Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.0191
————————————————
DỰ THẢO QUY CHẾ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VÀ THÔNG TIN CÔNG TY CỔ PHẦN
CHƯƠNG I
NHỮNG NGUYÊN TẮC CHUNG
Điều 1 – Những căn cứ pháp lý
Quy chế về công tác quản lý hành chính và bảo mật, bảo mật, lưu trữ thông tin của Công ty Cổ phần …. được xây dựng dựa trên những căn cứ pháp lý sau đây:
1.1- Luật Doanh nghiệp đã được Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua tại kỳ họp thứ 5 Quốc hội khoá IX ngày .././20…;
1.2- Nghị định s…/20…/NĐ – CP ngày ../../20…. của Chính phủ “Hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp”;
1.3- Nghị định số …./20…./NĐ-CP ngày 1…./…/20…về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số …./20…./NĐ-CP ngày …../…/20….hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp;
1.4- Luật Phòng cháy chữa cháy đã được Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua tại kỳ họp thứ 9 Quốc hội khoá X ngày …../…/20….;
1.5- Nghị định số …./20…./NĐ – CP ngày …./…..20… của Chính Phủ “Về quản lý và sử dụng con dấu” và các văn bản hướng dