Cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài

Nội dung được biên tập từ chuyên mục tư vấn luật Dân sự của Công ty luật LVN Group

>> Luật sư tư vấn pháp luật Dân sự, gọi:  1900.0191

Cơ sở pháp lý: 

– Luật xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019

– Thông tư 04/2020/TT-BNG

1. Cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài khi nào?

Theo quy định tại Điều 13 Luật xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam, cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài trong các trường hợp sau đây:

a) Người có hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ bị mất, hỏng, hết trang hoặc hết thời hạn sử dụng trong thời gian công tác ở nước ngoài;

b) Người đang là thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài có thay đổi về chức vụ;

c) Người đang ở nước ngoài được bổ nhiệm làm thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài;

d) Vợ, chồng, con chưa đủ 18 tuổi đang ở nước ngoài đi thăm, đi theo, con mới sinh ở nước ngoài của thành viên Cơ quan đại diện hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài.

2. Giấy tờ liên quan đến việc cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài

Giấy tờ liên quan đến việc cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài được quy định như sau:

a) Quyết định cử hoặc văn bản cho phép người ra nước ngoài của cơ quan, người có thẩm quyền ghi rõ đối tượng thuộc diện đề nghị cấp đối với trường hợp quy định tại điểm a và điểm d khoản 1 Điều này; trường hợp con mới sinh ở nước ngoài thì phải có bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh;

b) Văn bản của cơ quan, người có thẩm quyền về việc bổ nhiệm chức vụ hoặc thay đổi vị trí công tác đối với trường hợp quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều này;

c) Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị sử dụng dưới 12 tháng đối với trường hợp đề nghị gia hạn hộ chiếu;

d) Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cấp lần gần nhất; trường hợp hộ chiếu bị mất phải có đơn báo với cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

3. Quy trình cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài

3.1. Hồ sơ đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ 

Người đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài nộp:

– Tờ khai Mẫu 01/2020/NG-XNC ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BNG và không cần xác nhận;

– 02 ảnh chân dung;

– Các giấy tờ liên quan nêu tại mục 2.

Hồ sơ đề nghị cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực ở nước ngoài thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 11 Thông tư 04/2020/TT-BNG, cụ thể nộp các giấy tờ sau đây:

– 01 Tờ khai theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 7 Thông tư này;

– Hộ chiếu còn giá trị trên 06 tháng kể từ ngày dự kiến xuất cảnh;

– 01 bản chính văn bản cử đi nước ngoài theo hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này;

– 01 bản chụp thư mời (nếu có).

3.2. Trình tự cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài

Theo quy định tại Điều 13 Luật xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019, trình tự cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ như sau:

Bước 1: Người đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu nộp hồ sơ tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Bước 2: Người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm tiếp nhận tờ khai, ảnh chân dung, giấy tờ liên quan; kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam; chụp ảnh, thu thập vân tay của người đề nghị cấp hộ chiếu có gắn chíp điện tử lần đầu; cấp giấy hẹn trả kết quả.

Bước 3:  Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cấp, gia hạn hộ chiếu, cấp công hàm hỗ trợ xin thị thực và trả kết quả; trường hợp chưa cấp hộ chiếu, phải kéo dài thời gian để xác minh hoặc chưa gia hạn thì phải trả lời bằng văn bản, nêu lý do và thông báo bằng văn bản cho Cơ quan Lãnh sự Bộ Ngoại giao trong trường hợp chưa kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.

Tại Điều 15 Thông tư 04/2020/TT-BNG hướng dẫn về trình tự cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài như sau:

Nhận hồ sơ

– Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ, Cơ quan đại diện cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu 06/2020/NG-XNC.

– Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ và hợp lệ, Cơ quan đại diện hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định.

– Trường hợp không thuộc đối tượng được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, Cơ quan đại diện cấp Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ cho người đề nghị theo mẫu 08/2020/NG-XNC.

– Trường hợp đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ có gắn chíp điện tử lần đầu, Cơ quan đại diện tiến hành chụp ảnh, thu thập vân tay của người đề nghị.

– Trường hợp đề nghị gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ có gắn chíp điện tử, Cơ quan đại diện hướng dẫn người đề nghị lập hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu có gắn chíp điện tử mới.

– Cơ quan đại diện cấp, gia hạn hộ chiếu, cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu và trả kết quả trên cơ sở kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam theo quy định tại khoản 5 Điều 13 và khoản 1 Điều 28 của Luật.

