Mẫu công văn thông báo giao hàng muộn, giao hàng chậm chi tiết

1. Thông báo giao hàng là gì?

Giao hàng có thể hiểu là một trong những hoạt động không thể thiếu trong khi thực hiện hợp đồng, là hành động mà bên bán thực hiện chuyển giao hàng hóa từ bên bán sang cho bên mua theo sự thỏa thuận của các bên.

Theo đó, thông báo giao hàng là văn bản được cá nhân, nhóm cá nhân, tổ chức sử dụng để thông báo một cách kịp thời, nhanh chóng với chủ thể có thẩm quyền về việc một hoặc một số chủ thể nhất định đã thực hiện nghĩa vụ hoặc dự định thực hiện giao hàng theo thỏa thuận hoặc quy định tới địa điểm nhất định, trong thời gian xác định. Hiện nay, thông báo giao hàng được thực hiện bởi bên giao, bên có nghĩa vụ giao.

Việc thông báo giao hàng với chủ thể có thẩm quyền, bên có quyền lợi, bên nhận hàng nhằm mục đích để họ được biết và nắm được tình trạng giao hàng đang được thực hiện, xác định được bên giao hàng đã thực hiện nghĩa vụ hoặc dự định thực hiện giao hàng theo thỏa thuận/quy định tới địa điểm nhất định, trong thời gian xác định hay chưa. Cũng như giúp bên nhận hàng có thể nắm được các thông tin để chủ động, phối hợp trong nhận hành đúng thời điểm, cách thức,…

Bên cạnh đó, thông báo giao hàng này giúp các bên trao đổi với nhau bằng văn bản. Theo đó khi nhận được thông báo giao hàng thì bên nhận được mẫu thông báo giao hàng có thể trả lời bằng văn bản để phản hồi. Nếu có ý kiến phản hồi hoặc thay đổi đối với nội dung liên quan. Đảm bảo các quyền và nghĩa vụ, cũng như thực hiện nội dung theo thỏa thuận trước đó. Còn không việc thực hiện sẽ đúng như thông báo. Và các phát sinh nếu có bên nhận hàng sẽ hoàn toàn phải chịu trách nhiệm. Các trách nhiệm thông báo được đảm bảo thực hiện có hiệu quả. Vì thế xác định với bên giao đang đảm bảo tuân thủ các nghĩa vụ của mình. Bên nhận nếu không thực hiện các nội dung đúng với thống nhất phải chịu đối với các ảnh hưởng, thiệt hại có thể phát sinh trên đơn hàng.

2. Mẫu thông báo giao hàng chậm

Mẫu công văn thông báo giao hàng chậm được hiểu là mẫu bản công văn được lập ra để thông báo về việc giao hàng chậm. Theo đó, công văn này phải thể hiện được cụ thể các nguyên nhân, nội dung liên quan đến việc sẽ giao hàng chậ, nêu rõ lý do giao hàng chậm, thời hạn giao hàng. Gắn với việc không đảm bảo giao đúng nhu thỏa thuận của các bên trước đó. Để bên nhận nắm bắt được thông tin cũng như tổ chức nhận hàng sau.

Đặc biệt là việc giao hàng chậm có thể tiềm ẩn rủi ro gây thiệt hại đối với nhu cầu sử dụng hàng hóa của bên nhận không được đảm bảo. Do đó thông báo giao hàng chậm phải được tiến hành một cách nhanh chóng, kịp thời. Mọi vướng mắc pháp lý liên quan, vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi:  1900.0191 để được hỗ trợ.

Quý khách hàng có thể tải ngay Mẫu thông báo giao hàng chậm sau đây do Luật LVN Group cung cấp:

Mẫu số 1:

Kính gửi: Công ty …….

