Chức năng thiết lập và duy trì hệ thông thông tin tổ chức của giám đốc điều hành

Khách hàng: Kính thưa Luật sư, theo ông Barnard, chức năng của giám đốc điều hành trong thiết lập và duy trì hệ thống thông tin của tổ chức được thể hiện như thế nào?

Cảm ơn!

Trả lời:

1. Đặt vấn đề

Trong quá trình sinh tồn và phát triển của tổ chức, việc phát huy vai trò của nhà quản lý có ý nghĩa then chốt. Barnard lấy “Chức nãng của giám đốc điều hành” làm chủ đề của cả cuốn sách và nêu rõ ý đồ của ông là làm cho mọi người hiểu rằng, nhà quản lý phải làm gì, vì sao và làm như thế nào. Điều đó nói rằng, lý luận về quản lý là cái mà ỏng quan tâm và nó giữ vị trí hết sức quan trọng trong toàn bộ lý luận của ông.

Như trên đã nói, Barnard cho rằng, tổ chức là do 3 yếu tố cấu thành. Ba yếu tố ấy là ý nguyện hiệp tác, mục tiêu chung và trao đổi thông tin, kết hợp với nhau một cách thích đáng. Do đó, ông đã trình bày chức năng quản lý bằng cách phân tích 3 yếu tố ấy.

Vậy chức năng của giám đốc điều hành, cụ thể là thiết lập và duy trì hệ thông thông tin của tổ chức được thể hiện ở những mặt dưới đây.

2. Khái quát thiết lập và duy trì hệ thông thông tin của tổ chức

Theo Barnard cho rằng hệ thống thông tin về quản lý cũng giống như hệ thống thần kinh của con người. Muốn cho thân thể có thể thích ứng với môi trường một cách hữu hiệu thì hệ thống thần kinh phải ra lệnh, quản lý các bộ phận của thân thể. Muốn cho các bộ phận của tổ chức có thê triển khai hoạt động theo sự chí huy thống nhất nhằm đạt được mục đích chung của tổ chức thì phải thiết lập hệ thống thông tin hữu hiệu. Nhà quản lý là người ở vào địa vị trung tâm thông tin của tổ chức các cấp, dựa vào hệ thống thông tin để chi huy, phối hợp hoạt động của các thành viên trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Do đó, hệ thống thông tin trên thực tế là hệ thống quản lý hoặc hệ thống chí huy, ra lệnh.

Những nhân tố chủ yếu cấu thành hệ thống thông tin bao gồm: (1) hệ thống tổ chức hoặc cơ cấu tổ chức, (2) các nhà quản lý giữ địa vị trung tâm thông tin các cấp. Hai nhân tố này bổ sung cho nhau, không thể thiếu nhân tố nào. Nếu không xác định cơ cấu tổ chức và chức vị quản lý thì nhà quản lý không thể phát huy tác dụng, nhưng nếu không có nhà quản lý thì cơ cấu tổ chức sẽ trống rỗng. Nếu tình hình thiếu vắng chức vụ xuất hiện, hình thành “vùng chân không” của tổ chức thì không những bộ phận thần kinh này sẽ chết mà sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống thần kinh.

Do đó, sự thiết lập và duy trì hệ thống thông tin của tổ chức phải bao gồm 3 nội dung là thiết kế cơ cấu tổ chức, sắp xếp nhân viên và mối quan hệ giữa nhà quản lý với tổ chức phi chính thức.

3. Thiết kế cơ cấu tổ chức của thiết lập và duy trì hệ thống thông tin của tổ chức

Việc thiết kế cơ cấu tổ chức bao gồm sự phân công về chức năng, sắp xếp địa bàn trong nội bộ tổ chức và việc quy định quyền hạn, trách nhiệm của các chức vị các cấp. Những nội dung này đều được thể hiện bằng sơ đồ tổ chức và bản thuyết minh về các chức vụ. Việc thiết kếcơ cấu tổ chức phải thích ứng với tính chất và mục đích của tổ chức, phải phục vụ mục đích của tổ chức. Thiết kế này trên thực tế là sự thể’ hiện mục đích của tổ chức thông qua cơ cấu tổ chức sau khi phân giải một cách hợp lý. Ngoài ra, việc thiết kế cơ cấu tổ chức còn phải nghĩ đến chủng loại và số lượng của hoạt động chức vụ, nhân tố hấp dẫn cần thiết, nơi làm việc, thời gian làm việc…

4. Sắp xếp nhân viên của thiết lập và duy trì hệ thống thông tin của tổ chức

Việc sắp xếp nhân viên trước hết phải làm rõ những điều kiện mà nhà quản lý phải có.

