1. Khái niệm thông tin
Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết.
Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp tất cả các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian với các khách thể quản lý.
Thông tin quản lý nhà nước rất đa dạng, trong đó thông tin pháp lý chiếm vị trí đặc biệt bên cạnh những thông tin phản ánh việc triển khai và kết quả của quá trình quản lý xã hội. Thông tin pháp lý tạo điều kiện để các cơ quan hoạt động đúng pháp luật hiện hành, còn thông tin thực tiễn cho phép các cơ quan tiếp cận được thường xuyên các nhu cầu về xã hội, với đời sống chính trị – kinh tế của đất nước.
2. Vai trò của thông tin
– Thứ nhất, thông tin là tiềm năng, là nguồn lực quan trọng và trở thành nhu cầu thường xuyên trong đời sống xã hội, trong hoạt động của Đoàn.
– Thứ hai, thông tin là đối tượng lao động của cán bộ, công chức trong cơ quan nhà nước, là công cụ đắc lực của người lãnh đạo, quản lý.
– Thứ ba, thông tin là cơ sở khoa học để Ban Chấp hành, Ban thường vụ, Bí thư, Phó bí thư, Thủ trưởng cơ quan chuyên trách ban hành các quyết định, các chủ trương công tác đói với công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi, trong quản lý điều hành công việc hàng ngày. Trong hoạt động Đoàn khối lượng thông tin không ngừng tăng lên, do vậy, trong công tác văn phòng phải tổ chức tốt việc thu nhận thông tin, xử lý và khai thác thông tin.
3. Phân loại và yêu cầu chất lượng thông tin
Để xử lý tốt các thông tin cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin một cách khoa học. Thông tin có thể phân loại theo các tiêu chí sau:
3.1. Phân loại theo kênh tiếp nhận
– Thông tin có hệ thống: là những thông tin được cập nhật theo những chu kỳ hệ thống đã định sẵn như bản tin hàng tuần, báo cáo tháng, quý, hàng năm…
– Thông tin không hệ thống: thông tin không định kỳ, được cập nhật ngẫu nhiên, thường có liên quan đến những việc bất ngờ xảy ra không thể lường trước được trong quá trình hoạt động, song đòi hỏi phải có sự can thiệp giải quyết của người nhận tin.
3.2. Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin
– Thông tin tra cứu: những nội dung tài liệu có tính quy ước, VD: những thông tin pháp lý chứa đựng trong các văn bản quy phạm pháp luật, thông tin về thành tựu khoa học kỹ thuật…
– Thông tin báo cáo: tình hình sự kiện, hoạt động. Các nhà quản lý cần được cung cấp các bản tin hàng ngày, hàng tuần, báo cáo tháng, quý…
3.3. Phân loại theo phạm vi cùa lĩnh vực hoạt động
– Thông tin kinh tế: những thông tin phản ánh quá trình hoạt động mọi mặt của lĩnh vực hoạt động kinh tế như công nghiệp, nông nghiệp, thương mại, giao thông vận tải, dịch vụ, đầu tư xây dựng, tài chính ngân hàng, giá cả, thị trường…
– Thông tin chính trị-xã hội: những thông tin liên quan đến tình hình văn hoá, giáo dục, y tế, dân số, môi trường, an ninh quốc phòng, ngoại giao…
3.4. Theo tính chất thời điểm nội dung
– Thông tin quá khứ.
– Thông tin hiện hành.
– Thông tin dự báo.
3.5. Phân loại thông tin theo các tiêu chí khác
– Theo quan hệ quản lý: thông tin từ trên xuống dưới, thông tin từ dưới lên trên, thông tin ngang, thông tin liên lạc đan chéo.
– Theo nguồn thông tin: thông tin chính thức, thông tin không chính thức.
4. Những nguyên tắc và quy trình tổ chức thông tin
– Bước một, xác định nhu cầu thông tin, xây dựng và tổ chức nguồn thông tin. Căn cứ vào yêu cầu của lãnh đạo và quản lý về thông tin, tiến hành xây dựng và tổ chức nguồn tin. Tìm cách hiểu một cách chính xác yêu cầu của người lãnh đạo hoặc bộ phận cần cung cấp tin bằng cách trả lời các câu hỏi:
+ Yêu cầu cung cấp thông tin về vấn đề gì?
+ Phạm vi thông tin cần phải cung cấp?
+ Thời gian cho phép để có thể thu thập và chuẩn bị thông tin.
+ Hình thức cung cấp tin (Bằng văn bản hoặc sao chụp các tài liệu hoặc báo cáo trực tiếp).
