Cấp giấy phép lao động cần những giấy tờ, hồ sơ gì?

1. Giấy phép lao động là gì ?  

Giấy phép lao động là văn bản cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam.  Giấy phép lao động là căn cứ để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động nước ngoài lẫn người sử dụng lao động. Đây cũng là một trong những giấy tờ cần thiết để người lao động thực hiện các thủ tục liên quan đến xuất nhập cảnh, tạm trú.

Trên giấy phép lao động có ghi rõ thông tin về người lao động, bao gồm: tên, hộ chiếu, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, tên và địa chỉ tổ chức nơi làm việc, vị trí việc làm. Giấy phép lao động hay chính xác hơn là giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam. Người lao động nước ngoài làm việc trên 03 tháng tại các tổ chức doanh nghiệp ở Việt Nam bắt buộc phải xin giấy phép lao động và ký kết hợp đồng.

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy phép lao động là thủ tục bắt buộc trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân có nhu cầu thực hiện thủ tục được cấp mới giấy phép lao động hoặc cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài để làm việc tại Việt nam. Loại giấy tờ này chứng minh việc sinh sống làm việc của họ ở Việt Nam là hợp pháp, đồng thời là cơ sở pháp lý bảo vệ quyền và lợi ích của họ cũng như người sử dụng lao động.

2. Đối tượng cần được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam

Lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải tuân theo pháp luật lao động Việt Nam, điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác và được pháp luật Việt Nam bảo vệ.

Việc cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, cụ thể bao gồm các đối tượng sau:

• Thực hiện hợp đồng lao động;
• Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp;
• Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao giáo dục, giáo dục nghề nghiệp và y tế;tình nguyện viên;
• Chào bán dịch vụ;
• Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam;
• Nhà đầu tư góp vốn vào công ty Việt Nam, thành lập công ty Việt Nam nhưng góp vốn dưới 03 tỷ đồng Việt Nam;
• Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại;
• Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật;
• Làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tố tại Việt Nam được phép hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo quy định tại điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.

3. Đối tượng có đủ điều kiện để bảo lãnh xin cấp giấy phép lao động?

Đối tượng có đủ năng lực để bảo lãnh xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, bao gồm:

• Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư, hoặc theo điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;
• Văn phòng đại diện, chi nhánh doanh nghiệp, cơ quan , tổ chức được cwo quan có thẩm quyền cấp phép thành lập;
• Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị – xã hội – nghề nghiệp;
• Tổ chức phi chính phủ nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp giấy chứng nhận đăng ký theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Tổ chức sự nghiệp, cơ sở giáo dục được thành lập theo quy định của pháp luật;
• Tổ chức quốc tế, văn phòng các dự án nước ngoài tại Việt Nam; cơ quan, tổ chức được Chính phủ, Thủ tướng chính phủ, các nộ, ngành cho phép thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật;
• Văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh hoặc của nhà thầu nước ngoài được đăng ký hoạt động theo quy định của phap luật;
• Tổ chức hành nghề Luật sư của LVN Group tại Việt Nam theo quy định của pháp luật;
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thành lập và hoạt động theo Luật Hợp tác xã;
• Hộ kinh doanh, cá nhân được phép hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật.

4. Điều kiện để cấp giấy phép lao động tại Việt Nam

Hiện nay những vị trí phổ biến mà người lao động nước ngoài xin vào làm việc bao gồm những vị trí như: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật. Do đó, với mỗi vị trí công việc tỏng một số lĩnh vực lao động khác nhau sẽ yêu cầu những điều kiện khác nhau khi xin cấp giấy phép lao động.

– Điều kiện chung:

• Lao động là người đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
• Có trình độ chuyên môn kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc;
• Có đủ sức khỏe phù hợp với công việc theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế;
• Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam;
• Được chấp thuận bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc sử dụng người lao động nước ngoài.

