1. Đóng dấu treo là gì?

Theo pháp luật doanh nghiệp, con dấu của doanh nghiệp là một đặc trưng của một doanh nghiệp với tư cách pháp lý là một pháp nhân tham gia vào các quan hệ pháp luật độc lập nhằm xác nhận tính hợp pháp của sự tồn tại của pháp nhân đó. Luật doanh nghiệp 2014 trước kia có hẳn một điều khoản quy định về con dấu của doanh nghiệp, tuy nhiên quy định này đã bị bãi bỏ theo Luật doanh nghiệp 2020 mới, theo đó không áp dụng những quy định cứng để quản lý dấu doanh nghiệp. Tuy nhiên trong các giao dịch dưới danh nghĩa của doanh nghiệp, dấu vẫn là dấu hiệu để pháp luật công nhận tính hợp pháp của những thỏa thuận, giao dịch đó.

Con dấu được đóng theo nhiều cách, chẳng hạn như đóng dấu giáp lai, đóng dấu treo, dấu nổi. Theo đó, dấu treo là thuật ngữ được sử dụng để chỉ con dấu được đóng theo cách thức là đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính).

Mục đích của dấu treo nhằm để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, cùng với đó là nhằm xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo hồ sơ,  cũng như thay đổi hồ sơ, giấy tờ liên quan. Dấu treo thường được các pháp nhân sử dụng cho các văn bản có nhiều phụ lục kèm theo. Theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 33, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, việc đóng dấu treo trên văn bản giấy sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Như vậy, đóng dấu treo có thể hiểu là một bước quan trọng dùng trong các văn bản khác nhau và thường nằm ở trang đầu tiên của văn bản. Hoặc có thể đóng một phần tên tổ chức, công ty hoặc giấy tờ, phụ lục đi kèm với các giấy tờ chính.

 

2. Khi nào cần sử dụng dấu treo?

Việc đóng dấu treo lên tài liệu không khẳng định được giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định tài liệu được đóng dấu treo là một bộ phận của bản chính và/ hoặc để xác nhận nội dung văn bản, tránh việc giả mạo giấy tờ hay thay đổi tài liệu. Dấu treo được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Tuy nhiên, tùy vào mục đích cụ thể mà dấu treo thường được sử dụng cho các mục đích sau:

– Đánh dấu vào các tài liệu nội bộ để thông báo cho những người có liên quan của tổ chức hoặc công ty về sự tồn tại của tài liệu được đóng dấu.

– Đóng góc bên trái của liên đỏ để xác định thẩm quyền của cơ quan và thông tin chứa trong đó. Đồng thời, hạn chế việc làm giả hồ sơ, giấy tờ khác.

– Khi không có ủy quyền thì ghi rõ mục đích đóng dấu xác nhận vào văn bản này.

– Khi ban hành văn bản hoặc phụ lục phù hợp với quy định của pháp luật.

– Đóng dấu xác nhận trong các hóa đơn và bảng kê đính kèm hóa đơn

Hóa đơn được sử dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức thường đi kèm bảng kê thông tin bổ sung. Việc đóng dấu treo của các hóa đơn này cũng được áp dụng và phải đảm bảo đúng quy định về dấu. Theo quy định hiện hành, mọi hóa đơn giao cho khách hàng đều được đóng dấu treo. Khi đó, bên bán phải đáp ứng điều kiện là có giấy ủy quyền của người đứng đầu tổ chức, công ty. Ngoài ra, người bán phải trực tiếp ký, ghi đầy đủ, rõ ràng họ tên, chức năng, địa chỉ của mình trên hóa đơn.

Đối với hóa đơn bán hàng, việc sử dụng dấu treo không nhất thiết phải xin sự chấp thuận hoặc ủy quyền của người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp mà chỉ cần có sự ủy quyền, chữ ký của người chịu trách nhiệm đóng dấu chứng từ, hóa đơn là có thể xuất cho khách hàng. Tương tự như vậy, bảng kê đính kèm hóa đơn không bắt buộc phải có dấu treo nhưng cần thiết để trở thành căn cứ xác nhận bảng kê đó là một phần của hóa đơn. Như vậy, xác nhận được các thông tin khai trong tờ khai, tránh làm sai lệch hồ sơ, thay đổi thông tin.

