Credit note là gì? Nội dung credit note trong xuất nhập khẩu, kế toán

1. Khái niệm Credit note là gì? 

Credit note là một khái niệm được sử dụng rất phổ biến trong lĩnh vực thương mại, đây là một loại chứng từ được người bán sử dụng trong trường hợp khi các bên giao dịch nhưng người mua hàng hóa lại không nhận được hàng hóa từ người bán hoặc là trường hợp người mua hàng hóa trả lại hàng hóa cho bên bán vì hàng hóa bị lỗi, bị hỏng. Ngoài ra trong một số trường hợp cũng có thể sử dụng loại chứng từ thương mại này đối với những trường hợp giao dịch mua bán hàng hóa mà người mua hàng hóa trả tiền hàng hóa nhiều hơn số tiền mà người mua phải trả được ghi trên hóa đơn. Trong trường hợp này người bán hàng hóa sẽ sử dụng Credit note để làm căn cứ chi trả lại cho người mua hàng hóa số tiền thừa, đối với trường hợp này người mua hàng hóa có thể nhận lại số tiền thừa bằng tiền mặt, có thể nhận phần tiền thừa bằng một mặt hàng ngang giá với số tiền thừa hoặc người mua có thể được quyền sử dụng chứng từ Credit note trả để người mua có thể sử dụng để mua hàng hóa của khách hàng sau này. Hình thức sử dụng các loại chứng từ Credit note này cũng một phần giúp cho người bán hàng có thể kích cầu tiêu dùng của người mua và là một trong những biện pháp để khách hàng quay trở lại để sử dụng sản phẩm của mình.

2. Những trường hợp được và không được sử dụng Credit note

2.1 Những trường hợp được sử dụng chứng từ Credit note 

Như đã phân tích ở trên Credit note là một loại chứng từ được bên bán hàng hóa phát hành, loại chứng từ này được sử dụng trong những trường hợp như sau: 

– Chứng từ này được sử dụng trong trường hợp người mua hàng hóa có căn cứ cho rằng sản phẩm mình nhận được từ bên bán không đúng chất lượng, yêu cầu mà các bên đã cam kết trong nội dung của hợp đồng mua bán và người mua yêu cầu phải có trách nhiệm hoàn trả lại cho người bán số tiền tương ứng với số lượng hàng hóa không đáp ứng yêu cầu. Khi phát sinh trường hợp này thì người bán sẽ có trách nhiệm chi trả số tiền cho người mua và số tiền chi trả sẽ dựa vào hóa đơn mua hàng và đối chiếu với chứng từ credit note (có thể hiểu là khi thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa thì bên bán sẽ xuất hóa đơn cho người mua và bên bán sẽ giữ lại chứng từ credit note để đối chiếu khi có phát sinh yêu cầu trả hàng từ bên mua hàng)

– Chứng từ này cũng được sử dụng trong trường hợp khách hàng trả lại hàng hóa khi có căn cứ cho rằng hàng hóa, sản phẩm mà bên bán bán vẫn còn trong thời hạn bảo hành mà bị hư hỏng. Chứng từ này được người bán sử dụng để nhằm mục đích để đối chiếu với người mua về giá trị hàng hóa mà người mua đề nghị trả. Đối với trường hợp người mua đề nghị trả lại hàng hóa thì người bán sẽ dựa vào những số liệu được thể hiện trên chứng từ Credit note để có thể hoàn trả lại tiền cho khách hàng theo số lượng hàng hóa đã trả về. 

2.2 Các trường hợp không được dùng chứng từ Credit note

– Chứng từ Credit note không được sử dụng như một loại giấy tờ để bảo lãnh hàng hóa. Như đã phân tích ở mục trên người bán chỉ phải chịu trách nhiệm khi hàng hóa mà họ cung cấp không đúng với những nội dung đã được cam kết trong hợp đồng. Do đó chứng từ Credit note chỉ được người bán cung cấp trong một số trường hợp và nó không được hiểu là loại giấy tờ bảo lãnh về hàng hóa để người mua có thể yêu cầu hoàn trả trong mọi trường hợp. 

– Chứng từ này cũng không phải là loại chứng từ được sử dụng để xác định tỷ lệ giảm giá chính xác. Trong một số trường hợp người mua hàng hóa có thể sử dụng chứng từ để mua hàng hóa cho những lần mua hàng sau (đây có thể được coi là một biện pháp kích cầu tiêu dùng để kích thích người mua hành có thể quay trở lại mua hàng hóa của bên mua trong tương lai), tuy nhiên số lượng khách hàng được trừ cho lần mua sau sẽ phải được thể hiện đầy đủ trong nội dung của chứng từ. 

3. Những nội dung được thể hiện trên chứng từ Credit note

Thông thường trên một chứng từ Credit note sẽ có những nội dung cơ bản như sau: 

– Thông tin về tên và địa chỉ của người cung cấp chứng từ (bên bán) – thông tin này phải theo thông tin trên giấy tờ pháp lý mà người cung cấp đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền; thông tin về mã số thuế hàng hóa và dịch vụ (GSTIN) của người cung cấp chứng từ; 

– Bản chất/tính chất của loại giấy tờ; 

– Số seri của Credit note, số này được người bán hàng thể hiện bằng một dãy bao gồm chữ và số. Mục đích của số này là để thể hiện tính duy nhất trong một khoảng thời gian 1 năm tài chính; 

– Ngày người bán hàng phát hành chứng từ Credit note; 

– Thông tin của người mua hàng hóa, bao gồm những thông tin sau: 

• Tên và địa chỉ của người mua hàng hóa, nếu trường hợp là các tổ chức thì phải ghi thông tin theo đúng thông tin mà tổ chức này đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền; 
• Số ID hoặc số GSTIN của người mua hàng hóa

– Thông tin về thời điểm mà người bán hàng hóa xuất hóa đơn và số seri

– Giá trị của số lượng hàng hóa được thể hiện trong hợp đồng của các bên làm căn cứ để xác định thuế tính cho loại hàng hóa được thể hiện trong hợp đồng mua bán giữa các bên; 

– Chữ ký của người bán hàng/nhà cung cấp hoặc có thể là bên được người bán hàng ủy quyền (người bán hành có thể sử dụng chữ ký số để ký trên loại chứng từ Credit note này).

Trên đây là nội dung Luật LVN Group đã sưu tầm và biên soạn. Trường hợp Quý khách hàng còn bất cứ vướng mắc gì về nội dung trên Quý khách hàng có thể vui lòng liên hệ trực tiếp với bộ phận Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua số tổng đài: 1900.0191 để được tư vấn trực tiếp. Rất mong nhận được sự hợp tác từ Quý khách hàng. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!