Thứ nhất, thiếu sót về hình thức
Khi tiến hành nộp đơn đăng ký nhãn hiệu tại Cục sở hữu trí tuệ, các tổ chức, cá nhân có thể sẽ không nhận được Quyết định chấp nhận đơn hợp lệ đúng thời hạn theo quy định của Luật sở hữu trí tuệ do đơn đăng ký của các tổ chức, cá nhân chưa đáp ứng yêu cầu về hình thức của đơn. Đơn được coi là thiếu sót trong các trường hợp:
- Đơn không đáp ứng các yêu cầu đối với đơn nêu (không đủ số lượng bản của một trong số các loại tài liệu bắt buộc phải có; đơn không thỏa mãn tính thống nhất; đơn không đáp ứng các yêu cầu về hình thức trình bày; đơn đăng ký nhãn hiệu không ghi rõ loại nhãn hiệu được đăng ký, thiếu phần mô tả nhãn hiệu; không phân loại hàng hóa, dịch vụ mang nhãn hiệu, hoặc phân loại không chính xác; thiếu bản dịch tài liệu hưởng quyền ưu tiên (nếu cần); thông tin về người nộp đơn tại các tài liệu không thống nhất với nhau hoặc bị tẩy xóa hoặc không được xác nhận theo đúng quy định…);
- Đơn phải được trình bày theo mẫu;
- Mọi tài liệu của đơn phải được trình bày bằng tiếng việt trừ các tài liệu có thể làm bằng ngôn ngữ khác;
- Mọi tài liệu của đơn đều phải được trình bày theo chiều dọc (riêng hình vẽ, sơ đồ và bảng biểu có thể được trình bày theo chiều ngang) trên một mặt giấy khổ A4 (210mm x 297mm), trong đó có chừa lề theo bốn phía, mỗi lề rộng 20mm, trừ các tài liệu bổ trợ mà nguồn gốc tài liệu đó không nhằm để đưa vào đơn;
- Mỗi loại tài liệu nếu bao gồm nhiều trang thì mỗi trang phải ghi số thứ tự trang đó bằng chữ số Ả-rập
- Tài liệu phải được đánh máy hoặc in bằng loại mực khó phai mờ, một cách rõ ràng, sạch sẽ, không tẩy xoá, không sửa chữa; trường hợp phát hiện có sai sót không đáng kể thuộc về lỗi chính tả trong tài liệu đã nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ thì người nộp đơn có thể sửa chữa các lỗi đó, nhưng tại chỗ bị sửa chữa phải có chữ ký xác nhận (và đóng dấu, nếu có) của người nộp đơn;
- Thuật ngữ dùng trong đơn phải là thuật ngữ phổ thông (không dùng tiếng địa phương, từ hiếm, từ tự tạo). Ký hiệu, đơn vị đo lường, phông chữ điện tử, quy tắc chính tả dùng trong đơn phải theo tiêu chuẩn Việt Nam;
- Đơn có thể kèm theo tài liệu bổ trợ là vật mang dữ liệu điện tử của một phần hoặc toàn bộ nội dung tài liệu đơn.
- Đơn phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu về số lượng bản tài liệu, mẫu, bản vẽ, ảnh chụp và yêu cầu cụ thể,
- Tờ khai và tài liệu khác của đơn phải bảo đảm có đầy đủ các thông tin bắt buộc và thống nhất; bản dịch tiếng Việt của tài liệu đơn phải phù hợp với bản gốc; giấy uỷ quyền phải bao hàm nội dung công việc thuộc phạm vi uỷ quyền
- Đối với các tài liệu yêu cầu phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền (cơ quan đã nhận đơn đầu tiên, công chứng, uỷ ban nhân dân…) thì phải có con dấu xác nhận của cơ quan đó.
- Đối tượng nêu trong đơn phải được phân nhóm, phân loại chính xác theo quy định
- Chưa nộp đủ lệ phí nộp đơn, phí công bố đơn, phí thẩm định đơn và phí tra cứu thông tin phục vụ thẩm định;
- Không có giấy ủy quyền hoặc giấy ủy quyền không hợp lệ (nếu đơn nộp thông qua đại diện).”
