Có cần giấy ủy quyền chứng thực của UBND phường để sử dụng tài khoản ngân hàng?

1. Giấy ủy quyền chứng thực là gì?

Khái niệm giấy ủy quyền hiện nay chưa được quy định cụ thể tại một văn bản nào. Trong bộ luật dân sự năm 2015 chỉ để cập đến khái niệm hợp đồng ủy quyền. Ngoài ra, các văn bản khác thường sử dụng cụm từ “văn bản ủy quyền” – không nêu cụ thể là giấy hay hợp đồng ủy quyền. Dù vậy, không phải hoàn toàn không có văn bản pháp luật nào đề cập đến giấy ủy quyền. Trong Luật Sở hữu trí tuệ năm 2019 nêu rõ: việc ủy quyền tiến hành các thủ tục liên quan đến xác lập, duy trì, gia hạn, sửa đổi, chấm dứt, hủy bỏ hiệu lực văn bằng bảo hộ phải được lập thành giấy ủy quyền.

Thực tế, giấy ủy quyền là một hình thức đại diện theo ủy quyền mà theo đó, người ủy quyền bằng hành vi đơn phương của mình thực hiện mà không cần sự đồng ý của người được ủy quyền. Tuy nhiên, về bản chất đây vẫn được xem là một giao dịch dân sự bởi theo Bộ luật dân sự năm 2015 có quy định giao dịch dân sự có thể là hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Do đó, những công việc sử dụng giấy ủy quyền đều là công việc đơn giản, có thể chỉ cần một bên ủy quyền mà không yêu cầu bắt buộc phải sử dụng hợp đồng ủy quyền – loại văn bản cần có sự thỏa thuận giữa các bên.

Như vậy, có thể thấy, giấy ủy quyền là hành vi pháp lý đơn phương, được thực hiện theo ý chí của một bên và áp dụng nhiều trong trường hợp cấp trên ủy quyền cho cấp dưới thực hiện công việc thông qua giấy ủy quyền, ví dụ như thực hiện những công việc đơn giản như nộp hộ sơ giấy tờ, nộp phạt hành chính, …

– Giấy ủy quyền có bắt buộc phải công chứng không?

Giấy ủy quyền thường chỉ được sử dụng cho trường hợp ủy quyền đơn giản. Riêng các trường hợp phức tạp thì các bên sẽ sử dụng hợp đồng ủy quyền. Hiện nay, theo quy định của Luật Công chứng, không có thủ tục công chứng giấy ủy quyền mà chỉ đề cập đến công chứng Hợp đồng ủy quyền. Do đó, giấy ủy quyền phải công chứng.

Tuy nhiên theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định các trường hợp chứng thực chữ ký có đề cập đến giấy ủy quyền như sau: Chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường bên được ủy quyền liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Như vậy, giấy ủy quyền chỉ được chứng thực chữ ký trong trường hợp không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường, không liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, sử dụng bất động sản.

– Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực theo quy định pháp luật (căn cứ vào nghị định 23/2015/NĐ-CP):

+ Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền và trách nhiệm:

• Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
• Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
• Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
• Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia tài sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản;

Trưởng phòng, phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định như trên ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

+ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm:

• Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
• Chứng thực chữ ký trong cách giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật đất đai;
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
• Chứng thực di chúc;
• Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chi tài sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản theo quy định cụ thể;

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

+ Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc theo quy định, Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của cơ quan đại diện.

+ Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc theo quy định, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng.

+ Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định theo quy định không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

+ Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thiện hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.

Như vậy, ủy ban nhân dân phường, xã các cấp được cấp giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật.

– Các trường hợp không được ủy quyền :

Theo quy định của pháp luật hiện hành, các trường hợp sau đây các cá nhân hay tổ chức sẽ không được thực hiện việc ủy quyền, bao gồm:

+ Thứ nhất: Đăng ký kết hôn được quy định cụ thể tại Khoản 1 điều 18 Luật Hộ tịch 2014 không được thực hiện việc ủy quyền.

+ Thứ hai: Ly hôn. Đối với việc ly hôn, đương sự không được ủy quyền cho người khác thay mặt mình tham gia tố tụng. Trường hợp cha, mẹ, người thân thích khác yêu cầu Tòa án giải quyết ly hôn theo quy định tại khoản 2 điều 51 của Luật Hôn nhân và Gia đình thì họ là người đại diện được quy định cụ thể tại khoản 4 điều 85 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 không được thực hiện việc ủy quyền.

+ Thứ ba: Công chứng di chúc của mình được quy định cụ thể tại điều 56 Luật Công chứng 2014 không được thực hiện việc ủy quyền.

+ Thứ 4: Gửi tiền tiết kiệm tại các tổ chức tín dụng theo quy định cụ thể của pháp luật hiện hành.

