1. Khái quát quá trình ra quyết định quản lý của Simon
Ông Herbert Alexander Simon (15/6/1916 – 9/2/2001) là một nhà khoa học chính trị, kinh tế, xã hội học, tâm lý học người Mỹ và đặc biệt là giáo sư tại Đại học Carnegie Mellon, nơi ông có các nghiên cứu về nhiều lĩnh vực như nhận thức tâm lý, khoa học nhận thức, khoa học máy tính, hành chính, kinh tế, quản lý, khoa học triết học, xã hội học và khoa học chính trị. Với gần một ngàn ấn phẩm thường xuyên được trích dẫn, ông là một trong những nhà khoa học xã hội có ảnh hưởng nhất trong thế kỷ 20.
Herbert A. Simon là đại diện chủ yếu của lý luận quyếtsách thuộc khoa học hành vi và là một giáo sư đại học ở Mỹ. Ông đỗ cử nhân ở trường Đại học Chicago năm 1936 và đỗ tiến sĩ năm 1943 cũng ở trường ấy. Ông đã giảng dạy ở các trường Đại học Illinois, trường Đại học Harvard, trường Đại học công nghiệp M., trường Đại học Brighton. Từ năm 1961 – 1965, ông là Chủ tịch Hội đồng khoa học của Viện Khoa học xã hội Mỹ. Ông đã giảng dạy về khoa học máy tính và tâm lý học trong một thời gian dài và đã từng nghiên cứu khoa học định lượng trong kinh tế. Do có nhiều đóng góp vào lý luận quyết sách (lý luận về việc ra quyết định quản lý), ông đã được giải thưởng Nobel về kinh tế học năm 1978.
Các tác phẩm chủ yếu của ông là: “Hành vi quản lý” (1947), “Quản lý công cộng” cùng viết với s. & T. (1950), “Tổ chức” cùng viết với Maxi (1985), “Lý luận về quyết sách trong kinh tế học và khoa học hành vi” (1959), “Khoa học về nhân công” (1969), “Việc giải quyết những vấn đề của con người” cùng viết với Newill (1972), “Mô hình phát hiện” (1977), “Mô hình tư duy” (1979)…
Ông Herbert A.Simon là đại diện chủ yếu của lý luận quyết sách thuộc khoa học hành vi và là một giáo sư đại học ở Mỹ. Trong cuốn sách “Khoa học mới về quyết sách quản lý” của mình, Herbert đã trình báy quá trình quyết định quản lý, vai trò của máy tính đối với quá trình quyết sách cùng với những kết luận về những vấn đề đó.
Cuốn “Khoa học mới về quyết sách quản lý” là cuốn sách được hình thành trên cơ sở một loạt bài giảng của ông tại trường Đại học New York.
Ngoài lời tựa ra, cuốn sách có 5 chương, lần lượt trình bày các vấn đề như máy tính và quản lý, quá trình quyết sách của tổ chức, việc ứng dụng máy tính và kỹ thuật mới trong tổ chức xí nghiệp và trong quản lý, ảnh hưởng của máy tính và kỹ thuật mới đối với công tác quản lý và đối với xã hội.
Trong cuốn sách này, tác giả Simon không chỉ trình bày quá trình ra quyết định quản lý, vai trò của máy tính đối với quá trình quyết sách mà còn nói rõ ông đã có được kết luận về những vấn đề đó như thế nào.
Ví dụ: “Trong chương 1, cuốn sách đã trình bày một cách đại thê việc ứng dụng máy tính và kỹ thuật mới trong xã hội, tổ chức xí nghiệp và trong quản lý. Đại đá số những vấn đề nói đến trong chương này đều được trình bày kỹ hơn trong các chương sau.”
Bất kỳ công việc quản lý nào do các nhà quản lý tiến hành đều có vấn đề quyết sách.
Theo đó, nhà quản lý là danh từ chung để chỉ tất cả những người thực hiện chức năng quản lý trong một tổ chức nhất định (tổ chức đó có thể là một tổ chức kinh doanh hay phi kinh doanh).