Đối với đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho người được quy định từ điểm a đến điểm d khoản 1 Điều 13 của Luật trong trường hợp đường truyền kết nối dữ liệu cấp phát hộ chiếu với Cục Lãnh sự bị gián đoạn:

a) Trừ các trường hợp quy định tại điểm b) dưới đây, trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đại diện gửi chi tiết nhân thân gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, quốc tịch (kèm theo ảnh) của người đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu cho Cục Lãnh sự, đồng gửi cơ quan cấp hộ chiếu cũ (nếu hộ chiếu đó được cấp tại Cơ quan đại diện khác hoặc tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) để xác minh.

b) Trường hợp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 13 của Luật hoặc cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ lần đầu cho vợ, chồng, con chưa đủ 18 tuổi đi thăm, đi theo tại điểm d khoản 1 Điều 13 của Luật, Cơ quan đại diện thực hiện việc cấp hộ chiếu theo quyết định hoặc thông báo của Bộ Ngoại giao.

Trường hợp con mới sinh ở nước ngoài của thành viên Cơ quan đại diện, cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài, cơ quan đại diện tiến hành cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho người đề nghị theo quy định tại khoản 2 và điểm a khoản 3 Điều 13 của Luật.

Trường hợp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ bị mất, hỏng theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 13 của Luật, người đứng đầu Cơ quan đại diện có thể quyết định cấp ngay hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ không cần xác minh và chịu trách nhiệm về quyết định cấp hộ chiếu của mình nếu có cơ sở khẳng định tính xác thực của các thông tin nhân thân, thông tin về hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ bị mất hoặc hỏng, thông tin về hành trình công tác ở nước ngoài của người đề nghị.

Sau khi cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, Cơ quan đại diện thực hiện việc thông báo cho cơ quan có thẩm quyền trong nước.

c) Đối với trường hợp phải xác minh, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu xác minh, cơ quan cấp hộ chiếu trước đây có trách nhiệm trả lời cho Cục Lãnh sự, đồng gửi cho Cơ quan đại diện nơi nhận đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.

Trường hợp Cục Lãnh sự là cơ quan cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trước đây, văn bản trả lời xác minh phải có ý kiến về việc cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ mới.

d) Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả xác minh, Cục Lãnh sự thông báo ý kiến về việc cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho Cơ quan đại diện nơi nhận đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.

đ) Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được trả lời của Cục Lãnh sự, Cơ quan đại diện thực hiện việc cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ; trường hợp người đề nghị không thuộc diện được cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, Cơ quan đại diện có văn bản từ chối nêu rõ lý do gửi cho người đề nghị. Trong trường hợp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị và người đề nghị nộp hồ sơ cấp hộ chiếu mới, Cơ quan đại diện hủy giá trị sử dụng của hộ chiếu đó trước khi cấp hộ chiếu mới.

e) Sau khi cấp hộ chiếu, Cơ quan đại diện thông báo bằng văn bản cho Cục Lãnh sự danh sách những người được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, trong đó ghi rõ nhân thân, số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn hộ chiếu mới và hộ chiếu cũ, thời hạn của hộ chiếu mới, lý do cấp hộ chiếu và chức danh của người được cấp hộ chiếu.

g) Cơ quan đại diện thực hiện hủy giá trị sử dụng hộ chiếu bị mất, thông báo việc hủy giá trị sử dụng hộ chiếu bị mất cho cơ quan có thẩm quyền của sở tại và thông báo bằng văn bản cho Cục Lãnh sự danh sách những người trình báo mất hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.

Đối với đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho các trường hợp được quy định tại khoản 15 Điều 8 và khoản 6 Điều 9 của Luật

a) Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đại diện tiến hành cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo ý kiến của Cục Lãnh sự.

b) Trường hợp đường truyền kết nối dữ liệu cấp phát hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ với Cục Lãnh sự bị gián đoạn, sau khi cấp hộ chiếu, Cơ quan đại diện thông báo bằng văn bản cho Cục Lãnh sự danh sách những người được cấp hộ chiếu, trong đó ghi rõ nhân thân, số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn hộ chiếu mới và hộ chiếu cũ, thời hạn của hộ chiếu mới, lý do cấp hộ chiếu và chức danh của người được cấp hộ chiếu.

Đối với đề nghị cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực

Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đại diện cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực hoặc có văn bản thông báo từ chối và nêu rõ lý do cho người đề nghị.

Trả kết quả

Cơ quan đại diện trả kết quả cho người có tên trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Trường hợp người có tên trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả không thể trực tiếp nhận kết quả thì người được ủy quyền cần nộp giấy ủy quyền và xuất trình giấy tờ tùy thân để đối chiếu.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi.  Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.0191 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Dân sự – Công ty luật LVN Group