+ Thứ 5: Quyền, lợi ích đối lập với người ủy quyền tại cùng vụ việc. Người được ủy quyền cũng là đương sự trong cùng một vụ việc với người ủy quyền mà quyền, lợi ích hợp pháp của người được ủy quyền đối lập với quyền, lợi ích của người ủy quyền được quy định cụ thể tại Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 về việc không được thực hiện việc ủy quyền.

+ Thứ sau: Đang được ủy quyền bởi một đương sự khác trong cùng một vụ việc có quyền, lợi ích đối lập với người sẽ ủy quyền. Nếu người được ủy quyền đang là đại diện theo pháp luật trong tố tụng dân sự cho đương sự khác mà quyền, lợi ích hợp pháp của đương sự đó đối lập với quyền, lợi ích hợp pháp của người được đại diện trọng cùng một vụ việc được quy định cụ thể theo luật pháp hiện hành.

Như vậy, có sáu trường hợp cụ thể mà pháp luật quy định không được thực hiện việc ủy quyền, Khi thực hiện ủy quyền trong các trường hợp này thì việc ủy quyền sẽ vô hiệu. Việc đưa ra các quy định như vậy cũng đã góp phần bảo đảm quyền lợi của các bên tham gia ủy quyền.

2. Giấy ủy quyền chứng thực để sử dụng tài khoản ngân hàng

Tài khoản ngân hàng là tài khoản của ngân hàng cấp cho khách hàng của mình nhằm mục đích gửi tiền để thực hiện hay mục đích chính là thanh toán và tiết kiệm. 

– Quyền của chủ tài khoản thanh toán theo quy định của pháp luật:

• Sử dụng số tiền trên tài khoản thanh toán của mình để thực hiện các lệnh thanh toán hợp pháp, hợp lệ. Chủ tài khoản thanh toán được tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán (nơi mở tài khoản) tạo điều kiện để sử dụng tài khoản thanh toán của mình thuận tiện và an toàn;
• Lựa chọn sử dụng các phương tiện thanh toán, dịch vụ và tiện ích thanh toán do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cung ứng;
• Yêu cầu tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nơi mở tài khoản thực hiện các lệnh thanh toán hợp pháp, hợp lệ và được cung cấp thông tin về các giao dịch thanh toán, số dư trên tài khoản thanh toán của mình theo thỏa thuận với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán;
• Được yêu cầu tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nơi mở tài khoản tạm khóa, đóng tài khoản thanh toán khi cần thiết, được gửi thông báo cho tổ chức cung ưng dịch vụ thanh toán về việc phát sinh tranh chấp về tài khoản thanh toán chung giữa các chủ tài khoản thanh toán chung;
• Ủy quyền cho người khác sử dụng tài khoản thanh toán theo quy định của pháp luật hiện hành;
• Các quyền khác theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận trước bằng văn bản giữa chủ tài khoản với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán không trái với quy định của pháp luật hiện hành.

Theo đó, pháp luật có quy định cụ thể về Ủy quyền trong sử dụng tài khoản thanh toán, cụ thể như sau:

• Chủ tài khoản thanh toán được ủy quyền cho người khác sử dụng tài khoản thanh toán của mình;
• Việc ủy quyền trong sử dụng tài khoản thanh toán phải bằng văn bản và được thực hiện theo quy định của pháo luật về ủy quyền;
• Để ủy quyền trong sử dụng tài khoản thanh toán, chủ tài khoản phải gửi tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nơi mở tài khoản văn bản ủy quyền kèm bản đăng ký mẫu chữ ký và bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn của người được ủy quyền (trường hợp bản sao không có chứng thực thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu).

Như vậy, bạn có thể hoàn toàn ủy quyền cho em trai của bạn sử dụng tài khoản ngân hàng của mình và làm giấy ủy quyền theo mẫu quy định của Ngân hàng.

Giấy ủy quyền giao dịch ngân hàng là mẫu đơn được các công ty, doanh nghiệp dùng nhiều nhất khi các doanh nghiệp, công ty đó muốn ủy quyền cho kế toán hay người nhận quyết định đi giao dịch tại ngân hàng. Đây là mẫu đơn không thể thiếu và có giá trị pháo lý cao. Cần lưu ý đối với việc ủy quyền giao dịch ngân hàng, cụ thể:

• Bên ủy quyền và (hoặc) bên được ủy quyền có trách nhiệm thông báo ngay cho nhân hàng biết khi xảy ra trường hợp chấm dứt việc ủy quyền trước thời hạn;
• Việc hết hiệu lực của Giấy ủy quyền này không làm chấm dứt trách nhiệm của bên ủy quyền đối với các cam kết, giao dịch do bên được ủy quyền đã xác lập với ngân hàng.