Quyết sách được hiểu là hoạch định kế hoạch, là lựa chọn một trong hai phương án hành động đã được chuẩn bị, là thiết lập cơ cấu tổ chức, phân định quyền hạn và nghĩa vụ; so sánh tình hình thực tế với kế hoạch, lựa chọn phương pháp kiểm tra. Điều đó có nghĩa là quyết sách phải quán xuyến các mặt kế hoạch, tổ chức, điều khiển. Hơn nữa, cán bộ quản lý các cấp của tổ chức đều phải tiến hành quyết sách. Cán bộ quản lý ở bậc cao nhất là người quyết định mục đích và phương châm chung của tổ chức.
Cán bộ quản lý cấp cơ sở là người bố trí, sắp xếp công việc hàng ngày để thực hiện mục tiêu và kế hoạch của bộ phận; thậm chí mỗi công nhân trong quá trình làm việc cũng cần lựa chọn đối tượng lao động, công cụ lao động, phương pháp lao động.
Tóm lại, quyết sách quán triệt mọi mặt, mọi cấp của tổ chức và toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức. Do đó, Herbert Alexander Simon nói: “Đế hiểu được hàm ý của quyết sách, cần phải hiểu từ “quyết sách” theo nghĩa rộng. Như vậy, quyết sách gần như đồng nghĩa với “quản lý”.
Trước tiên, xét theo quá trình thông thường của quyết sách, Theo ông Herbert Alexander Simon cho rằng quyết sách là một quá trình hoàn chỉnh do một loạt các giai đoạn có liên hệ với nhau cấu thành.
Theo ông Herbert Alexander Simon, người ta thường miêu tá một cách quá hạn hẹp tác dụng của người vạch ra quyết sách. Họ cho rằng, người vạch quyết sách là người có khả năng lựa chọn và quyết định con đường đúng nhất ở ngã tư đường, vào thời khắc quan trọng nhất. Do họ chỉ chú ý đến giây phút chọn lựa cuối cùng mà xem nhẹ toàn bộ quá trình hoàn chỉnh của quyết sách nên đã miêu tả sai lệch quyết sách.
Theo cách nói của Herbert Alexander Simon thì quyết sách do 4 giai đoạn có liên hệ với nhau cấu thành, dưới đây chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu về các giai đoạn của quyết sách.
2. Giai đoạn thứ nhất “thu thập thông tin”
Thu thập dữ liệu hay người ta gọi thu thập thông tin là quá trình thu thập và đo lường thông tin về các biến được nhắm mục tiêu trong một hệ thống đã được thiết lập, sau đó cho phép một người trả lời các câu hỏi có liên quan và đánh giá kết quả.
Theo Herbert Alexander Simon, công việc của giai đoạn thu thập thông tin này là thu thập và phân tích thông tin về kinh tế – xã hội trong điều kiện môi trường của tổ chức và những thông tin về các yếu tố kinh doanh, sản xuất trong điều kiện nội bộ của tổ chức, để đưa ra vấn đề cần quyết định và mục tiêu của nó, tìm ra căn cứ để hoạch định quyết sách.
3. Giai đoạn thứ hai “thiết kế”
Thiết kế được hiểu là việc tạo ra một bản vẽ hoặc quy ước nhằm tạo dựng một đối tượng, một hệ thống hoặc một tương tác giữa người với người có thể đo lường được (như ở các bản vẽ chi tiết kiến trúc, bản vẽ kỹ thuật, quy trình kinh doanh, sơ đồ mạch điện, ni mẫu cắt may…). Ở các lĩnh vực khác nhau, việc thiết kế được gán những ý nghĩa khác nhau (xem Các ngành thiết kế bên dưới). Trong một số trường hợp, việc xây dựng, tạo hình trực tiếp một đối tượng (như công việc kỹ thuật, quản lý, lập trình, và thiết kế đồ họa…) cũng được coi là vận dụng tư duy thiết kế.
