Mẫu thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh chân thành, ý nghĩa

1. Cấu trúc của một bức thư xin lỗi khách hàng

Khi bạn muốn viết một bức thư xin lỗi khách hàng vì một vấn đề hay vì một sự cố đáng tiếc nào đó xảy ra thì bạn cần chuẩn bị cho mình những kỹ năng tốt nhất. Làm sao cho mẫu thư xin lỗi đó vần đáp ứng được mặt hình thức cũng đáp ứng về mặt nội dung. Bên cạnh đó còn thể hiện lên được sự chân thành và tấm lòng của người viết. Một bức thư xin lỗi phải chứa đựng được thành ý của bản thân người viết. khi người nhận họ mới có cảm nhận được tấm lòng có người gửi thư và mới muốn tha lỗi cho người viết.

Một lá thư đảm bảo mặt cấu trúc phải là lá thư bao gồm các phần như là phần mở đầu( heading) , phần thân hay còn gọi là phần nội dung thư( the body of the letter) và phần kết thúc ( the complimentary) . 

1.1. Đối với phần tiêu đề ( The heading) 

Phần mở đầu của nội dung thư luôn quan trọng ở phần tiêu đề thì thông thường sẽ bao gồm địa chỉ như là tên đường, tên nhà, tên thành phố, quốc gia và ngày tháng năm. 

Chúng tôi có thể lấy một ví dụ như sau để các bạn có thể dễ hình dung hơn

142 Lang Ha str, Dong Da dist

Ha Noi , Viet Nam

March 8, 2022

Phần tiêu đề khi được đánh máy hay viết tau thì đều phải đặt ở trên cùng của trang giấy đầu tiên. Nếu bức thư của bạn rất gắn và được viết ở trung tâm của trang giấy thì phần tiêu đề này cũng sẽ được đặt thấp xuống nội dung phần thư hơn. Lưu ý là phần địa chỉ của những văn phòng xã hội hay các công ty bảo hiểm, văn phòng luật khi đã được in sẵn thì nên để cách phần trên cùng của giấy 2,25 cm và có thể được đặt ở giữa hoặc gần lề bên phải. Khi đó thì phần ngày tháng năm có thể được ghi ở phần cuối của nội dung bức thư ngay sau phần chữ ký. 

Khi mở đầu thì bạn có thể mở đầu bằng câu  “Please accept my sincere apology for………..” hoặc là “I wanted to write you a letter to apologize for what I did……” và có thể là ” I want to extend my sincere apologies”

1.2. Phần thân của bức thư ( The body of the letter ) 

Những nội dung ở phần này khá quan trọng bạn cần tóm tắt sự việc xảy ra sao cho người nhận thư họ hiểu về sự cố đó, và diễn tả sự nuối tiếc của bản thân bạn khi để sự việc đó xảy ra. Bên cạnh đó thì bạn cũng cần phải đưa ra quan điểm giải quyết nhìn nhận vấn đề và đưa ra một kết luận một phương hướng cho khách hàng về hướng mà bạn muốn giải quyết sự việc này như thế nào để khắc phục lỗi mà bên bạn đã gây ra. 

Khi thực hiện trình bày sự việc thì bạn không nên kể quá dài hãy thật ngắn gọn xúc tích và nhìn nhận dưới một cái nhìn khách quan hơn không nên để cảm xúc cá nhân của bản thân chi phối làm ảnh hưởng. Tỏ ra lấy làm tiếc khi để sự việc xảy ra như vậy. 

“What I did last weekend was horribly inappropriate, disrespectful,…….”

Bên cạnh đó thì thể hiện sự xin lỗi và bản thân mình thấy có lỗi như thế nào về vụ việc này

I am sorry about ….. hoặc có thể là I really owe you an apology for….. hoặc là i apologize for…

Trình bày quan điểm của bản  thân là phần không nhất thiết phải có và tùy thuộc vào từng sự việc mà bạn có thêm phần này hay không thêm sao cho nó hợp lý với hoàn cảnh của từng sự việc khác nhau. 

Cuối cùng là đưa ra biện pháp khắc phục hậu quả sấu đó

I hope…… 

I look forward to…..

i would like to…..

1.3 . PHần kết thúc ( The complimentary)

ở phần này thì bạn sẽ hứa là sửa lối và tuyệt đối sẽ không để tình trạng này hoặc một sự việc tương tự như vậy xảy ra nữa và bạn ký tên . 

Như vậy thì một bức thư xin lỗi khách hàng cần đáp ứng được rất là nhiều tiêu chí cần thiết để có thể khiến người nhận được thư họ thực sự cảm nhận được thành ý của bạn và còn muốn quay lại sử dụng dịch vụ hoặc trải nghiệm ở phía các bạn. Một bức thư xin lỗi thì không nhất thiết phải đầy đủ tất cả nội dung có ở trên nhưng các bạn phải trình bày sao cho khách hàng họ cảm thấy rằng mình đang được coi trọng và cảm nhận được thành ý từ phía người xin lỗi. 

2. Một số mẫu thư xin lỗi khách hàng (mẫu mang tính chất tham khảo) 

Mẫu 1: 

Nguyen Van B
HR Manager
MH Trading Company Limited
27, Le Van Luong street, Thanh Xuan District, Hanoi, Vietnam

To:

Le Minh
85, Settlement street, Bundoora, Melbourne, Australia

Apology letter to customer for bad service

Dear, Mr. Minh

On behalf of our company. I am extremely sorry for the bad service experience in our company because of the bad service of the new employee.

We sincerely apologize for this bad experience. We promise that such situations will never happen again. On behalf of the company I would you like to send you a gift as an apology. I hope you will accept this apology and continue to support us. 

Yours in service,
Nguyen Van B

HR Manager
MH Trading Company Limited
27, Le Van Luong street, Thanh Xuan District, Hanoi, Vietnam

Mẫu 2.

phần nội dung thư

Dear……

I would like to offer my sincerest apologies for the problems you encountered during your stay at the Hotel KTM last week. I am really sorry for this omission. 

 I hope that you were able to enjoy the rest of your time in Ha Noi once we sorted everything out.I am glad we were able to find you an appropriate room, and I hope you enjoyed the free champagne we sent up to your room. I also want to offer you a 10 percent discount for the next time you visit our fine establishment. I hope you were satisfied with how the hotel employees handled your problem.