– Quy định về ủy quyền tài khoản thanh toán ngân hàng:

+ Chủ tài khoản thanh toán được ủy quyền cho người khác sử dụng tài khoản thành toán của mình. Việc ủy quyền trong sử dụng tài khoản thanh toán phải bằng văn bản và được thực hiện theo quy định của pháp luật về uỷ quyền. Để ủy quyền trong sử dụng tài khoản thanh toán, chủ tài khoản phải gửi ngân hàng văn bản ủy quyền kèm bản đăng ký mẫu chữ ký và bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn của người được ủy quyền (trường hợp bản sao không có chứng thực thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu).

+ Pháp luật không quy định hợp đồng ủy quyền hay văn bản ủy quyền đại diện của pháp nhân bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Vì vậy, ngân hàng có thể chấp nhận việc ủy quyền giao dịch của chủ tài khoản nói riêng, của khách hàng gửi tiền và giao dịch nói chung theo nhiều cách thức khác nhau, trong đó điển hình là 03 cách sau đây:

• Thứ nhất, khách hàng là cá nhân và người được ủy quyền ký văn bản ủy quyền trước mặt giao dịch viên ngân hàng. Khi đó ngân hàng có thể xác định được người ủy quyền chính là khách hàng giao dịch;
• Thứ hai, khách hàng là pháp nhân gửi văn bản ủy quyền đến ngân hàng, không cần phải công chứng hoặc chứng thực. Khi đó, ngân hàng sẽ căn cứ vào mẫu chữ ký và con dấu của pháp nhân đã đăng ký tại ngân hàng để xác định văn bản ủy quyền;
• Thứ ba, khách hàng là cá nhân hoặc pháp nhân gửi văn bản ủy quyền có công chứng hoặc chứng thực đến ngân hàng. Khi đó ngân hàng sẽ căn cứ vào cả chữ ký, con dấu đã đăng ký và chữ ký, con dấu của đơn vị công chứng, chứng thực;

+ Trường hợp chi trả tiền theo giấy ủy quyền, ngân  hàng còn phải bảo đảm xác định được chắc chắn người rút tiền thông qua chữ ký trên các giấy tờ và chứng minh nhân dân của họ, chứ không thể để xảy ra chuyện không biết ai rút tiền như một số vụ việc đã xảy ra.

+ Trường hợp đại diện theo ủy quyền thì thực hiện theo hợp đồng ủy quyền. Trường hợp đại diện của pháp nhân thì theo quy định về đại diện pháp nhân. Thời hạn đại diện được xác định theo văn bản ủy quyền, theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật. Nếu không được xác định thời hạn cụ thể thò thời hạn ủy quyền và đại diện đều là 01 năm. Hình thức hợp đồng ủy quyền lại phải phù hợp với hình thức ủy quyền. Việc ủy quyền lại không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu và không còn bị giới hạn đến người thứ ba. Tuy nhiên càng ủy quyền lại nhiều người thì càng phức tạp và dễ xảy ra rủi ro. Trong mọi trường hợp, nếu ngân hàng xác định sai người ủy quyền thì đều phải chịu rủi ro.

– Quy định về thủ tục rút tiền tại ngân hàng theo ủy quyền:

+ Người được ủy quyền khi đến rút tiền tiết kiệm theo ủy quyền phải có những giấy tờ sau:

• Thứ nhất, số tiền gửi tiết kiệm đứng tên chủ sở hữu là người ủy quyền;
• Thứ hai, chứng minh thư của người được ủy quyền;
• Thứ ba, giấy ủy quyền có xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường nơi người ủy quyền cư trú.

+ Nội dung của giấy ủy quyền phải có đủ các yếu tố sau đây:

• – Họ và tên, chứng minh thư, địa chỉ của người ủy quyền và người được ủy quyền.
• Nội dung, phạm vi và thời gian ủy quyền. Trong trường hợp ủy quyền không ghi rõ thời gian thì chỉ có hiệu lực một năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền (theo bộ luật dân sự hiện hành).
• Chữ ký, mã hiệu (nếu có) của người ủy quyền (đúng như đã đăng ký khi gửi) và chữ ký của người được ủy quyền.

+ Ngân hàng sẽ không chấp nhận thanh toán cho người được ủy quyền trong các trường hợp sau:

• Trường hợp thứ nhất: Chữ ký và mã hiệu (nếu có) của người ủy quyền không đúng như đã đăng ký tại ngân hàng nơi giao dịch;
• Trường hợp thứ hai: Người được ủy quyền không có chứng minh thư hoặc căn cước công dân hoặc không mang theo chứng minh thư hoặc căn cước công dân;
• Trường hợp thứ ba: Số tiền gửi tiết kiệm đang trong thời gian theo dõi báo mất.

