận. Đây là điểm khác biệt giữa trường phái công chứng nội dung (công chứng hệ Latine) và trường phái công chứng hình thức (công chứng hệ Anglosason). Trong công chứng hệ Latine thì các hợp đồng, giao dịch hợp pháp mới được công chứng viên xác nhận, những hợp đồng, giao dịch bất hợp pháp thì bị từ chối công chứng. Đặc điểm này của công chứng hệ Latine quy định chức năng phòng ngừa các tranh chấp trong hợp đồng, giao dịch khác của công chứng.

3. Về văn bản công chứng

Khái niệm văn bản công chứng được quy định lần đầu tiên tại Thông tư số 858/QLTP ngày 15-10-1987 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện các việc làm công chứng và tiếp tục được quy định tại nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác về tổ chức và hoạt động công chứng của nước ta như Nghị định số 45/HĐBT ngày 27-02-1991, Nghị định số 31/CP ngày 18-5-1996, Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08-12-2000 và các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thực hiện các Nghị định này.

Cùng với sự hoàn thiện và phát triển của chế định công chứng qua các thời kỳ, khái niệm văn bản công chứng được quy định ngày một rõ nét, đầy đủ và phù hợp hơn. Nếu như tại Điều 14 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP quy định “văn bản công chứng là những hợp đồng, giao dịch, bản sao giấy tờ, chữ ký cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho các giao dịch được Phòng công chứng chứng nhận” thì tại Điều 4 của Luật công chứng, văn bản công chứng được quy định như sau:

“Hợp đồng, giao dịch bằng văn bảnđã được công chứng theo quy định của Luật này gọi là văn bản công chứng.

Văn bản công chứng bao gồm các nội dung sau đây:

– Hợp đồng, giao dịch;

– Lời chứng của công chứng viên.

Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và có đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.”

Với quy định trên có thể thấy quy định về văn bản công chứng của Luật công chứng có những điểm mới cơ bản so với Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, theo đó văn bản công chứng có các đặc điểm sau đây:

a) Văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch bằng văn bản được công chứng viên công chứng (không bao gồm bản sao, bản dịch, chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho các giao dịch).

Thực tế trong những năm qua, do nhận thức của chúng ta về công chứng chưa đầy đủ, còn đơn giản nên đã coi công chứng tương tự như chứng thực. Mặc dù trong Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực đã có sự phân biệt giữa thuật ngữ “Công chứng” và “Chứng thực” nhưng đó mới chỉ là phân biệt về mặt chủ thể thực hiện hành vi (hành vi công chứng được dùng cho Phòng công chứng, hành vi chứng thực được dùng cho Uỷ ban nhân dân). Chính vì vậy, khái niệm văn bản công chứng được quy định trong Nghị định này còn bao hàm cả những bản sao, bản dịch giấy tờ, chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho các giao dịch.

Cùng với việc thực hiện chủ trương xác định rõ phạm vi của công chứng và chứng thực, theo đó công chứng được xác định là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch thì Luật công chứng cũng quy định văn bản công chứng là những hợp đồng, giao dịch bằng văn bản được công chứng theo quy định của pháp luật (bao gồm các hợp đồng, giao dịch mà theo quy định của pháp luật phải công chứng như hợp đồng chuyển nhượng, thuê, thế chấp quyền sử dụng đất, hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất trong trường hợp bên có quyền sử dụng đất là tổ chức … hoặc các hợp đồng, giao dịch pháp luật không yêu cầu công chứng nhưng tổ chức, cá nhân tự nguyện yêu cầu công chứng như hợp đồng mua bán nhà ở trong trường hợp bên bán nhà là tổ chức có chức năng kinh doanh nhà ở, di chúc …). Bản sao, bản dịch giấy tờ, chữ ký cá nhân trong các giấy tờ không được coi là văn bản công chứng. Đây là điểm mới cơ bản của Luật công chứng so với các quy định của các văn bản quy phạm pháp luật trước đây về vấn đề này.

b) Văn bản công chứng là kết quả hoạt động của công chứng viên

Trước đây, Nghị định số 75/2000/NĐ-CP quy định văn bản công chứng là những văn bản được Phòng công chứng chứng nhận, trong đó công chứng viên chỉ là người thực hiện nhiệm vụ của Phòng Công chứng. Nay Luật công chứng quy định “công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác …” hay nói cách khác, công chứng viên là chủ thể thực hiện công chứng, là người xem xét và bảo đảm tính xác thực, tính hợp pháp cho các hợp đồng, giao dịch được giao kết hoặc xác lập và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng đó. Phòng công chứng, Văn phòng công chứng chỉ là hình thức tổ chức hành nghề của công chứng viên, không phải là chủ thể thực hiện công chứng. Đây cũng là một điểm mới của Luật công chứng, phù hợp với thông lệ của trường phái công chứng Latine trên thế giới.

c) Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và có đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng

Việc xác định ngày có hiệu lực của văn bản công chứng có ý nghĩa pháp lý quan trọng vì chỉ khi văn bản công chứng có hiệu lực thì mới làm phát sinh các quyền, nghĩa vụ của các bên trong văn bản công chứng cũng như trách nhiệm của công chứng viên đối việc công chứng đã thực hiện.

Tuy nhiên cần phân biệt ngày có hiệu lực của văn bản công chứng với thời điểm có hiệu lực của hợp đồng, giao dịch. Theo quy định của pháp luật về dân sự, tương ứng với mỗi loại hình thức hợp đồng thì thời điểm giao kết hợp đồng được xác định một cách phù hợp trên cơ sở công nhận hiệu lực của cam kết, thoả thuận giữa các bên. Theo nguyên tắc chung, đó là hợp đồng được giao kết vào thời điểm bên đề nghị nhận được trả lời chấp nhận giao kết. Đối với hợp đồng bằng văn bản, thời điểm giao kết là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản và thời điểm có hiệu lực của loại hợp đồng này được tính từ thời điểm giao kết nêu trên hoặc cũng có thể có hiệu lực vào thời điểm khác do các bên có thoả thuận hoặc pháp luật có quy định. Đối với hợp đồng văn bản được công chứng, trong một số trường hợp theo quy định của pháp luật, hợp đồng sẽ phát sinh hiệu lực kể từ thời điểm được công chứng nghĩa là kể từ ngày được công chứng viên ký và có đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, cũng giống như đối với các hợp đồng bằng văn bản khác, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng được công chứng cũng có thể không trùng với ngày có hiệu lực của văn bản công chứng mà có thể sẽ có hiệu lực vào một thời điểm khác sau đó do các bên thoả thuận (ví dụ: các bên tham gia hợp đồng, giao dịch thoả thuận về ngày có hiệu lực của hợp đồng giao dịch là một ngày cụ thể hoặc khi xảy ra một sự kiện nào đó trong tương lai sau thời điểm công chứng hoặc có thể là khi một bên đáp ứng một điều kiện nào đó) hoặc do pháp luật có quy định (ví dụ: pháp luật về đất đai quy định hợp đồng chuyển đổi, chuyển nhượng, thuê, thuê lại quyền sử dụng đất; hợp đồng hoặc văn bản tặng cho quyền sử dụng đất; hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất).

d) Văn bản công chứng được thực hiện theo một trình tự, thủ tục chặt chẽ về nội dung và hình thức, bảo đảm về tính xác thực, tính hợp pháp.

Có thể nói đây là một trong những đặc điểm quan trọng nhất của văn bản công chứng, được khẳng định trong pháp luật của hầu hết các nước theo trường phái công chứng Latine trên thế giới. Vì vậy, ngoài những điểm mới như đã nêu trên, kế thừa quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, Luật công chứng bằng nhiều quy định khác nhau cũng đã thể hiện đặc trưng quan trọng này của văn bản công chứng. Theo quy định tại các Điều 35 và Điều 36 của Luật công chứng thì việc công chứng có thể được thực hiện theo hai cách: công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn hoặc công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Tuy nhiên, dù làm theo cách nào thì văn bản công chứng cũng đều được công chứng viên xem xét theo một trình tự, thủ tục chặt chẽ cả về nội dung và hình thức theo quy định của pháp luật trên cơ sở thoả thuận của các bên, cụ thể như sau:

– Về nội dung, văn bản công chứng phải bao gồm hai thành phần đó là hợp đồng, giao dịch và lời chứng của công chứng viên.

Nội dung của văn bản công chứng trước hết là hợp đồng, giao dịch. Các hợp đồng, giao dịch này được công chứng viên xem xét về các khía cạnh pháp lý khác nhau như về năng lực hành vi dân sự của người tham gia hợp đồng, giao dịch, về sự tự nguyện giao kết của họ, cũng như kiểm tra xem nội dung của hợp đồng, giao dịch có vi phạm pháp luật hay không, đối tượng của hợp đồng giao dịch là có thật hay không… Trong quá trình xem xét này, công chứng viên thông qua hoạt động của mình được thể hiện dưới nhiều hình thức như bằng lời nói (ví dụ: giải thích về quyền, nghĩa vụ của các bên khi giao kết hợp đồng), bằng văn bản (ví dụ: gửi các phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, xác minh, giám định), bằng hành vi cụ thể (ví dụ: từ chối công chứng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật) và ở nhiều thời điểm khác nhau (từ khi các bên bày tỏ ý định giao kết hợp đồng cho đến khi đặt bút ký vào hợp đồng và được kết thúc bằng một hợp đồng đã được công chứng) qua đó giúp các bên thể hiện ý chí của mình đúng pháp luật và bảo đảm sự công bằng trong cam kết của họ.

Một nội dung không thể thiếu nữa của văn bản công chứng đó là lời chứng của công chứng viên. Hay nói cách khác, lời chứng của công chứng viên là một bộ phận cấu thành của văn bản công chứng. Theo quy định tại Điều 5 của Luật công chứng thì lời chứng của công chứng viên phải ghi rõ thời gian, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch; có chữ ký của công chứng viên vàđóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

– Về hình thức, để bảo đảm tính xác thực của văn bản công chứng, bên cạnh việc quy định về nội dung của văn bản này, Luật công chứng cũng quy định văn bản công chứng phải được bảo đảm các yêu cầu về chữ viết, cách ghi trang, tờ trong văn bản công chứng, về việc ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng, về việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng tại các Điều 40, 41, 42 và 43.

4. Giá trị pháp lý của văn bản công chứng

Khẳng định giá trị pháp lý của văn bản công chứng có ý nghĩa quan trọng quyết định sự tồn tại của thể chế công chứng trong đời sống xã hội. Tại sao các hợp đồng, giao dịch (đặc biệt là các hợp đồng, giao dịch về bất động sản) cần phải được công chứng?. Nói cách khác, các bên hợp đồng, giao dịch có được lợi ích gì khi qua thủ tục công chứng?

Điều 6 của Luật công chứng quy định:

“1. Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu toà án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thoả thuận khác.

2. Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị toà án tuyên bố là vô hiệu”.

Như vậy, hợp đồng, giao dịch khác đã được công chứng sẽ có hai giá trị pháp lý cơ bản sau đây:

Một là, giá trị chứng cứ không phải chứng minh trước Toà án. Có ý kiến phản đối quy định này của Luật với lập luận rằng chỉ có Toà án mới có thẩm quyền quyết định một tình tiết, một sự kiện nào đó là chứng cứ. Theo pháp luật tố tụng Việt Nam cũng như của các nước thì chứng cứ phải được thu thập theo trình tự luật định. Ngoài ra, ý kiến này cũng cho rằng hành vi chứng nhận của Công chứng viên không thể biến một tình tiết, sự kiện nào đó trong nội dung của hợp đồng thành chứng cứ hiển nhiên trước Toà án được.

Thực ra vấn đề giá trị chứng cứ của văn bản công chứng không phải chứng minh đã được quy định tại Điều 80 của Bộ luật tố tụng dân sự năm 2004 của nước ta. Cơ sở của quy định này là xuất phát từ việc thừa nhận chức năng của công chứng viên về chứng nhận tính xác thực của các hợp đồng, giao dịch như đã nêu trên. Tính xác thực do công chứng viên chứng nhận biến các tình tiết, sự kiện có trong hợp đồng, giao dịch trở thành chứng cứ hiển nhiên trước Toà. Có người hỏi, một hợp đồng không được công chứng nhưng có người làm chứng (ví dụ Luật sư của LVN Group tư vấn đã soạn thảo ra hợp đồng đó và Luật sư của LVN Group đứng ra làm chứng) thì có giá trị chứng cứ hiển nhiên trước Toà không? Câu trả lời là không. Bởi vì công chứng viên (dù là công chứng viên làm việc trong Văn phòng công chứng, không phải là công chức nhà nước) là một chức danh tư pháp được Nhà nước giao quyền làm việc đó và chỉ có công chứng viên mới được nhân danh Nhà nước để chứng nhận các hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên là người đứng giữa các bên hợp đồng, là người bảo vệ quyền lợi của tất cả các bên hợp đồng, còn Luật sư thì chỉ bảo vệ quyền lợi của một bên thân chủ mà thôi. Như vậy sứ mệnh của công chứng viên là tạo lập ra văn bản công chứng có giá trị chứng cứ trước Toà án.

Hiểu như thế nào về giá trị chứng cứ không phải chứng minh của văn bản công chứng? quy định này có vi phạm quyền đánh giá chứng cứ của Toà án không? Tại Điều 6 của Luật công chứng cũng đã khẳng định là giá trị chứng cứ của văn bản công chứng sẽ bị bác bỏ khi bị Toà án tuyên là vô hiệu. Nhưng như vậy cũng không có nghĩa là Toà án có thể tuyên vô hiệu một cách tuỳ tiện. Một người muốn yêu cầu Toà án tuyên bố một văn bản công chứng là vô hiệu thì phải chứng minh được văn bản công chứng đó đã được lập một cách trái pháp luật. Nếu không chứng minh được điều đó thì văn bản công chứng sẽ được công nhận là chứng cứ hiển nhiên trước Toà án. Như vậy, vai trò phòng ngừa của công chứng thể hiện ở chỗ: ngay khi lập hợp đồng, các bên hợp đồng đã củng cố chứng cứ về việc ký kết hợp đồng đó, đề phòng các tranh chấp về sau. Trên tinh thần đó, ở các nước theo hệ công chứng Latine, công chứng viên còn được coi là “thẩm phán phòng ngừa”. Công chứng viên được sử dụng con dấu mang hình quốc huy.

Hai là, giá trị thi hành của văn bản công chứng.

Nói văn bản công chứng có giá trị thi hành có nghĩa là những gì đã thoả thuận trong văn bản công chứng thì có hiệu lực bắt buộc thi hành đối với các bên hợp đồng, giao dịch đồng thời đối với cả bên thứ ba. Trước hết, xét trong mối quan hệ giữa các bên hợp đồng thì hiển nhiên là những gì họ đã cam kết trong hợp đồng, giao dịch thì họ có nghĩa vụ thực hiện, không được bội ước. Đó cũng là nguyên tắc của luật dân sự. Vì vậy, giá trị thi hành của văn bản công chứng (hay nói cách khác là hợp đồng, giao dịch đã được công chứng) thực ra không có gì mới. Mặt khác, xét trong mối quan hệ với người thứ ba thì văn bản công chứng cũng có hiệu lực bắt buộc người thứ ba phải tôn trọng và thi hành. Thí dụ: một hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã được các bên ký kết và đã được công chứng thì các cơ quan (Tài nguyên môi trường) và các cá nhân có liên quan cũng phải công nhận và làm các thủ tục liên quan (trước bạ, sang tên). Điều này cũng là xuất phát từ nguyên tắc tôn trọng quyền tự do giao kết hợp đồng của chủ thể.

Hiệu lực thi hành của văn bản công chứng không phải là quy định mới trong pháp luật về công chứng. Theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP trước đây thì văn bản công chứng cũng đã được quy định về giá trị thi hành, theo đó hợp đồng đã được công chứng có giá trị thi hành đối với các bên giao kết; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, việc quy định không rõ cơ quan có thẩm quyền giải quyết là cơ quan nào dẫn đến nhiều cách hiểu khác nhau về vấn đề này.