– Điều kiện đối với các vị trí công việc có chuyên môn:

+ Đối với vị trí giám đốc điều hành:

• Quyết định bổ nhiệm;
• Xác minh kinh nghiệm ít nhất 03 năm tại vị trí công việc phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài sự kiến tại Việt Nam.

+ Đối với vị trí chuyên gia:

• Bằng đại học trở lên hoặc tương đương hoặc xác minh kinh nghiệm được ít nhất 03 năm làm việc trong chuyên ngành được đào tạo phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nứơc ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam. Lưu ý: hợp pháp hóa lãnh sự bằng đại học và các giấy tờ theo yêu cầu;
• Xác minh kinh nghiệm ít nhất 05 năm và chúng chỉ hành nghề phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam, được hợp pháp hóa lãnh sự.

+ Đối với vị trí lao động kỹ thuật:

• Chứng chỉ đào tạo chuyên ngành kỹ thuật hoặc chuyên ngành khác ít nhất 01 năm và xác nhận kinh nghiệp ít nhất 03 năm trong chuyên ngành được đào tạo, được hợp pháp hóa lãnh sự;
• Xác minh kinh nghiệm ít nhất 05 năm tại vị trú công việc phù hợp với vị trí công việc mà người lao động  nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.

– Trường hợp được miễn, không phải xin giấy phép lao động:

Giấy phép lao động là điều kiện pháp lý bắt buộc để người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Song bên cạnh đó vẫn có những trường hợp người lao động nước ngoài không phải xin giấy phép lao động, đó là:

• Là thành viên góp vốn hoặc là chủ sở hữu của công ty trách nhiệm hữu hạn, hội đồng quản trị của công ty cổ phần;
• Là trưởng văn phòng đại diện, dự án của tổ chức quốc tếm tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam;
• Công việc với thời hạn dưới 03 tháng để thực hiện chào bán dịch vụ;
• Công việc với thời hạn dưới 03 tháng để xử lý những sự cố, tình hướng kỹ thuật, công nghệ phức tạp nảy sinh làm ảnh hưởng hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến sản xuất, kinh doanh mà các chuyên gia Việt Nam và các chuyên gia nước ngoài hiện đang ở Việt Nam không xử lý được;
• Là Luật sư của LVN Group nước ngoài đã được cấp giấy phép hành nghề Luật sư của LVN Group tại Việt Nam theo quy định của Luật Luật sư của LVN Group;
• Theo quy định của Điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;
• Là học sinh, sinh viên học tập tại Việt Nam làm việc tại Việt Nam nhưng người sử dụng lao động phải báo trước 07 ngày với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh;
• Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ trong biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với tổ chức thương mại thế giới, bao gồm: kinh doanh, thông tin, xây dựng, phân phố, giáo dục, môi trường, tài chính, y tế, du lịch, văn hóa giải trí và vận tải;
• Được Bộ Ngoại giao cấp giấy phép hoạt động thông tin, báo chí tại Việt Nam được quy định theo pháp luật;
• Được cơ quan, tổ chức của nước ngoài được cử sang Việt Nam giảng dạy, nghiên cứu tại trường quốc tế thuộc phạm vi quản lý của cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam hoặc được Bộ Giáo dục và đào tạo xác nhận vào giảng dạy, nghiên cứu tại các cơ sở giáo dục, đào tọa tại Việt Nam;
• Tình nguyện viên có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giáo nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam;
• Làm việc tại vị trí chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật có thời gian làm việc dưới 30 ngày và thời gian cộng dồn không quá 90 ngày trong 01 năm;
• Học sinh, sinh viên đang học tập tại các trường, cơ sở đào tạo ở nước ngoài có thỏa thuận thực tập trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam;
• Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam làm việc sau khi được Bộ Ngoại giao cấp phép, trừ trường hợp có quy định khác;
• Có hộ chiếu công vụ vào làm việc cho cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội.

5. Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị để cấp giấy phép lao động

Hiện nay, giấy phép lao động Việt Nam cho người nước ngoài bao gồm 04 loại:

1. Cấp mới giấy phép lao động;
2. Gia hạn giấy phéo lao động;
3. Cấp lại giấy phép lao động;
4. Miễn giấy phép lao động.

Như vậy với mỗi loại giấy phép lao động, pháp luật quy định những giấy tờ khác nhau để có thể tiến hành thủ tục xin cấp giấy phép lao động.

Cấp mới giấy phép lao động được sử dụng trong trường hợp:

• Người lao động chưa bao giờ có giấy phép lao động;
• Người lao động có giấy phép lao động còn hiệu lực và làm việc cho người sử dụng lao động khác có cùng vị trí việc làm;
• Người lao động có giấy phép lao động còn hiệu lực, làm viễ cho người sử dụng lao động cũ, vị trí việc làm khác nhau;
• Người lao động có giấy phép lao động hết hạn và muốn tiếp tục làm việc ở cùng một vị trí.

Nhìn chung, khi tiến hành thủ tục xin cấp giấy phép lao động, cần chuẩn bị những hồ sơ giấy tờ sau đây:

– Hồ sơ công ty, tổ chức bảo lãnh người lao động cần chuẩn  bị:

• Đơn đề nghị xin cấp Giấy phép lao động theo mẫu 11/ PLI – Phụ lục 11 kèm theo Nghị định số 152/2020/ NĐ-CP;
• Văn bản thông báo chấp thuận vị trí công việc sử dụng người lao động nước ngoài ;
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (yêu cầu bản sao chứng thực)

– Hồ sơ người lao động nước ngoài cần chuẩn bị hoặc công ty chuẩn bị giúp người lao động:

1. Giấy chứng nhận sức khỏe khám tại nước ngoài hoặc Giấy khám sức khỏe khám tại Việt Nam tại các bệnh viện, phòng khám, có cơ sở y tế đủ điều kiện theo quy định của Bộ Y tế (trong thời hạn 12 tháng);
2.  Lý lịch tư pháp của người nước ngoài cấp tại nước ngoài  hoặc phiếu lý lịch số 1 được cấp tại việt nam (được cấp không quá 06 tháng);
3.  bản chứng thực tất cả các trang hộ chiếu và visa của người nước ngoài;
4. 02 ảnh chân dung, kích thước 4*6 phông nền trắng, không đeo kính;
5.  văn bản chứng minh là quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật, giáo viên (ví dụ như Bằng đại học, Chứng chỉ hành nghề, Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc tại nước ngoài …)
6.  Các loại văn bản khác đối với người lao động nước ngoài thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận:

+ Trường hợp người lao động nước ngoài là nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng yêu cầu các văn bản: Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và phía nước ngoài; Văn bản chứng minh người lao động nước ngoài đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có  hiện diện thương mại tại Việt nam được ít nhất 02 năm.

+ Trường hợp người lao động nước ngoài chào bán dịch vụ: Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt nam để đàm phán cung cấp dịch vụ.

+ Trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức  quốc tế tại Việt Nam: Văn bản của cơ quan, tổ chức cử người lao đọng nước ngoài đến làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam và Giấy phép hoạt động của tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam theo quy định của pháp luật.

+ đối với các ngành nghề có yêu cầu đặc biệt như: cầu thủ bóng đá, phi công, bảo dưỡng máy bay thì hồ sơ sẽ có thêm một số yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: các giấy tờ được cấp ở nước ngoài hoặc được cấp bởi cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài tại Việt Nam phải được Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng ra tiếng Việt theo quy định của pháp luật Việt Nam.