Việc thiết kế thông thường thường đòi hỏi những cân nhắc về các khía cạnh mang tính thẩm mỹ, công năng, kinh tế và chính trị-xã hội của cả đối tượng được thiết kế lẫn quá trình thiết kế. Vấn đề đó có thể bao gồm trong đó nghiên cứu, ý tưởng, mô hình, tạo mẫu, điều chỉnh có tính tương tác, và tái-thiết kế. Trong khi đó, rất nhiều những thứ khác nhau có thể trở thành đối tượng của thiết kế, ví dụ quần áo, giao diện đồ họa người dùng, các tòa nhà chọc trời, hệ thống nhận dạng thương hiệu, các quy trình kinh doanh, và thậm chí cả các phương pháp hoặc quá trình thiết kế.
Theo Herbert Alexander Simon, công việc của giai đoạn thiết kế này là căn cứ vào vấn đề cần giải quyết và mục tiêu của nó, nêu ra và phân tích các phương án hành động để có thể lựa chọn dựa trên các thông tin đã có được. Do lúc đầu, người ta thường thiết kế vài phương án khác nhau, sau đó mới phân tích, so sánh những phương án khác nhau đó để chọn lấy một phương án.
Vì vậy, những phương án thiết kế đầu tiên thường được gọi là “phương án dùng để lựa chọn”.
4. Giai đoạn thứ ba “lựa chọn”
Theo Herbert Alexander Simon, công việc của giai đoạn lựa chọn này là lựa chọn một phương án khả thi trong các phương án được đưa ra lúc đầu nhằm đạt được mục tiêu đã định.
5. Giai đoạn thứ tư “thẩm tra”
Thẩm tra theo góc độ pháp lý, thẩm tra là kiểm tra, xem xét các nội dung cơ bản của một vấn đề nào đó để đi đến kết luận về tính đúng đắn, tính hợp pháp và tính khả thi.
Theo đó, kiểm tra là hoạt động thường xuyên của từng cơ quan Nhà nước, tổ chức chính tri – xã hội, tổ chức kinh tế… nhằm đảm bảo thực hiện nhiệm vụ của chính mình. Qua kiểm tra nhằm đánh giá đúng mực việc làm của mình, từ đó đề ra chủ trương, biện pháp, phương hướng hoạt động tiếp theo một cách hợp lý hơn.
Theo Herbert Alexander Simon, công việc của giai đoạn thẩm tra này là thẩm tra, đánh giá thêm phương án đã chọn trong quá trình thực thi để bổ sung và sửa chữa, làm cho nó càng hợp lý hơn.
Các quyết sách kể trên phải được tiến hành một cách tuần tự, tuần tự ừ giai đoạn 1 đến giai đoạn cuối cùng. Điều này có nghĩa rằng là, chỉ sau khi thu thập thông tin mới có thể thiết kế các phương án được đưa ra để chọn và từ đó chọn lấy một phương án và sau khi thẩm tra, đánh giá kết quả thực hiện phương án, mới có thể tiến hành các hoạt động của tổ chức một cách thuận lợi, đồng thời tạo cơ sở cho quyết sách mới. Tuy nhiên, các giai đoạn quyết sách kể trên trong thực tế thường đan xen lẫn nhau, không rạch ròi và có sự phân biệt rõ ràng.
Ví dụ, ở giai đoạn thiết kế, có thể phát hiện thông tin không đầy đủ, lúc này chúng ta cần phải bổ sung thông tin mới; hoặc chúng ta cũng có thể phát hiện mục tiêu đã định không thể đạt được nên phải thu thập và phân tích thêm thông tin để xác định mục tiêu mới. Trong giai đoạn lựa chọn phương án, có thể phát hiện rằng các phương án dự tuyển đều không thể làm cho người ta hài lòng, do đó cần thiết kế lại để đưa ra những phương án dự tuyển mới.
=> Kết luận vấn đề: Như vây, trong bất kỳ giai đoạn quyết sách nào đều có thể xảy ra một vài vấn đề. Việc giải quyết những vấn đề mới này đều cần có thòng tin, thiết kế và sự lựa chọn. Cho nên, theo ông Herbert Alexander Simon nói, đây là một quá trình phức tạp, trong cái lồng lớn có những cái lồng nhỏ, trong lồng nhỏ vẫn còn có những cái lồng nhỏ hơn.