Xin chào công ty luật LVN Group,tôi là Dương Thanh Nhàn. Tôi có một vấn đề về đăng ký mst cho người phụ thuộc, rất mong nhận được sự giải đáp và phản hồi sớm của công ty:người nộp thuế là anh mv chuyển, anh chuyển có số cmnd bị trùng với một người khác, do sơ ý nên khi tôi xin đăng ký mst người phụ thuộc cho anh chuyển thì đã bị nhầm mst sang người bị trùng kia. Công ty cho tôi hỏi việc đăng ký nhầm này tôi có thể xử lý như thế nào ạ ? 

Tôi xin chân thành cảm ơn và mong nhận được phản hồi sớm từ phía công ty.

Người gửi : Nhan DT

 

Luật sư trả lời:

1. Cách xử lý khi đăng ký người phụ thuộc nhầm người?

Trường hợp đăng ký người phụ thuộc nhầm sang người nộp thuế khác là trường hợp khá hy hữu. Có thể xảy ra trong trường hợp cấp trùng số chứng minh nhân dân.

Khi nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc nhầm cho người nộp thuế khác thì tổ chức chi trả nên liên hệ và thông báo với người nộp thuế đó và tổ chức chi trả thu nhập cho người đó để điều chỉnh mức thuế phải nộp. Đồng thời báo giảm người phụ thuộc đó của người nộp thuế bị nhầm đó.

Trường hợp tổ chức chỉ trả thu nhập không thông báo cho người nộp thuế bị nhầm đó và tổ chức chi trả thu nhập đó không báo thay đổi người phụ thuộc (báo giảm) mà vẫn báo tăng người phụ thuộc lại thì căn cứ Nghị định 125/2020/NĐ-CP hành vi có thể bị xử phạt đối với hành vi khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn.

Theo đó phạt 20% số tiền thuế khai thuế hoặc số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn cao hơn so với quy định đối với một trong các hành vi sau đây:

+ Khai sai căn cứ tính thuế hoặc số tiền thuế được khấu trừ hoặc xác định sai trường hợp được miễn giảm, hoàn thuế dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được miễn, giảm, hoàn nhưng các nghiệp vụ kinh tế đã được phản ánh đầy đủ trên hệ thống sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ hợp pháp;

+ Khai sai làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm không thuộc trường hợp trên nhưng người nộp thuế đã tự giác kê khai bổ sung và nộp đủ số tiền thuế thiếu vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan thuế kết thúc thời hạn thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế;

+ Khai sai làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, số thuế được miễn, giảm đã bị cơ quan có thẩm quyền lập biên bản thanh tra, kiểm tra thuế, biên bản vi phạm hành chính xác định là hành vi trốn thuế nhưng người nộp thuế vi phạm hành chính lần đầu về hành vi trốn thuế, đã khai bổ sung và nộp đủ số tiền thuế vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan có thẩm quyền ra quyết định xử phạt và cơ quan đã lập biên bản ghi nhận để xác định là hành vi khai sai dẫn đến thiếu thuế;

Ngoài ra người vi phạm còn bị áp dụng biện pháp khắc phụ hậu quả là buộc nộp đủ số tiền thuế thiếu, số tiền thuế được hoàn, miễn, giảm cao hơn quy định và tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước đối với hành vi vi phạm.

(Trường hợp đã quá thời hiệu xử phạt thì người nộp thuế không bị xử phạt nhưng phải nộp đủ số tiền thuế thiếu, số tiền thuế được hoàn, miễn, giảm cao hơn quy định và tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước)

Trước đây, pháp luật cũng có quy định cụ thể về vấn đề này như sau:

Nguyên tắc cấp mã số thuế là:

“Người nộp thuế chỉ được cấp một mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt quá trình hoạt động từ khi đăng ký thuế cho đến khi không còn tồn tại; Mã số thuế đã cấp cho người nộp thuế là chủ hộ kinh doanh hoặc một cá nhân không thay đổi trong suốt cuộc đời của cá nhân đó”. 

Căn cứ pháp lý để cơ quan thuế xác định tính duy nhất của một cá nhân chính là số CMND do cơ quan Công an cấp. Về nguyên tắc số CMND do cơ quan Công an cấp là mã số duy nhất đối với từng cá nhân. Tuy vậy, trong quá trình triển khai đăng ký cấp mã số thuế TNCN đối với các cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công đã gặp phải vướng mắc đối với nhiều trường hợp trùng số CMND giữa 2 cá nhân ở 2 địa phương khác nhau, đặc biệt là những tỉnh, thành phố thuộc diện tách tỉnh trước đây. 