Để khắc phục điểm hạn chế nêu trên trong quy định về hiệu lực thi hành của văn bản công chứng, Luật công chứng quy định một cách rõ ràng hơn về vấn đề này, cụ thể là Luật xác định cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong trường hợp một bên không thực hiện nghĩa vụ của mình trong văn bản công chứng là Tòa án, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác (trường hợp các bên thỏa thuận trong văn bản công chứng về cơ quan có thẩm quyền giải quyết là trọng tài thương mại đối với hợp đồng thương mại hoặc đã thỏa thuận phương pháp xử lý tài sản để thu hồi nợ trong các hợp đồng thế chấp, cầm cố…). Có thể nói, việc quy định về hiệu lực thi hành của văn bản công chứng như trên là phù hợp với điều kiện thực tế của nước ta hiện nay, đồng thời cũng dần tiệm cận với các quy định về hiệu lực thi hành của văn bản công chứng theo các nước thuộc trường phái công chứng Latine trên thế giới.

5. Quản lý nhà nước về công chứng

Để tăng cường công tác quản lý nhà nước về công chứng , Luật công chứng phân định rõ nhiệm vụ quyền hạn của các cơ quan trong quản lý về tổ chức và hoạt động công chứng, theo hướng tăng cường vai trò của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh đối với việc phát triển và quản lý hệ thống tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương mình, đồng thời bảo đảm tính thống nhất trong việc quản lý nhà nước về công chứng trên phạm vi toàn quốc, trong đó Bộ Tư pháp là đầu mối giúp Chính phủ thực hiện nhiệm vụ này.

II. CÔNG CHỨNG VIÊN

Điểm mới cơ bản của Luật công chứng so với các Nghị định trước đây của Chính phủ về công chứng đó là chế định công chứng viên.

Công chứng viên là chủ thể thực hiện hành vi công chứng chứ không phải là Phòng công chứng hay Văn phòng công chứng. Trước đây các Nghị định của Chính phủ quy định về công chứng chưa làm rõ được vị trí nêu trên của công chứng viên, thậm chí vai trò, vị trí của công chứng viên bị lu mờ so với Phòng công chứng. Cách thức tổ chức công chứng nhà nước như trước đây khiến cho người dân và các cơ quan, tổ chức chỉ nghĩ đến Phòng công chứng như là chủ thể duy nhất của hoạt động công chứng, còn công chứng viên chỉ là một công chức hành chính làm việc trong Phòng công chứng. Trưởng phòng công chứng hầu như là người chịu trách nhiệm chính trong hoạt động công chứng của Phòng và có quyền rất lớn đối với công chứng viên.

Tại Điều 7 của Luật công chứng quy định: Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật này, được bổ nhiệm để hành nghề công chứng.

Như vậy, theo quy định của điều này thì công chứng viên là chủ thể hành nghề công chứng chứ không phải là Phòng công chứng hay Văn phòng công chứng. Phòng công chứng hay Văn phòng công chứng chỉ là tổ chức hành nghề của Công chứng viên. Tại Điều 22 cũng quy định: Công chứng viên có quyền lựa chọn tổ chức hành nghề công chứng.Việc đề cao vị trí của công chứng viên là cơ sở để xác định quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm (kể cả trách nhiệm vật chất) của công chứng viên.

Tiêu chuẩn công chứng viên được nâng cao hơn so với hiện hành, tại Điều 13 Luật công chứng quy định về tiêu chuẩn công chứng viên cho thấy: tiêu chuẩn công chứng viên đã được quy định chặt chẽ hơn các văn bản pháp luật về công chứng trước đây. Ngoài sự kế thừa Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về tiêu chuẩn công chứng viên là công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, có phẩm chất đạo đức tốt, có bằng cử nhân luật, có giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng, có thời gian công tác pháp luật từ năm năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức; Luật còn quy định thêm nhiều điểm mới như: “trung thành với Tổ quốc, tuân thủ hiến pháp và pháp luật còn phải trải qua thời gian tập sự hành nghề công chứng; thời gian đào tạo nghề công chứng và tập sự hành nghề công chứng được tính vào thời gian công tác pháp luật.”

Việc đào tạo nghề công chứng là một trong những chương trình cần thiết không thể thiếu cho người muốn trở thành công chứng viên. Sở dĩ quy định chương trình này trong Luật là đòi hỏi công chứng viên phải được đào tạo chuyên ngành công chứng. Trường đại học Luật chưa có chương trình đào tạo chuyên sâu cho nghề công chứng. Vì vậy, việc đào tạo nghề công chứng sẽ được Học viện tư pháp đào tạo chuyên ngành và cấp chứng chỉ sau các khoá đào tạo. Luật công chứng quy định mở rộng cho người có bằng cử nhân Luật đều được đăng ký tham dự khoá đào tạo nghề công chứng, thời gian đào tạo nghề công chứng là 6 tháng (Điều 14). Chương trình đào tạo nghề công chứng trước đây chưa quy định thời gian cụ thể và chỉ có một số người trong biên chế nhà nước đang làm tại các cơ quan pháp luật như: Phòng công chứng, Sở Tư pháp … mới được cử đi học lớp đào tạo công chứng viên. Nhưng hiện nay, khi Luật công chứng có hiệu lực thi hành thì những người đã có bằng cử nhân Luật bất kể đang công tác ở đâu hoặc chưa có việc làm đều được tham gia đăng ký học các khoá đào tạo nghề công chứng. Bên cạnh đó, Luật công chứng cũng có quy định ưu tiên cho một số nghề trong lĩnh vực tư pháp được miễn đào tạo nghề công chứng khi muốn trở thành công chứng viên như: “những người đã là thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên, Luật sư của LVN Group đã hành nghề từ 3 năm trở lên, giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật, đã là thẩm tra viên cao cấp ngành toà án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát, chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật”được miễn đào tạo nghề công chứng (Điều 15). Như vậy, Luật công chứng đã mở rộng cho nhiều thành phần, đối tượng được tham gia khi muốn trở thành công chứng viên để hành nghề công chứng. Những người có các chức danh trên cũng được Luật công chứng quy định cho miễn nhiệm tập sự hành nghề công chứng (Điều 17).

Đối với tiêu chuẩn phải có thời gian tập sự nghề công chứng là quy định mới được đưa vào Luật công chứng. Việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và nắm bắt thực tế, làm quen với công việc khi bước vào hành nghề công chứng là vấn đề không thể thiếu được của người muốn trở thành công chứng viên. Điều 16 Luật công chứng quy định: “Người có Giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng thì được tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng. Thời gian tập sự hành nghề công chứng là mười hai tháng, kể từ ngày tập sự tại tổ chức hành nghề công chứng. Người tập sự hành nghề công chứng phải đăng ký tại Sở Tư pháp nơi có tổ chức hành nghề công chứng mà mình tập sự”.

Luật công chứng đã mở rộng cho những người có đầy đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định đều được bổ nhiệm công chứng viên. Người muốn làm công chứng viên có quyền đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên. Thủ tục, hồ sơ, đề nghị bổ nhiệm công chứng viên được chia làm 2 trường hợp:

– Trường hợp không được miễn khoá đào tạo công chứng viên và phải trải qua thời gian tập sự thì hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên gửi Sở Tư pháp ở địa phương nơi mình đăng ký tập sự. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, Sở Tư pháp sẽ có văn bản đề nghị bổ nhiệm công chứng viên kèm theo hồ sơ gửi Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định.

– Những trường hợp được miễn đào tạo nghề công chứng, được miễn tập sự nghề công chứng có quyền đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm. Hồ sơ bổ nhiệm gửi thẳng đến Bộ Tư pháp không phải qua Sở Tư pháp.

Các quy định về thủ tục giấy tờ trong hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên được quy định chi tiết tại khoản 1 và khoản 2 Điều 18 của Luật công chứng như sau:

“1. Người hoàn thành tập sự hành nghề công chứng có quyền đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên. Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên gửi Sở Tư pháp ở địa phương nơi đăng ký tập sự, gồm có:

a) Đơn đề nghị bổ nhiệm công chứng viên;

b) Bản sao bằng cử nhân luật hoặc thạc sỹ luật;

c) Giấy tờ chứng minh về thời gian công tác pháp luật;

d) Bản sao Giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng;

đ) Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng có nhận xét của công chứng viên hướng dẫn;

e) Sơ yếu lý lịch;

f) Giấy chứng nhận sức khoẻ.

2. Người được miễn đào tạo nghề công chứng, người được miễn tập sự hành nghề công chứng có quyền đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên. Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên gửi Bộ Tư pháp, gồm có:

a) Đơn đề nghị bổ nhiệm công chứng viên;

b) Bản sao bằng cử nhân luật hoặc thạc sỹ luật, tiến sĩ luật;

c) Giấy tờ chứng minh là người được miễn đào tạo nghề công chứng, miễn tập sự hành nghề công chứng;

d) Giấy tờ chứng minh về thời gian công tác pháp luật;

đ) Sơ yếu lý lịch;

e) Giấy chứng nhận sức khoẻ”.

Trong thời hạn hai mươi ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định bổ nhiệm công chứng viên; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do cho Sở Tư pháp, người nộp hồ sơ. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

Luật công chứng còn quy định một số trường hợp không được bổ nhiệm làm công chứng viên bao gồm: Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; đã bị kết án mà chưa được xóa án tích về tội phạm do vô ý; đã bị kết án về tội phạm do cố ý; người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính khác theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính; người bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; cán bộ, công chức, viên chức bị buộc thôi việc; người bị thu hồi Chứng chỉ hành nghề Luật sư của LVN Group do bị xử lý kỷ luật bằng hình thức xóa tên khỏi danh sách của Đoàn Luật sư của LVN Group, bị tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề Luật sư của LVN Group.

Trường hợp miễn nhiệm công chứng viên được quy định tại Điều 20 Luật công chứng kế thừa các quy định trước đây như: được miễm nhiệm theo nguyện vọng của cá nhân, hoặc chuyển làm công tác khác… Ngoài ra có nhiều điểm mới so với quy định trước đây là sẽ bị miễn nhiệm nếu không hành nghề công chứng kể từ ngày được bổ nhiệm từ hai năm trở lên, hoặc không hành nghề liên tục từ một năm trở lên; đã bị xử phạt hành chính trong hoạt động hành nghề lần thứ hai mà vẫn tiếp tục vi phạm; hoặc làm công chứng viên còn kiêm nhiệm các công việc khác…

Ngoài những vấn đề trên, nhằm bảo đảm cho việc thực hiện công chứng có hiệu lực, bảo vệ quyền, lợi ích của cá nhân, tổ chức khi yêu cầu công chứng, Luật công chứng còn quy định việc tạm đình chỉ hành nghề công chứng của công chứng viên trong các trường hợp như:

– Không còn đủ tiêu chuẩn công chứng viên theo quy định của pháp luật;

– Bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự;

– Kiêm nhiệm công việc khác;

– Không hành nghề công chứng kể từ ngày được bổ nhiệm công chứng viên từ hai năm trở lên hoặc không hành nghề công chứng liên tục một năm trở lên;

– Đã bị xử phạt hành chính đến lần thức hai trong hoạt động hành nghề công chứng mà còn tiếp tục vi phạm hoặc bị xử lý kỷ luật bằng hình thức cảnh cáo trở lên đến lần thứ hai mà còn tiếp tục vi phạm hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc;

– Đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;

– Đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

Công chứng viên không nhất thiết phải là công chức nhà nước. Đây là điểm rất mới của luật so với quy định trước đây, nhưng ở nước ngoài thì đây là điều phổ biến. Xét về lịch sử hình thành nghề công chứng ở các nước Châu Âu thì công chứng viên chưa bao giờ là công chức hưởng lương từ nhà nước; công chứng viên là một nhân vật đặc biệt: được Nhà nước bổ nhiệm chức danh, được thay mặt Nhà nước nhưng không hưởng lương từ ngân sách nhà nước.

Tại Chương II của Luật công chứng quy định về công chứng viên không hề có quy định nào nói rằng công chứng viên phải là công chức nhà nước. Trên thực tế, khi thực hiện Luật công chứng thì sẽ tồn tại hai loại công chứng viên: Nếu công chứng viên làm việc trong các Phòng công chứng nhà nước thì họ là viên chức nhà nước, vì Phòng công chứng sẽ chuyển sang chế độ đơn vị sự nghiệp chứ không phải là cơ quan hành chính như hiện nay; công chứng viên nào làm việc trong các Văn phòng công chứng thì họ không phải là công chức hay viên chức nhà nước.

Điểm giống nhau giữa công chứng viên Phòng công chứng và công chứng viên Văn phòng công chứng thể hiện cụ thể như sau:

Họ có quyền công chứng các loại hợp đồng, giao dịch như nhau, giá trị pháp lý của văn bản công chứng do họ lập ra là như nhau.

Về chức danh, Luật quy định công chứng viên của Văn phòng công chứng cũng giống như công chứng viên Phòng công chứng nhà nước. Đó là, được nhân danh Nhà nước thực hiện hành vi công chứng, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm chức danh công chứng viên để hành nghề công chứng.

Tiêu chuẩn, điều kiện để được bổ nhiệm làm công chứng viên tại Văn phòng công chứng và Phòng công chứng được quy định như nhau.

Nhiệm vụ, quyền hạn trong khi thực hiện việc công chứng cũng được quy định như nhau. Cụ thể: công chứng viên của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng đều có nhiệm vụ phổ biến trình tự, thủ tục thực hiện công chứng cho người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật; tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu công chứng xuất trình; trực tiếp thực hiện công chứng, ký văn bản công chứng và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc công chứng do mình thực hiện; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa pháp lý của việc công chứng; lập hồ sơ, soạn thảo hợp đồng khi có yêu cầu; xác định năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu; xem xét các hợp đồng nếu thấy không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì công chứng, phải có thái độ hòa nhã, đúng mức, lịch thiệp, tôn trọng nhân dân.

Đối với quyền và nghĩa vụ thì công chứng viên của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng có quyền và nghĩa vụ quy định tại Điều 22 Luật công chứng về cơ bản giống nhau, chỉ khác nhau ở một điểm là công chứng viênđược lựa chọn nơi hành nghề công chứng, còn công chứng viên của Phòng công chứng thì không (điểm a khoản 1 Điều 22 Luật công chứng).

III. TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, chỉ có một hình thức tổ chức công chứng là Phòng công chứng. Phòng công chứng là cơ quan nhà nước đặt dưới sự quản lý của Sở Tư pháp. Tuy nhiên, trước điều kiện phát triển kinh tế xã hội và hội nhập kinh tế quốc tế đang diễn ra sâu sắc và mạnh mẽ hiện nay thì việc duy trì hình thức tổ chức công chứng trên đây không còn phù hợp nữa. Thực tiễn cho thấy, nhu cầu công chứng ngày một tăng cao trong khi sự phát triển của các Phòng công chứng không theo kịp nên đã dẫn đến sự quá tải. Hơn nữa, xét về tính chất thì công chứng là một nghề, các công chứng viên hoạt động độc lập trên cơ sở pháp luật và tự chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Do đó, cần thiết phải có sự chuyển đổi các tổ chức công chứng từ chỗ là cơ quan hành chính thành các tổ chức dịch vụ công hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính. Việc chuyển đổi này không những phù hợp với thông lệ quốc tế về công chứng mà còn góp phần giảm bớt gánh nặng về biên chế và ngân sách của Nhà nước, đồng thời hạn chế sự “độc quyền” của các Phòng công chứng do Nhà nước thành lập, qua đó cải thiện về chất lượng dịch vụ, đáp ứng một cách tốt hơn nữa nhu cầu công chứng của nhân dân.

Tại Chương III của Luật công chứng quy định rõ cách thức tổ chức, trình tự, thủ tục thành lập, quyền, nghĩa vụ của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng v.v. Những quy định tại Chương III về tổ chức hành nghề công chứng thể hiện rất rõ nét tinh thần đổi mới hình thức tổ chức công chứng theo hướng xã hội hoá và dịch vụ hoá.

Luật công chứng quy định hai hình thức tổ chức công chứng là Phòng công chứng và Văn phòng công chứng:

– Đối với Phòng công chứng của Nhà nước thì chuyển sang chế độ đơn vị sự nghiệp có thu, tự chủ về tài chính.

– Đối với Văn phòng công chứng thì hoạt động theo chế độ công ty (hợp danh hoặc doanh nghiệp tư nhân), tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về bồi thường thiệt hại cho khách hàng.

