Mẫu biên bản kiểm tra, thanh tra thuế (Mẫu số 04/KTTT)

1. Mẫu biên bản kiểm tra, thanh tra thuế (Mẫu số 04/KTTT)

BIÊN BẢN KIỂM TRA (HOẶCTHANH TRA)

Tại:……………………………………… ……………………………………………………

Căn cứ Quyết định số………….ngày……….tháng……….năm …………. của ………………. về việc kiểm tra (hoặc thanh tra) tại…………………..(tên người nộp thuế) ;

Đoàn kiểm tra (hoặc thanh tra) đã tiến hành kiểm tra (hoặc thanh tra tại………………………(tên người nộp thuế)…;

Thời kỳ kiểm tra (hoặc thanh tra):…………………………………………………………;

Hôm nay, ngày……../………/……….., tại………………………………., chúng tôi gồm:

1. Đoàn kiểm tra (hoặc thanh tra):

– Ông (bà)……………………………………                        – Trưởng đoàn

– Ông (bà)……………………………………                        – Thành viên

– Ông (bà)……………………………………                        – Thành viên

– Ông (bà)……………………………………                        – Thành viên

2. Người nộp thuế:

– Ông (bà)……………………………………                           – Giám đốc.

– Ông (bà)……………………………………                           – Kế toán trưởng.

– Ông (bà)……………………………………                           ­- ……………………

 Lập biên bản xác nhận kết quả kiểm tra (hoặc thanh tra) như sau:

I/ ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CHUNG CỦA NGƯỜI NỘP THUẾ:

– Quyết định thành lập/ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số………………… ngày………./………/………… do………………………………………………………………………… cấp.

– Ngành nghề kinh doanh chủ yếu:……………………………………………………………….

– Hình thức hạch toán kế toán:…………………………………………………………………….

– Niên độ kế toán:………………………………………………………………………………………

– Đăng ký kê khai nộp thuế tại: …………………………………………………………………..

– Hình thức kê khai nộp thuế Giá trị gia tăng: ………………………………………………

– Mục lục Ngân sách: Cấp………   Chương……….. Loại………….    Khoản………………

– Tài khoản số:…………………… mở tại Ngân hàng (hoặc Tổ chức tín dụng) ……………………………………..

– Các đơn vị thành viên (nếu có): Các xí nghiệp, chi nhánh, cửa hàng (Ghi rõ nơi đóng trụ sở, hình thức hạch toán; đến thời điểm kiểm tra ( hoặcthanh tra) đã có xác nhận doanh thu, chi phí, nghĩa vụ nộp Ngân sách của cơ quan thuế địa phương nơi đặt trụ sở hay chưa).

II/ NỘI DUNG KIỂM TRA (HOẶC THANH TRA) TẠI TRỤ SỞ CỦA NGƯỜI NỘP THUẾ:

Giải trình số liệu chênh lệch qua kiểm tra (hoặc thanh tra): Ghi rõ nguyên nhân điều chỉnh tăng giảm từng khoản mục đã kiểm tra (hoặc thanh tra) nêu trên hoặc giải thích lại cách tính toán xác định số liệu phải điều chỉnh có liên quan (nếu có)

III/ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHĨA VỤ VỚI NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC.

(Ghi các sắc thuế đã thực hiện kiểm tra, thanh tra)

IV/ KIẾN NGHỊ VÀ YÊU CẦU:

1. Kiến nghị:

– Về việc mở, ghi chép, hạch toán trên sổ sách kế toán và hoá đơn chứng từ: ………………………………………………………………………………………………………………………….

– Về việc kê khai thuế, nộp thuế:

………………………………………………………………………………………………………………………….

            Ghi chú: Nếu có sai phạm phát hiện qua việc kiểm tra (hoặc thanh tra) phải nêu cụ thể vi phạm tại các quy định nào của các văn bản quy phạm pháp luật về thuế hiện hành. Xác định nguyên nhân vi phạm, tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ (nếu phát hiện được).

2. Các yêu cầu:

            – Nếu có số thuế phải truy thu thêm thì phải yêu cầu người nộp thuế nộp đầy đủ, kịp thời vào Tài khoản của cơ quan thuế khi có quyết định xử lý của cơ quan quản lý thuế.

            – Nếu còn nợ đọng thuế phải yêu cầu người nộp thuế nộp ngay vào Ngân sách Nhà nước.

            – Đối với các vi phạm về chế độ mở, ghi chép, hạch toán trên sổ sách kế toán và hoá đơn chứng từ phải yêu cầu người nộp thuế chấn chỉnh kịp thời.

            – Kiến nghị về mức xử phạt vi phạm hành chính về các hành vi vi phạm đã được phát hiện qua kiểm tra (hoặc thanh tra) đối với cơ quan (Bộ phận chức năng của cơ quan thuế) có thẩm quyền để ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm của người nộp thuế.

            – Kiến nghị với các cơ quan (Bộ phận chức năng của cơ quan thuế) về các biện pháp, trách nhiệm đôn đốc, hướng dẫn đối với người nộp thuế.

            – Các yêu cầu, kiến nghị hoặc ghi nhận khác (nếu có).

