Mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ công ty cho đối tác

1. Mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ công ty cho đối tác

Thông báo thay đổi nhân sự nội bộ công ty cho đối tác là một văn bản, một bức thư được gửi đến đối tác nhằm thông báo cho họ về tình hình thay đổi nhân sự của công ty. Mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ thường được sử dụng trong các trường hợp như sau:

• Nhân sự xin nghỉ việc vì các lý do khách quan hoặc chủ quan khác nhau: bãi nhiệm nhân sự, các nhân sự nghỉ việc do quá độ tuổi lao động;
• Do điều kiện công ty và xã hội mà bắt buộc phải tiến hành thay đổi cơ cấu cũng như thay đổi nhân sự phụ trách.

Theo đó, mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ công ty cho đối tác được soạn thảo nhằm mục đích thông báo cho bên đối tác, khách hàng về sự thay đổi nhân viên, đặc biệt là nhân viên phụ trách bên chăm sóc khách hàng, cũng như các phòng ban khách của công ty. Nội dung của mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ công ty với đối tác cũng được phân chia với bố cục, những mục nội dung rõ ràng đảm bảo cho đối tác được tiếp nhận thông tin một cách nhanh nhất, dễ hiểu và nắm bắt được tình hình cụ thể.

– Mục đích của thông báo thay đổi nhân sự nội bộ công ty cho đối tác như là:

• Việc sử dụng mẫu thông báo để gửi đến những đối tác chiến lược, khách hàng thân thiết những thông tin mới nhất về sự thay đổi nhân sự một cách nhanh nhất, thuận tiện và chính xác nhất;
• Đối với công ty, mẫu thông báo thay đổi nhân sự này được sử dụng để đảm bảo quyền lợi của công ty trong những trường hợp khi các nhân sự cũ đã không còn đáp ứng được đầy đủ các điều kiện tiêu chuẩn nữa;
• Đối với đối tác, mẫu báo cáo thay đổi nhận sự này tạo điều kiện cho khách hàng nắm bắt kịp thời và đăm bảo sự hợp tác bình thường với các giao dịch với công ty, doanh nghiệp đó.

Theo đó, việc soạn thảo mẫu thông báo thay đổi nhân sự  là một việc làm cần thiết, giúp cho bộ máy hoạt động của công ty hoạt động trơn tru, đồng thời khiến cho các hoạt động hợp tác làm ăn giữa các đối tác, khách hàng thuận lợi, tiếp tục tin tưởng và đồng hành mặc dù có sự thay đổi về nhân sự.

– Vai trò của việc sử dụng mẫu báo cáo thay đổi nhân sự nội bộ công ty cho đối tác:

Hiện nay, việc thông báo thay đổi nhân sự phụ trách công việc của công ty có vai trò và những ý nghĩa quan trọng trong thực tiễn và nó cũng có những ảnh hưởng nhất định tới các hoạt động giao dịch, quan hệ với các chủ thể là những đối tác, khách hàng.

Soạn thảo mẫu thông báo thay đổi nhân sự là cách doanh nghiệp bảo vệ hình ảnh của bản thân cũng như thể hiện trách nhiệm với đối tác, khách hàng thân thiết khi cập nhật tình hình nhân sự doanh nghiệp một cách đầy đủ, kịp thời cho họ. Bên cạnh đó, cũng có một số trường hợp nhân viên cũ, đã nghỉ việc mượn danh nghĩa của công ty để trục lợi cá nhân, làm ăn phi pháp gây ra nhiều hậu quả khó lường, ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty.

Ngoài ra, đối với nội  bộ công ty, không phải phòng ban nào cũng nắm rõ được tình hình nhân sự của các phòng ban khác. Việc được cập nhật tình hình nhân sự cũng sẽ giúp các nhân viên biết tự điều chỉnh bản thân hoặc đưa ra những đề xuất thích hợp liên quan đến vị trí của nhân sự cũ.

2. Hướng dẫn soạn thảo mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ công ty cho đối tác

Giống như bất kỳ một văn bản hành chính khác, mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ công ty cho đối tác cũng phải đảm bảo những quy tắc liên quan đến trình bày một văn bản hành chính. Mẫu thông báo thay đổi nhân sự này bao gồm ba phần chính: mở đầu, nội dung và kết thúc.

– Đối với phần mở đầu mẫu thông báo cần đảm bảo các mục thông tin sau:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ: hai phần này cần được trình bày đầu tiên, viết hoa và đúng với quy phạm soạn thảo đối với một văn bản hành chính;
• Tên công ty: Tên công ty viết đúng theo tên đăng ký doanh nghiệp, không viết tắc, được ghi chính xác theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Đại điểm, ngày / tháng / năm ra thông báo thay đổi nhân sự;
• Tên tiêu đề (tên mẫu đơn): Viết in hoa và ghi rõ ” THÔNG BÁO V/v thay đổi nhân sự” ;
• Thông tin căn cứ để thực hiện thông báo này. Ví dụ như có thể dựa trên Bộ luật Lao động, Luật Doanh nghiệp hay các quyết định có liên quan, các điều lệ, đơn xin thôi việc, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm của công ty, doanh nghiệp;
• Kính gửi: công ty cần xác định đối tượng gửi thông báo cụ thể như là đối tác chiến lược, khách hàng thân thiết, nhân sự trong công ty;

– Đối với phần nội dung chính của báo cáo: người soạn thảo mẫu thông báo thay đổi nhân sự này cần đảm bảo các thông tin cơ bản như thông tin đối tượng nghỉ việc, lý do nghỉ việc; nhân sự sẽ tiếp nhận công việc, thông tin liên lạc. Cụ thể như sau:

+ Về thông tin của nhân sự đã rời khỏi doanh nghiệp, cần xác định rõ những thông tin như:

• Họ và tên của nhân viện nghỉ việc;
• Chức vụ và phòng ban làm việc trong công ty, mã nhân viên (nếu có);
• Thời gian làm việc trong doanh nghiệp: từ ngày, tháng, năm đến ngày, tháng, năm;
• Thời gian bắt đầu nghỉ việc: Kể từ ngày, tháng, năm, cá nhân không còn là nhân sự trong công ty, những giao dịch của cá nhân dưới danh nghĩa công ty là không hợp pháp.

