Binh Pháp Tôn Tử có câu “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”. Thế có nghĩa là nếu đối thủ biết bí mật thương mại của ta thì ta trăm trận trăm thua. Bí mật thương mại của một Công ty là tất cả những thông tin và kiến thức dùng trong công việc làm ăn của Công ty mà chỉ có người của Công ty biết được: công thức sản phẩm, danh sách các đối tác, danh sách các nhà cung cấp, danh sách khách hàng, thông tin tài chính, kế hoạch tiếp thị… Các loại thông tin này nếu bị lộ ra ngoài có thể đặt Công ty trong tình trạng ra trận trong khi địch đã rõ hết đường đi nước bước của ta. Vậy thì làm thế nào để các Công ty có thể bảo vệ được các bí mật thương mại của mình?
Bí mật thương mại khác với sở hữu trí tuệ (intellectual property) ở chỗ là tài sản trí tuệ như bằng sáng chế (patent), thương hiệu (trademark) và tác quyền (copyright) là tài sản công khai, phải đăng ký với Nhà nước cho mọi người biết. Phần thưởng cho việc đăng ký công khai là độc quyền khai thác trong một thời gian luật định.
Bí mật thương mại (trade secret) có lợi ở chỗ là Công ty có độc quyền khai thác bí mật vô hạn định, ngày nào bí mật còn là bí mật thì Công ty còn độc quyền khai thác. Tuy nhiên, bí mật thương mại nếu bị “bật mí” thì xem như không còn giá trị mấy. Coca cola là một trong những Công ty đã chọn con đường không đăng ký bằng sáng chế (để được bảo vệ độc quyền trong một thời gian) công thức làm nước Coca cola, mà giữ công thức này hoàn toàn bí mật (để được độc quyền vĩnh viễn). Cho đến ngày nay. Coca cola vẫn thành công trong việc bảo vệ bí mật công thức này. Macdonald cũng có nhiều côn thức làm thực phẩm bí mật không đăng ký bằng sáng chế với Nhà nước.
Dĩ nhiên là các đối thủ của một Công ty có quyền tìm cách khám phá ra công thức bí mật bằng cách “thiết kế ngược” nghĩa là phân tích một sản phẩm để tìm ra công thức chế tạo. Cách này hoàn toàn hợp pháp, và nếu Công ty không đăng ký bằng sáng chế, thì công thức có thể bị mất. Tuy vậy, trong một số các lĩnh vực như là thực phẩm chẳng hạn, thiết kế ngược đế tìm đúng công thức cho ra đúng mùi vị không phải là việc dễ dàng.
Bí mật thương mại được luật pháp các nước xem như là tài sản của Công ty và việc ăn cắp bí mật thương mại là một hành động phi pháp. Tòa án thường định nghĩa bí mật thương mại là loại thông tin mà người ngoài Công ty thường thường không biết đến, có thể mang đến cho Công ty lợi ích kinh tế và được Công ty dùng một số biện pháp hợp lý để bảo vệ bí mật. Ví dụ, danh sách khách hàng của một Công ty. Danh sách này thường người ngoài không biết đến, có thể mang đến lợi ích thương mại cho Công ty và các Công ty thường bảo vệ bí mật danh sách rất cẩn thận. Tuy nhiên, nếu Công ty nào đó không bảo vệ danh sách khách hàng, ai xin cũng cho, thì danh sách này sẽ không còn được xem là bí mật nữa. Vì vậy, muốn được luật pháp bảo vệ bí mật Công ty phải lo bảo vệ bí mật trước.
Vậy thì Công ty có những cách nào để bảo vệ bí mật? Thông thường, trước khi một Công ty cho một nhân viên được quyền nắm giữ một thông tin bí mật, Công ty sẽ yêu cầu nhân viên ký thỏa thuận là sẽ không tiết lộ thông tin ra ngoài. Các Công ty cũng thường đòi hỏi nhân viên ký thỏa thuận nhượng cho Công ty quyền sở hữu các sản phẩm trí tuệ mà nhân viên tạo ra trong khi làm việc cho Công ty. Hai loại hợp đồng này thường qui định tiền phạt rất nặng nếu nhân viên vi phạm hợp đồng.