V/ Ý KIẾN CỦA DOANH NGHIỆP (nếu có):……………………………………………..

            Biên bản được thông qua vào hồi………. giờ cùng ngày.

Biên bản gồm có……… trang, được lập thành ………………. bản có nội dung và giá trị pháp lý như nhau; ………………………………………………………………………………………………………………/.

2. Những điều cần biết khi Doanh nghiệp có quyết định thanh tra, kiểm tra thuế:

1. Nhận được quyết định thanh kiểm tra thuế

Kể từ khi nhận quyết định kiểm tra đến khi quyết định được công bố, nếu có trở ngại nào đó, Doanh nghiệp có thể có một văn bản đề nghị lùi lại thời gian tiến hành với lý do chính đáng và thuyết phục.

2. Trước khi công bố quyết định kiểm tra

Cho đến trước khi quyết định kiểm tra được công bố (thời điểm Doanh nghiệp đặt bút ký vào biên bản công bố quyết định kiểm tra), Doanh nghiệp vẫn có quyền xem xét lại việc kê khai của mình. Nếu có bất cứ khoản thuế nào chưa được khai, hoặc đã khai nhưng chưa đủ, đúng thì Doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh để tránh khoản phạt không mong muốn.

3. Chấp hành quyết định thanh kiểm tra thuế

Trong quá trình chấp hành quyết định kiểm tra, Doanh nghiệp luôn lưu ý rằng mình chỉ có trách nhiệm, nghĩa vụ trong phạm vi đã được giới hạn trong quyết định kiểm tra. Đổi lại, người kiểm tra cũng chỉ có quyền hạn đối với Doanh nghiệp trong phạm vi này.

3. Lưu ý cho doanh nghiệp khi nhận biên bản kiểm tra thuế

– Biên bản kiểm tra thuế: được lập theo mẫu số 04/KTTT – TT 156/2013/TT-BTC và được công bố trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc kiểm tra.

– Biên bản kiểm tra phải được công bố công khai trước Đoàn kiểm tra và người nộp thuế. Biên bản kiểm tra phải được Trưởng đoàn và người nộp thuế ký vào từng trang, đóng dấu của người nộp thuế (bao gồm cả dấu giáp lai và dấu cuối biên bản.

– Trường hợp còn vướng mắc về cơ chế chính sách phải xin ý kiến cấp trên thì ghi nhận tại biên bản. Khi có văn bản trả lời của cấp trên thì đoàn kiểm tra hoặc bộ phận kiểm tra chịu trách nhiệm lập phụ lục biên bản với người nộp thuế để xử lý theo quy định của pháp luật.

Trường hợp công bố biên bản kiểm tra

• Trường hợp đã công bố biên bản kiểm tra và người nộp thuế không ký thì chậm nhất trong 05 ngày làm việc kể từ ngày công bố công khai biên bản kiểm tra, Trưởng đoàn phải lập biên bản vi phạm hành chính, báo cáo quy trình ban hành QĐ XPVPHC theo quy định, đồng thời thông báo yêu cầu người nộp thuế ký biên bản.
• Nếu người nộp thuế vẫn không ký thì trong thời hạn tối đa không quá 30 ngày làm việc, kể từ ngày công bố công khai biên bản kiểm tra, Thủ trưởng cơ quan thuế ban hành quyết định xử lý truy thu thuế; xử phạt vi phạm hành chính về thuế hoặc kết luận kiểm tra thuế theo nội dung biên bản kiểm tra và dữ liệu, số liệu đã thu thập được trong quá trình kiểm tra

Trường hợp không công bố được biên bản kiểm tra

• Trường hợp không công bố được biên bản kiểm tra và người nộp thuế không ký vào biên bản do người nộp thuế không có mặt tại trụ sở doanh nghiệp, hoặc cố tình trốn tránh, hoặc vì lý do khách quan thì chậm nhất trong vòng 5 (năm) ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra phải lấy chữ ký của đại diện chính quyền cơ sở nơi xảy ra vi phạm hoặc của hai người chứng kiến vào biên bản kiểm tra.
• Theo đó, Thủ trưởng cơ quan thuế ban hành quyết định xử lý truy thu thuế; xử phạt vi phạm hành chính về thuế hoặc kết luận kiểm tra thuế theo nội dung biên bản kiểm tra và dữ liệu, số liệu đã thu thập được trong quá trình kiểm tra (không XPVPHC).

4. Tiếp nhận biên bản thanh kiểm tra thuế

Khi tiếp nhận biên bản kiểm tra từ đoàn kiểm, thanh tra, dù còn dạng dự thảo, hãy hiểu rằng đây là tài liệu hết sức quan trọng, liên quan đến chính Doanh nghiệp. Vậy nên điều đầu tiên cần lưu ý là phía dưới cùng từng trang và của trang cuối cùng cần chữ ký của Trưởng đoàn thanh, kiểm tra.

Kể từ khi tiếp nhận biên bản từ đoàn kiểm, thanh tra, Doanh nghiệp chỉ có thời gian tối đa là 05 ngày để tìm hiểu những điểm mà mình muốn được làm rõ cũng như chuẩn bị chứng từ. Đây là khoản thời gian quan trọng nhất để bạn tận dụng để giải quyết vấn đề mà bạn còn bất đồng trước khi bảo lưu ý kiến.

