Khách hàng: Kính thưa Luật sư, theo ông Barnard , chức năng của giám đốc điều hành về việc bảo đảm hoạt động của các thành viên được thể hiện như thế nào? Mục đích và mục tiêu của tổ chức được ông Barnard xác lập như thế nào?

Cảm ơn!

Trả lời:

1. Tiểu sử ông Chesley Irving Barnard

Ông Chester Irving Barnard (sinh ngày 7 tháng 11 năm 1886 – 7 tháng 6 năm 1961) là nhà điều hành doanh nghiệp người Mỹ , nhà quản trị công, và là tác giả của công trình tiên phong trong lý thuyết quản lý và nghiên cứu tổ chức.

Thời trẻ, Barnard làm việc trong một trang trại, sau đó theo học ngành kinh tế tại Đại học Harvard , kiếm tiền bán đàn piano và điều hành một ban nhạc khiêu vũ. Ông không lấy được bằng Cử nhân Harvard vì ông đã làm công việc bốn năm trong ba năm và không thể hoàn thành một khóa học khoa học, nhưng một số trường đại học sau đó đã cấp bằng tiến sĩ danh dự cho ông.

Barnard gia nhập Công ty Điện thoại và Điện báo Hoa Kỳ (nay là AT&T) vào năm 1909. Năm 1927, ông trở thành chủ tịch của Công ty Điện thoại Bell New Jersey . Trong thời kỳ Đại suy thoái , ông đã chỉ đạo hệ thống cứu trợ của bang New Jersey.

Ông được bầu làm Viện sĩ của Viện Hàn lâm Khoa học và Nghệ thuật Hoa Kỳ năm 1939. Ông là chủ tịch của Tổ chức Dịch vụ Thống nhất (USO), 1942-45. Sau khi nghỉ kinh doanh, ông giữ chức chủ tịch của Quỹ Rockefeller, 1948–52, và là chủ tịch của Quỹ Khoa học Quốc gia, 1952-54. Cuối những năm 1950, ông là một trong những thành viên đầu tiên của Hiệp hội Nghiên cứu Hệ thống Chung .

Cuốn sách mang tính bước ngoặt năm 1938 của ông, “Các chức năng của người điều hành” , đưa ra lý thuyết về tổ chức và chức năng của những người điều hành trong tổ chức. Cuốn sách đã được chỉ định rộng rãi trong các khóa học đại học về lý thuyết quản lý và xã hội học tổ chức. Barnard xem các tổ chức là hệ thống hợp tác hoạt động của con người và lưu ý rằng chúng thường tồn tại trong thời gian ngắn. Theo Barnard, các tổ chức nhìn chung không tồn tại lâu dài vì không đáp ứng được hai tiêu chí cần thiết để tồn tại, đó là tiêu chí: hiệu lực và hiệu quả.

Ông Barnard xem các tổ chức là hệ thống hợp tác hoạt động của con người và lưu ý rằng chúng thường tồn tại trong thời gian ngắn. Hiếm có hãng nào có tuổi thọ hơn một thế kỷ. Tương tự như vậy, hầu hết các quốc gia tồn tại dưới một thế kỷ. Tổ chức duy nhất có thể tuyên bố một tuổi đáng kể là Nhà thờ Công giáo La Mã.

Theo Barnard, các tổ chức không tồn tại lâu dài bởi vì chúng không đáp ứng được hai tiêu chí cần thiết để tồn tại: hiệu lực và hiệu quả. Tính hiệu quả, được định nghĩa theo cách thông thường: là có thể hoàn thành các mục tiêu đã nêu. Ngược lại, ý nghĩa của Barnard về hiệu quả tổ chức khác hẳn với cách sử dụng thông thường của từ này. Ông định nghĩa hiệu quả của một tổ chức là mức độ mà tổ chức đó có thể thỏa mãn động cơ của các cá nhân.