Barnard cho rằng, điều kiện mà nhà quản lý cần có trước hết là lòng trung thành đối với tổ chức. Nếu nhà quản lý không trung thành với chức vụ mà mình đảm nhiệm, hệ thống chỉ huy hoặc hệ thống thông tin thì không thể phát huy vai trò cần có. Mặc dù bất kỳ tổ chức nào cũng phải trả tiền hoặc lợi ích vật chất khác cho nhà quản lý nhưng lòng trung thành không phải là cái có thể mua được bằng tiền hoặc lợi ích vật chất. Trong vấn đề này, sự theo đuổi danh vọng, hứng thú trong công việc và cảm nhận về vinh dự có thê là những nhân tô hấp dẫn quan trọng hơn.

Kế đó, nhà quản lý phải có năng lực tương xứng. Barnard phân chia năng lực thành năng lực nói chung và năng lực đặc thù. Năng lực nói chung là năng lực cần có để thực hiện các loại công việc, thí dụ sự nhanh nhạy, năng lực thích ứng, sự linh hoạt, bình tĩnh, dũng khí, khả năng lôi cuốn… Những năng lực này không thể truyền thụ trực tiếp mà phải trải qua rèn luyện, tích lũy kinh nghiệm để hình thành. Năng lực đặc thù là năng lực cần thiết để thực hiện những công việc chuyên môn. Năng lực này là do sự phân công của tổ chức quyết định và có thể thông qua huấn luyện chuyên môn để đạt được. Nhưng trên thực tế, số người hoàn toàn có đủ những tố chất ấy rất ít. Do đó, cần phải hết sức cố gắng rút ngắn cự ly thông tin và có nhân viêri tham mưu cần thiết đế bảo đảm cho nhà quản lý có thể thích ứng với sự phát triển của tố chất về mặt thời gian, tinh lực và năng lực.

Barnard đặc biệt vạch rõ, cùng với sự phát triển của cơ cấu tổ chức; việc tuyển chọn, cất nhắc, giáng chức, cho nhân viên thôi việc ngày càng trớ thành vấn đề hạt nhân trong hệ thống thông tin. Việc giải quyết những vấn đề đó như thếnào chủ yếu là xét xem nhà quản lý đã phát huy đầy đủ vai trò kiểm tra và giám sát hay chưa. Nếu phát hiện hiệu suất của tổ chức rất thấp thì điều đó chứng tỏ cơ cấu thông tin và việc sắp xếp nhân viên không thỏa đáng, chứng tỏ việc kiểm tra, giám sát của các nhà quản lý chưa sắc bén.

5. Quan hệ giữa nhà quản lý với tổ chức phi chính thức của thiết lập, duy trì hệ thống thông tin tổ chức

Ông Barnard chủ trương, phải coi trọng vai trò của các tổ chức quản lý phi chính thức. Ông cho rằng các tổ chức quản lý phi chính thức có vai trò thúc đẩy sự lưu thông cúa thông tin. Tổ chức quản lý có thể thông qua vai trò của các tổ chức phi chính thức đế làm cho hoạt động sôi nổi hơn.

Thí dụ, có thể thông qua những phản ảnh, ý kiến thắc mắc, gợi ý do tổ chức quản lý phi chính thức cung cấp để có được thông tin cần thiết, nhưng nếu những thông tin đó thông qua con đường chính thức, thường có thể gây ra xung đột, uy hiếp uy quyền của tổ chức, tạo ra gánh nặng quá lớn cho nhà quản lý. Trên thực tế, nhiều nhà quản lý giỏi đã biết vận dụng các tổ chức quản lý phi chính thức đê giải quyết một số vấn đề khó khăn nhưng quan trọng.