Nếu số CMND của anh Chuyển trùng với người khác, cơ quan Thuế vẫn tiến hành cấp MST cho anh theo hướng dẫn tại Công văn 4313/TCT-CNTTnăm 2009 về Hướng dẫn xử lý trùng chứng minh thư trong, triển khai đăng ký thuế thu nhập cá nhân do Tổng Cục thuế ban hành. Còn việc cấp MST cho người phụ thuộc phải dựa trên MST của người nộp thuế, chứ không phải dựa vào số CMND. Vì vậy nếu số CMND của anh Chuyển trùng với người khác thì vẫn tiến hành được việc cấp đúng MST cho người phụ thuộc dựa trên MST của anh Chuyển. Để xử lý sai sót này, bạn đến Phòng kê khai bộ phận cấp mã số thuế để cơ quan Thuế trực tiếp giải quyết. 

 

2. Đăng ký người phụ thuộc trong trường hợp nào?

Việc đăng ký người phụ thuộc của người nộp thuế là nhằm giảm mức thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của nhóm cá nhân cư trú. Giảm trừ đối với người phụ thuộc là một loại giảm trừ gia cảnh.

Theo đó: Giảm trừ gia cảnh là số tiền được trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của người nộp thuế là cá nhân cư trú; Giảm trừ gia cảnh gồm 2 loại là giảm trừ đối với người nộp thuế (bản thân người nộp thuế) và giảm trừ đối với người phụ thuộc.

Mức giảm trừ gia cảnh

– Mức giảm trừ đối với đối tượng nộp thuế là trừ 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm);

– Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 4,4 triệu đồng/tháng.

Nguyên tắc tính giảm trừ gia cảnh

– Giảm trừ gia cảnh cho bản thân người nộp thuế:

+ Người nộp thuế có nhiều nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công thì tại một thời điểm (tính đủ theo tháng) người nộp thuế lựa chọn tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại một nơi.

+ Đối với người nước ngoài là cá nhân cư trú tại Việt Nam được tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân từ tháng 1 hoặc từ tháng đến Việt Nam trong trường hợp cá nhân lần đầu có mặt tại Việt Nam đến tháng kết thúc hợp đồng lao động và rời Việt Nam trong năm tính thuế (được tính đủ tháng);

+ Trường hợp trong năm tính thuế cá nhân chưa giảm trừ cho bản thân hoặc giảm trừ cho bản thân chưa đủ 12 tháng thì được giảm trừ đủ 12 tháng khi thực hiện quyết toán thuế theo quy định;

– Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

+ Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế;

+ Khi người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc sẽ được cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người phụ thuộc và được tạm tính giảm trừ gia cảnh trong năm kể từ khi đăng ký. Đối với người phụ thuộc đã được đăng ký giảm trừ gia cảnh trước ngày 1 tháng 10 năm 2013 thì tiếp tục được giảm trừ gia cảnh cho đến khi được cấp mã số thuế;

+ Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc. Riêng đối người phụ thuộc khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng và đáp ứng đủ điều kiện theo quy định thì thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế, quá thời hạn nêu trên thì không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.

+ Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Trường hợp nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc phải nuôi dưỡng thì người nộp thuế tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ gia cảnh vào một người nộp thuế.

Người phụ thuộc bao gồm

– Con (con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ, con riêng của chồng) cụ thể:

+ Con dưới 18 tuổi (tính đủ theo tháng)

+ Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động;

+ Con đang theo học tại Việt Nam hoặc nước ngoài tại bậc học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề, kể cả con từ 18 tuổi trở lên đang học bậc học phổ thông (tính cả trong thời gian chờ kết quả thi đại học từ tháng 6 đến tháng 9 năm lớp 12) không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1 triệu đồng;

– Vợ hoặc chồng của người nộp thuế đáp ứng điều kiện được nếu ở dưới;

– Cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp của người nộp thuế đáp ứng điều kiện ở dưới;

– Các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng và đủ điều kiện quy định;

+ Anh ruột, chị ruột, em ruột của người nộp thuế;

+ Ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột của người nộp thuế;

+ Cháu ruột của người nộp thuế (con của anh ruột, chị ruột, em ruột);

+ Người trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật;

Điều kiện được tính là người phụ thuộc

(trừ trường hợp con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ, con riêng của chồng)

– Đối với người trong độ tuổi lao động phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

+ Bị khuyết tật, không có khả năng lao động;

(là những người thuộc đối tượng điều chỉnh của pháp luật về người khuyết tật, người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,…)

+ Không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1 triệu đồng;

– Đối với người ngoài độ tuổi lao động phải không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả nguồn thu nhập không vượt quá 1 triệu đồng.