Nếu một tổ chức thỏa mãn động cơ của các thành viên trong khi vẫn đạt được các mục tiêu rõ ràng của mình, thì sự hợp tác giữa các thành viên sẽ kéo dài.

2. Chức năng bảo đảm hoạt động của các thành viên của Giám đốc điều hành

Thực thể của tổ chức là hoạt động hiệp tác của con người. Do dó. một chức năng quan trọng của nhà quản lý là bảo đảm hoạt động hiệp tác của các thành viên trong tổ chức.

Ông Barnard phân chia các chức năng của tổ chức thành hai phần là dẫn dắt thành viên thiết lập quan hệ hiệp tác với tổ chức và huy động họ tích cực tham gia các hoạt động của tổ chức.

3. Dẫn dắt thành viên thiết lập quan hệ hiệp tác với tổ chức

Theo như chúng ta biết, tổ chức là các hoạt động cần thiết để xác định cơ cấu, guồng máy của hệ thống, xác định những công việc phù hợp với từng nhóm, từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản trị hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ được giao. Việc tổ chức này gọi là tổ chức bộ máy. Hoạt động tổ chức còn là việc bố trí sắp xếp việc thực hiện các công việc trong một cơ cấu tổ chức như: Doanh nghiệp sản xuất (gọi là tổ chức sản xuất), Dự án (gọi là tổ chức thực hiện dự án, trường hợp đặc thù là trong dự án xây dựng gọi là tổ chức xây dựng (tổ chức thi công là một phần của nó) và tổ chức thi công (tức tổ chức thực hiện xây dựng trên công trường).

Hay tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Công tác tổ chức gồm có hai nội dung cơ bản là tổ chức cơ cấu (Tổ chức cơ cấu quản lý (chủ thế quản lý) và tổ chức cơ cấu sản xuất – kinh doanh (đối tượng bị quản lý); và tổ chức quá trình (Tổ chức quá trình quản trị và tổ chức quá trình sản xuất – kinh doanh).

Tổ chức có nội dung rất rộng lớn liên quan đến công tác xây dựng một doanh nghiệp như xây dựng và tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp (Có bao nhiêu cấp quản lý, tổ chức các phòng ban chức năng, phân công trách nhiệm và quyền hạn của các phồng ban cũng như của mỗi cá nhân…), xây dựng hệ thống sản xuất và kinh doanh (có những bộ phận sản xuất và kinh doanh nào, phân công chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận…)

Tổ chức về cơ cấu bộ máy là việc phân chia hệ thống quản lý thành các bộ phạn và xác định các mối quan hệ giữa chúng với nhau tức là chúng ta xác định chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy và lựa chọn, bố trí cán bộ vào các cương vị phụ trách các bộ phận đó.

Đối với tổ chức mới thành lập, vấn đề hàng đầu là làm cho các thành viên tương lai của tổ chức thiết lập quan hệ hợp tác với tổ chức, tức là tham gia tổ chức. Đối với tổ chức có sẵn, do có người qua đời, thôi việc… nên cần bổ sung nhân viên, vì vậy việc thu hút mọi người thiết lập quan hệ hiệp tác với tổ chức là một chức năng quan trọng, mang tính chất thường xuyên của nhà quản lý.

Để thực hiện chức năng này, nhà quản lý phải thông qua phương pháp gợi sự hấp dẫn và thuyết phục để tạo ra ảnh hưởng của mình trong phạm vi nhất định, thí dụ thông qua quảng cáo và các hoạt động tuyên truyền khác để nói rõ nhu cầu của tổ chức đối với nhân viên cần tuyển dụng và những đãi ngộ về chất, về lượng mà tổ chức có thể đáp ứng đối với nhân viên để thu hút họ tham gia tổ chức.

