Cơ cấu đẳng cấp của tổ chức theo Herbert Alexander Simon

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đọc thêm kiến thức liên quan đến: Cơ cấu đẳng cấp của tổ chức theo Herbert Alexander Simon, đưa ra các khái niệm, như là tổ chức, hoạch định, quyết sách, phân phối…

1. Cơ cấu đẳng cấp của tổ chức theo Simon

Ớ đây, ông Simon coi một tổ chức là một cái bánh ga tô 3 tầng.

– Tầng thấp nhất là quá trình công việc cơ bản mà một tổ chức mang tính sản xuất thường bao gồm: quá trình lấy nguyên vật liệu, sản xuất, dự trữ và vận chuyển sản phẩm.

– Tầng giữa là quá trình hoạch định trình tự hóa, tức là hệ thống sản xuất và phân phối hàng ngày.

– Tầng trên cùng là quá trình hoạch định quyết sách phi trình tự hóa.

Trong quá trình này, người ta phải thiết kế và tái thiết kế toàn bộ hệ thống, đề ra mục tiêu cơ bản của hệ thống, đồng thời giám sát, kiểm tra hoạt động của nó.

Việc xử lý số liệu và tự động hóa quá trình quyết sách sẽ không làm thay đổi cơ cấu cơ bản 3 tầng này. Việc thuyết minh một cách tương đối rõ ràng và chính quy đối với toàn bộ hệ thống bằng công nghệ tự động hóa sẽ làm cho quan .hệ giữa các tầng nấc càng rõ ràng, chính xác.

Theo Simon, kỹ thuật máy tính mới và việc tự động hóa quá trình quyết sách, dù phát triển đến mức nào và theo hướng nào cũng không thể xóa bỏ cơ cấu cơ bản của tổ chức, mà sẽ đòi hỏi chuyên môn hóa chức trách và chuyên môn hóa từng cấp quản lý, xây dựng cơ cấu quản lý theo cấp bậc.

2. Quyết sách theo Simon

Ông Herbert A.Simon là đại diện chủ yếu của lý luận quyết sách thuộc khoa học hành vi và là một giáo sư đại học ở Mỹ. Trong cuốn sách “Khoa học mới về quyết sách quản lý” của mình, Herbert đã trình báy quá trình quyết định quản lý, vai trò của máy tính đối với quá trình quyết sách cùng với những kết luận về những vấn đề đó.

Cuốn “Khoa học mới về quyết sách quản lý” là cuốn sách được hình thành trên cơ sở một loạt bài giảng của ông tại trường Đại học New York.

Ngoài lời tựa ra, cuốn sách có 5 chương, lần lượt trình bày các vấn đề như máy tính và quản lý, quá trình quyết sách của tổ chức, việc ứng dụng máy tính và kỹ thuật mới trong tổ chức xí nghiệp và trong quản lý, ảnh hưởng của máy tính và kỹ thuật mới đối với công tác quản lý và đối với xã hội.

Trong cuốn sách này, tác giả Simon không chỉ trình bày quá trình ra quyết định quản lý, vai trò của máy tính đối với quá trình quyết sách mà còn nói rõ ông đã có được kết luận về những vấn đề đó như thế nào.

Ví dụ: “Trong chương 1, cuốn sách đã trình bày một cách đại thê việc ứng dụng máy tính và kỹ thuật mới trong xã hội, tổ chức xí nghiệp và trong quản lý. Đại đá số những vấn đề nói đến trong chương này đều được trình bày kỹ hơn trong các chương sau.”

Bất kỳ công việc quản lý nào do các nhà quản lý tiến hành đều có vấn đề quyết sách.

Theo đó, nhà quản lý là danh từ chung để chỉ tất cả những người thực hiện chức năng quản lý trong một tổ chức nhất định (tổ chức đó có thể là một tổ chức kinh doanh hay phi kinh doanh).

Quyết sách được hiểu là hoạch định kế hoạch, là lựa chọn một trong hai phương án hành động đã được chuẩn bị, là thiết lập cơ cấu tổ chức, phân định quyền hạn và nghĩa vụ; so sánh tình hình thực tế với kế hoạch, lựa chọn phương pháp kiểm tra. Điều đó có nghĩa là quyết sách phải quán xuyến các mặt kế hoạch, tổ chức, điều khiển. Hơn nữa, cán bộ quản lý các cấp của tổ chức đều phải tiến hành quyết sách. Cán bộ quản lý ở bậc cao nhất là người quyết định mục đích và phương châm chung của tổ chức.