Vì vậy, để giữ gìn sự thông suốt của kênh thông tin, cần phải duy trì sự tồn tại của các tổ chức phi chính thức. Phương pháp thông thường đẻ làm việc đó là duy trì sụ phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên của tổ chức. Ngoài ra. khi tuyển chọn, sắp xếp, đề bạt các nhà quản lý, người ta phải xét đến các yếu tố nhu quá trình học tập, sinh quán, uy tín v.v…

Nhưng Barnard đồng thời cho rằng, nếu quan hệ giữa người và người êm ái quá mức thì đó là điều có hại. Bởi vì, nếu khi gặp việc, mọi người đều có thái độ giống nhau thì tính nhạy cảm và tinh thần trách nhiệm của nhà quản lý sẽ suy giảm nhiều.

6. Đôi nét về ông Chesley Irving Barnard

Ông Chester Irving Barnard (sinh ngày 7 tháng 11 năm 1886 – 7 tháng 6 năm 1961) là nhà điều hành doanh nghiệp người Mỹ , nhà quản trị công, và là tác giả của công trình tiên phong trong lý thuyết quản lý và nghiên cứu tổ chức.

Thời trẻ, Barnard làm việc trong một trang trại, sau đó theo học ngành kinh tế tại Đại học Harvard , kiếm tiền bán đàn piano và điều hành một ban nhạc khiêu vũ. Ông không lấy được bằng Cử nhân Harvard vì ông đã làm công việc bốn năm trong ba năm và không thể hoàn thành một khóa học khoa học, nhưng một số trường đại học sau đó đã cấp bằng tiến sĩ danh dự cho ông.

Barnard gia nhập Công ty Điện thoại và Điện báo Hoa Kỳ (nay là AT&T) vào năm 1909. Năm 1927, ông trở thành chủ tịch của Công ty Điện thoại Bell New Jersey . Trong thời kỳ Đại suy thoái , ông đã chỉ đạo hệ thống cứu trợ của bang New Jersey.

Ông được bầu làm Viện sĩ của Viện Hàn lâm Khoa học và Nghệ thuật Hoa Kỳ năm 1939. Ông là chủ tịch của Tổ chức Dịch vụ Thống nhất (USO), 1942-45. Sau khi nghỉ kinh doanh, ông giữ chức chủ tịch của Quỹ Rockefeller, 1948–52, và là chủ tịch của Quỹ Khoa học Quốc gia, 1952-54. Cuối những năm 1950, ông là một trong những thành viên đầu tiên của Hiệp hội Nghiên cứu Hệ thống Chung .

Cuốn sách mang tính bước ngoặt năm 1938 của ông, “Các chức năng của người điều hành” , đưa ra lý thuyết về tổ chức và chức năng của những người điều hành trong tổ chức. Cuốn sách đã được chỉ định rộng rãi trong các khóa học đại học về lý thuyết quản lý và xã hội học tổ chức. Barnard xem các tổ chức là hệ thống hợp tác hoạt động của con người và lưu ý rằng chúng thường tồn tại trong thời gian ngắn. Theo Barnard, các tổ chức nhìn chung không tồn tại lâu dài vì không đáp ứng được hai tiêu chí cần thiết để tồn tại, đó là tiêu chí: hiệu lực và hiệu quả.

Ông Barnard xem các tổ chức là hệ thống hợp tác hoạt động của con người và lưu ý rằng chúng thường tồn tại trong thời gian ngắn. Hiếm có hãng nào có tuổi thọ hơn một thế kỷ. Tương tự như vậy, hầu hết các quốc gia tồn tại dưới một thế kỷ. Tổ chức duy nhất có thể tuyên bố một tuổi đáng kể là Nhà thờ Công giáo La Mã.

Theo Barnard, các tổ chức không tồn tại lâu dài bởi vì chúng không đáp ứng được hai tiêu chí cần thiết để tồn tại: hiệu lực và hiệu quả. Tính hiệu quả, được định nghĩa theo cách thông thường: là có thể hoàn thành các mục tiêu đã nêu. Ngược lại, ý nghĩa của Barnard về hiệu quả tổ chức khác hẳn với cách sử dụng thông thường của từ này. Ông định nghĩa hiệu quả của một tổ chức là mức độ mà tổ chức đó có thể thỏa mãn động cơ của các cá nhân.

Nếu một tổ chức thỏa mãn động cơ của các thành viên trong khi vẫn đạt được các mục tiêu rõ ràng của mình, thì sự hợp tác giữa các thành viên sẽ kéo dài.

Trên đây là nội dung Luật LVN Group sưu tầm và biên soạn. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.0191 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Luật LVN Group (Sưu tầm và Biên soạn)