4. Huy động người tham gia tổ chức tích cực tham gia hoạt động hiệp tác

Có thể tham gia tổ chức và sau khi tham gia tổ chức, có tích cực tham gia hoạt động của tổ chức hay không là hai vấn đề khác nhau. Đó là vì có những người sau khi tham gia tổ chức vẫn kiên trì lập trường riêng của cá nhân. Muốn cho họ tích cực tham gia các hoạt động hiệp tác, cống hiến cho tổ chức thì phải giáo dục họ (bồi dưỡng lòng trung thành và ý thức trách nhiệm của họ đối với tổ chức), đãi ngộ họ một cách thích đáng và trao cho họ quyền thực hiện những hành vi mà họ được thực hiện.

Quan hệ của họ với tổ chức có được tăng cường hay không, họ có thể hài lòng trong hoạt động hiệp tác hay không là những nhân tố quyết định mức độ cống hiến của họ đối với tổ chức, đồng thời sẽ ảnh hưởng đến tình cảm của những người chưa tham gia tổ chức đối với tổ chức, ảnh hưởng đến sự tiếp cận của họ đốị với tổ chức, thậm chí tham gia tổ chức. Do đó, việc thực hiện chức năng này như thê’ nào sẽ quyết định sự phát triển của tổ chức trong tương lai.

5. Xác lập mục đích và mục tiêu của tổ chức

Chức năng thứ ba của nhà quản lý là xác lập mục đích và mục tiêu của tổ chức. Chức năng này là chức năng quyết sách nhằm điều hòa, phối hợp mối quan hệ giữa mục đích của tổ chức với hoàn cảnh khách quan.

Xác định mục đích và mục tiêu của tổ chức là một chức năng quản lý rộng rãi, liên quan đến các cấp của tổ chức quản lý. Trong quá trình quyết định các vấn đề thực tiễn, mục đích của tổ chức không ngừng được phân giải thòng qua các cấp quản lý với sự phân công và điều chỉnh cần thiết.

Người quản lý toàn diện, cao nhất là người xác định phương châm cơ bản, mục đích và phương hướng của tổ chức. Những người quản lý ở cấp giữa xác định mục tiêu cụ thể hàng tháng của bộ phận mình.

Những người quản lý ở cấp cơ sở xác định mục tiêu tác nghiệp hàng ngày. Nói chung, cấp trên tiến hành những quyết sách mang tính trừu tượng, tổng quát, thuộc về tương lai, có tính chất lâu dài. Cấp dưới tiến hành những quyết sách mang tính cụ thể, đặc thù:, thời gian ngấn.

Do đó, quá trình thực hiện chức năng này trên thực tế cũng là quá trình phân định trách nhiệm hoặc quá trình ủy quyền. Mục đích của tổ chức, trải qua quá trình phân giải không ngừng, cuối cùng tất nhiên phải bao gồm quyết sách của mỗi cá nhân. Chính vì đây là một chức năng quản lý rộng rãi, phân tán nên trong quá trình thực hiện, việc làm thế nào để các cấp quản lý của tổ chức, đặc biệt là nhân viên ở các cơ sở đều hiểu rõ và tiếp thu được mục đích tổng thể hoặc mục đích chung của tổ chức, trở thành một vấn đề khó khăn cần phải giải quyết. Nhân viên ở cấp cơ sở là người trực tiếp thúc đẩy hoàn cảnh, thực hiện mục đích của tổ chức.

Mức độ cố gắng của họ quyết định mức độ thực hiện mục đích của tổ chức. Nếu họ không hiểu, không tiếp thu mục đích của tổ chức thì mục đích đó không trở thành hiện thực.

Vì vậy, nhà quản lý phải thường xuyên giáo dục họ, làm cho họ hiểu rõ mục đích tổng thể của tổ chức và đê họ đặt mục tiêu cục bộ vào vị trí thích đáng của mục đích tổng thể. Đồng thời, cần thường xuyên tìm hiểu tình hình hoạt động và những quyết sách cá nhân của họ.

Trên đây là nội dung Luật LVN Group sưu tầm và biên soạn. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.0191 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Luật LVN Group (Sưu tầm và Biên soạn)