6. Thủ tục, thời gian, địa điểm đăng ký giấy phép lao động

– Thủ tục xin cấp giấy phép lao động

Để xin giấy phép lao động, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau đây:

1. Đăng ký nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài với cơ quan có thẩm quyền:

• Ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến  sử dụng lao động  nước ngoài, người sử dụng lao động (trừ nhà thầu) có  trách nhiệm xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cho từng vị trí công việc mà người đó được tuyển dụng;
• Trong quá trình thực hiện, nếu có sự thay đổi về nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động phải báo cáo Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài.
• Hồ sơ chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài bao gồm: bản sao Đăng ký kinh doanh; công văn đăng ký nhu cầu tuyển dụng theo mẫu;  Giấy giới thiệu/ Giấy uyer quyền (nếu người đi nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp)

Việc đăng ký phê duyệt sử dụng lao động nước ngoài là thủ tục quan trọng hàng đầu cần thực hiện để xin giấy phép lao động cho người nước ngoài hợp pháp ở Việt Nam. Thời gian xét duyệt chấp thuận là 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nhận được văn bản chấp thuận vị trí công việc sử dụng người lao động nước ngoài.

Lưu ý: Công văn đăng ký nhu cầu tuyển dụng, có thể là:

• Công văn giải trình mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP nếu đây là lần đầu tiên người sử dụng lao động đăng ký và nhận được sự chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài;
• Công văn giải trình theo mẫu 02/PLI ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP nếu người sử dụng lao động đã từng được chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài nhưng có thay đổi nhu cầu sử dụng.

2. Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động tại cơ quan có thẩm quyền:

• Ít nhất 15 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến sẽ bắt đầu làm việc tại Việt Nam, người nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động gửi về Bộ Lao động – Thương binh và xã hội  hoặc Sở Lao động – thương binh và xã hội nơi người lao động làm việc.
• Nếu hồ sơ đủ và hợp lệ, người nộp sẽ nộp lệ phí làm giấy phép lao động và nhận giấy hẹn trả kết quả. Trong trường hợp hồ sơ bị từ chối, người nộp sẽ được hướng dẫn bổ sung hồ sơ.

Thời gian xử lý giấy phép lao động thường là 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét và cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.

– Địa điểm nộp hồ sơ xin cấp giấy phép làm việc

Trong trường hợp doanh nghiệp nằm trong khu công nghiệp nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động tại Ban quản lý các khu công nghiệp tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Trong trường hợp doanh nghiệp có trụ sở thông thường nộp tại Sở Lao động – Thương binh và xã hội thuộc tỉnh/ thành phố nơi đặt trụ sở chính.

Các trường hợp tổ chức phi chính phủ, tổ chức quốc tế, hiệp hội … theo quy định tại khoản 1 điều 3 Thông tư 40/2016/ TT-BLĐTBXH thì nộp hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngaofu tại Cục việc làm – Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Hiện nay để thuận tiện cho việc đăng ký các thủ tục liên quan đến hoạt động kinh doanh,  doanh nghiệp sử dụng lao động có thể nộp hồ sơ qua mạng, thời gian trả kết quản 05 ngày. Cơ quan chấp thuận sẽ cấp Giấy phép lao động nếu hồ sơ hợp lệ hoặc ra thông báo chỉnh sửa hồ sơ nếu có sai sót. Sau khi nhận được giấy phép lao động qua thư điện tử, người sử dụng lao động sẽ nộp bản gốc hồ sơ cho cơ quan cấp phép và nhận bản gốc giấy phép lao động.

Trên đây là những thông tin tham khảo về các loại giấy tờ, hồ sơ cấp giấy phép lao động, hi vọng bài viết này của Công ty luật LVN Group sẽ giúp quý khách hàng hiểu hơn và dễ dàng chuẩn bị các tài liệu giấy tờ cho hồ sơ cấp giấy phép lao động. Nếu quý khách hàng còn bất cứ vướng mắc, không hiểu nào về các thủ tục, các vấn đề liên quan đến hồ sơ cấp giấy phép lao động, hay bất kỳ vấn đề pháp lý khác, vui lòng liên hệ qua số tổng đài tư vấn miễn phí 1900.0191 để nhận được sự giải đáp kịp thời từ đội ngũ Luật sư của LVN Group và chuyên viên pháp lý của công ty chúng tôi. Xin chân thành cảm ơn!