Ngoài hai cách trên, đa số các Công ty còn đi xa hơn bằng cách quy định trong nội quy của Công ty là tất cả mọi thông tin và tin tức của Công ty, bất kỳ loại thông tin nào cũng đều là thông tin kín của Công ty, không nhân viên nào được tiết lộ ra bên ngoài cho bất kỳ ai. Vi phạm nội quy này, nhân viên có thể bị sa thải ngay lập tức.
Ngoài ra, khi bí mật bị mất do “gián điệp thương mại”, cả gián điệp cho một quốc gia khác và gián điệp cho một Công ty khác, kể cả Công ty trong nước, một số quốc gia, trong đó có Mỹ, sẽ xử lý vấn đề theo hình luật.
Ngoài phương diện luật lệ, các Công ty còn phải có các biện pháp lưu trữ và bảo vệ thông tin bí mật. Thông tin bí mật không thể để đọc được trên màn ảnh, máy fax, trên bàn.Dữ liệu trong máy vi tính phải được bảo vệ bằng mật mã và chỉ ác nhân viên có thẩm quyền mới đọc được. An ninh điện tủ phải được thiết kế đến mức tối đa. Đây là nhiệm vụ của các chuyên viên an ninh điện tử.
Thông tin không dùng đến nữa phải được cất giữ cân thận, kín đáo hoặc xóa bỏ hoàn toàn. Thùng rác không phải là nơi để vất bỏ các thông tin bí mật. Các chuyên viên điều tra cũng như các chuyên viên ăn cắp bí mật thường xem thùng rác là nơi có nhiều thông tin hấp dẫn nhất. Giấy tờ tài liệu nên cho vào máy xé vụn trước khi mang qua thùng rác.
Nhân viên bị sa thải thường hay tức giận và có thể đùng bí mật thương mại để làm hại Công ty. Vì vậy, nhiều Công ty có chính sách là khi thông báo cho một nhân viên bị nghỉ việc, Công ty sẽ cho một nhân viên an ninh theo ông ta về bàn làm việc của ông ta để quan sát việc ông ta thu dọn hành lý và sau đó đưa ông ta ra khỏi cửa ngay lập tức. Cách này xem ra rất bất nhân, nhưng lại là phương cách an toàn rất thường xuyên tại đa số các Công ty.
Ngoài ra, các nhân viên cũng được huấn luyện kỹ càng về việc giữ thông tin bí mật: không để màn hình vi tính “on” khi mình không ngồi đó, không để giấy tờ bừa bãi trên bàn và máy fax, bảo vệ password, bảo vệ dữ liệu trong máy tính. Không dùng laptop làm việc nơi công cộng. Không nói chuyện về Công ty với người nhà. Khi thấy khách lạ đi qua hành lang của Công ty thì ngưng nói chuyện. Không nói chuyện trong thang máy khi có nhiều người. Khi gặp nhau trong nhà vệ sinh thì phải xem xét chắc chăn là không có ai trong đó trước khi nói chuyện công việc.
Bảo vệ bí mật Công ty không những chỉ là vấn đề hợp đồng hay luật lệ mà còn là vấn đề đạo đức thương mại. Mỗi nhân viên có nhiệm vụ trung thành và bảo vệ Công ty. Có nghĩa là người nhân viên có đạo đức không làm điều gì có hại cho Công ty, kể cả việc đánh mất bí mật thương mại. Vì vậy, việc huấn luyện nhân viên bảo vệ bí mật không chỉ nhấn mạnh vào các cách thức bảo vệ mà còn nhấn mạnh về đạo đức thương mại của nhân viên. Khi nhân viên cảm nhận được trách nhiệm đạo đức của họ, họ thường.cẩn thận hơn và ít phạm các lỗi lầm do bất cẩn hay thiếu suy nghĩ.
Nguồn: Tạp chí Nhà quản lý
(LVN GROUP FIRM: Bài viết được đăng tải nhằm mục đích giáo dục, phổ biến, tuyên truyền pháp luật và chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước không nhằm mục đích thương mại. Thông tin nêu trên chỉ có giá trị tham khảo và có thể một số thông tin pháp lý đã hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại vì vậy Quý khách khi đọc thông tin này cần tham khảo ý kiến Luật sư của LVN Group, chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng vào thực tế.)