Căn cứ trên đơn đặt hàng số …… giữa Công ty …… và Công ty …… về việc cung cấp thiết bị. Thời gian giao hàng theo đơn đặt hàng là ……. kể từ ngày bên B nhận được tiền đặt cọc. Như vậy, thời gian dự kiến giao hàng là ….. (1)

Tuy nhiên, do có sự trục trặc trong hợp đồng giữa Công ty chúng tôi và đơn vị vận tải nên bị chậm trễ tiến độ giao hàng. Dự kiến ….. hàng sẽ về đến ….. nên khoảng từ ngày ….. chúng tôi mới có thể giao hàng cho Quý Công ty. (2)

Kính mong Quý Công ty thông cảm và chia sẻ khó khăn này cùng cho chúng tôi.

Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý Công ty!

Chú thích soạn thảo Mẫu thông báo giao hàng chậm:

(1) Căn cứ Đơn đặt hàng ngày 30/04/2020 giữa Công ty Cổ phần ABC và Công ty TNHH XYZ về việc cung cấp thiết bị. Thời gian giao hàng theo đơn đặt hàng là 27/09/2022 kể từ ngày bên B nhận được tiền đặt cọc. Như vậy, thời gian dự kiến giao hàng là 29/09/2020.

(2) Tuy nhiên, do có sự trục trặc trong hợp đồng giữa Công ty chúng tôi và đơn vị vận tải nên bị chậm trễ tiến độ giao hàng. Dự kiến ngày 15/10/2020 hàng sẽ về đến công ty TNHH XYZ nên khoảng từ ngày 16/10/2022 chúng tôi mới có thể giao hàng cho Quý Công ty.

Mẫu số 2:

 Kính gửi:  CÔNG TY ……………………

Công ty ……..) xin gửi tới Quý Công ty lời chào trân trọng và hợp tác.

Để thực hiện cam kết về tiến độ thi công công trình “Bãi đỗ xe ngầm và dịch vụ Thương mại ….” cung cấp khung nhôm …… tới công trình. Chúng tôi, Công ty Cổ phần …… đã thông báo tiến độ giao hàng với đơn vị cung cấp khung nhôm hộp …. và đã được đơn vị cung cấp đồng ý xác nhận giao hàng lên chuyến tàu đi từ …. từ tới cảng ….. từ ngày …/…./20…. đến Cảng ….. vào ngày …/…./20….. để kịp giao hàng tới quý Công ty vào ngày …./…./20….. Điều này có nghĩa là bên đơn vị cung cấp phải đặt và chuyển hàng lên công ten nơ rồi chuyển tới cảng ….. vào trước ….h ngày …./…/20….

Tuy nhiên, do lý do khách quan, trên đường tới cảng Porkeland …… vậy hàng hóa đã không lên kịp chuyển tàu tới cảng …. vào ngày …./…./20….. Ngay sau khi nhận được thông báo từ nhà sản xuất, chúng tôi đã khẩn trương tìm kiếm các hãng tàu khác từ Việt Nam để chỉ định tàu chở hàng hóa chuyển nhanh về …… Tuy nhiên, dù đã cố gắng hết sức, nhưng chúng tôi không thể tìm được hãng tàu nào có lịch trình đi bình thường và lịch trình đi nhanh từ ….tới ….. trong các ngày …./…./20….., ngày …/…./20…., ngày …./…/20…. và ngày …./…/20…. Vì vậy chúng tôi không thế kịp thời giao hàng hóa tới công trình như đã cam kết. Theo lịch trình giao hàng, hàng hóa dời cảng …. về cảng tới cảng ….. vào ngày …./…./20….. Ngay sau khi hàng hóa cập cảng ….., chúng tôi sẽ khẩn trương lấy hàng và chuyển tới Công trình trong  thời gian sớm nhất.

Bằng công văn này, chúng tôi kính đề nghị Quý Công ty xem xét, thông cảm với sự chậm trễ giao hàng muộn trên. Ngày dự kiến hàng về tới công trường là ngày …/…/20….

Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn và mong nhận được sự hợp tác từ Quý Công ty.