1. Nguyên tắc chung: Tính độc lập của các bên

Một trong những đặc trưng chủ yếu của trọng tài, khác với tố tụng tại toà án quốc gia, là tính linh hoạt. Trong tố tụng trọng tài, các bên có thể tự do thay đổi thủ tụ theo mong muốn và yêu cầu của mình trong giới hạn của luật áp dụng liên quan.

Thông thường, uỷ ban trọng tài sẽ phải tính đến mong muốn và nguyện vọng của các bên khi tiến hành tố tụng. Tuy nhiên, uỷ ban trọng tài cũng phải đặc biệt lưu ý tới các điều khoản bắt buộc và yêu cầu của trật tự xã hội nơi diễn ra xét xử trọng tài mà không thể bị vi phạm. Bất kỳ sự vi phạm nào những điều khoản đó có thể làm phương hại tới việc thực thi và công nhận phán quyết trọng tài.

Các bên tự do thoả thuận về luật áp dụng cho nội dung và luật áp dụng cho thủ tục trọng tài. Các bên cũng tự do xác định ngôn ngữ dùng trong xét xử trọng tài và trong tài liệu đệ trình, phương pháp thu thập chứng cứ và lịch trình tố tụng.

 

2. Quy định về thủ tục do uỷ ban trọng tài quyết định

Nếu các bên không đạt được thoả thuận, thì trong khi xem xét nguyện vọng của các bên và sau khi cho các bên cơ hội để trình bày quan điểm của mình, ủy ban trọng tài sẽ quyết định các điểm sau:

 

2.1. Ngôn ngữ

Ngôn ngữ nào sẽ được sử dụng trong tố tụng trọng tài nếu các bên không quy định điều này? Uỷ ban trọng tài thường xem xét ngôn ngữ của hợp đồng khi quyết định ngôn ngữ nào sẽ sử dụng trong tố tụng trọng tài. Tuy nhiên, nếu các bên sử dụng những ngôn ngữ khác trong trao đổi trước hoặc sau khi ký kết hợp đồng, uỷ ban trọng tài có thể tìm ra cơ sở để chấp thuận tài liệu được đệ trình bằng những ngôn ngữ khác.

 

2.2. Thời gian

Các bên mất bao lâu thời gian để nộp các bản giải trình trong tố tụng trọng tài?

Trước khi ấn định lịch trình cho tố tụng, uỷ ban trọng tài nên tham khảo ý kiến của các bên về thời gian mà họ cần, và liệu họ có muốn nộp bản kháng biện ở vòng hai hoặc vòng ba của giải trình hay không. Lịch nộp bản giải trình sẽ được ấn định càng sớm càng tốt trong tố tụng và tác động tới tốc độ của tố tụng.

Uỷ ban trọng tài sẽ phải bảo đảm rằng lịch trình được các bên tôn trọng. Uỷ ban trọng tài có quyền từ chối những văn bản giải trình nộp muộn.

 

2.3. Các phiên họp xét xử và chứng cứ

Liệu các bên có quyền yêu cầu một phiên họp xét xử? Các bên có thể đưa ra những chứng cứ nào để chứng minh cho lập luận của mình? Ai sẽ quyết định triệu tập nhân chứng? Nếu các bên đến từ các hệ thống pháp luật khác nhau và có quan điểm khác nhau về việc lấy chứng cứ và tầm quan trọng của các chứng cứ, uỷ ban trọng tài nên quyết định vấn đề này sau khi đã tham khảo ý kiến của các bên. Nên thận trọng tránh chọn phương pháp lấy chứng cứ mà các bên không quen sử dụng và không bảo đảm đầy đủ các quyền tự vệ của các bên và đối xử công bằng với các bên.

Nói chung, nếu các bên muốn có uỷ ban trọng tài lắng nghe họ thì uỷ ban trọng tài sẽ tổ chức một phiên họp xét xử. Việc ủy ban trọng tài từ chối tổ chức phiên họp xét xử có thể được toà án quốc gia coi như sự vi phạm thủ tục bắt buộc và quyền lợi của các bên, và có thể dẫn đến việc toà án quốc gia từ chối công nhận hoặc thi hành phán quyết trọng tài.

Lưu ý Điều V.1(b) Công ước Niu-oóc 1958 về công nhận và thi hành phán quyết trọng tài nước ngoài quy định một toà án có thể từ chối công nhận phán quyết trọng tài nếu, “bên phải thi hành phán quyết không có khả năng trình bày vụ việc.”

 

2.4 Các phiên họp xét xử

Nếu không bên nào yêu cầu, uỷ ban trọng tài không có nghĩa vụ tổ chức phiên họp xét xử – nhưng uỷ ban trọng tài vẫn có thể phải tổ chức. Hơn nữa, uỷ ban trọng tài cũng có thể chỉ quyết định các vấn đề trên cơ sở những tài liệu do các bên đệ trình, nếu uỷ ban trọng tài thấy rằng những tài liệu đó đã đầy đủ.

Khi tổ chức phiên họp xét xử, uỷ ban trọng tài sẽ bảo đảm rằng các bên có đủ thời gian để tranh luận. Uỷ ban trọng tài cũng có thể đặt câu hỏi cho các bên để làm rõ một số điểm. Tuy nhiên, khi đặt câu hỏi, uỷ ban tránh gây ra ấn tượng về tính thiên vị hoặc ngụ ý về bất cứ điều gì liên quan tới quyết định về nội dung mà uỷ ban trọng tài đã có.