Văn phòng công chứng: theo quy định tại Điều 26 Luật công chứng thì Văn Phòng công chứng do công chứng viên thành lập. Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân. Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh. Văn phòng công chứng có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác. Đây là quan điểm hoàn toàn mới là một trong những quan điểm tiến bộ nhất từ trước đến nay đối với các văn bản pháp luật quy định về công chứng. Đây cũng là một bước bứt phá ra khỏi sự ràng buộc và quan niệm công chứng phải là cơ quan công quyền của Nhà nước, do Nhà nước quản lý, thành lập, quyết định và cho chỉ tiêu biên chế vv….Văn phòng công chứng được quy định trong Luật công chứng thể hiện một bước xã hội hoá hoạt động công chứng ngay tại thời điểm khi Luật công chứng có hiệu lực thi hành. Mô hình Văn phòng công chứng là một hình thức mới của tổ chức hành nghề công chứng. Về lâu dài hình thức Văn phòng công chứng sẽ là hình thức phổ biến của tổ chức hành nghề công chứng ở nước ta. Mô hình Phòng công chứng nhà nước trước mắt là cần thiết, đặc biệt là ở các địa phương miền núi, vùng sâu, vùng xa nhưng trong tương lai khi nền kinh tế thị trường ở nước ta phát triển mạnh thì mô hình này sẽ thu hẹp dần. Đây cũng là kinh nghiệm chuyển đổi từ hệ thống công chứng nhà nước sang công chứng “phi nhà nước hoá” của các nước xã hội chủ nghĩa cũ như Trung Quốc, Nga, Ba Lan, v.v. Đây cũng là vấn đề rất được quan tâm đối với những người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện muốn thành lập Văn phòng công chứng khi Luật công chứng có hiệu lực.

Hoạt động công chứng là một hoạt động có liên quan đến quyền lực nhà nước. Trong Từ điển tiếng Việt có định nghĩa: Công chứng là lấy quyền công ra mà làm chứng. Tuy nhiên việc nhân danh quyền công ở đây không nhất thiết phải là công chức nhà nước mới có quyền đó. Tùy theo tình hình mà Nhà nước có thể giao quyền đó cho một tổ chức, một cá nhân không phải của nhà nước thực hiện. Thực tế ở Việt Nam ta đã có những tiền lệ như: Hội thẩm nhân dân không nhất thiết là công chức nhà nước nhưng vẫn cùng với thẩm phán xét xử. Ở một số nước trên thế giới thậm chí còn có cả lực lượng cảnh sát do tư nhân thành lập v.v. Điều đó chứng tỏ vấn đề xã hội hóa một số lĩnh vực quản lý nhà nước không chỉ đặt ra ở nước ta mà cả ở nhiều nước khác trên thế giới. Tuy nhiên xã hội hóa công chứng không nên hiểu là chuyển công chứng nhà nước thành công chứng tư nhân. Hình thức Văn phòng công chứng quy định trong Luật không phải là Văn phòng công chứng tư nhân (trong Luật không có chỗ nào nói là Văn phòng công chứng tư nhân). Đã là công chứng thì đều là nhân danh nhà nước. Cũng không nên quan niệm Văn phòng công chứng được tổ chức theo mô hình doanh nghiệp có nghĩa là chuyển hoạt động công chứng theo hướng kinh doanh chạy theo lợi nhuận. Việc thu phí, thù lao, v.v. của công chứng viên sẽ được nhà nước quy định chứ không phải là theo thoả thuận giữa công chứng viên với người yêu cầu công chứng. Việc thành lập các Văn phòng công chứng cũng không thể theo kiểu tự do thành lập doanh nghiệp mà phải theo quy hoạch của cơ quan có thẩm quyền của địa phương. Trước mắt, các Văn phòng công chứng sẽ được khuyến khích thành lập ở những nơi có điều kiện hành nghề công chứng như: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng …

Về tên gọi của Văn phòng công chứng: theo quy định thì “tên gọi của Văn phòng công chứng do công chứng viên lựa chọn”. Nhưng, “không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc” (khoản 3 Điều 26).

Đối với việc thành lập và đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được quy định tại Điều 27 Luật công chứng. Công chứng viên muốn thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.

Thủ tục hồ sơ gồm có:

– Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng;

– Đề án thành lập Văn phòng công chứng cần nêu rõ sự cần thiết thành lập Văn phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.

– Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên.

Trong thời hạn hai mươi ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

Trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương cho phép thành lập. Khi đăng ký hoạt động phải có đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở ở địa phương nơi quyết định cho phép thành lập.

Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận được các giấy tờ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Ngườibị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật. Văn phòng công chứng được hoạt động kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.

Đối với trường hợp đã cấp giấy đăng ký hoạt động nhưng chưa hoặc không hoạt động thì Luật công chứng quy định như sau: “Trong thời hạn sáu tháng, kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, nếu Văn phòng công chứng không hoạt động hoặc trong trường hợp Văn phòng công chứng không hoạt động liên tục từ ba tháng trở lên thì Sở Tư pháp đăng ký thu hồi giấy đăng ký hoạt động” (khoản 4 Điều 27).

Việc thu hồi quyết định thành lập Văn phòng công chứng được Luật quy định đối với trường hợp sau: “Trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng không đăng ký hoạt động hoặc trong trường hợp Văn phòng công chứng bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng” (khoản 5 Điều 27).

Việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được quy định tại Điều 28 Luật công chứng. Trường hợp thay đổi trụ sở, tên gọi thì Văn phòng công chứng sẽ được cấp lại giấy đăng ký hoạt động. Khi thay đổi trụ sở, tên gọi, hoặc danh sách công chứng viên, văn phòng công chứng phải có thông báo ngay bằng văn bản cho Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. Tại Điều 29 Luật công chứng còn có quy định giao cho Sở Tư pháp làm nhiệm vụ cung cấp thông tin, nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng như sau: “Trong thời hạn mười ngày làm việc, k�� từ ngày cấp giấy đăng ký hoạt động hoặc cấp lại giấy đăng ký hoạt động do thay đổi trụ sở, tên gọi của Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp phải thông báo cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan Công an cấp tỉnh, Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở”.

Văn phòng công chứng phải đăng báo nội dung đăng ký hoạt động, Điều 30 Luật công chứng quy định: “Trong thời hạn ba mươi ngày, kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp. Nội dung đăng ký gồm có các vấn đề sau:

– Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;

– Họ, tên, số quyết định bổ nhiệm công chứng viên của công chứng viên hành nghề trong Văn phòng công chứng;

– Số, ngày tháng, năm cấp giấy đăng ký hoạt động, nơi đăng ký hoạt động và ngày bắt đầu hoạt động.

Trường hợp được cấp lại giấy đăng ký hoạt động do thay đổi trụ sở, tên gọi, Văn phòng công chứng phải đăng báo những nội dung giấy đăng ký hoạt động được cấp lại”.

Những quy định trên cho thấy thủ tục thành lập và việc đăng ký hoạt động đối với Văn phòng công chứng được quy định rất cụ thể, chi tiết tạo điều kiện cho người muốn tham gia thành lập Văn phòng công chứng thực hiện dễ dàng.

Đối với Văn phòng công chứng thì việc chấm dứt hoạt động được thực hiện theo quy trình như sau ( Điều 34):

– Trường hợp tự chấm dứt hoạt động được quy định: chậm nhất ba mươi ngày trước thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động, Văn phòng công chứng phải có báo cáo bằng văn bản gửi Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. Văn phòng công chứng có nghĩa vụ thanh toán các khoản nợ, làm thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động, thực hiện các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận và đăng báo trung ương hoặc báo địa phương trong hai số liên tiếp về thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động. Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng với các cơ quan quy định tại Điều 29 của Luật công chứng.

– Trường hợp bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động do Văn phòng công chứng vi phạm pháp luật hoặc không còn công chứng viên do bị miễn nhiệm được quy định: Trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày thu hồi giấy đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản với các cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan Công an cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở. Văn phòng công chứng có nghĩa vụ thanh toán các khoản nợ, làm thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động; đối với yêu cầu công chứng đã tiếp nhận mà chưa công chứng thì phải trả lại hồ sơ yêu cầu công chứng cho người yêu cầu công chứng và đăng báo trung ương hoặc báo địa phương trong hai số liên tiếp về việc chấm dứt hoạt động (Điều 33 Luật công chứng).

Phòng công chứng: do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập, được quy định là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp. Trưởng Phòng công chứng phải là công chứng viên và do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức. Tên gọi của Phòng công chứng theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập (Điều 24 Luật công chứng).

Việc thành lập Phòng công chứng do Sở Tư pháp xây dựng Đề án trên cơ sở xét thấy nhu cầu công chứng của địa phương. Đề án thành lập quy định cần nêu rõ các vấn đề như sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện. Sau khi xây dựng đầy đủ Đề án Sở Tư pháp gửi trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Khi có quyết định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thành lập Phòng công chứng thì trong thời hạn ba mươi ngày, kể từ ngày có quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi quyết định thành lập Phòng công chứng đó. Nội dung đăng báo cần phải có đầy đủ các quy định như: tên gọi, địa chỉ trụ sở của phòng; số ngày, tháng, năm quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng. Trường hợp Uỷ ban nhân dân tỉnh thay đổi tên gọi hoặc trụ sở của Phòng công chứng thì Sở Tư pháp có nhiệm vụ phải đăng báo những nội dung thay đổi đó để cá nhân, tổ chức được biết (Điều 25 Luật công chứng).

Thủ tục giải thể Phòng công chứng như sau: khi thấy không cần thiết duy trì Phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án giải thể Phòng công chứng, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định. Phòng công chứng chỉ được giải thể sau khi thanh toán xong các khoản nợ, làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động, thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định giải thể Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương trong hai số liên tiếp về việc giải thể Phòng công chứng (Điều 33 Luật công chứng).

Như vậy, điểm khác biệt cơ bản của hai hình thức này là: Phòng công chứng do Nhà nước thành lập, công chứng viên và một số nhân viên là viên chức nhà nước, Nhà nước đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc cho Phòng công chứng nếu không tự trang trải được. Đối với Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập, tự đăng ký hoạt động, tự đầu tư cở sở vật chất, trụ sở làm việc, tự trang trải trả lương cho công chứng viên, nhân viên phục vụ, phải mua bảo hiểm trách nhiệm cho công chứng viên và nộp thuế theo quy định của pháp luật. Văn phòng công chứng còn có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình.

Sự giống nhau giữa hai hình thức hành nghề công chứng là: Việc hành nghề công chứng mang tính chất công, nhiệm vụ, trách nhiệm nghề nghiệp trong thực hiện các việc công chứng được quy định như nhau, mức thu phí của Văn phòng công chứng và Phòng công chứng được Nhà nước quy định theo một giá nhất định. Việc thành lập Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được giao cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập khi thấy có nhu cầu và đều không phải có chấp thuận của Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Về giá trị pháp lý của văn bản công chứng được quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 6 cũng cho thấy không có sự phân biệt về giá trị văn bản công chứng của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Chính quy định này trong Luật đã giải quyết được những ý kiến băn khoăn của người yêu cầu công chứng và người muốn thành lập Văn phòng công chứng. Ngoài quy định về địa vị pháp lý, trình tự, thủ tục thành lập Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, Luật còn có quy định về quyền hạn của tổ chức hành nghề công chứng tại Điều 31 và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng tại Điều 32. Tại đây cũng cho chúng ta thấy được về cơ bản không có sự phân biệt giữa quyền và nghĩa vụ của hai tổ chức hành nghề công chứng này.

IV. THỦ TỤC CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH

1. Thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch

Luật công chứng đã có những quy định về thủ tục công chứng theo hướng công khai hoá, minh bạch hoá, để khi đến công chứng người dân biết rõ người yêu cầu công chứng phải làm gì? công chứng viên phải làm gì?

Luật công chứng quy định được công chứng trong hai trường hợp:

– Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn;

– Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

Cả hai trường hợp nêu trên thì người yêu cầu công chứng đều phải nộp một bộ hồ sơ yêu cầu công chứng, gồm các giấy tờ sau đây:

+ Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu;

+ Bản sao giấy tờ tuỳ thân;

+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Các bản sao nêu trên có thể là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực. Khi nộp bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

Ngoài ra, hai trường hợp nêu trên có sự khác nhau như sau:

+ Đối với việc công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn thì người yêu cầu công chứng còn phải nộp dự thảo hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

+ Đối với việc công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng thì người yêu cầu công chứng nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch. Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch.

Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

MỘT SỐ ĐIỂM C��N LƯU Ý:

Về thẩm quyền công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản: Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản.

Thời hạn công chứng: được xác định kể từ ngày tổ chức hành nghề công chứng nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định không tính vào thời hạn công chứng. Thời hạn công chứng không quá hai ngày làm việc. Đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá mười ngày làm việc.

Địa điểm công chứng: Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ trường hợp được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng nếu người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

Chữ viết trong văn bản công chứng: phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết. Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng: Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

Ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng: Người yêu cầu công chứng, người làm chứng phải ký vào văn bản công chứng trước mặt công chứng viên.

Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.

Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong văn bản công chứng trong các trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký. Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.

Việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây: Công chứng di chúc; theo đề nghị của người yêu cầu công chứng; công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.

Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng: Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản công chứng mà việc sửa lỗi đó không làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của người tham gia hợp đồng, giao dịch.

Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng phải là công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động hoặc giải thể thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật.

Khi sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng, công chứng viên có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên có trách nhiệm thông báo việc sửa lỗi kỹ thuật đó cho người tham gia hợp đồng, giao dịch.

Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng giao dịch: Việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có sự thoả thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó và cũng phải được công chứng.

Người thực hiện việc công chứng sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch phải là công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động hoặc giải thể thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch.

Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch.

Người được đề nghị Tòa án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu: Công chứng viên, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người có quyền, lợi ích liên quan, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền đề nghị toà án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu khi có căn cứ cho rằng việc công chứng có vi phạm pháp luật.

2. Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản, di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản, nhận lữu giữ di chúc

Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản, di chúc, văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản được áp dụng theo thủ tục riêng dưới đây, đồng thời theo thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch mà không trái với thủ tục riêng.

2.1. Công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản

Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có bất động sản, trừ trường hợp nhiều bất động sản thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nhau cùng được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ thì việc công chứng hợp đồng thế chấp đó do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có một trong số bất động sản thực hiện.

Một bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục thế chấp để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải do công chứng viên đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu thực hiện công chứng. Trường hợp công chứng viên công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu chuyển sang tổ chức hành nghề công chứng khác, không còn hành nghề công chứng hoặc không thể thực hiện việc công chứng thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hợp đồng thế chấp công chứng hợp đồng đó.

2.2. Công chứng di chúc

Người lập di chúc phải tự mình yêu cầu công chứng di chúc; không ủy quyền cho người khác yêu cầu công chứng di chúc.

Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép thì công chứng viên từ chối công chứng di chúc đó hoặc theo đề nghị của người lập di chúc tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định.

Trong trường hợp tính mạng người lập di chúc bị cái chết đe dọa thì người yêu cầu công chứng không phải xuất trình đầy đủ giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 35 của Luật công chứng nhưng phải ghi rõ trong văn bản công chứng.

Di chúc đã được công chứng nhưng sau đó người lập di chúc muốn sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể yêu cầu bất kỳ công chứng viên nào công chứng việc sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hủy bỏ đó. Trong trường hợp di chúc trước đó đang được lưu giữ tại một tổ chức hành nghề công chứng thì người lập di chúc phải thông báo cho tổ chức hành nghề công chứng đó biết việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ di chúc.

2.3. Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản

Những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người thì họ có quyền yêu cầu công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản.

Trong văn bản thoả thuận phân chia di sản, người được hưởng di sản có thể tặng cho toàn bộ hoặc một phần quyền hưởng di sản của mình cho người thừa kế khác.

Trong trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ để chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó.

Trong trường hợp thừa kế theo pháp luật, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế.

Trong trường hợp thừa kế theo di chúc, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình di chúc.

Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh.

Văn bản thoả thuận phân chia di sản đã được công chứng là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản.

2.4. Công chứng văn bản khai nhận di sản

Người duy nhất được hưởng di sản theo pháp luật hoặc những người cùng được hưởng di sản theo pháp luật nhưng thỏa thuận không phân chia di sản đó có quyền yêu cầu công chứng văn bản khai nhận di sản.

Trong trường hợp thừa kế theo di chúc, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình di chúc.

2.5. Công chứng văn bản từ chối nhận di sản

Người thừa kế có thể yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản. Khi yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản, người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân.

2.6. Nhận lưu giữ di chúc

Người lập di chúc có thể yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ di chúc của mình. Khi nhận lưu giữ di chúc, công chứng viên phải niêm phong bản di chúc trước mặt người lập di chúc, ghi giấy nhận lưu giữ và giao cho người lập di chúc.