+ Về thông tin nhân sự được bổ nhiệm thay thế, cũng cần phải ghi rõ những thông tin cơ bản của họ như là:

• Họ và tên nhân sự được bổ nhiệm vào vị trí này;
• Thông tin cá nhân: ngày, tháng, năm sinh , quê quán ;
• Chức vụ đảm nhiệm;
• Thời gian đảm nhiệm: tính từ ngày, tháng , năm nhân sự bắt đầu được bổ nhiệm;
• Phương thức liên lạc: email, số điện thoại di động;
• Thời gian làm việc hính thức: tính từ ngày, tháng, năm, cá nhân sẽ đảm nhận vị trí trên công ty. Tất cả những hoạt động, nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân sự cũ sẽ được bàn giao lại. Các đối tác, khách hàng làm việc với nhân sự cũ sẽ được thông báo thông tin này để có điều chỉnh hợp lý trong phương án làm việc.

– Đối với phần kết của mẫu thông báo cần ghi chú những thông tin như; Lời nhắn nhủ đối tác và nhân sự trong công ty tiếp tục hợp tác và bàn giao công việc với nhân sự tiếp quản. Cùng với đó là gửi lời cảm ơn và đóng dấu, chữ ký của ban lãnh đạo công ty (Giám đốc công ty hoặc trưởng bộ phận phụ trách nhân sự).

Như vậy, việc thông báo thay đổi nhân sự phục trách công việc của công ty rất quan trọng và ảnh hưởng tới các hoạt động giao dịch, quan hệ với đối tác, khách hàng. Do đó, khi có sự điều chỉnh về nhân sự trong nội bộ công ty thì cần nhanh chóng thực hiện thủ tục thông báo theo quy định. Từ đó, các công ty, doanh nghiệp có thể nâng cao được hình ảnh, sự uy tín của công ty mình, đồng thời có thể tự bảo đảm quyền lợi chủa công ty, duy trì các giao dịch và tìm kiếm nguồn khách hàng, đối tác mới.

3. Mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ công ty cho đối tác mới nhất 

Dưới đây, Luật LVN Group cung cấp một số mẫu thông báo thay đổi nội bộ công ty cho đối tác mới nhất, cụ thể:

THÔNG BÁO

V/v thay đổi nhân sự

Kính gửi: – Quý khách hàng

               – Quý đối tác

Căn cứ Giấy phép kinh doanh số xxx được Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 12 tháng 12 năm 20xx về việc thành lập Công ty TNHH xxx ;

Căn cứ theo điều lệ của công ty TNHH xxx ;

Căn cứ theo nội quy lao động của công ty THNN xxx.

Chúng tôi xin trân trọng thông báo đến Quý khách hàng và đối tác về việc nhân viên có thông tin dưới đây đã chính thức nghỉ việc tại Công ty TNHH xxx bắt đầu từ ngày 30 tháng 6 năm 2022:

1.  Bà: Nguyễn Thiên H                 Mã nhân viên: 12xx                  Chức vụ: Nhân viên kinh doanh 
2. Bà: Đặng Hoàng M                    Mã nhân viên: 23xx                  Chức vụ: Nhân viên kinh doanh

Mọi giao dịch giữa Quý khách hàng và đối tác với hai nhân viên trên dưới danh nghĩa Công ty TNHH xxx kể từ ngày 01 tháng 07 năm 2022 là không hợp pháp và xâm hại trực tiếp đến bản quyền thương hiệu của Công ty TNHH xxx. Công ty chúng tôi không chịu trách nhiệm về mọi giao dịch của hai cá nhân trên.

Trường hợp hai nhân viên đã nghỉ việc trên còn liên lạc giao dịch trên danh nghĩa Công ty TNHH xxx thì Quý khách hàng và đối tác vui lòng phản hồi lại giúp cho chúng tôi theo số điện thoại 02234xxx 

Đồng thời, Quý khách hàng và đối tác giao dịch các công việc liên quan với Công ty TNHH xxx , xin vui lòng liên hệ trực tiếp với nhân viên phụ trách mới theo thông tin:

Bà: Hoàng Mai A                   Ngày sinh 23 tháng 01 năm 19xx

Mã nhân viên: 34xx              Chức vụ: Nhân viên kinh doanh

Số điện thoại: 09834xxx       Email: [email protected]

Công ty TNHH xxx rất mong nhận được sự hợp tác, hỗ trợ của Quý khách hàng và ối tác! Trân trọng cảm ơn Quý khách hàng và đối tác!

Kính chúc Quý khách hàng luôn thành công trong kinh doanh, sự hợp tác giữa chúng ta ngày càng phát triển mãi mãi và bền vững,

Trân trọng kính báo,

Trên đây là bài viết tham khảo được công ty Luật LVN Group tổng hợp và phân tích về mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ công ty cho đối tác. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp những thông tin hữu ích cho quý khách hàng khi muốn tìm hiểu và thực hiện soạn thảo mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ công ty cho đối tác.