Nếu thấy cần thiết, Doanh nghiệp có quyền đề nghị với đoàn kiểm,thanh tra có một buổi làm việc để có thể hiểu rõ những ý kiến của họ đã ghi trong biên bản và có cơ hội để Doanh nghiệp trình bày ý kiến của mình. Nếu vì lý do nào đó mà không thể có buổi làm việc trực tiếp này, Doanh nghiệp nên có ý kiến bằng văn bản gửi đoàn thanh, kiểm tra.

Khi các cơ hội đã qua, thì điều cuối cùng Doanh nghiệp cần làm là thể hiện đầy đủ ý kiến của mình (thực hiện quyền bảo lưu ý kiến) trước khi ký vào biên bản. Với ý kiến này, không ai có thể cho rằng, việc Doanh nghiệp ký vào biên bản kiểm tra có nghĩa rằng Doanh nghiệp đồng ý (chấp nhận) ý kiến của Đoàn kiểm tra đã đưa ra trong biên bản. Trước khi ký ban hành Quyết định hành chính để xử lý kết quả kiểm, thanh tra, ý kiến của Doanh nghiệp sẽ được xem xét và cân nhắc hết sức cẩn thận bởi người có trách nhiệm.

5. Nhận quyết định kết luận thanh kiểm thuế thuế

Mặc dù đã thể hiện hết ý kiến của mình trong lúc ký biên bản kiểm tra, không phải lúc nào quyết định hành chính được ban hành từ Cơ quan thuế cũng khiến Doanh nghiệp hài lòng. Trong trường hợp này, Doanh nghiệp có thể Khiếu nại hoặc Khởi kiện để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Bên cạnh đó , 

Khiếu nại trực tiếp với cơ quan ra quyết định là quyền của Doanh nghiệp nhưng Doanh nghiệp cũng có thể khởi kiện trực tiếp ra Tòa hành chính mà không phải thực hiện thủ tục Khiếu nại (theo Khoản 1 Điều 103 Luật tố tụng hành chính).

Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo ý kiến chuyên gia miễn phí về việc này tại Phòng pháp chế thuộc Cục thuế tỉnh/ thành phố.

6. Doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi kiểm tra/ thanh tra thuế

Để chuẩn bị cho quá trình thanh tra/ kiểm tra, người nộp thuế cần rà soát lại hiện trạng các sổ sách chứng từ liên quan, bổ sung chuẩn bị các thông tin cần thiết phục vụ quá trình thanh tra/kiểm tra.

A. Khuyến nghị chung đối với doanh nghiệp trước khi thanh tra/ kiểm tra thuế:

Rà soát và điều chỉnh: Rà soát toàn diện các rủi ro về thuế, cân nhắc bổ sung các tờ khai và thực hiện điều chỉnh (nếu cần thiết);

Trao đổi: Chủ động trao đổi với cơ quan thuế về nội dung, thời gian thanh tra/kiểm tra cũng như danh sách các tài liệu cần cung cấp;

Chuẩn bị: Chuẩn bị các tài liệu cần cung cấp và đề nghị cơ quan thuế gia hạn thời gian chuẩn bị (nếu cần);

Thảo luận: Thảo luận với các bộ phận liên quan, phân công các thành viên chịu trách nhiệm;

Hỗ trợ: Cân nhắc hỗ trợ từ các Công ty tư vấn để có kết quả tư vấn/ rà soát toàn diện các rủi ro về thuế.

B. Một số tài liệu thông thường cần chuẩn bị trong quá trình thanh tra/ kiểm tra được liệt kê dưới để doanh nghiệp tiện rà soát.

1. Chuẩn bị sổ sách kế toán

• Sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng: 
  i. Hóa đơn mua vào được xếp chung phiếu chi/giấy báo ngân hàng, phiếu nhập kho, đề nghị thanh toán, hợp đồng và biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có);
  ii. Hóa đơn bán ra được xếp chung với phiếu thu/giấy báo ngân hàng, phiếu xuất kho, hợp đồng và biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có). 
• Báo cáo tài chính hàng tháng/hàng quý/ hàng năm.
• In sổ sách kế toán hàng năm theo quy định, ví dụ sổ nhật ký chung, sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký mua hàng, sổ quỹ, v.v. 

2. Sắp xếp và chuẩn bị báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp:
  i. Doanh thu tính thuế;
  ii. Chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
• Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu.
• Báo cáo thường kỳ: Tờ khai thuế giá trị gia tăng hàng tháng/hàng quý, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, v.v.

3. Tập hợp đầy đủ và sắp xếp hợp đồng kinh tế theo từng trường hợp mua vào và bán ra; hợp đồng lao động và thang bảng lương cũng như các quyết định bổ nhiệm và điều chỉnh lương.

4.  Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp: Hồ sơ phải là bản gốc hoặc bản photo công chứng

• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư/Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Các văn bản quyết định miễn, giảm thuế (nếu có).
• Các văn bản liên quan khác (nếu có).