– Bước hai, thu thập thông tin. Các nguồn thông tin được thu thập qua nhiều kênh và dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm:
+ Thu thập thông tin qua chế độ thông tin báo cáo;
+ Thu thập thông tin qua các chủ trương công tác, các văn bản chỉ đạo của cấp trên. Đây là nguồn thông tin chính thức, quan trọng hàng đầu;
+ Thu thập thông tin qua hội ý, giao ban, hội nghị;
+ Thu thập thông tin qua khảo sát thực tế;
+ Thu thập thông tin qua số liệu thống kê;
+ Thu thập thông tin qua công văn, giấy tờ hàng ngày;
+ Thu thập thông tin qua các nguồn thông tin đại chúng;
– Bước ba, nghiên cứu, phân tích và xử lý thông tin. Thông tin sau khi thu thập phải được xử lý, nghĩa là thông tin phải được kiểm tra, phân tích, đánh giá, xác định đối tượng cần khai thác, sử đụng, xử lý về kỹ thuật, bảo quản, lưu trữ. Phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin, tính hợp lý của các tài liệu, số liệu: xác định độ tin cậy của các nguồn tin, lý giải được sự mâu thuẫn giữa các thông tin (nếu có) và chọn ra những thông tin đầy đủ hơn, có độ tin cậy cao hơn, chỉnh lý chính xác tài liệu, số liệu.
– Bước bốn, cung cấp và phổ biến, vận dụng thông tin. Thông tin chỉ thực sự có ích, có hiệu quả khi nó được cung cấp cho các đối tượng cần thiết để sử dụng và khai thác phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của cơ quan, đơn vị.
Quy trình công tác thông tin gồm bốn bước nêu trên phải là một chu trình khép kín, liên hoàn và càng ngắn bao nhiêu thì hiệu quả công tác thông tin càng lớn bấy nhiêu.
5. Thu thập, chuẩn bị, xử lý, cung cấp thông tin trong hoạt động của Đoàn Thanh niên
5.1 Thu thập và chuẩn bị thông tin
Thu thập nguyên nghĩa là tìm kiếm, góp nhặt và tập hợp lại. Thu thập thông tin là quá trình tập hợp thông tin theo những tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ những vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực nhất định.
Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn thông tin, thực hiện tập họp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã được định trước. Như vậy thu thập thông tin là hoạt động có tính mục đích. Quá trình thu thập thông tin phải giải đáp cụ thể các câu hỏi: Thông tin này thu thập để làm gì, phục vụ cho công việc gì, liên quan đến những khía cạnh nào của vấn đề?
Thu thập thông tin có tính đa dạng về phương pháp, cách thức. Tùy theo yêu cầu về thông tin, nguồn lực mà có thể áp dụng các phương pháp, cách thức thu thập thông tin cho phù hợp.
Thu thập thông tin có thể tìm kiếm từ các nguồn, kênh thông tin khác nhau. Mỗi kênh thông tin có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với mỗi loại thông tin cần thu thập. Việc lựa chọn nguồn thông tin thích họp bảo đảm hiệu quả quá ưình thu thập thông tin và chất lượng của thông tin;
Thu thập thông tin là một quá trình liên tục, nhằm bổ sung, hoàn chỉnh thông tin cần thiết.
Thu thập thông tin chịu tác động của nhiều nhân tố về kỹ năng thu thập thông tin, kỹ năng sử dụng các phương pháp, cách thức thu thập thông tin.
Thu thập thông tin là một khâu trong quá trình thông tin của một tổ chức. Thu thập thông tin gắn với yếu tố đầu vào của tổ chức. Thu thập thông tin không tách rời quá trình xử lý thông tin, nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động của tổ chức.
5.2. Xử lý thông tin
Xử lý thông tin là hoạt động phân tích, phân loại thông tin theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định, trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp giải quyết công việc.
Xử lý thông tin là quá trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin theo mục đích, yêu cầu xác định. Đây là công việc bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng thông tin, tránh sự quá tải, nhiễu thông tin.
Xử lý thông tin là việc sắp xếp, phân tích các dữ liệu có được theo yêu cầu, tiêu chí cụ thể một cách khoa học, chính xác, khách quan nhằm cung cấp những cơ sở để xem xét, giải quyết một vấn đề.
Thông qua việc kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các tài liệu, số liệu; hệ thống hóa, phân tích tổng hợp số liệu, tài liệu; chỉnh lý chính xác số liệu, tài liệu để chúng phản ánh được tình hình, xác định đúng bản chất của các sự việc, các hoạt động, từ đó đưa ra các giải pháp, phương án cho các quyết định quản lý dưới các hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giải quyết, ban hành các văn bản thích hợp. Đây là khâu then chốt, phản ánh nội dung trọng tâm hoặc kết quả cần đạt tới của quy trình thông tin, bởi lẽ kết quả của nó là tạo lập những thông tin mới phục vụ trực tiếp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Chính điều đó làm cho hoạt động xử lý thông tin khác biệt với hoạt động lưu trữ, thư viện, bảo tàng, mặc dù trong mọi hoạt động này đều tiến hành công tác thu thập, xử lý, bảo quản và tổ chức sử dụng thông tin.