Đối với di chúc đã được tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ nhưng sau đó giải thể hoặc chấm dứt hoạt động thì trước khi giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, tổ chức hành nghề công chứng phải thoả thuận với người lập di chúc về việc chuyển cho tổ chức hành nghề công chứng khác lưu giữ di chúc. Trường hợp không thoả thuận được thì phải trả lại di chúc và phí lưu giữ di chúc cho người lập di chúc.

Việc công bố di chúc lưu giữ tại tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về dân sự.

V. LƯU TRỮ HỒ SƠ CÔNG CHỨNG

1. Vai trò, tác dụng của việc lưu trữ hồ sơ công chứng

Lưu trữ hồ sơ công chứng là một công đoạn trong hoạt động công chứng và đã được thể chế hoá trong các văn bản quy phạm pháp luật về công chứng. Một vai trò rất lớn của việc lưu trữ hồ sơ công chứng đó là cấp bản sao theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch và người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch. Pháp luật về công chứng quy định lưu trữ bản sao có tác dụng chống trường hợp đương sự sử dụng bản sao được công chứng từ văn bằng, chứng chỉ giả hoặc đương sự chỉnh sửa nội dung của bản sao sau khi công chứng để sử dụng trái pháp luật. Khoản 3 Điều 54 của Luật công chứng quy định: “Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng”. Trên thực tế, cơ quan chức năng đã phát hiện một số trường hợp sử dụng văn bằng, chứng chỉ giả thông qua việc kiểm tra, đối chiếu với bản sao được lưu trữ tại Phòng công chứng. Nhờ có hồ sơ công chứng được lưu trữ tại Phòng công chứng, nhiều sự thật đã được làm sáng tỏ đem lại công bằng cho xã hội và tạo niềm tin đối với nhân dân.

2. Quy định của pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng

Nghị định số 45/HĐBT ngày 27-2-1991 của Hội đồng Bộ trưởng về công chứng nhà nước và Nghị định số 31/CP ngày 18-5-1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước đã có những quy định về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng. Tuy nhiên, những quy định này chưa đầy đủ, rõ ràng và cụ thể. Có thể nói, do điều kiện lịch sử, công tác lưu trữ hồ sơ công chứng chưa được chú trọng trong giai đoạn này.

Ngày 08-12-2000, Chính phủ ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực đánh dấu bước ngoặt trong công tác công chứng, chứng thực của nước ta. Bên cạnh việc quy định rất cụ thể trình tự, thủ tục công chứng, chứng thực, Điều 62 của Nghị định này còn quy định rõ ràng về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng, chứng thực.

Khoản 1 Điều 62 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP quy định: “Hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực, sổ công chứng, sổ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực”. Theo quy định này thì Phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân cấp huyện phải thực hiện lưu trữ hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực, sổ công chứng, sổ chứng thực lâu dài. Hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực phải lưu trữ lâu dài bao gồm hồ sơ về hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải công chứng, chứng thực và hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải công chứng nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu. Đối với hồ sơ bản sao, hồ sơ bản dịch, Nghị định quy định thời hạn lưu trữ là năm năm kể từ thời điểm công chứng, chứng thực. Để đảm bảo cho việc lưu trữ này, khoản 2 Điều 62 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP quy định: “Cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực phải thực hiện các biện pháp an toàn, phòng chống cháy, ẩm ướt, mối mọt đối với hồ sơ, sổ công chứng, sổ chứng thực”. Ngoài việc phải lưu trữ hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực bằng bản giấy, Nghị định cũng quy định Phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân cấp huyện phải nhập vào máy vi tính các việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch. Đây cũng là một biện pháp lưu trữ mà pháp luật yêu cầu đối với hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực. Như vậy, đối với hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực mà pháp luật quy định lưu trữ lâu dài thì phải thực hiện hai biện pháp lưu trữ là lưu trữ bản giấy và lưu trữ trên máy vi tính.

Thực hiện chủ trương xã hội hoá hoạt động công chứng, cải cách hành chính tạo thủ tục thuận lợi cho cá nhân, tổ chức khi có yêu cầu công chứng, ngày 29-11- 2006, Quốc hội đã thông qua Luật công chứng. Luật công chứng có rất nhiều điểm mới, một trong những điểm mới quan trọng đó là vấn đề lưu trữ hồ sơ công chứng. Luật công chứng dành một chương riêng quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng trong đó cách thức lưu trữ, chế độ lưu trữ được quy định rất cụ thể (Chương V). Điều 53 của Luật công chứng quy định về hồ sơ công chứng:

“Hồ sơ công chứng bao gồm phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác.

Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng”.

Luật công chứng cũng quy định cụ thể về thời hạn lưu trữ: “Bản chính văn bản công chứng phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là hai mươi năm; các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là năm năm”. Với yêu cầu nâng cao chất lượng cơ sở hạ tầng, phát triển nghề công chứng phục vụ phát triển kinh tế, thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng như trên là cần thiết và đáp ứng yêu cầu thực tiễn đặt ra.

Luật công chứng chỉ điều chỉnh vấn đề công chứng, do vậy hồ sơ công chứng được quy định ở đây chỉ là hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch và quy định về thời hạn lưu trữ như vậy là hoàn toàn phù hợp.

Một trong những điểm mới thể hiện bước đột phá trong hoạt động công chứng của nước ta đó là Luật công chứng quy định có hai loại hình tổ chức hành nghề công chứng là Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Vấn đề đặt ra là hồ sơ công chứng đang được lưu trữ tại Phòng công chứng, Văn phòng công chứng sẽ được giải quyết như thế nào nếu tổ chức này giải thể hay chấm dứt hoạt động. Để đảm bảo công tác lưu trữ được thực hiện đúng quy định của Luật công chứng, khoản 4 Điều 54 của Luật công chứng đã quy định rõ về vấn đề này: “Trong trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định. Trong trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thoả thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được thì báo cáo Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng”.

Như vậy, có thể nói rằng, chúng ta đã có đầy đủ quy định pháp luật để điều chỉnh vấn đề lưu trữ hồ sơ công chứng.

3. Thực tiễn công tác lưu trữ hồ sơ công chứng và giải pháp hoàn thiện

Theo quy định tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP thì Phòng công chứng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch, bản sao; Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch, bản sao. Thời hạn lưu trữ hồ sơ bản sao giấy tờ là năm năm. Do không có sự phân định thẩm quyền rõ ràng giữa công chứng và chứng thực nên việc lưu trữ hồ sơ bản sao công chứng, chứng thực tại Phòng công chứng và Uỷ ban nhân dân cấp huyện bị quá tải. Theo số liệu thống kê tại thành phố Hồ Chí Minh thì năm 2004 có 2.097.411 bản sao phải lưu trữ. Trong năm năm ước tính số lượng bản sao phải lưu trữ sẽ gấp nhiều lần số lượng nêu trên. Do số lượng bản sao phải lưu trữ tại các Phòng công chứng và Uỷ ban nhân dân cấp huyện quá lớn dẫn đến tốn kém chi phí cho việc lưu trữ.

Do phải lưu trữ với số lượng quá lớn, điều kiện kho chật hẹp dẫn đến việc lưu trữ không được đảm bảo, tài liệu lưu trữ không được sắp xếp khoa học. Nhân viên của Phòng công chứng rất vất vả và mất nhiều thời gian khi cần tìm lại hồ sơ công chứng lưu trữ tại Phòng công chứng.

Thực hiện sự chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, từ tháng 5 năm 2005 thành phố Hồ Chí Minh đã thực hiện phân cấp việc chứng thực bản sao cho Uỷ ban nhân dân cấp xã, giảm tải đáng kể việc công chứng bản sao ở các Phòng công chứng và hệ quả tất yếu là số lượng bản sao lưu trữ tại các Phòng công chứng và Uỷ ban nhân dân cấp huyện cũng giảm đáng kể. Uỷ ban nhân dân tỉnh Khánh Hoà cũng đã áp dụng thí điểm phân cấp chứng thực bản sao cho Uỷ ban nhân dân cấp xã từ tháng 02 năm 2007.

Việc áp dụng thí điểm phân cấp chứng thực bản sao cho Uỷ ban nhân dân cấp xã tại hai địa phương nêu trên và đã thu được kết quả tốt là tiền đề cho việc quy định thẩm quyền chứng thực bản sao cho Ủy ban nhân dân cấp xã trong Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18-5-2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Nghị định quy định phân cấp thẩm quyền chứng thực rõ ràng giữa Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã, theo đó Uỷ ban nhân dân cấp huyện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; Uỷ ban nhân dân cấp xã chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. Với sự phân cấp như vậy, hiện tượng quá tải lưu trữ bản sao tại Phòng công chứng sẽ được giải toả. Với gần 700 Uỷ ban nhân dân quận, huyện và hơn một vạn Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính thì số lượng bản sao được chứng thực và lưu trữ tập trung sẽ giảm mạnh. Hơn nữa, Nghị định cũng quy định thời hạn lưu trữ bản sao là hai năm phù hợp với thực tiễn hơn.

Theo quy định của Luật công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng thực hiện lưu trữ hồ sơ công chứng. Đề án thành lập Phòng công chứng, Văn phòng công chứng phải nêu rõ điều kiện vật chất để thực hiện công chứng. Đây cũng là yêu cầu bao hàm việc bố trí kho lưu trữ hồ sơ công chứng.

Tuy nhiên, cùng với việc lưu trữ hồ sơ công chứng bằng văn bản tại kho lưu trữ, chúng ta cần phải thực hiện tin học hoá hoạt động công chứng đối với công tác lưu trữ. Dần dần, tiến tới chúng ta cần thực hiện lưu trữ thống nhất trên cả nước bằng phương tiện công nghệ thông tin. Với cách thức này, chúng ta sẽ lưu trữ được số lượng lớn hơn, khoa học hơn, ít tốn kém hơn so với lưu trữ tại kho lưu trữ. Hiện tại, tất cả các Phòng công chứng trên cả nước đã được trang bị máy vi tính và kết nối các máy trong cùng Phòng nên công tác lưu trữ đã từng bước được thực hiện tốt.

Như vậy, Luật công chứng đã quy định cụ thể, hợp lý vấn đề lưu trữ hồ sơ công chứng. Chúng ta đang trên bước đường hội nhập, với tinh thần cải cách hành chính, cải cách tư pháp, xã hội hoá hoạt động công chứng, Luật công chứng sẽ góp phần thúc đẩy nền kinh tế Việt Nam phát triển.

VI. PHÍ CÔNG CHỨNG, THÙ LAO CÔNG CHỨNG

1. Trước khi ban hành Luật Công chứng

Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08-12-2000 về công chứng, chứng thực; Thông tư liên tịch số 93/2001/TTLT/ BTC- BTP ngày 21-11-2001của Bộ Tài chính-Bộ Tư pháp hướng dẫn chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí, lệ phí công chứng, chứng thực, thì người yêu cầu công chứng phải nộp lệ phí công chứng khi yêu cầu công chứng đã được thực hiện.

Ngoài ra, trong trường hợp theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng, Phòng công chứng thực hiện cả việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, dịch, hiệu đính, đánh máy, sao chụp và các việc khác có liên quan, thì người yêu cầu công chứng còn phải nộp chi phí để thực hiện các việc đó (gọi là phí dịch vụ).

Như vậy, nguồn thu của Phòng công chứng bao gồm lệ phí công chứng là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân phải nộp khi được Phòng công chứng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch và các việc công chứng khác theo quy định.

Còn phí dịch vụ bao gồm các chi phí để thực hiện các việc như soạn thảo hợp đồng, giao dịch, dịch, hiệu đính, đánh máy, sao chụp và các việc khác có liên quan, thì Phòng công chứng chỉ thu khi có yêu cầu của người yêu cầu công chứng. Đối với phí dịch vụ:Mức thu phí dịch vụ do Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quy định.

2. Theo quy định của Luật công chứng

a. Phí công chứng bao gồm: Phí hợp đồng, giao dịch; phí lưu giữ di chúc; phí cấp bản sao văn bản công chứng.

Một trong những điểm mới xuyên suốt trong Luật Công chứng là hoạt động công chứng mang tính chất dịch vụ để phân biệt với hoạt động quản lý nhà nước, do vậy, những khoản tiền mà Phòng công chứng thu của cá nhân, tổ chức khi yêu cầu công chứng được thực hiện cũng khác với lệ phí trước đây. Pháp lệnh phí, lệ phí năm 2001 quy định:

“Phí là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân phải trả khi được một tổ chức, cá nhân khác cung cấp dịch vụ được quy định trong danh mục phí ban hành kèm theo Pháp lệnh phí, lệ phí” còn “Lệ phí là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân phải nộp khi được cơ quan nhà nước hoặc tổ chức được ủy quyền phục vụ công việc quản lý nhà nước được quy định trong danh mục lệ phí ban hành kèm theo Pháp lệnh phí, lệ phí”.

Phí công chứng bao gồm phí công chứng hợp đồng, giao dịch, phí lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng.

Người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, lưu giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng phải nộp phí công chứng.

Mức thu cụ thể, chế độ thu, nộp, sử dụng và quản lý phí công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Trên nguyên tắc xác định mức thu đã được quy định tại Pháp lệnh Phí và Lệ phí và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, mức thu cụ thể đối với từng loại việc công chứng sẽ được ấn định bằng một số tiền nhất định, không tính bằng tỷ lệ phần trăm (%) trên giá trị tài sản và giá trị hợp đồng.

b. Thù lao công chứng, chi phí khác

– Người yêu cầu công chứng phải trả thù lao khi yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến việc công chứng. Mức thù lao đối với từng loại việc này do tổ chức hành nghề công chứng quy định.

– Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì người yêu cầu công chứng phải trả chi phí để thực hiện việc đó, mức chi phí do người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng thỏa thuận.

NHỮNG ĐIỂM MỚI

trong Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ

về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,

chứng thực chữ ký

I. SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH NGHỊ ĐỊNH

Từ nhiều năm nay nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứng thực là rất lớn. Thực hiện Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08-12-2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực, hoạt động chứng thực của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã có những đóng góp lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân.

Bên cạnh những kết quả đạt được nêu trên, trong quá trình thực hiện Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực, cũng còn bộc lộ nhiều hạn chế, bất cập, thể hiện rõ nhất là tình trạng quá tải, ùn tắc và phiền hà trong việc công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các Phòng công chứng và Ủy ban nhân dân cấp huyện. Trong khi đó, tình trạng quá tải, ùn tắc và phiền hà trong việc công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các Phòng công chứng và Ủy ban nhân dân cấp huyện ngày càng tăng, gây bức xúc trong xã hội. Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng đó là do còn có sự lẫn lộn, trùng lặp giữa hai hoạt động công chứng (hoạt động chuyên môn thuộc lĩnh vực bổ trợ tư pháp mang tính chất dịch vụ công, do công chứng viên thực hiện) và hoạt động chứng thực mang tính chất thị thực hành chính do cơ quan công quyền thực hiện. Trên thực tế, Uỷ ban nhân dân cấp huyện chưa thực hiện hết trách nhiệm của mình trong hoạt động chứng thực, thêm vào đó, nhân dân lại có tâm lý “sính công chứng” nên dẫn đến hệ quả là dồn việc chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký về các Phòng công chứng. Do đó, tình trạng quá tải, ùn tắc, bức xúc, tiêu cực xảy ra ở một số Phòng công chứng là khó tránh khỏi. Vì vậy, yêu cầu cấp bách đặt ra là: một mặt, phải làm rõ và tách bạch cho được hai loại hoạt động vốn rất khác nhau về tính chất và chủ thể thực hiện là công chứng và chứng thực; mặt khác, phải tổ chức tốt hơn việc chứng thực theo hướng phân cấp mạnh cho cơ sở, thực hiện việc đơn giản hoá trình tự, thủ tục, bảo đảm thuận tiện cho người dân.

Ngày 29-11-2006, tại kỳ họp thứ 10, Quốc hội khoá XI, Quốc hội đã thông qua Luật công chứng (có hiệu lực kể từ ngày 01-7-2007). Theo Luật này công chứng được xác định: công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Với việc tách bạch phạm vi giữa công chứng và chứng thực để từ đó xác định những nguyên tắc tổ chức và hoạt động phù hợp đối với mỗi loại hoạt động này là phù hợp với chủ trương cải cách hành chính và cải cách tư pháp.