+ Thủ tục làm giấy ủy quyền:

Theo quy định tại Luật Công chứng năm 2014 quy định người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch:

• Trường hợp người yêu cầu công chứng không đọc được, không nghe được, không ký, điểm chỉ được hoặc trong những trường hợp khác do pháp luật quy định thì việc công chứng phải có người làm chứng;
• Người làm chứng phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến việc công chứng;
• Người làm chứng do người yêu cầu công chứng mời, nếu người yêu cầu công chứng không mời được thì công chứng viên chỉ định.

Theo quy định pháp luật thì thủ tục làm giấy ủy quyền được quy định như sau:

• Các giao dịch trong ngân hàng có liên quan trực tiếp đến tiền hay các loại tài sản có giá trị, bởi vậy các giao dịch này đòi hỏi có sự kiểm soát chặt chẽ, nghiêm ngặt và thường được thực hiện trực tiếp bởi chủ thể sở hữu tài sản để tránh gây ảnh hưởng đến quyền, lợi ích của chủ sở hữu. Thực tế, hiện nay các ngân hàng đều ban hành mẫu văn bản ủy quyền riêng để hỗ trợ các khách hàng thực hiện giao dịch. Do đó, để làm giấy ủy quyền các chủ thể có thể thực hiện theo các bước như sau:
• Đầu tiên, các chủ thể phải đến ngân hàng nơi mà mình đã mở tài khoản để yêu cầu ngân hàng tiến hành thủ tục làm giấy ủy quyền, sau đó Ngân hàng sẽ cung cấp cho chủ thể đó một bộ hồ sơ để làm giấy ủy quyền;
• Tiếp theo chủ thể sẽ phải khai báo các thông tin liên quan đến tài khoản, chủ tài khoản, thông tin về người được ủy quyền theo mẫu và lấy dấu xác nhận của ngân hàng;
• Khi người được ủy quyền thực hiện các giao dịch qua ngân hàng thì phải mang kèm theo giấy ủy quyền đã có dấu xác nhận của ngân hàng nêu trên;
• Trong trường hợp mà người có tài khoản tại ngân hàng bị bệnh nặng hoặc không thể tự mình đi ra ngân hàng rút tiền được thì người được ủy quyền có thể yêu cầu công chứng tại nhà vì thuộc trường hợp được công chứng ngoài trụ sở theo quy định tại khoản 2 điều 44 Luật công chứng năm 2014 quy định về địa điểm công chứng.

Như vậy, người được ủy quyền có thể liên hệ đến văn phòng công chứng để tiến hành làm văn bản ủy quyền theo ý muốn của người ủy quyền và công chứng văn bản, đồng thời mời người làm chứng đến chứng kiến việc thực hiện ủy quyền, trường hợp người ủy quyền không tự mình ký tên được thì có thể điểm chỉ theo quy định tại khoảng 2 điều 48 Luật Công chứng năm 2014. Sau khi đã được công chứng thì văn bản ủy quyền hoàn toàn có hiệu lực và các chủ thể cần thực hiện theo văn bản đó. Dựa vào văn bản ủy quyền mà người được ủy quyền hoàn toàn có quyền rút tiền tại ngân hàng.

Tóm lại, với trường hợp của bạn, bạn hoàn toàn có quyền được ủy quyền cho em trai sử dụng tài khoản ngân hàng của mình để thực hiện các thủ tục liên quan. Khi đã làm giấy ủy quyền theo mẫu của ngân hàng cung cấp để thực hiện các thủ tục thanh toán thì bạn không cần phải làm giấy ủy quyền có chứng thực của Ủy bân nhân dân phường nữa. Tuy nhiên, đối với thủ tục rút tiền tiết kiệm theo ủy quyền thì cần phải có giấy ủy quyền có xác nhận của Ủy ban nhân dân phường nơi bạn đang cư trú cùng với một số giấy tờ liên quan để làm thủ tục tại ngân hàng.

Trên đây là bài viết tham khảo của công ty Luật LVN Group về việc có cần giấy ủy quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân phường để sử dụng tài khoản ngân hàng. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp những thông tin đầy đủ cho quý khách hàng hiểu hơn về những quy định cụ thể về ủy quyền.

Mọi vướng mắc, không hiểu về vấn đề này hay bất kỳ vấn đề liên quan nào khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí:1900.0191 của công ty Luật LVN Group chúng tôi để nhanh chóng nhận được lời giải đáp thắc mắc kịp thời, nhanh chóng đến từ đội ngũ Luật sư của LVN Group và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm chuyên môn. Rất mong nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Trân trọng!