Việc uỷ quyền phải được thể hiện thành văn bản (giấy uỷ quyền) và phải có nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên (họ tên), địa chỉ đầy đủ của bên uỷ quyền và bên được uỷ quyền;
- Tên (họ tên), địa chỉ đầy đủ của bên nhận thay thế uỷ quyền hoặc bên nhận tái uỷ quyền (nếu có);
- Phạm vi uỷ quyền, khối lượng công việc được uỷ quyền;
- Thời hạn uỷ quyền (giấy uỷ quyền không có thời hạn chỉ chấm dứt hiệu lực khi bên uỷ quyền tuyên bố chấm dứt uỷ quyền);
- Ngày ký giấy uỷ quyền;
- Chữ ký (ghi rõ họ tên, chức vụ và con dấu, nếu có) của người đại diện hợp pháp của bên uỷ quyền (và của bên nhận thay thế uỷ quyền, bên nhận tái uỷ quyền, nếu có).
Đối với mẫu nhãn hiệu
Ngoài mẫu nhãn hiệu được gắn trên Tờ khai, đơn phải kèm theo 05 mẫu nhãn hiệu giống nhau và phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
- Mẫu nhãn hiệu phải được trình bày rõ ràng với kích thước của mỗi thành phần trong nhãn hiệu không lớn hơn 80mm và không nhỏ hơn 8mm, tổng thể nhãn hiệu phải được trình bày trong khuôn mẫu nhãn hiệu có kích thước 80mm x 80mm in trên tờ khai;
- Đối với nhãn hiệu là hình ba chiều thì mẫu nhãn hiệu phải kèm theo ảnh chụp hoặc hình vẽ thể hiện hình phối cảnh và có thể kèm theo mẫu mô tả ở dạng hình chiếu;
- Đối với nhãn hiệu có yêu cầu bảo hộ màu sắc thì mẫu nhãn hiệu phải được trình bày đúng màu sắc yêu cầu bảo hộ. Nếu không yêu cầu bảo hộ màu sắc thì mẫu nhãn hiệu phải được trình bày dưới dạng đen trắng.
Mô tả nhãn hiệu
Phần mô tả nhãn hiệu phải chỉ rõ loại nhãn hiệu đăng ký (nhãn hiệu thông thường, nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu liên kết, nhãn hiệu chứng nhận);
Phải mô tả mẫu nhãn hiệu bằng chữ về nhãn hiệu đó theo các quy định sau đây:
- Nếu nhãn hiệu được cấu thành từ nhiều yếu tố thì phải chỉ rõ các yếu tố cấu thành và sự kết hợp giữa các yếu tố đó; nếu nhãn hiệu chứa yếu tố hình thì phải nêu rõ nội dung và ý nghĩa của yếu tố hình;
- Nếu yêu cầu bảo hộ nhãn hiệu màu thì phải chỉ rõ yêu cầu đó và nêu tên màu sắc thể hiện trên nhãn hiệu;
- Nếu nhãn hiệu có chứa các chữ, từ ngữ không phải là tiếng Việt thì phải ghi rõ cách phát âm (phiên âm ra tiếng Việt) và nếu các chữ, từ ngữ đó có nghĩa thì phải dịch ra tiếng Việt;
- Nếu nhãn hiệu có chứa chữ số không phải là chữ số Ả-rập hoặc chữ số La-mã thì phải dịch ra chữ số Ả-rập.
Đối với danh mục hàng hóa sản phẩm dự định đăng ký nhãn hiệu.
- Danh mục phải được phân nhóm, đồng thời cần kiểm tra độ chính xác căn cứ vào Bảng phân loại quốc tế hàng hóa và dịch vụ. Nếu tên hàng hóa, dịch vụ trong Bảng phân loại hàng hóa bao hàm nhiều nghĩa thì khi chuyển ngữ phải dựa trên tiêu chí phân loại của nhóm chứa hàng hóa, dịch vụ đó.