Do đó, việc Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18-5-2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (sau đây gọi tắt là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP) là cần thiết, kịp thời đáp ứng yêu cầu bức xúc của nhân dân. Nghị định này có hiệu lực thi hành sau mười lăm ngày, kể từ ngày đăng Công báo (đăng Công báo ngày 15-6-2007) và thay thế các quy định về chứng thực bản sao, chữ ký trong Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08-12-2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực.

II. QUAN ĐIỂM CHỈ ĐẠO XÂY DỰNG NGHỊ ĐỊNH

Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã được xây dựng theo các quan điểm chỉ đạo sau đây:

1. Kế thừa và phát triển những quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về chứng thực.

2. Quán triệt tinh thần cải cách hành chính nhằm bảo đảm thuận lợi cho nhân dân theo hướng mở rộng chủ thể có thẩm quyền chứng thực, xác định rõ phạm vi của hoạt động chứng thực, đơn giản hoá trình tự, thủ tục chứng thực.

3. Thực hiện phân cấp, ủy quyền mạnh mẽ cho Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện các việc chứng thực; nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc giải quyết nhu cầu về chứng thực của nhân dân, giải quyết triệt để tình trạng ách tắc, phiền hà, tiêu cực trong hoạt động chứng thực.

III. VỀ CƠ CẤU CỦA NGHỊ ĐỊNH

Nghị định số 79/2007/NĐ-CP gồm 4 chương, 25 điều:

– Chương I. Những quy định chung, gồm 7 điều (từ Điều 1 đến Điều 7).

– Chương II. Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao bản chính, chứng thực chữ ký, gồm 12 điều (từ Điều 8 đến Điều 19); Chương này được chia thành các mục như sau:

+ Mục 1. Cấp bản sao từ sổ gốc, gồm 3 điều (từ Điều 8 đến Điều 10).

+ Mục 2. Chứng thực bản sao từ bản chính, gồm 6 điều (từ Điều 11 đến Điều 16).

+ Mục 3. Chứng thực chữ ký, gồm 3 điều (từ Điều 17 đến Điều 19).

– Chương III. Quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, gồm 4 điều (từ Điều 20 đến Điều 23).

– Chương IV. Điều khoản thi hành, gồm 2 điều (Điều 24 và Điều 25).

IV. NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA NGHỊ ĐỊNH

A. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG

1. Về phạm điều chỉnh

Phạm vi điều chỉnh của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP bao gồm các vấn đề sau đây:

– Thẩm quyền, thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc;

– Thẩm quyền, thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

– Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực;

– Quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

Nghị định số 79/2007/NĐ-CP không quy định về việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch.

2. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, một số từ ngữ như: “bản chính”, “bản sao”, “sổ gốc”, “cấp bản sao từ sổ gốc”,“chứng thực bản sao từ bản chính”, “chứng thực chữ ký” được giải thích như sau:

– “Bản chính” là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao;

– “Bản sao” là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính;

– “Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp;

– “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc;

– “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính;

– “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.

3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực

So với quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định rõ hơn về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực, cụ thể như sau:

– Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay thế cho bản chính trong các giao dịch.

– Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

4. Cơ quan có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định hai nhóm cơ quan có thẩm quyền đối với hai hoạt động: cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

a) Cấp bản sao từ sổ gốc: Cơ quan, tổ chức (kể cả các tổ chức không phải của Nhà nước) có thẩm quyền cấp bản chính và đang quản lý sổ gốc thì có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc.

b) Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký: Phòng Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký. Trong đó, có sự phân định rõ ràng về thẩm quyền giữa các cơ quan này, cụ thể như sau:

– Phòng Tư pháp cấp huyện:

Trước đây, theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về chứng thực thì một số việc chứng thực được giao cho Ủy ban nhân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ủy quyền cho Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện các việc chứng thực đó và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp huyện. Như vậy, Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện tuy được quyền trực tiếp ký chứng thực, nhưng với danh nghĩa thừa ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cho nên phải đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp huyện. Việc này vừa rườm rà về thủ tục đóng dấu, vừa khó xác định trách nhiệm cá nhân giữa Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện trong trường hợp có sai phạm trong hoạt động chứng thực. Quán triệt triệt để tinh thần cải cách hành chính, khoản 1 Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định:

Phòng Tư pháp cấp huyện có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

– Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.

– Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Điểm mới rất thuận tiện cho dân là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định nguyên tắc người có yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký có quyền yêu cầu bất cứ cơ quan nhà nước có thẩm quyền nào nêu trên thực hiện việc chứng thực, không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

5. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao

Trước đây, các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ giấy tờ thường đặt ra các quy định tuỳ tiện, rất phiền hà cho người nộp hồ sơ. Mặc dù, đã yêu cầu giấy tờ phải có công chứng, chứng thực nhưng vẫn bắt người nộp phải xuất trình bản chính để đối chiếu, kiểm tra. Khắc phục tình trạng này, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao như sau:

– Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh.

– Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.

B. THỦ TỤC CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC, CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ

Nghị định quy định cụ thể, chi tiết thủ tục đối với từng loại việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Những thủ tục này được đơn giản hóa một cách tối đa bảo đảm thuận lợi cho nhân dân.

1. Cấp bản sao từ sổ gốc

a) Người có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc

– Người được cấp bản chính.

– Người đại diện hợp pháp, người được uỷ quyền của người được cấp bản chính.

– Cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

b) Thủ tục yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc

Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể trực tiếp yêu cầu hoặc gửi yêu cầu của mình đến cơ quan quản lý sổ gốc qua bưu điện.

Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác.

Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là: người đại diện hợp pháp, người được uỷ quyền của người được cấp bản chính; cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết thì còn phải xuất trình thêm giấy tờ chứng minh là người có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc.

Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc qua bưu điện thì người yêu cầu phải gửi đầy đủ các giấy tờ được quy định tại khoản này (bản chính hoặc bản sao có chứng thực).

c) Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc

Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc xem xét, kiểm tra tính hợp pháp của việc yêu cầu cấp bản sao, đối chiếu với sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu. Nội dung bản sao phải đúng với nội dung đã ghi trong sổ gốc.

d) Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu; trong trường hợp yêu cầu được gửi qua bưu điện thì chậm nhất là trong ba ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu (theo dấu ngày đến của bưu điện), cơ quan, tổ chức cấp bản sao phải gửi bản sao cho người yêu cầu. Người yêu cầu cấp bản sao qua bưu điện phải trả lệ phí cấp bản sao và cước phí bưu điện cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.

2.Chứng thực bản sao từ bản chính

a) Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính

– Có quyền yêu cầu bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào: Phòng Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc cơ quan đại diện Việt nam ở nước ngoài thực hiện việc chứng thực, không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

– Trong trường hợp bị từ chối chứng thực người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực giải thích rõ lý do, nếu không đồng ý với lý do đó thì có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

– Chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính hợp pháp của các giấy tờ mà họ xuất trình khi yêu cầu chứng thực.

b) Nghĩa vụ và quyền của người thực hiện chứng thực

– Thực hiện việc chứng thực một cách trung thực, khách quan, chính xác; đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.

– Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.

– Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho việc xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản được yêu cầu chứng thực.

– Lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo; phối hợp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờ giả mạo.

– Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu chứng thực; nếu việc chứng thực không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn họ đến cơ quan khác có thẩm quyền.

c) Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

– Bản chính;

– Bản sao cần chứng thực.

Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra tính hợp pháp của bản chính, nếu phát hiện bản chính có dấu hiệu giả mạo thì đề nghị người yêu cầu chứng thực chứng minh; nếu không chứng minh được thì từ chối chứng thực.

Người thực hiện chứng thực đối chiếu bản sao với bản chính, nếu bản sao đúng với bản chính thì chứng thực.Khi chứng thực bản sao từ bản chính người thực hiện chứng thực phải ghi rõ “chứng thực bản sao đúng với bản chính”, ngày, tháng, năm thực hiện chứng thực, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực.

Trang đầu tiên của bản sao phải được ghi rõ chữ “BẢN SAO” vào chỗ trống phía trên bên phải, nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

d) Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính

Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày. Cán bộ tiếp dân phải đeo thẻ công chức.

Tại trụ sở của cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực.

đ) Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính:

Người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính không được thực hiện chứng thực trong các trường hợp sau đây:

– Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo;

– Bản chính đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;

– Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quy định của pháp luật;

– Đơn, thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;

– Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao.

e) Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính

Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứng thực có thể được hẹn lại để chứng thực sau nhưng không quá hai ngày làm việc.

3. Chứng thực chữ ký

a) Thủ tục chứng thực chữ ký

Cá nhân yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

– Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác;

– Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó.

Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.

Người thực hiện chứng thực phải ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực; địa điểm chứng thực; số giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu chứng thực, ngày cấp, nơi cấp; chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; sau đó ký và ghi rõ họ, tên và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực.

b) Chứng thực chữ ký của người dịch

Người dịch phải cam đoan và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch. Do đó, người dịch phải là người thông thạo tiếng nước ngoài cần dịch.

Việc chứng thực chữ ký của người dịch được thực hiện theo thủ tục chứng thực chữ ký nêu trên.

Trang đầu tiên của bản dịch phải được ghi rõ chữ “BẢN DỊCH” vào chỗ trống phía trên bên phải. Nếu bản dịch có từ hai trang trở lên thì phải đánh số trang theo thứ tự và phải đóng dấu giáp lai giữa các tờ. Bản dịch phải được đính kèm với bản sao của giấy tờ cần dịch.

c) Thời hạn chứng thực chữ ký

Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; trường hợp cần phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không được quá ba ngày làm việc.

C. QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC, CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ

1. Nội dung quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

Để tăng cường công tác quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, bên cạnh việc xác định nội dung quản lý nhà nước, Nghị định còn phân định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan quản lý về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo hướng tăng cường vai trò quản lý trực tiếp của cấp tỉnh đối với cấp huyện, cấp huyện đối với cấp xã đồng thời bảo đảm tính thống nhất trong việc quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong phạm vi cả nước; cụ thể như sau:

1. Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

2. Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

– Ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện, chỉ đạo việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

– Tổng kết, báo cáo Chính phủ về công tác quản lý nhà nước trong việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

3. Bộ Ngoại giao có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giao thực hiện nhiệm vụ.

4. Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

5. Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh) thực hiện việc quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tạiđịa phương có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

– Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

– Kiểm tra, thanh tra hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của Uỷ ban nhân dân cấp huyện;

– Giải quyết khiếu nại, tố cáo về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

– Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong địa phương gửi Bộ Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.

6. Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong địa phương mình có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

– Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Uỷ ban nhân dân cấp xã về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ;

– Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

– Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký để báo cáo Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.

2. Sổ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

Mỗi việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện đều phải ghi vào sổ và lưu trữ tại cơ quan đó.

Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan chứng thực phải lưu một bản sao để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Thời hạn lưu trữ bản sao tối thiểu là hai năm. Khi hết hạn lưu trữ, việc tiêu huỷ bản sao được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký phải thực hiện các biện pháp an toàn, phòng chống cháy, nổ, ẩm ướt, mối, mọt đối với sổ sách, giấy tờ được lưu trữ.

3. Xử lý vi phạm

Trong khi thi hành nhiệm vụ, quyền hạn về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, người thực hiện nhiệm vụ do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý làm trái các quy định của Nghị định số 79 và các văn bản quy phạm pháp luật khác thì tuỳ theo mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký có hành vi sửa chữa giấy tờ, sử dụng giấy tờ giả mạo thì tuỳ mức độ vi phạm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình trong bản dịch mà dịch sai gây thiệt hại cho người khác thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

4. Khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo

Việc khiếu nại, giải quyết khiếu nại, việc tố cáo, giải quyết tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký được giải quyết theo quy định của pháp luật./.

THÔNG TIN PHÁP LUẬT NƯỚC NGOÀI

A. VÀI NÉT VỀ CÔNG CHỨNG CỦA CỘNG HÒA PHÁP

I. CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC DẠNG HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG VIÊN

Điều 1 Luật công chứng ngày 02-11-1945 của Pháp đã đưa ra khái niệm về công chứng viên như sau:

Công chứng viên là người được Nhà nước bổ nhiệm để nhận các hợp đồng, văn bản mà đương sự phải hoặc muốn được công chứng, làm cho các văn bản đó có giá trị như văn bản của cơ quan công quyền, bảo đảm tính chính xác của ngày tháng năm, lưu trữ lâu dài và cấp bản sao cho đương sự.

Chức năng của công chứng viên là:

– Công chứng hợp đồng văn bản;

– Tư vấn.

Như vậy, công chứng viên là người được Nhà nước bổ nhiệm nhưng không phải là công chức và khách hàng luôn luôn coi công chứng viên là công chức: được Nhà nước uỷ cho một phần quyền năng. Công chứng viên là người nắm giữ một phần công quyền bằng việc đóng con dấu mang biểu tượng Nhà nước trên văn bản công chứng. Công chứng viên được Nhà nước bổ nhiệm nhưng Nhà nước không phải trả lương mà họ được nhận thù lao từ khách hàng; khi có thiệt hại thì không được lấy ngân sách nhà nước để bồi thường mà lấy từ quỹ bồi thường. Công chứng viên bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch thông qua việc ký vào các văn bản công chứng cho đương sự. Với tư cách là người hành nghề tự do, công chứng viên thiết lập mối quan hệ riêng biệt, tự đầu tư vào quản lý văn phòng của mình, tự chịu trách nhiệm bằng nguồn vốn của mình.

Công chứng viên không những chỉ làm công việc công chứng đích thực mà còn làm các dịch vụ khác theo yêu cầu của khách hàng. Công chứng viên hành nghề tự do trong khuôn khổ pháp luật. Để duy trì hoạt động, công chứng viên phải tìm mọi cách để Văn phòng công chứng của mình hoạt động có hiệu quả, tự khắc phục các khó khăn về kinh tế.

Ở Pháp công chứng viên có thể hành nghề dưới 2 dạng:

– Công chứng viên hành nghề với tư cách cá nhân, nghĩa là một công chứng viên làm chủ luôn văn phòng của mình.

– Công chứng viên hành nghề trong một công ty nghề nghiệp dân sự:

+ Công chứng viên hoạt động dưới hình thức là cổ đông: Từ năm 1996 luật cho phép các công chứng viên hoạt động đơn lẻ có thể kết hợp với nhau thành lập công ty nghề nghiệp dân sự. Tuy nhiên, mỗi công ty lại có các văn phòng. Ví dụ: Một công ty gồm nhiều công chứng viên nhưng mỗi công chứng viên tự làm chủ văn phòng riêng của mình dưới hình thức công ty hoặc nhiều công chứng viên làm việc trong một văn phòng, cùng thuê nhân công, kế toán chung.

+ Công chứng viên hoạt động trong một văn phòng nhưng chỉ sử dụng chung các phương tiện (do họ đầu tư chung), còn kế toán thì riêng, trong trường hợp này họ độc lập kiếm tiền quản lý nhân viên kế toán thu nhập tự chịu trách nhiệm.

+ Năm 1990, Luật cho phép công chứng viên được thành lập công ty nghề nghiệp dân sự, thương mại, thực chất gồm các cổ đông là công chứng viên và các chuyên gia ở nhiều lĩnh vực khác nhau như: Giám định tư pháp, đầu tư (nhưng phải là những người có nhiều kinh nghiệm) trong công ty này cổ đông là những công chứng viên chiếm đa số lớn.

+ Ngoài ra, luật năm 1990 cũng cho phép công chứng viên là người làm công ăn lương cho các công chứng viên khác là chủ văn phòng. Những người này không có cổ phần ở Phòng công chứng và phải ký hợp đồng với công chứng viên chủ, lương do công chứng viên chủ trả. Hiện nay, có 143 công chứng viên hưởng lương.

Mặc dù có hai hình thức hoạt động khác nhau của công chứng viên nhưng các trình tự, thủ tục, kỹ năng nghiệp vụ giống nhau.

Hiện nay, ở Pháp có 4.544 Phòng công chứng. Nhân sự của ngành công chứng có 43.944 người (không kể số công chứng viên) bao gồm: trợ lý công chứng, thư ký hành chính, kế toán và lưu trữ viên; hiện tại có 186 công chứng viên chỉ làm một mình nhưng có thuê kế toán làm một số giờ nhất định trong tuần.

Theo thống kê năm 1995: số người làm việc trong các Phòng công chứng chiếm 38% so với số người làm việc trong các nghề tư pháp như: Luật sư của LVN Group, thừa phát lại, bán đấu giá, thư ký toà, giám định viên….