 

2.5 Các nhân chứng, các biên bản nguyên văn

Uỷ ban trọng tài có thể quyết định lắng nghe các nhân chứng, theo nhu cầu của chính uỷ ban hoặc theo yêu cầu của một trong các bên, về những điểm cụ thể mà uỷ ban muốn xem xét kỹ lưỡng. Uỷ ban trọng tài cũng có thể quyết định tổ chức chuyến đi thực tế, theo nhu cầu của chính uỷ ban trọng tài hoặc theo yêu cầu của một trong các bên nhằm làm quen với các sự kiện được thảo luận trong tố tụng trọng tài.

Khi lắng nghe các nhân chứng, uỷ ban trọng tài thường tự do lựa chọn một phương pháp thích hợp, trừ khi các bên có thoả thuận khác. Uỷ ban trọng tài có thể đặt câu hỏi cho các nhân chứng. Uỷ ban cũng có thể để các bên chủ động kiểm tra và kiểm tra chéo các nhân chứng theo nguyện vọng của các bên. Bản khai của nhân chứng cũng có thể được chuẩn bị trước những buổi lấy lời khai nhân chứng vì tính hiệu quả và tốc độ. Uỷ ban trọng tài nên lập biên bản cuộc gặp với các nhân chứng. Trong những vấn đề phức tạp, các bên có thể yêu cầu biên bản nguyên văn của buổi lấy lời khai nhân chứng. Các bên và các trọng tài viên nên biết rằng những biên bản nguyên văn đòi hỏi sự chuẩn bị đặc biệt với việc thu băng ghi âm hoặc tốc ký, và có thể kết thúc rất nặng nề và tốn kém.

 

2.6 Các chuyên gia

Uỷ ban trọng tài có thể, theo nhu cầu của chính mình hoặc theo yêu cầu của một trong các bên, quyết định chỉ định một chuyên gia có nhiệm vụ lập báo cáo về những vấn đề kỹ thuật cụ thể. Nếu uỷ ban trọng tài ra lệnh thẩm định, uỷ ban nên cho các bên cơ hội để đưa ra ý kiến với chuyên gia về các vấn đề kỹ thuật đó và cũng để nhận thức được những phát hiện của chuyên gia. Như một quy tắc chung, quyết định cuối cùng sẽ do uỷ ban trọng tài đưa ra, chứ không phải chuyên gia. Tuy nhiên, những phát hiện của chuyên gia sẽ là cơ sở hữu ích để hướng dẫn cho uỷ ban trọng tài trong những vấn đề kỹ thuật.

Khá phổ biến trong trọng tài quốc tế, các bên và các Luật sư của LVN Group với kiến thức và nền văn hoá pháp lý  khác  nhau có thể đối kháng nhau. Thông thường, khi bắt đầu tố tụng trọng tài, sẽ có một cuộc thảo tluận về việc chứng cứ sẽ được thu thập như thế nào. ở những nước theo luật Anh – Mĩ, các bên và Luật sư của LVN Group của họ quen với việc nộp, hoặc yêu cầu nộp nhiều tài liệu để ủng hộ lập luận của họ về những lời khai làm chứng sự việc và những lời khai về chuyên môn, và về thẩm vấn các nhân chứng của bên đó cũng như kiểm tra chéo nhân chứng của bên kia trong  phiên họp xét xử – tất cả những việc này có thể mất vài ngày. ở những nước theo luật châu ÂÂu lục địa không có truyền thống như vậy, do đó, các Luật sư của LVN Group có thể gặp khó khăn khi phải tranh luận vụ việc với Luật sư của LVN Group của những nước theo luật Anh – Mĩ. Sự khác biệt có thể về nguyên tắc được sử dụng và cách thu thập chứng cứ.

Ngày 1 tháng 6 năm 1999, Đoàn Luật sư của LVN Group quốc tế (đã thông qua Quy tắc về lấy chứng cứ trong trọng tài thương mại quốc tế hay gọi tắt là Quy tắc về chứng cứ của IBA  (Rules on the Taking of Evidence in International Commercial Arbitration – IBA Rules of Evidence), đây luôn là chỗ dựa của các bên và các trọng tài viên để tiến hành có hiệu quả và tiết kiệm giai đoạn thu thập chứng cứ trong tố tụng trọng tài quốc tế. Quy tắc quy định cơ chế xuất trình tài liệu, lời khai làm chứng sự việc, lời khai về chuyên môn và giám định, cũng như việc tổ chức các phiên họp xét xử để thu thập chứng cứ. Quy tắc này được sử dụng kết hợp với, và thông qua cùng với, quy tắc vụ việc hoặc quy tắc thường trực hoặc thủ tụctố tụng  điều chỉnh trọng tài thương mại quốc tế. Quy tắc về chứng cứ của IBA phản ánh thủ tục đang được sử dụng ở nhiều hệ thống pháp luật khác nhau, và chúng có thể đặc biệt hữu ích khi các bên đến từ các nền văn hoá pháp lý  khác nhau.

Nếu các bên muốn đưa Quy tắc về chứng cứ của IBA vào điều khoản trọng tài, các bên nên diễn đạt như sau:

Bên cạnh [Các quy tắc vụ việc hoặc quy tắc thường trực do các bên lựa chọn], các bên thoả thuận rằng tố tụng trọng tài được tiến hành theo Quy tắc về chứng cứ của Đoàn Luật sư của LVN Group quốc tế.

Hơn nữa, các bên và uỷ ban trọng tài có thể sử dụng toàn bộ hoặc một phần Quy tắc về chứng cứ của IBA trong tố tụng trọng tài, hoặc họ có thể sử dụng Quy tắc đó để hướng dẫn sửa đổi khi soạn thảo thủ tục tố tụng riêng của họ.

Để biết thêm chi tiết, xin liên hệ: International Bar Association (IBA), 271 Regent Street, London W1B 2AQ, United Kingdom. Tel: +44 207 629 1206, Fax: +44 207 409 0456.http://www.ibanet.org.

Luật LVN Group (tổng hợp)