 

3. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

Đối với con

– Con dưới 18 tuổi: Hồ sơ chứng minh là bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân (nếu có);

– Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động, hồ sơ chứng minh là

+ Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân (nếu có);

+ Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật;

– Con đang theo học tại các bậc học theo hướng dẫn thì hồ sơ chứng minh gồm

+ Bản chụp Giấy khai sinh;

+ Bản chụp Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các trường học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề;

+ Trường hợp là con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng thì ngoài các giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên, thì hồ sơ cần thêm giấy tờ khác để chứng minh mối quan hệ như : bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền …

Đối với vợ hoặc chồng

– Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân;

– Bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ khác do cơ quan Cơ quan Công an cấp (Chứng minh được mối quan hệ vợ chồng) hoặc Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.

(Trường hợp vợ hoặc chồng trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động như: Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động; Bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,…))

Đối với cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng), cha dượng, mẹ kế, cha nuôi hợp pháp, mẹ nuôi hợp pháp

– Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc Giấy khai sinh;

– Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật

(trường hợp người phụ thuộc trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động; Bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,…)

– Bản chụp giấy tờ xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (nếu có);

– Bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ khác do cơ quan Cơ quan Công an cấp;

– Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người nộp thuế cư trú về việc người phụ thuộc đang sống cùng;

– Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người phụ thuộc đang cư trú về việc người phụ thuộc hiện đang cư trú tại địa phương và không có ai nuôi dưỡng (trường hợp không sống cùng);

Cá nhân cư trú là người nước ngoài 

(nếu không có hồ sơ theo hướng dẫn đối với từng trường hợp cụ thể nêu trên thì phải có các tài liệu pháp lý tương tự để làm căn cứ chứng minh người phụ thuộc)

Đối với người nộp thuế làm việc trong các tổ chức kinh tế, các cơ quan hành chính, sự nghiệp có bố, mẹ, vợ (hoặc chồng), con và những người khác thuộc diện được tính là người phụ thuộc đã khai rõ trong lý lịch của người nộp thuế thì hồ sơ chứng mình được thực hiện như hướng dẫn ở trên hoặc chỉ cần tờ khai đăng ký người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị vào bên trái tờ khai.

(Thủ trưởng đơn vị chỉ chịu trách nhiệm đối với các nội dung: Họ tên người phụ thuộc, năm sinh và quan hệ với người nộp thuế; các nội dung khác, người nộp thuế tự khai và chịu trách nhiệm)

Lưu ý: Kể từ ngày Cơ quan thuế thông báo hoàn thành việc kết nối dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, người nộp thuế không phải nộp các giấy tờ chứng minh người phụ thuộc nêu trên nếu thông tin trong những giấy tờ này đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

 

4. Thủ tục đăng ký người phụ thuộc

Bước 1: Hoàn thiện hồ sơ

– Người lao động cần chuẩn bị giấy tờ sau để nộp cho doanh nghiệp:

+ Văn bản ủy quyền cho doanh nghiệp;

+ Giấy tờ của người phụ thuộc: bản sao thẻ căn cước công dân, chứng minh nhân dân còn hiệu lực (người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên); Bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam dưới 14 tuổi; Bản sao hộ chiếu nếu là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tích Việt Nam sinh sống tại nước ngoài;

+ Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc (đã nêu rõ ở trên);

+ Trường hợp không ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế cho người phụ thuộc thì cần chuẩn bị tờ khai mẫu số 20-ĐK-TCT

– Doanh nghiệp chuẩn bị giấy tờ sau:

+ Doanh nghiệp chi trả thu nhập tổng hợp hồ sơ đăng ký thuế của người phụ thuộc;

+ Tờ khai đăng ký tổng hợp người phụ thuộc ( mẫu 20-ĐK-TH-TCT hoặc 02TH)

Bước 2: Nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc

Người nộp thuế (người lao động) nộp 2 bản hồ sơ cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập để làm căn cứ tính giảm trừ cho người phụ thuộc.

– Đăng ký người phụ thuộc lần đầu:

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập lưu giữ 1 bản đăng ký và nộp 1 bản đăng ký cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó.

Trường hợp cá nhân trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế thì cá nhân nộp 1 bản đăng ký người phụ thuộc cho cơ quan trực tiếp quản lý tổ chức trả thu nhập cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó theo quy định

– Đăng ký khi có thay đổi về người phụ thuộc

+ Trường hợp có ủy quyền thì tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp vào tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TH-TCT hoặc mẫu số 20-ĐK-TH-TCT gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả thu nhập

+ Trường hợp nộp trực tiếp không ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập thì người nộp thuế lập tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả thu nhập.

Nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

– Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là 3 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc (bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc)

– Địa điểm nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là nơi người nộp thuế nộp bản đăng ký người phụ thuộc (nộp cho tổ chức chi trả thu nhập)

Trong trường hợp quý bạn đọc có điều chưa rõ về bài viết hay có bất cứ khúc mắc về pháp luật vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn pháp luật thuế trực tuyến theo số Hotline: 1900.0191 để được hỗ trợ giải đáp một cách nhanh, hiệu quả nhất. Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách, Luật LVN Group xin trân trọng cảm ơn !