Năm 1999 các Phòng công chứng Pháp đã công chứng được 4,5 triệu văn bản với trị giá tài sản giao dịch 2000 tỷ FF. Dân số của Pháp khoảng 60 triệu người thì mỗi năm có khoảng 20 triệu lượt người đến công chứng. Doanh thu của công chứng viên năm 1999 là 27 tỷ FF chiếm 33% doanh thu của các nghề tư pháp khác.

Tính đến 1998, tuổi bình quân hành nghề công chứng viên là 48 tuổi. Đến năm 65 tuổi thì công chứng viên có quyền nghỉ hưu, nhưng không bắt buộc .

Các công chứng viên làm chủ các Phòng công chứng có trách nhiệm:

– Trả tiền công tiền lương cho người làm việc;

– Đóng bảo hiểm cho người làm thuê của các công chứng viên hành nghề 19% doanh thu thuế thu nhập tối đa 55% thuế TVA …);

– Thuê địa điểm;

– Đóng các quỹ bảo bảo hiểm;

– Các chi phí phục vụ hoạt động của Phòng công chứng (văn phòng phẩm, điện nước …).

Hàng năm, Hội đồng công chứng tỉnh hoặc khu vực tổ chức kiểm tra hoạt động của các Phòng công chứng về các mặt: quản lý nhân sự, nghiệp vụ, tài chính, kế toán, lưu trữ . Thành phần kiểm tra gồm: một kiểm toán viên và hai công chức viên ở các Phòng công chứng khác. Việc kiểm tra được tiến hành trong một ngày và có báo cáo gửi cho biện lý của Toà án rộng quyền.

II. CHỨC NĂNG CÔNG CHỨNG VIÊN

Công chứng là một nghề cao quý, đem lại niềm tin, an toàn pháp lý cho các văn bản do công chứng viên lập ra. Hoạt động của công chứng viên có ý nghĩa tích cực đối với các giao dịch dân sự, kinh tế và thương mại.

1.Chức năng công chứng hợp đồng ,văn bản

Điều này thể hiện ở các mặt sau:

+ Đem lại chứng cứ vật chất không thể phản bác trước toà án, trừ trường hợp đặc biệt.

+ Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành ngay: cơ quan thi hành án hoặc người thứ 3 có quyền đòi thực hiện ngay.

+ Tư vấn miễn phí cho khách hàng về các lĩnh vực độc quyền công chứng.

+ Trung gian hoà giải để các bên hiểu nhau, cân bằng quyền lợi giữa các bên.

Trước đây công chứng viên chỉ được làm các việc do pháp luật quy định. Từ năm 1980, Nhà nước cho phép ngoài các quy định của pháp luật, công chứng viên còn được làm các việc khác theo yêu cầu của khách hàng.

Những lĩnh vực độc quyền của công chứng viên (pháp luật quy định các giao dịch phải có công chứng):

– Hợp đồng hôn nhân (chế độ về tài sản trước hoặc trong kết hôn);

– Thừa kế tài sản (di chúc, phân chia di sản thừa kế …);

– Mua bán bất động sản;

– Tặng cho tài sản;

– Phân chia tài sản sau ly hôn;

– Các giao dịch liên quan đến bất động sản.

Ngoài ra, bởi ở Pháp hệ thống các loại thuế rất phức tạp nên khi thực hiện công chứng các giao dịch tại Phòng công chứng, công chứng viên được quyền thay mặt Nhà nước thu các loại thuế theo quy định của pháp luật.

2. Chức năng tư vấn

Từ năm 1995 có văn bản pháp luật được ban hành cho phép công chứng viên đi sâu về một lĩnh vực nhất định và mở rộng sang lĩnh vực khác mà các chuyên gia pháp luật khác được làm. Quy định này làm cho hoạt động của công chứng viên phong phú hơn và sáng tạo hơn. Từ đó, công chứng viên có thể cạnh tranh lành mạnh với Luật sư của LVN Group. Tuy nhiên, công chứng viên không được quảng cáo công khai trên các phương tiện thông tin.

Có 10 lĩnh vực mà công chứng viên được tư vấn bao gồm: Tư vấn về quản lý gia sản; đô thị và môi trường; luật về nông thôn và trang trại; quyền sở hữu trí tuệ; luật công ty và kinh doanh; phá sản; luật về Cộng đồng Châu Âu; Luật tư pháp quốc tế; lĩnh vực cộng đồng lãnh thổ; thuế khóa.

Tuy nhiên, để thực hiện việc tư vấn nói trên, công chứng viên phải chứng minh mình làm được lĩnh vực nào. Ngoài ra, để có thể in các lĩnh vực tư vấn đó trên các giấy tờ giao dịch thì công chứng viên phải trải qua kỳ thi do Trung tâm giáo dục quốc gia về công chứng tổ chức. Kỳ thi này được tổ chức tại Paris mỗi năm một lần. Hàng năm, Trung tâm giáo dục quốc gia về công chứng sẽ thông báo nội dung thi để các công chứng viên đăng ký. Công chứng viên phải chứng minh được mình đã có thực tiễn về lĩnh vực này (ít nhất là 4 năm) và được khách hàng xác nhận. Sau khi trải qua kỳ thi và được cấp chứng chỉ, công chứng viên mới được thông tin trên giấy tờ giao dịch về lĩnh vực chuyên sâu của mình. Từ năm 1997, bắt đầu tổ chức các kỳ thi nói trên. Nhiều người đăng ký nhưng tỷ lệ đỗ rất ít.

3. Hoạt động nghiệp vụ của Phòng công chứng

Công chứng Pháp có các nhiệm vụ:

– Công chứng hợp đồng, giao dịch;

– Thu thuế cho Nhà nước đối với các hợp đồng, giao dịch đã công chứng;

– Tư vấn pháp luật;

– Bán đấu giá.

Quy trình thực hiện một việc công chứng:

– Trước khi ký công chứng:

Để xác định nhân thân của các bên, công chứng viên phải tìm hiểu hộ tịch của họ. Công chứng viên không đơn thuần xem xét chứng minh thư hay hộ chiếu của khách hàng mà phải yêu cầu cơ quan hộ tịch của tòa thị chính nơi đăng ký khai sinh của khách hàng cung cấp cho mình một bản sao giấy khai sinh của họ. Thông qua bản sao giấy khai sinh này, công chứng viên có thể tìm hiểu tất cả các thông tin liên quan đến nhân thân của khách hàng, bởi vì những thông tin đó được ghi bên lề giấy khai sinh (các thay đổi về hộ tịch đều được các cơ quan chuyển đến cho cơ quan hộ tịch). Công chứng viên sẽ biết được người đó đã kết hôn chưa và kết hôn với ai, liệu người đó có thuộc diện mất năng lực hành vi hay không, đã từng ly hôn hay chưa từng ly hôn. Tất cả các thông tin này đều rất cần thiết để xác định năng lực pháp luật của khách hàng.

Công chứng viên còn phải tiến hành xác minh (thông thường qua phiếu xác minh) như:

+ Phòng Quản thủ cung cấp thông tin về tình trạng pháp lý của tài sản.

+ Sở Địa chính cấp trích lục bản đồ, đo vẽ, xác định mốc giới.

+ Xác minh tình hình quy hoạch đô thị.

+ Xác minh chất Amiăng, vi trùng, mối mọt, hóa chất, thổ nhưỡng… những việc này công chứng viên có thể thuê chuyên gia.

+ Ngoài ra, còn có các xác minh khác, nếu cần thiết.

Về thời gian công chứng hợp đồng: tối thiểu là hai tháng, tối đa là ba tháng và có thể lâu hơn.

– Hoàn tất văn bản hợp đồng và ký công chứng.

– Hoàn chỉnh thủ tục sau khi ký công chứng.

Ký công chứng xong thì thu thuế trước bạ và thu lệ phí công chứng. Việc thu này được tính theo giá trị tài sản, cụ thể 4,8% thuế trước bạ, 1% cho công chứng viên, 1% cho chuyên gia. Căn cứ để tính là giá do đương sự khai, nếu khai thấp, Nhà nước sẽ mua căn nhà đó. Nhà nước đưa ra Parem, cứ 3 năm 1 lần sẽ định lại giá bất động sản của từng khu vực.

Hợp đồng gốc chỉ có chữ ký và được làm thành 01 bản duy nhất lưu tại Phòng công chứng. Bản sao hợp đồng gốc này được công chứng để cấp cho đương sự, Phòng quản thủ và địa chính.

Hợp đồng gốc lưu trữ 99 năm ở Phòng công chứng, sau đó chuyển cho lưu trữ quốc gia hoặc tiếp tục lưu trữ tại Phòng công chứng. Còn hồ sơ công chứng lưu trữ 30 năm, sau đó hủy.

3. Phòng quản thủ

Phòng quản thủ là cơ quan có quan hệ rất chặt chẽ với Phòng công chứng.

Phòng quản thủ có 3 nhiệm vụ:

– Thu nạp các thông tin về bất động sản do các công chứng viên cung cấp để đăng ký ở Phòng quản thủ; Phòng quản thủ ghi tình trạng pháp lý của bất động sản, mọi thế chấp đều phải được đăng ký ở đây (kể cả ngân hàng);

– Tính toán các khoản lệ phí, thuế đăng ký;

– Cung cấp các thông tin về bất động sản trong quản hạt.

Từ năm 1559 ở Pháp đã có hệ thống các Phòng quản thủ.

Phòng quản thủ là cơ quan thuộc Bộ Tài chính, là cơ quan dịch vụ công có thu tiền. Nguồn sống của quản thủ đều từ khách hàng. Hiện tại, 85 tỉnh ở Pháp có 354 Phòng quản thủ (Phòng quản thủ chỉ có một cấp), mỗi tỉnh có từ 1 đến 5 địa hạt. Mỗi địa hạt có một Phòng quản thủ. Mỗi địa hạt hay nói cách khác mỗi Phòng quản thủ chỉ có 01 quản thủ viên. Quản thủ viên là công chức thuộc Bộ Tài chính. Phòng quản thủ lớn có 50 người giúp việc, Phòng quản thủ nhỏ có 10 người giúp việc.

Mỗi Phòng quản thủ phải ký quỹ 4 triệu Euro để bồi thường. Một năm mỗi quản thủ viên phải đóng 4 000 Euro để bảo hiểm nghề nghiệp.

Đến tháng 9/2003, Phòng quản thủ cuối cùng mới được tin học hóa.

Phòng quản thủ đăng ký theo 2 tiêu chí:

– Đăng ký theo danh mục thửa đất (trong Bằng khoán điền thổ thể hiện các thông tin về thửa đất, từ năm 1767 đến nay đã thể hiện các thông tin về thửa đất);

– Đăng ký theo chủ sở hữu.

Bất động sản được quản lý theo địa hạt do Phòng quản thủ có thẩm quyền, đối với Phòng công chứng thì không có địa hạt. Nên khách hàng có thể yêu cầu công chứng hợp đồng liên quan đến bất động sản tại bất kỳ Phòng công chứng nào, nhưng Phòng công chứng phải có Phiếu xác minh đến Phòng quản thủ nơi có bất động sản, nếu Phòng quản thủ cung cấp thông tin không đúng thì phải bồi thường.

III. TRÁCH NHIỆM NGHỀ NGHIỆP CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN

Các giao dịch thường xuyên tại các Phòng công chứng:

+ Mua bán bất động sản chiếm 42%.

+ Vay có biện pháp bảo đảm chiếm 16%.

+ Gia đình, thừa kế chiếm 27%.

+ Các lĩnh vực còn lại (tư vấn, giám định tư pháp, thành lập công ty, mua bán nghiệp sản) chiếm 10,5%.

Năm 1999 tỷ lệ các hợp đồng có tranh chấp (văn bản công chứng có vấn đề sai sót) là 0,08%.

Công chứng viên phải bồi thường hợp đồng khi không thực hiện thỏa thuận nghĩa vụ hợp đồng với khách hàng hoặc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật khi thực hiện không đúng việc thu các loại thuế, lệ phí của khách hàng.

Điều này xuất phát từ vai trò và trách nhiệm của công chứng viên. Theo pháp luật của Pháp thì công chứng viên có các nghĩa vụ sau đây:

– Bảo đảm an toàn pháp lý cho văn bản do mình lập ra;

– Giải thích và tư vấn cho khách hàng trong lĩnh vực do pháp luật quy định bắt buộc phải công chứng;

– Xác minh nhân thân khách hàng, giấy tờ tuỳ thân, xác định năng lực hành vi, năng lực pháp luật của khách hàng;

– Xác định sở hữu của tài sản;

– Công chứng viên phải liên hệ với cơ quan có thẩm quyền xác định một số thông tin do khách hàng cung cấp, xuất trình giấy tờ hoặc yêu cầu khách hàng cam đoan;

– Xác định người thừa kế nếu trong trường hợp có thể các thừa kế tự khai;

– Thông qua các cơ quan: Phòng quản thủ, Ban quản lý nhà chung cư để xác định tình trạng pháp lý của tòa nhà hoặc căn hộ;

– Trưng cầu giám định tài sản;

– Công chứng viên không có trách nhiệm đối với việc xác định giá trị tài sản mà chỉ tư vấn là đắt hay rẻ, nếu rẻ thì Nhà nước sẽ trưng mua, bên bán sẽ phải chịu trách nhiệm.

Yêu cầu các cơ quan có thẩm quyền đưa ra các giấy tờ liên quan đến quyền lợi của vị thành niên đối với tài sản bên bán.

Sau khi hợp đồng đã được hai bên nhất trí thì công chứng viên lấy chữ ký của các bên và gửi bản hợp đồng đã ký (bản sao) để đăng ký ở cơ quan có thẩm quyền (ví dụ: việc mua bán nhà bất động sản được đăng ký tại phòng quản thủ hoặc việc mua bán sản nghiệp thì đăng ký ở Tòa thương mại), công chứng viên phải trả lệ phí để đăng ký. Lệ phí đăng ký do khách hàng chịu, họ nộp trước cho công chứng viên.

Để giảm bớt sai sót khi hợp đồng đã được ký mà phát hiện ra sai sót thì công chứng viên phải thông báo cho các bên ký hợp đồng biết để dừng việc thực hiện hợp đồng.

Nếu công chứng viên sai sót, gây thiệt hại cho một trong các bên thì khách hàng sẽ khởi kiện đến Tòa án (dưới 50.000 FF thì kiện tại Tòa án cơ sở, trên 50.000 FF thì kiện tại Tòa án thẩm quyền rộng).

Trong khi giải thích pháp luật và cung cấp thông tin thì công chứng viên không được thiên vị bên nào, bao gồm cả lĩnh vực độc quyền và 10 lĩnh vực ngoài độc quyền. Tư vấn của công chứng viên chỉ có giá trị khi được thể hiện trên văn bản.

Toà án xác định mức bồi thường của công chứng viên căn cứ vào nghĩa vụ tư vấn của công chứng viên. Phải xác định công chứng viên có lỗi mới có căn cứ khởi kiện. Công chứng viên phải có nghĩa vụ chứng minh mình không có lỗi.

Căn cứ xác định trách nhiệm bồi thường của công chứng viên:

+ Có sự thiệt hại cho một trong các bên tham gia quan hệ hợp đồng đã được công chứng viên chứng nhận hoặc tư vấn.

+ Lỗi của công chứng viên.

+ Mối quan hệ nhân quả giữa lỗi và hậu quả.

Ở Pháp, công chứng viên luôn luôn là người đáng tin cậy của khách hàng. Công chứng viên đưa ra lời tư vấn nhưng phải chịu trách nhiệm về nội dung tư vấn. Tuy nhiên, tư vấn và trách nhiệm của việc tư vấn phải được xem xét trong một hoàn cảnh cụ thể, ví dụ: tư vấn cho đồng nghiệp, Luật sư của LVN Group… những người đã có trình độ pháp lý nhất định thì mức độ lỗi của công chứng viên sẽ được giảm đi.

IV. HỆ THỐNG BẢO HIỂM TRÁCH NHIỆM CÔNG CHỨNG VIÊN

Từ năm 1955 ở Pháp đã thiết lập 2 hệ thống bảo đảm trách nhiệm cho công chứng viên.

1. Hệ thống bảo hiểm trách nhiệm công chứng viên (Hãng bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp) – cả nước Pháp có 01 hãng.

Các công chứng viên phải mua bảo hiểm bằng 1,6% doanh thu hàng năm. Hãng bảo hiểm chỉ trả tiền bồi thường tối đa là 50 000 000 FF.