Trong thời đại ngày nay việc xử lý thông tin không chỉ được thực hiện bằng mỗi trí tuệ con người, mà còn được trợ giúp bởi nhiều thiết bị kỹ thuật ngày càng hiện đại và “thông minh hơn”. Điều đó cũng đòi hỏi, người xử lý thông tin phải đạt tới những trình độ nhất định và ngày càng phải tự hoàn thiện mình, nâng cao tri thức chuyên môn.
Ket quả của việc xử lý thông tin trong yêu cầu hiện nay là phải góp phần tạo ra những quyết định đúng đắn và sự năng động của cơ quan, tổ chức trong cạnh tranh. Nó phải giúp cho các cấp quản lý đạt tới sự sáng tạo, dự báo vấn đề nảy sinh và giải quyết các vấn đề.
– Việc xử lý thông tin còn có khả năng tạo ra những thông tin mới hoặc bổ sung những thông tin mà trước đó chưa được biết đến.
– Chất lượng thông tin mà người xử lý cung cấp tới đối tượng tiếp nhận có thể bị tác động bởi nhiều yếu tố như trình độ, sự nhạy bén trong phân tích, thái độ khách quan….
Để thông tin có thể hỗ trợ hiệu quả nhất trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thì việc xử lý thông tin phải đảm bảo các điều kiện sau:
– Tổ chức mạng lưới thông tin phù hợp để bổ sung cho nhau. Trong điều kiện hiện nay, khi các máy tính được kết nối mạng thì thông tin, số liệu phát sinh ở các phòng, ban cần được phản ánh về trung tâm xử lý dữ liệu, không để xảy ra chậm trễ, sai lệch, không ăn khớp với nhau;
– Nhân sự trong cơ quan phải hiểu công việc và nắm vững chu trình, mục đích xử lý thông tin. Muốn vậy, họ phải làm công việc của mình một cách nghiêm túc, gắn bó với ê kíp trong cơ quan, đơn vị của mình.
5.3. Cung cấp thông tin trong hoạt động Đoàn Thanh niên
* Tập trung tham mưu nâng cao chất lượng công tác báo cáo, đặc biệt là việc thu thập, xử lý số liệu công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi
– Đảm bảo công tác thông tin, báo cáo định kỳ theo quy định: Yêu cầu cốt yếu để xây dựng được báo cáo là chất liệu. Vì vậy, để nâng cao chất lượng công tác báo cáo, trước hết cần đảm bảo có đủ thông tin cần thiết. Cần tích cực, chủ động đôn đốc việc thực hiện báo cáo định kỳ theo đúng quy định. Thực hiện nghiêm túc “Quy định chế độ thông tin, báo cáo trong hệ thong Đoàn TNCS Hồ Chí Minh” của Ban Bí thư Trung ương Đoàn (ban hành kèm theo Quyết định số 3097-QD/TWDTN ngày 23/4/2012).
– Xây dựng, hướng dẫn và kiên trì thực hiện quy trình viết báo cáo:
Tình trạng phổ biến trong viết báo cáo là viết các đánh giá, nhận định trước, sau đó mới bổ sung số liệu minh họa. Điều này làm hạn chế đi những đánh giá chính xác, khách quan, dẫn đến báo cáo thường chung chung, nội dung giống nhau, nặng về liệt kê hơn là nhận định. Đe khắc phục tình trạng này, cần xây dựng quy trình viết báo cáo, hướng dẫn các cấp bộ đoàn kiên trì thực hiện quy trình này.
– Thu thập, xử lý thông tin chính xác, chất lượng: Chất lượng của các báo cáo phụ thuộc rất nhiều vào số liệu và tính chính xác của thông tin được cung cấp. Do vậy, cần bám sát các nhiệm vụ, giải pháp, chỉ tiêu công tác được xác định trong Nghị quyết Đại hội Đoàn toàn quốc, trong chương trình công tác hằng năm để thiết kế phụ lục phù hợp theo hướng ngắn gọn, đầy đủ thông tin cần thiết. Việc kiểm tra tính xác thực của thông tin và số liệu là cần phải được làm cẩn thận, chi tiết.