Cán bộ quản lý cấp cơ sở là người bố trí, sắp xếp công việc hàng ngày để thực hiện mục tiêu và kế hoạch của bộ phận; thậm chí mỗi công nhân trong quá trình làm việc cũng cần lựa chọn đối tượng lao động, công cụ lao động, phương pháp lao động.

Tóm lại, quyết sách quán triệt mọi mặt, mọi cấp của tổ chức và toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức. Do đó, Herbert Alexander Simon nói: “Đế hiểu được hàm ý của quyết sách, cần phải hiểu từ “quyết sách” theo nghĩa rộng. Như vậy, quyết sách gần như đồng nghĩa với “quản lý”.

Trước tiên, xét theo quá trình thông thường của quyết sách, Theo ông Herbert Alexander Simon cho rằng quyết sách là một quá trình hoàn chỉnh do một loạt các giai đoạn có liên hệ với nhau cấu thành.

Theo ông Herbert Alexander Simon, người ta thường miêu tá một cách quá hạn hẹp tác dụng của người vạch ra quyết sách. Họ cho rằng, người vạch quyết sách là người có khả năng lựa chọn và quyết định con đường đúng nhất ở ngã tư đường, vào thời khắc quan trọng nhất. Do họ chỉ chú ý đến giây phút chọn lựa cuối cùng mà xem nhẹ toàn bộ quá trình hoàn chỉnh của quyết sách nên đã miêu tả sai lệch quyết sách.

Theo cách nói của Herbert Alexander Simon thì quyết sách do 4 giai đoạn có liên hệ với nhau cấu thành, dưới đây chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu về các giai đoạn của quyết sách.

3. Tổ chức là gì?

Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của nhiều người cùng làm việc vì những mục đích chung trong hình thái cơ cấu ổn định.

Các tổ chức tuy rất khác nhau về lí do tồn tại và phương thức hoạt động nhưng đều mang những đặc trưng cơ bản với tư cách là một loại hình tổ chức.

Những đặc trưng cơ bản đó như sau:

– Mọi tổ chức đều mang tính mục đích rất rõ ràng. Khác với các cá nhân, cộng đồng hay xã hội, tổ chức hiếm khi mang trong mình mục đích tự thân mà là tổ chức được các chủ thể nhất định tạo ra như công cụ để thực hiện những mục đích nhất định. Đây chính là yếu tố cơ bản nhất của bất kì tổ chức nào.

– Mọi tổ chức đều là những tổ chức gồm nhiều người làm việc vì mục tiêu chung trong cơ cấu tổ chức ổn định. Khi đứng vào một tổ chức, chúng ta đã cam kết hành động cùng với những người khác vì mục tiêu chung chứ không phải chỉ hướng tới mục tiêu riêng của mình.

– Mọi tổ chức đều chia sẻ mục tiêu lớn – cung cấp sản phẩm và dịch vụ có giá trị đối với khách hàng. Ý thức rõ ràng về mục tiêu gắn liền với “các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng” và “thỏa mãn khách hàng” là nguồn gốc quan trọng của sức mạnh và lợi thế đối với một tổ chức.

– Mọi tổ chức đều là tổ chức mở. Tổ chức tương tác với môi trường trong quá trình liên tục thu hút các nguồn lực đầu vào để chuyển đổi thành đầu ra là các sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng.

hay nói cách khác, tổ chức là các hoạt động cần thiết để xác định cơ cấu, guồng máy của hệ thống, xác định những công việc phù hợp với từng nhóm, từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản trị hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ được giao. Việc tổ chức này gọi là tổ chức bộ máy. Hoạt động tổ chức còn là việc bố trí sắp xếp việc thực hiện các công việc trong một cơ cấu tổ chức như: Doanh nghiệp sản xuất (gọi là tổ chức sản xuất), Dự án (gọi là tổ chức thực hiện dự án, trường hợp đặc thù là trong dự án xây dựng gọi là tổ chức xây dựng (tổ chức thi công là một phần của nó) và tổ chức thi công (tức tổ chức thực hiện xây dựng trên công trường).

4. Hệ thống sản xuất và phân phối

a. Hệ thống sản xuất

Hệ thống sản xuất của doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận sản xuất và phục vụ sản xuất, sự phân bố về không gian và mối quan hệ sản xuất – kĩ thuật giữa chúng với nhau. Chính là cơ sở vật chất – kĩ thuật của doanh nghiệp, là cơ sở để tổ chức quá trình sản xuất và tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp.