Nếu số tiền phải bồi thường cao hơn thì sẽ do các quỹ khác đảm nhiệm.

2. Hệ thống bảo hiểm tập thể (Quỹ bảo hiểm nội bộ ngành công chứng).

Hàng năm, công chứng viên phải góp 0,2% doanh thu vào quỹ bảo hiểm tập thể. Quỹ này được phân chia cho Hội đồng công chứng tỉnh, Hội đồng công chứng khu vực và Hội đồng công chứng tối cao.

Việc bồi thường thiệt hại do quỹ này chi trả sau khi Hãng bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đã trả mức tối đa là 50 000 000 FF mà vẫn không đủ cho thiệt hại phải bồi thường. Việc trả sẽ diễn ra như sau:

Ví dụ: Mức phải bồi thường là : 1 000 000 000 FF

– Hãng bảo hiểm nghề nghiệp trả : 50 000 000 FF

– Quỹ bảo hiểm nội bộ trả : 900 000 000 FF

– Thiếu : 50 000 000 FF (số tiền thiếu này sẽ do công chứng viên trên toàn nước Pháp nộp đều cho đủ).

Năm 1999, trong số 4,5 triệu văn bản đã được công chứng có 4.000 văn bản bị khởi kiện chiếm 0,08%. Sau khi xem xét chỉ có 1.600 văn bản mà công chứng viên phải chịu trách nhiệm về các sai sót nghiệp vụ, chiếm 0,04%.

Ngoài ra, pháp luật của Pháp cũng quy định các trường hợp không được sử dụng các nguồn quỹ nói trên để bồi thường thiệt hại cho khách hàng, nếu là:

– Lỗi cố ý của công chứng viên;

– Liên quan đến việc thu không đúng tiền lệ phí hoặc thù lao của khách hàng.

Trong các trường hợp này, công chứng viên phải tự bỏ tiền túi của mình để bồi thường.

V. TỔ CHỨC CÔNG CHỨNG Ở PHÁP

Việc tổ chức công chứng ở Pháp được điều chỉnh bởi Luật ngày 02/11/1945, có 2 kênh quản lý hệ thống công chứng:

+ Cơ quan tự quản do Điều lệ quy định;

+ Cơ quan được tạo ra trong quá trình hoạt động công chứng.

1. Cơ quan tự quản do Điều lệ quy định

Theo phân bố địa lý, ở Pháp có 95 tỉnh. Mỗi tỉnh có một Nghiệp đoàn công chứng được gọi là Hội đồng công chứng tỉnh. Toàn bộ công chứng viên thuộc phạm vi thẩm quyền của Hội đồng công chứng tỉnh họp một năm 2 lần vào tháng 5 và tháng 11. Tại các kỳ họp sẽ bầu ra các chức danh của Hội đồng công chứng tỉnh, Hội đồng công chứng khu vực, Hội đồng công chứng tối cao (cấp quốc gia) và thông qua ngân sách hoạt động ngành công chứng. Trong hai kỳ họp còn giải quyết các vấn đề liên quan đến kỷ luật của công chứng viên: xem xét các sai phạm, định mức chế tài (hình thức kỷ luật). Hình thức kỷ luật được dựa trên các kết quả thanh tra thường niên hoặc bất thường về các mặt: đạo đức, lề lối làm việc, sai phạm chuyên môn.

Hội đồng công chứng cấp tỉnh đại diện cho quyền lợi của công chứng viên trong tỉnh, là cơ quan quan hệ với các cơ quan khác trong tỉnh vì lợi ích của toàn bộ công chứng viên trong tỉnh đó.

Pháp luật cấm công chứng viên tự quảng cáo nhưng Hội đồng công chứng có thể có hình thức quảng cáo chung cho các công chứng viên trong tỉnh.

Vào tháng 12 hàng năm, ở 95 Hội đồng công chứng cấp tỉnh trên toàn quốc tổ chức các cuộc hội thảo với sự tham gia của nhiều người dân. Tại đây, việc tư vấn và thuyết trình được miễn phí hoàn toàn.

Hội đồng công chứng cấp tỉnh là cơ quan tự quản đứng bên cạnh Tòa rộng quyền. Hội đồng công chứng khu vực (cấp vùng) là cơ quan tự quản đứng bên cạnh Tòa thượng thẩm. Hội đồng công chứng khu vực có chức năng:

+ Đại diện quyền lợi công chứng viên trong khu vực;

+ Tổ chức kiểm tra, kiểm toán chéo giữa các Phòng công chứng.

Hiện nay, trên toàn nước Pháp có 95 Hội đồng công chứng tỉnh và 31 Hội đồng công chứng khu vực.

Ở cấp quốc gia có Hội đồng công chứng tối cao, trụ sở tại Paris. Hội đồng công chứng tối cao có chức năng:

+ Là người đại diện cho toàn ngành công chứng Pháp bên cạnh các cơ quan: Bộ Tư pháp, Chính phủ, Quốc hội…

+ Cho ý kiến vào dự thảo các văn bản pháp luật liên quan đến tổ chức và hoạt động công chứng;

+ Thông tin, phổ biến, tuyên truyền hoạt động công chứng (quảng cáo chung cho toàn ngành công chứng);

+ Xây dựng quy hoạch đào tạo công chứng viên, hướng mở rộng các Phòng Công chứng;

+ Xây dựng và ban hành Điều lệ, quy chế hành nghề công chứng.

Ở Pháp trong văn bản quản lý Nhà nước không có quy định mối quan hệ giữa công chứng viên với nhau, công chứng viên với khách hàng nhưng Điều lệ lại quy định vấn đề này. Đồng thời, Điều lệ còn quy định cả việc quản lý các Phòng Công chứng.

2. Các cơ quan được tạo ra trong quá trình hoạt động công chứng

Ngoài các cơ quan tự quản theo Điều lệ nói trên còn có các cơ quan được tạo ra một cách tự nguyện phục vụ các hoạt động của công chứng viên gồm:

a. CRIDON (Centre de Recherbe d Indormation et de Documentation Notariale) – Trung tâm Nghiên cứu và Thông tin tư liệu công chứng

Trung tâm này có chức năng:

+ Phục vụ công tác nghiên cứu;

+ Cung cấp thông tin.

Hiện nay, ở Pháp có 5 trung tâm ở: Paris, Lyon, Lille, Nante, Boordeaux – Toulouse (Trung tâm Lyon ra đời đầu tiên, hiện nay tại đây có 60 người làm việc).

Các trung tâm chỉ phục vụ công chứng viên ở các khu vực được quy định.

Nhiệm vụ chính của Trung tâm này là:

+ Cập nhật các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng;

+ Nghiên cứu sưu tập, in ấn, phát hành đĩa chứa thông tin để phát cho các công chứng viên trong khu vực;

+ Chủ động cung cấp, trả lời trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua công văn, thư, điện thoại, Fax, E-mail… cho các công chứng viên.

Để có kinh phí cho các Trung tâm này hoạt động, vào đầu năm công chứng viên phải chuyển cho Trung tâm một khoản tiền. Đây là một quy định bắt buộc của Điều lệ. Mức thu theo tỷ lệ doanh thu của năm trước. Công chứng viên sẽ được phát thẻ để sử dụng, nếu hết thì phải nộp thêm (dịch vụ bắt buộc).

Hệ thống các Trung tâm hoạt động rất hiệu quả và thiết thực phục vụ yêu cầu nghiệp vụ của công chứng viên. Tuy nhiên, Trung tâm không phải là cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ. Trung tâm chỉ cung cấp thông tin còn sự tiếp thu như thế nào là do công chứng viên chịu.

Việc cung cấp thông tin qua Trung tâm tiết kiệm thời gian cho công chứng viên trong việc tra cứu luật, tìm phương pháp tiến hành trình tự tiếp nhận hồ sơ và tính toán các loại thuế, lệ phí.

b. Hội nghị về thông tin công chứng

Đại hội này diễn ra 3 ngày vào tuần đầu tiên của tháng 12 hàng năm. Tham dự đại hội là các công chứng viên được bầu ở các tỉnh (số lượng mỗi tỉnh khác nhau).

Đại hội sẽ do đại diện Hội đồng công chứng tối cao điều hành. Các công chứng viên được quyền phát biểu đại diện quyền lợi của các công chứng viên tỉnh mình. Từng người được phân công thuyết trình một số vấn đề cụ thể như: đào tạo, thông tin công chứng. Các vấn đề đều được thông qua bằng biểu quyết. Căn cứ vào đó Hội đồng công chứng tối cao đưa ra các quy định để điều chỉnh. Đại biểu được bầu với thời hạn là 3 năm (3 lần dự hội nghị). Đại diện mỗi cấp được quy định mỗi thời gian khác nhau: tỉnh 3 năm, vùng 4 năm nhằm mục đích kế thừa, gối tiếp giữa các đại biểu trong đại hội. Theo Điều lệ, các công chứng viên được bầu sau khi hết nhiệm kỳ thì phải 2 năm sau mới được ứng cử tiếp.

c. Đại hội thường niên toàn thể công chứng viên

Bắt đầu từ năm 1890, Đại hội thường niên toàn thể công chứng viên mỗi năm tổ chức một lần vào tháng 5 và kéo dài 3 ngày. Toàn thể công chứng viên Pháp đều tham dự và có thể mời cả gia đình cùng dự nhưng phải nộp tiền và đăng ký trước.

Đại hội sẽ đưa ra các chủ đề hấp dẫn. Ví dụ: vào tháng 5 năm 2001 có chủ đề bàn về Cộng đồng lãnh thổ và kinh tế.

Tại đại hội sẽ có bài báo cáo tổng kết hoạt động của ngành công chứng toàn Pháp do Hội đồng công chứng tối cao và Bộ Tư pháp trình bày.

Đồng thời tại Đại hội cũng sẽ có các bản thuyết trình chuyên sâu (phải đăng ký nội dung trước) về các vấn đề:

– Tình hình kinh tế các vùng;

– Điều chỉnh quy định pháp luật;

– Thanh tra, kiểm tra hoạt động công chứng trong năm tiếp theo.

B. VÀI NÉT VỀ CÔNG CHỨNG CỦA CỘNG HÒA LIÊN BANG ĐỨC

I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN ĐỨC

Công chứng là một bộ phận bảo vệ pháp luật.

Công chứng viên được bổ nhiệm để độc lập giữ công vụ công chứng những diễn biến pháp lý và thực hiện các nhiệm vụ khác trong lĩnh vực tư pháp tại các bang. Ở CHLB Đức có 11.000 công chứng viên đang hành nghề công chứng.

Nghề công chứng viên có 2 tính chất:

– Công chứng viên do Nhà nước bổ nhiệm để thực hiện nhiệm vụ của Nhà nước, được Nhà nước giao cho một quyền lực nhất định. Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành.

– Công chứng viên hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính.Việc thu lệ phí công chứng theo quy định của pháp luật.

Hoạt động công vụ của công chứng viên trên các loại việc như sau:

– Lập (Willenserklarung) hợp đồng, giao dịch.

Nhiệm vụ của công chứng viên trong loại việc này có 3 lĩnh vực chính (các nước theo mô hình công chứng Latin cũng có nhiệm vụ tương tự):

+ Lĩnh vực về bất động sản đều phải công chứng như: mua bán, tặng cho, đổi, thế chấp…

+ Lĩnh vực Hôn nhân gia đình và thừa kế như: hợp đồng hôn sản, di chúc, hợp đồng thừa kế…

+ Lĩnh vực pháp luật về thương mại, công ty, nhất là công ty đối vốn, những việc như sau phải công chứng: hợp đồng thành lập công ty (ở Đức công ty trách nhiệm hữu hạn cho loại hình công ty vừa và nhỏ; công ty cổ phần cho loại hình công ty lớn), hợp đồng chuyển vốn trong công ty trách nhiệm hữu hạn, việc thay đổi điều lệ, hợp đồng sáp nhập công ty.

– Ghi lại (Photokoll) những sự việc, diễn biến xảy ra, ví dụ ghi biên bản của cuộc họp cổ đông của công ty cổ phần.

Hợp đồng nào là bắt buộc phải công chứng thì quy định của pháp luật phải chỉ rõ: ví dụ trong Bộ luật dân sự (BGB) về hợp đồng, trong luật thương mại, luật công ty.

Ở Đức có hệ thống đăng ký công khai gồm có:

+ Sổ địa bạ;

+ Sổ đăng ký thương mại.

Muốn biết được quan hệ sở hữu đất đai thì xem sổ địa bạ, còn muốn biết tình hình doanh nghiệp thì xem sổ đăng ký thương mại (có công ty hay không, ai là đại diện hợp pháp).

Sổ địa bạ chỉ có ở Toà án khu vực, mọi biến động về quan hệ sở hữu bất động sản đều được thể hiện trong sổ địa bạ.

Ở Đức năm 1900, khi Bộ luật dân sự có hiệu lực, sau 12 năm đã hoàn thành việc đăng ký sở hữu bất động sản trong sổ địa bạ.

Sổ địa bạ dùng để ghi chép các thông tin gồm: diện tích đất, tên chủ sở hữu, người mua, thế chấp, những quyền của chủ sở hữu và những liên quan khác…

Sổ địa bạ được ghi chép và lưu trữ tại Toà án bằng thủ công với 02 loại sổ (sổ tiếp dân và sổ chính thức), đối với sổ chính thức, thì được trưng dụng những người chữ đẹp để viết. Năm 1960 trở đi có sự hoàn chỉnh hơn và năm 1963 được cải tiến mới thay vì đóng thành quyển bằng từng tờ rời (mỗi một tờ rời tương đương với một hồ sơ), hình thức này được duy trì cho đến khi tin học hoá bắt đầu được triển khai từ tháng 3/2002 và đến tháng 10/2002 là hoàn chỉnh. Khi sổ địa bạ điện tử được sử dụng thì những sổ thủ công trước đây được chuyển vào kho, ai có nhu cầu khai thác thông tin thì tra cứu. Những thông tin đã được ghi chép ở những sổ cũ được đưa hết vào máy tính để theo dõi cập nhật bằng cách quét vào máy tính.

Để phòng chống rủi ro khi thực hiện điện tử hoá sổ địa bạ như máy tính bị vi rút… người ta sao thông tin từ trong máy tính ra nhiều băng, trong trường hợp máy tính có sự cố thì sẽ phong toả.

Sổ địa bạ phục vụ, bảo đảm an toàn cho nghề công chứng, giúp cho công chứng viên tra cứu thông qua hệ thống mạng vi tính để biết được những thông tin như xác định chủ sở hữu đất đai, tài sản đang thế chấp hay không… khi thực hiện công chứng hợp đồng.

II. CÁC LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG

1. Công chứng hợp đồng mua bán bất động sản

Theo pháp luật Đức: Hợp đồng mua bán nhà, đất bắt buộc phải có công chứng. Quan niệm của pháp luật La mã cho rằng: cái gì gắn chặt với đất thì chịu số phận chung của đất. Với ý nghĩa đó nên về tên gọi của hợp đồng ở Đức là Hợp đồng mua đất (Kaufvertrag ueber Grundstueck). “Sổ địa bạ” ở Đức chỉ nói tới đất, không nói tới nhà. Ai là chủ sở hữu thửa đất? Nếu được ghi trong Sổ địa bạ thì họ mới là chủ sở hữu (quyền sở hữu mới được xác lập). Sổ địa bạ dùng để ghi chép các thông tin gồm: diện tích đất, tên chủ sở hữu, người mua, thế chấp, những quyền của chủ sở hữu và những liên quan khác…Sổ địa bạ chỉ có ở Toà án khu vực, mọi biến động về quan hệ sở hữu đều được thể hiện trong sổ địa bạ.

Lý do bắt buộc phải có công chứng là tạo điều kiện có chứng cứ trước Toà án; đương sự có ý thức về cam kết của họ.

Nhiệm vụ của công chứng viên:

– Phải viết rõ ràng ý chí của các bên đương sự; từ đó đương sự biết sự quan trọng của cam kết;

– Trong hợp đồng mua bán, giá mua bán đã được thoả thuận, nếu bên có nghĩa vụ không trả tiền thì sẽ chuyển cho chấp hành viên để thi hành;

– Tư vấn, giúp đỡ, chăm sóc cho các bên đương sự. Tìm hiểu rõ ý chí của các bên đương sự; công chứng viên soạn thảo hợp đồng; hợp đồng phải được viết rõ ràng không thể mập mờ hiểu theo nhiều nghĩa; công chứng viên bảo vệ lợi ích của bên yếu thế, cân bằng lợi ích của các bên, từ đó mà ít xảy ra tranh chấp, toà án sẽ ít việc. Thông thường hợp đồng khoảng 10 đến 12 trang, công chứng viên đọc hợp đồng cho đương sự nghe.