Như vậy ta thấy rằng dấu treo được đóng trên văn bản như một tiêu chí của văn bản chính. Vì vậy, việc thực hiện treo dấu khi ban hành các văn bản liên quan đến các hoạt động trong doanh nghiệp, tổ chức,… là rất cần thiết.

 

3. Cách đóng dấu treo chuẩn xác

Nguyên tắc đóng dấu treo được quy định tại Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư. Theo đó, việc đóng dấu treo phải tuân thủ bốn nguyên tắc sau:

– Dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng quy cách và dùng đúng loại mực đỏ theo quy định.

– Khi đóng dấu, dấu phải che khoảng 1/3 chữ ký bên trái.

– Văn bản ban hành kèm theo bản chính hoặc phụ lục: Đóng dấu giáp lai ở trang đầu, che một phần tên cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức hoặc tiêu đề của của phụ lục.

– Việc đóng dấu treo trên văn bản giấy phải do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Theo đó nghĩa vụ quản lý và sử dụng dấu treo trong pháp nhân thuộc về văn thư của tổ chức, cơ quan đó, đặt ra trong việc bảo quan, thực hiện đóng dấu trong đúng quyền hạn của mình.

Đối với từng loại đối tượng của dấu treo, ta có hai cách đóng dấu treo tương ứng:

– Trường hợp dấu treo đóng lên văn bản chính: dấu treo được đóng lên trang đầu, bao trùm một phần tên của pháp nhân có con dấu.

– Trường hợp đóng dấu trên phụ lục: dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục

 

4. Phân biệt đóng dấu treo và đóng dấu giáp lai

Trong khi dấu treo là thuật ngữ được sử dụng để chỉ con dấu được đóng theo cách thức là đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính), thì đóng dấu giáp lai lại là cách đóng con dấu pháp nhân để đóng lên mép phải của các tờ trong một văn bản, mỗi mép văn bản đều có một phần của con dấu sao cho khi ghép tất cả các tờ văn bản đó tạo thành hình con dấu hoàn chỉnh của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức. 

Dấu giáp lai được sử dụng cho mọi loại tài liệu của pháp nhân có từ hai tờ trở lên nhằm mục đích xác thực số tờ, thứ tự các tờ trong tài liệu, ngăn việc thay đổi hay giả mạo, cắt xén, thêm bớt nội dung của tài liệu đó.

Như vậy, đối tượng và mục đích đóng dấu giáp lai có sự khác biệt khi so sánh với dấu treo. Đóng dấu giáp lai không nhằm mục đích xác thực bản chính hoặc bản sao của một loại tài liệu được ủy quyền hoặc không cần được ủy quyền để đóng dấu của pháp nhân như dấu treo mà nhằm mục đích xác thực số lượng và thứ tự của các trang trong cùng một tài liệu. Đối tượng văn bản đóng dấu giáp lai cũng rộng hơn nhiều so với phạm vi của dấu treo (bản chính và sao y bản chính của các văn bản hành chính, văn bản nội bộ, hợp đồng – phụ lục, hóa đơn và chứng từ kế toán).

Người ta đóng dấu giáp lai cũng khác với cách đóng dấu treo. Khi đóng giáp lai, người đóng dấu xòe các tờ của văn bản thành hình cánh quạt hoặc bằng cách xếp chồng các mép giấy song song với nhau sau đó đóng dấu vào giữa mép phải của các tờ, trùm lên một phần của tất cả các tờ giấy (tối đa 05 tờ văn bản cho một lần đóng dấu).

Về mặt pháp lý, dấu treo có giá trị tương tự như hoạt động “công chứng – chứng thực”, bởi nó nhằm thừa nhận tài liệu được đóng dấu treo do một cơ quan, doanh nghiệp hoặc tổ chức ban hành hoặc nó có ý nghĩa xác nhận đó là một bộ phận của văn bản chính. Trong khi đó, dấu giáp lai chỉ có chức năng xác thực số tờ và thứ tự các phần của văn bản theo thứ tự nhất định.

Trên đây là nội dung tư vấn của Luật LVN Group về dấu treo và cách sử dụng dấu treo trong thực tiễn hoạt động của pháp nhân. Xin cảm ơn quý bạn đọc đã theo dõi và ủng hộ.