Xác định hệ thống sản xuất của doanh nghiệp chính là xác định.

– Các bộ phận sản xuất, phục vụ sản xuất

– Tỉ trọng của mỗi bộ phận

– Mối liên hệ sản xuất giữa chúng

– Sự bố trí cụ thể các bộ phận đó trong một không gian nhất định

Các yêu cầu chủ yếu khi thiết kế hệ thống sản xuất là đảm bảo tính chuyên môn hóa cao nhất có thể, tính linh hoạt cần thiết, tính cân đối cần thiết ngay từ khâu thiết kế và phải tạo điều kiện gắn trực tiếp hoạt động quản trị với hoạt động sản xuất. Khi thiết kế hệ thống sản xuất cần có các lựa chọn cần thiết sau: địa điểm, qui mô, nguyên tắc xây dựng, số cấp và số bộ phận sản xuất, kho tàng và vận chuyển.

Yêu cầu cụ thể đối với hệ thống sản xuất như sau:

Thứ nhất, đảm bảo tính chuyên môn hóa cao nhất có thể. Theo quan điểm truyền thống: chuyên môn hóa cao nhất: tuyệt đối hóa ưu điểm của chuyên môn hóa;

Theo quan điểm hiện đại: chuyên môn hóa ngoài ưu điểm, lại dẫn đến chia cắt quá trình

Thứ hai, đảm bảo tính linh hoạt cần thiết

Thứ ba, đảm bảo tính cân đối cần thiết ngay từ khâu thiết kế. Tức là sẽ cân đối giữa nhiệm vụ sản xuất với các nguồn lực đầu vào; Cân đối giữa bộ phận sản xuất và phục vụ sản xuất; Cân đối giữa sản xuất chính, sản xuất phụ và sản xuất phù trợ; Cân đối giữa các bộ phận cấu thành của sản xuất chính, sản xuất phụ và sản xuất phù trợ

Thứ tư, hệ thống sản xuất phải tạo điều kiện gắn trực tiếp hoạt động quản trị và hoạt động sản xuất.

b. Phân phối

Phân phối được hiểu là một tiến trình mà cung cấp sản phẩm, dịch vụ đến tay người tiêu dùng hoặc người sử dụng cuối cùng thông qua các phối thức phân phối trung gian.

Theo đó, nhà phân phối chính là đơn vị trung gian giúp kết nối các sản phẩm của công ty đến đại lý và người tiêu dùng. Có thể hiểu đại khái nhà phân phối là đơn vị mua hàng từ công ty sản xuất. Sau đó trữ hàng trong kho bán lại cho các đại lý hoặc những nhà phân phối nhỏ lẻ hơn.
Từ khái niệm này ta thấy vai trò của nhà phân phối là rất quan trọng đối với những công ty, doanh nghiệp sản xuất. Đặc biệt là những nhà phân phối cấp 1 có “quyền lực” cực lớn. Trong một số trường hợp nếu không được quản lý chặt chẽ. Các nhà phân phối độc lập có thể nâng giá bán. Hoặc thậm chí là liên kết làm giá và nhiều khi doanh nghiệp sản xuất cũng không thể can thiệp nổi.

5. Hoạch định quyết sách phi trình tự hóa

Đối với quyết sách phi trình tự, phương pháp xử lý truyền thống là dựa vào kinh nghiệm, khả nãng quan sát trực giác và tinh thần sáng tạo của người ra quyết sách để quyết định. Vì vậy, cần phải lựa chọn nhân tài và tiến hành việc đào tạo về chuyên môn để nâng.cao kỹ năng quyết sách của nhà quản lý. Đồng thời, khi thiết kế tổ chức, cần thiết lập một đơn vị thực hiện chức năng quyết sách để phân chia rõ ràng chức năng quyết sách trình tự và quyết sách phi trình tự nhằm đảm bảo cho các loại quyết sách này được quan tâm đúng mức. Phương pháp hiện đại thuộc quyết sách phi trình tự hóa lại lựa chọn kỹ thuật giải quyết vấn đề theo kiểu thãm dò, sử dụng máy tính điện tử vào quá trình mô phỏng tư duy con người và giải quyết vấn đề, làm cho quyết sách này cũng có thể từng bước thực hiện tự động hóa.

Trên đây là nội dung Luật LVN Group sưu tầm và biên soạn. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.0191 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Luật LVN Group (Sưu tầm và Biên soạn)

Công ty Luật LVN - Địa chỉ: Số 16B Nguyễn Thái Học, Yết Kiêu, Hà Đông, Hà Nội, Việt Nam