* Tăng tính kết nối, hướng dẫn của Văn phòng Đoàn cấp trên với Văn phòng Đoàn cấp dưới
Hiện nay, sự kết nối thông tin, hướng dẫn nghiệp vụ giữa Văn phòng Đoàn cấp trên với Văn phòng Đoàn cấp dưới mặc dù đã có nhiều chuyển biến tích cực nhưng vẫn chưa đáp ứng yêu cầu. Hơn nữa, đội ngũ cán bộ lam công tác văn phòng của các cấp bộ đoàn luân chuyển nhanh, nhiều cán bộ mới thiếu kinh nghiệm công tác, thiếu thông tin nên việc thực hiện nhiệm vụ còn gặp những khó khăn nhất định. Đe khắc phục tình trạng này, cần tăng cường sự kết nối, hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đoàn tới các cấp bộ đoàn, trong đó tập trung vào các nội dung cơ bản sau:
– Phân công cán bộ phụ trách theo dõi các cụm hoạt động: Đe nắm bắt sâu sát hơn hoạt động của các cấp bộ đoàn, cơ sự theo dõi, liên hệ kịp thời để trao đổi, định hướng, hướng dẫn và đôn đốc công việc, cần phân công các cán bộ của Văn phòng phụ trách theo dõi các cụm hoạt động. Mỗi cán bộ phụ trách cụm cần thường xuyên liên hệ, trao đổi công tác và nắm bắt hoạt động của các tỉnh, thành đoàn, đoàn trực thuộc trong cụm, phản ánh kịp thời tới lãnh đạo Văn phòng. Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Đoàn các cấp về những vấn đề phát sinh trong công tác của các cụm được phân công phụ trách. Có thể nghiên cứu thực hiện và duy trì một số hình thức mới thông qua ứng dụng công nghệ thông tin, cụ thể như qua yahoo messenger, qua mạng xã hội (facebook, twitter…), qua gmail…
– Thực hiện tập huấn định kỳ cho đội ngũ cán bộ làm công tác Văn phòng các cấp: Đây là giải pháp quan trọng, góp phần trang bị thêm kiến thức, kỹ năng công tác cho đội ngũ cán bộ làm công tác Văn phòng. Đồng thời, tập huấn cũng là dịp để các bộ làm công tác Văn phòng giao lưu, học hỏi kinh nghiệm công tác và phản ánh, để xuất các nội dung, giải pháp hiệu quả góp phần nâng cao chất lượng công tác Văn phòng.
* Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thông tin, tổng hợp, báo cáo
Ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao chất lượng hoạt động đang là một yêu cầu quan trọng được đặt ra với hệ thống Văn phòng Đoàn các cấp. Trong điều kiện khối lượng văn bản, công việc hằng ngày của Văn phòng ngày càng lớn thì ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp giảm thiểu thời gian xử lý công việc, tránh quên việc, sót việc và nâng cao chất lượng thực hiện nhiệm vụ. Một số giải pháp sau cần được lưu tâm:
– Tăng cường sử dụng email, thiệt lập một số groupmail trong trao đổi công việc: Việc sử dụng email sẽ giúp giảm thời gian trao đổi trực tiếp và tăng tính thông tin trong công việc. Văn phòng Trung ương Đoàn và Văn phòng các tỉnh, thành đoàn, đoàn trực thuộc đã có và đã sử dụng email để báo cáo, thông tin, trao đổi công việc (trừ những đơn vị có tính đặc thù và trong một số trường họp cụ thể). Ban Bí thư Trung ương Đoàn đã triển khai “Quy định về việc ban hành văn bản của Đoàn” (ban hành kèm theo Quyết định số 367-QD/TWDTN-VP ngày 29/10/2013), trong đó có quy định về văn bản điện tử, cho phép một số văn bản được sử dụng hình thức giao dịch điện tử, và có giá trị như văn bản giấy. Quy định này góp phần thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trao đổi, hướng dẫn, điều hành công việc.
– Bên cạnh việc sử dụng email công cụ, có thể nghiên cứu xây dựng và sử dụng thường xuyên các groupmail để trao đổi, định hướng xử lý công việc.
– Thí điểm xây dựng phần mềm xử lý, điều hành công việc: Các trọng tâm công tác năm, các nội dung công việc giao cho các ban, đơn vị theo thông báo kết luận hằng tháng, các công việc theo điều hành của thường trực được mã hóa và đưa vào chương trình phần mềm kèm theo phân công đon vị phụ trách, tiến độ. Khi chuẩn bị đến tiến độ hoàn thành công việc, phần mềm tự động gửi thông báo nhắc nhở đến bộ phận thực hiện. Đình kỳ hằng tháng thống kê những nội dung công việc đã thực hiện, những nội dung công việc còn tồn đọng…
Đây là công việc không dễ, bởi cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ và điều kiện thực tế của nhiều tỉnh, thành đoàn, đoàn trực thuộc chưa cho phép ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong tham mưu điều hành, xử lý công việc. Tuy nhiên, tùy điều kiện thực tế, có thể từng bước áp dụng các giải pháp để rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.