Khi đến yêu cầu công chứng, lần thứ nhất đương sự đến chỉ cần xuất trình chứng minh thư và trình bày ý định với công chứng viên về việc mua thửa đất; về giá và thời gian trả; về thời gian giao nhận nhà. Lần thứ hai đương sự đến để ký hợp đồng. Còn công chứng viên phải thực hiện các việc như sau:

– Công chứng viên gửi 3 văn bản cho các cơ quan như sau: văn bản gửi cho cơ quan địa bạ ghi chú sẽ chuyển sở hữu (cơ quan địa bạ xem sổ địa bạ ghi những gì? có thế chấp hay không?; văn bản gửi cho nhà chức trách; văn bản gửi cho ngân hàng của người bán. Các cơ quan nhận được văn bản này phải có văn bản trả lời cho công chứng viên.

– Sau đó, công chứng viên gửi tiếp 3 văn bản sau đây: văn bản gửi cho người mua để thanh toán; văn bản gửi cho cơ quan địa bạ để đăng ký chính thức người mua là chủ sở hữu; văn bản gửi cho người mua về số tiền thanh toán chi phí công chứng.

Pháp luật Đức quy định tất cả đăng ký công đâu phải chứng thực chữ ký. Đối với thế chấp tài sản chỉ cần chứng thực chữ ký. Hợp đồng vay có điều khoản thế chấp không phải có công chứng, song phải chứng thực chữ ký. Nhưng thế chấp có hiệu lực thi hành ngay thì phải có công chứng.

2. Công chứng hợp đồng mua bán động sản

Pháp luật Đức không quy định hợp đồng mua bán động sản phải có công chứng. Song đối với động sản phải đăng ký quyền sở hữu như: tàu thuyền, máy bay…, thì hợp đồng mua bán động sản đó phải được công chứng viên chứng thực chữ ký.

3. Công chứng trong lĩnh vực Luật Hôn nhân gia đình

Chu trình của một gia đình được thể hiện như sau: hứa hôn – kết hôn – có con – hôn nhân kết thúc. Hôn nhân kết thúc xảy ra trong hai trường hợp: Thứ nhất là do ly hôn; Thứ hai là do vợ (chồng) chết trước (trong trường hợp thứ hai này sẽ liên quan đến pháp luật về di chúc, thừa kế).

Hoạt động của công chứng viên trong Luật Hôn nhân gia đình có 3 lĩnh vực:

– Một là hợp đồng hôn sản;

– Hai là nhận nuôi con nuôi;

– Ba là ly hôn.

a. Hợp đồng hôn sản

Do vợ chồng muốn chọn chế độ tài sản, cho nên cần phải có hợp đồng hôn sản. Chế định hôn sản có 3 nội dung như sau: chế độ tài sản của vợ chồng (ai là chủ sở hữu), vấn đề cấp dưỡng và chia quyền được hưởng lương hưu.

b. Nhận con nuôi

Các đồng ý của bố, mẹ đẻ, con, cũng như đơn yêu cầu của người nhận nuôi phải có công chứng.

c. Ly hôn

Ly hôn do Toà án phán quyết.

Nhưng các thoả thuận như: phân chia đồ dùng gia đình, ai nuôi đứa trẻ, cách thanh toán tài sản tăng trong hôn nhân, cưỡng chế thi hành ngay, cấp dưỡng sau ly hôn … những thoả thuận này đều phải có công chứng.

Hiện nay, ở Đức đang dấy lên cuộc tranh luận là thuận tình ly hôn có cần qua Toà án không hay chỉ cần thoả thuận qua công chứng.

4. Công chứng trong lĩnh vực Luật thừa kế

Mong muốn lớn của con người là định đoạt tài sản của mình sau khi chết, trên nguyên tắc nhiều khả năng để định đoạt tài sản.

a) Công chứng di chúc

Di chúc là ý nguyện cuối cùng của con người, nếu di chúc mập mờ thì không thể hỏi được. Do yêu cầu cao của việc bảo vệ chứng cứ, nên pháp luật Đức quy định di chúc phải trực tiếp viết bằng tay, để biết rõ ai là người viết di chúc, thể hiện được đúng ý chí và nội dung di chúc này thực sự là của người viết di chúc.

Nếu di chúc không được viết bằng tay thì phải đến công chứng viên để lập di chúc. Ở Đức 1/3 số việc là liên quan đến việc lập di chúc. Khi đương sự đến yêu cầu công chứng di chúc, công chứng viên hỏi đương sự như sau:

+ Ông/bà biết rằng nếu ông/bà chết không có di chúc thì tài sản sẽ như thế nào? hoặc ông/bà biết gì về quy định đối với di chúc?

+ Thông qua di chúc này, ông/bà muốn đạt cái gì?

Hầu hết là họ không biết được quy định của pháp luật về di chúc. Qua 2 câu hỏi trên, công chứng viên sẽ giải thích cho đương sự về chế độ thừa kế. Đương sự đến công chứng viên để lập di chúc được ví như họ đến với bác sĩ, nên họ phải bộc bạch (sự thật) về quan hệ gia đình, tài sản, ý định … Trên cơ sở tìm hiểu ý chí, công chứng viên lập di chúc cho đương sự.

b) Công chứng hợp đồng thừa kế. Trong trường hợp này đương sự không được lập bất kỳ di chúc nào khác.

c) Công chứng hợp đồng từ chối thừa kế giữa bố mẹ với con.

d) Công chứng hợp đồng về chuyển phần thừa kế.

đ) Công chứng hợp đồng phân chia tài sản thừa kế.

5. Công chứng trong lĩnh vực pháp luật về công ty và thương mại

Thương gia được đăng ký trong sổ thương mại, do Toà án sơ thẩm thực hiện việc đăng ký này. Nội dung đăng ký gồm: tên, địa chỉ, vốn, nội dung hoạt động.

Muốn đăng ký vào sổ thơng mại thì phải có tờ khai đăng ký. Tờ khai này phải được công chứng viên chứng thực chữ ký. Nếu đương sự yêu cầu, công chứng viên giúp đương sự soạn thảo tờ khai đó.

Việc chuyển vốn trong công ty trách nhiệm hữu hạn bắt buộc phải có công chứng.

Tiền được xem là xăng dầu của nền kinh tế. Công ty đối vốn được xem là điểm tích tụ xăng dầu. Có tiền thì đầu tư vào công ty đối vốn. Hợp đồng thành lập công ty đối vốn phải có công chứng, nếu có thay đổi gì cũng phải có công chứng. Khi có sự thay đổi vốn trong hợp đồng thành lập công ty thì nghị quyết của hội nghị cổ đông, hội nghị thành viên phải có công chứng. Ít nhất 01 năm tiến hành hội nghị cổ đông 1 lần phải có sự tham dự của công chứng viên.

Khi có nghị quyết chuyển đổi loại hình công ty thì phải có công chứng.

III. BỔ NHIỆM CÔNG CHỨNG VIÊN

Trước tiên muốn được bổ nhiệm làm công chứng viên, người đề nghị phải làm 2 bộ hồ sơ dự tuyển, phải bảo đảm có đủ điều kiện, tiêu chuẩn như sau:

– Có quốc tịch Đức;

– Đã qua hai kỳ thi quốc gia (kỳ thi thứ nhất là đại học, kỳ thi thứ hai là đào tạo nghề);

– Không bị xử phạt hình sự hoặc xử lý kỷ luật;

– Lý lịch;

– Thâm niên công tác;

– Giấy khám sức khoẻ do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp;

– Ảnh.

Hồ sơ dự tuyển nộp cho Chánh án Toà án cấp cao có thẩm quyền. Sau đó sẽ tổ chức thi, người trúng tuyển sẽ được bổ nhiệm làm công chứng viên dự bị.

Công chứng viên dự bị được gửi đến 01 công chứng viên để đào tạo tiếp trong thời gian 3 năm. Tiếp đó sẽ xin làm ứng cử viên chỗ bị khuyết.

IV. TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG CHỨNG VIÊN

1. Đoàn công chứng viên

Tại mỗi một Toà án cấp cao của bang, thành lập một Đoàn công chứng viên bao gồm tất cả các công chứng viên được bổ nhiệm trong địa phận thẩm quyền của Toà án cấp cao của bang.

Đoàn công chứng viên có trụ sở tại nơi có Toà án cấp cao của bang.

Đoàn công chứng viên là một tổ chức theo luật công. Ở Đức có 21 Đoàn công chứng viên; thông thường mỗi một bang có một Đoàn công chứng viên, riêng bang Niedersachsen có ba Đoàn công chứng viên, còn ba bang khác là Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz và Hessen (mỗi bang này có hai Đoàn công chứng viên).

Đoàn công chứng viên là thành viên của Đoàn công chứng viên liên bang; thực hiện nghĩa vụ của Nhà nước chịu sự giám sát của Toà án liên khu vực, Toà án cấp cao, Bộ Tư pháp.

Các cơ quan của Đoàn công chứng viên gồm có: Hội nghị thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ tịch. Hội nghị thành viên của Đoàn công chứng viên bầu Hội đồng quản trị, Chủ tịch, xác định Quy chế hoạt động cho công chứng viên, mức thu lệ phí, dự kiến ngân sách chi năm tiếp theo và bầu ra các Uỷ ban như: Uỷ ban chăm sóc tuổi già cho công chứng viên, Uỷ ban nghề nghiệp, Uỷ ban Y tế… Các Uỷ ban họp một tháng một lần như Hội nghị thành viên.

Nhiệm vụ của Đoàn công chứng viên:

– Giám sát hoạt động công chứng của công chứng viên trong khu vực của mình. Khi có khiếu nại về công chứng viên, ví dụ công chứng viên có đáp ứng yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật không? nếu có hành vi vi phạm, Đoàn sẽ xem xét kỷ luật;

– Đại diện cho lợi ích cho các công chứng viên;

Đại diện cho công chứng viên ra bên ngoài như với công dân và cơ quan khác. Góp ý kiến vào các Đạo luật (thông qua ý kiến của các công chứng viên).

– Đào tạo, bồi dưỡng công chứng viên;

Chương trình đào tạo, bồi dưỡng công chứng viên được thông qua ở chương trình nghị sự của Đoàn công chứng viên.

Đối tượng đào tạo, bồi dưỡng bao gồm:

+ Những người đã tốt nghiệp 2 kỳ thi quốc gia có nguyện vọng làm tại Phòng Công chứng, thời gian đào tạo 3 năm, vừa học vừa làm và có công chứng viên hướng dẫn tập sự;

+ Đối tượng là công chứng viên đang hành nghề định kỳ có bồi dưỡng.

– Khi có chỗ trống hoặc khuyết công chứng viên, thì Đoàn công chứng viên tư vấn lên Bộ Tư pháp Bang và các cấp có thẩm quyền để tìm người thay thế. Trong khi chờ có người thay thế, thì Đoàn công chứng viên phải cử người thực hiện công việc đó;

– Giải quyết khiếu nại về công chứng.

2. Đoàn công chứng viên liên bang

Đoàn công chứng viên liên bang bao gồm tất cả 21 Đoàn công chứng viên.

Đoàn công chứng viên liên bang là một tổ chức theo luật công.

Bộ Tư pháp liên bang thực hiện giám sát nhà nước đối với Đoàn công chứng liên bang trên cơ sở luật và điều lệ. Điều lệ và những sửa đổi Điều lệ mà Hội nghị đại biểu thông qua phải được Bộ Tư pháp liên bang phê chuẩn.

Nhiệm vụ của Đoàn công chứng viên liên bang:

+ Tham gia dự thảo Luật liên quan đến công chứng, có lấy ý kiến của 21 Đoàn công chứng viên;

+ Tham gia tranh tụng khi Toà án yêu cầu;

+ Hướng dẫn chi tiết việc áp dụng luật;

+ Trao đổi với những người có kinh nghiệm trong thực tiễn hoạt động công chứng để bổ sung vào đội ngũ công chứng viên; tham gia dự thảo Luật và hướng dẫn thực hiện pháp luật công chứng;

+ Đại diện lợi ích cho các Đoàn công chứng viên để quan hệ với các nước trong hợp tác về công chứng như xin các dự án thực hiện pháp luật…Cộng hoà Liên bang Đức cũng là một trong những thành viên của Hội nghị công chứng Châu Âu. Hội nghị này họp định kỳ theo quy tắc của hội nghị đề ra.

Về nguồn tài chính hoạt động của Đoàn công chứng viên liên bang: Đoàn công chứng viên có trách nhiệm nộp tài chính lên Đoàn công chứng viên liên bang theo nguyên tắc lấy từ nguồn thu theo đầu người (công chứng viên); theo thu nhập; theo giá trị hợp đồng.

3. Về quản lý của Bộ Tư pháp bang: Nhiệm vụ của bộ phận quản lý công chứng của Bộ Tư pháp bang là: theo dõi, quản lý số lượng hồ sơ cần được công chứng, biến động của công chứng viên: công chứng viên về hưu, chết…để kịp thời bổ sung người thay thế, giúp cho Bộ Tư pháp bang ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về công chứng; giám sát hoạt động của các Đoàn công chứng viên.

Giám sát hoạt động công chứng: Công chứng thực hiện một nhiệm vụ của Nhà nước, nên chịu sự giám sát của Nhà nước thông qua Chánh án Toà án liên khu vực. Sự giám sát đó thể hiện là: nghiên cứu, xem xét bổ nhiệm công chứng viên; xem hồ sơ công chứng trong một số ngày trong tháng; kiểm tra 2-3 năm một lần, nếu phát hiện có sai phạm thì kỷ kuật.

Đoàn công chứng viên chịu sự giám sát của Bộ Tư pháp Bang, hoạt động của Đoàn công chứng viên tự trang trải về tài chính dưới sự giám sát của Nhà nước.

Đoàn công chứng viên liên bang chịu sự giám sát của Bộ Tư pháp Liên bang.

Mục lục

Trang
Thực trạng về tổ chức và hoạt động công chứng ở nước ta từ năm 1991 đến năm 2006 và sự cần thiết ban hành Luật công chứng	3
Quan điểm chỉ đạo và những mục tiêu của Luật công chứng	7
Giới thiệu một số nội dung của Luật công chứng:	9
A. Bố cục của Luật công chứng	9
B. Nội dung của Luật công chứng	10
I. Những quy định chung	10
II. Công chứng viên	19
III. Tổ chức hành nghề công chứng	25
IV. Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch	31
V. Lưu trữ hồ sơ công chứng	39
VI. Phí công chứng, thù lao công chứng	43
Những điểm mới trong Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký	46
Thông tin pháp luật nước ngoài:	59
A. Vài nét về công chứng của Cộng hòa Pháp	59
B. Vài nét về công chứng của Cộng hòa Liên bang Đức	72

Hội đồng phối hợp công tác

phổ biến, giáo dục pháp luật của Chính phủ

Đặc san

Tuyên truyền pháp luật số 14 (Tháng 7/2007)

Chuyên đề về công chứng và chứng thực

Chịu trách nhiệm xuất bản

Uông Chu Lưu, Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Chủ tịch Hội đồng phối hợp công tác phổ biến, giáo dục pháp luật của Chính phủ

Biên tập

Vụ Phổ biến, giáo dục pháp luật – Bộ Tư pháp

In 2.100 cuốn, khổ 19 x 27 cm, tại Xí nghiệp Bản đồ 1

(Xuân Đỉnh, Từ Liêm, Hà Nội)

Giấy phép xuất bản số: 30/GP-XBĐS ngày 27 tháng 5 năm 2005.

In xong, nộp lưu chiểu tháng 8 năm 2007.

(MKLAW FIRM: Bài viết được đăng tải nhằm mục đích giáo dục, phổ biến, tuyên truyền pháp luật và chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước không nhằm mục đích thương mại. Thông tin nêu trên chỉ có giá trị tham khảo và có thể một số thông tin pháp lý đã hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại vì vậy Quý khách khi đọc thông tin này cần tham khảo ý kiến Luật sư của LVN Group, chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng vào thực tế.)

Công ty Luật LVN - Địa chỉ: Số 16B Nguyễn Thái Học, Yết Kiêu, Hà Đông, Hà Nội, Việt Nam