- Từ dùng trong danh mục là từ thông dụng, không sử dụng từ hiếm, từ tự tạo, từ ngữ địa phương, tiếng nước ngoài;
- Trong một số trường hợp (theo yêu cầu), từ địa phương có thể sử dụng đi kèm từ phổ thông tương ứng nhưng phải để trong ngoặc đơn.
- Nếu thuật ngữ sử dụng trong danh mục không có nghĩa tương ứng được dịch sang tiếng Việt thì viết dưới dạng phiên âm hoặc có thể giữ nguyên trạng khi thuật ngữ đó đã trở nên thông dụng hoặc cụm từ khi chuyển sang tiếng Việt đã không truyền tải hết ý nghĩa cần thiết của thuật ngữ đó.
- Danh mục cần được trình bày bằng ngôn từ dễ hiêu, không quá mơ hồ hay chung chung và không mô tả quá chi tiết vè hàng hóa, dịch vụ (trừ trường hợp cần thiết)
Thời hạn phúc đáp: 02 tháng kể từ ngày ra thông báo để người nộp đơn có ý kiến hoặc sửa chữa thiếu sót. Riêng đối với tài liệu chứng minh cơ sở hưởng quyền ưu tiên, người nộp đơn được phép nộp bổ sung trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày nộp đơn.
Thứ hai, phúc đáp thiếu sót về nội dung
Trong quá trình thẩm định về nội dung đơn đăng ký nhãn hiệu, nếu đáp ứng các tiêu chuẩn bảo hộ, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra thông báo dự định cấp văn bằng bảo hộ và nộp lệ phí. Nếu không đáp ứng các tiêu chuẩn bảo hộ, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra thông báo về kết quả thẩm định nội dung, trong đó nêu rõ các căn cứ và lý do từ chối. Theo đó, nhãn hiệu có thể bị từ chối một phần hoặc từ chối toàn bộ nhãn hiệu.
Về thời hạn trả lời: Theo thông tư 16/2016/BKH-CN, có hiệu lực kể từ ngày 15/01/2018, thời gian để người nộp đơn có ý kiến trả lời lại thông báo về nội dung là trong vòng 3 tháng kể từ ngày ký thông báo.
Về thủ tục phúc đáp:
Bước1: Xác định các thiếu sót trong đơn
- Các thiếu sót trong đơn có thể là nhãn hiệu chứa dấu hiệu không nhìn thấy hoặc không thể phân biệt được;
- Nhãn hiệu mang tính mô tả sản phẩm, dịch vụ hoặc chất lượng của sản phẩm;
- Nhãn hiệu tương tự gây nhầm lẫn với một hoặc một số Nhãn hiệu đã đăng ký trước đây cho cùng nhóm sản phẩm/dịch vụ (nhãn hiệu đối chứng);
Bước 2: Soạn thảo công văn trả lời
Dựa trên các thiếu sót nêu trong thông báo, người nộp đơn làm công văn trả lời, trong đó có thể
- Loại bỏ các nhóm sản phẩm không đáp ứng tiêu chuẩn bảo hộ;
- Đưa ra lập luận, căn cứ làm nổi bật sự khác nhau giữa các nhãn hiệu;
- Xin Thư chấp thuận sử dụng của chủ sở hữu Nhãn hiệu đối chứng;
- Nêu ra các căn cứ, lý lẽ nếu người nộp đơn cho rằng thông báo của Cục SHTT còn chưa xác đáng.
Trong công văn trả lời, người nộp đơn nêu rõ số đơn, ngày nộp đơn và nội dung yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).
Bước 3: Nộp công văn trả lời tại Cục Sở hữu trí tuệ
Sau khi hoàn tất công văn trả lời, người nộp đơn có thể nộp tại Cục Sở hữu trí tuệ, bổ sung các loại phí (nếu có) theo quy định để đơn tiếp tục được xem xét.
Trong trường hợp Cục Sở hữu trí tuệ đã ra thông báo nhiều lần mà người nộp đơn không trả lời hoặc trả lời thiếu sót chưa xác đáng, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra Quyết định từ chối chấp cấp bằng.