Quy trình thẩm định yêu cầu chuyển nhượng đơn/chuyển dịch chủ đơn đăng ký nhãn hiệu được thực hiện qua các bước sau:
- Kiểm tra tờ khai yêu cầu chuyển nhượng đơn/chuyển dịch chủ đơn theo mẫu quy định. Cụ thể, các thông tin cần thiết đã được điền đầy đủ vào các mục thích hợp như: tên và địa chỉ của chủ thể yêu cầu chuyển nhượng đơn/chuyển dịch chủ đơn, tên và địa chỉ của bên nhận chuyển nhượng đơn/chuyển dịch chủ đơn,… Cục Sở hữu trí tuệ chấp thuận yêu cầu chuyển nhượng/chuyển dịch chủ đơn đối với nhiều đơn của cùng một chủ cho cùng một bên nhận bằng một tờ khai với điều kiện phải nộp lệ phí theo số lượng đơn được chuyển nhượng/chuyển dịch chủ đơn tương ứng, kể cả lệ phí công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp.
- Chủ thể yêu cầu chuyển nhượng đơn/chuyển dịch chủ đơn có thể là chủ đơn (đơn yêu cầu đăng ký nhãn hiệu) hoặc bên nhận chuyển nhượng đơn/chuyển dịch chủ đơn.
- Kiểm tra tính phù hợp của nội dung tài liệu tương ứng với yêu cầu chuyển nhượng đơn/chuyển dịch chủ đơn:
- Kiểm tra Văn bản (Hợp đồng) chuyển nhượng đơn đăng ký nhãn hiệu (nội dung của Hợp đồng chuyển nhượng phải đề cập tới đối tượng chuyển nhượng bao gồm: số đơn, ngày nộp đơn, nhãn hiệu, sản phẩm/dịch vụ của đơn đăng ký nhãn hiệu; các điều khoản khác…).
- Kiểm tra Văn bản làm cơ sở chuyển dịch chủ đơn theo thừa kế: Di chúc hoặc Giấy chứng nhận quyền thừa kế trong trường hợp không có Di chúc.
- Kiểm tra Văn bản làm cơ sở chuyển dịch chủ đơn trong trường hợp còn lại: tài liệu hợp pháp chứng minh việc thừa hưởng tài sản (tài liệu minh chứng việc dịch chuyển tài sản do thay đổi tổ chức như hợp nhất, sáp nhập, chia tách pháp nhân; do chuyển đổi hình thức pháp lý của tổ chức như cổ phần hoá…); Quyết định của Toà án về việc phân chia tài sản giữa các tổ chức, cá nhân…
- Kiểm tra giấy đăng ký kinh doanh, quyết định, giấy phép thành lập,… của bên nhận chuyển nhượng đơn/chuyển dịch chủ đơn.
- Kiểm tra tài liệu uỷ quyền (nếu có) của bên giao, của bên nhận chuyển nhượng đơn/chuyển dịch chủ đơn (đặc biệt với trường hợp bên nhận có yếu tố nước ngoài). Cụ thể:
- Trường hợp chủ thể yêu cầu chuyển nhượng đơn/chuyển dịch chủ đơn là Người nộp đơn (bên chuyển nhượng), nếu bên nhận không đáp ứng điều kiện được trực tiếp nộp đơn đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam thì bắt buộc phải có giấy uỷ quyền của bên nhận chuyển nhượng đơn/chuyển dịch chủ đơn cho một tổ chức đại diện Sở hữu công nghiệp;
- Trường hợp chủ thể yêu cầu chuyển nhượng đơn/chuyển dịch chủ đơn là bên nhận, nếu chủ thể này không đáp ứng điều kiện được trực tiếp nộp đơn đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam thì Yêu cầu chuyển nhượng đơn/chuyển dịch chủ đơn bắt buộc phải thông qua một tổ chức đại diện Sở hữu công nghiệp.
- Trường hợp có thay đổi liên quan đến Tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp sau quy trình chuyển nhượng đơn/chuyển dịch chủ đơn thì đơn cần được tiến hành thủ tục sửa đổi nội dung tương ứng.
- Kiểm tra hoá đơn lệ phí, bao gồm lệ phí chuyển nhượng đơn/chuyển dịch chủ đơn và lệ phí công bố nội dung chuyển nhượng đơn/chuyển dịch chủ đơn trên Công báo Sở hữu công nghiệp (Lưu ý: trong mọi trường hợp, yêu cầu chuyển nhượng đơn/chuyển dịch chủ đơn đều phải được công bố).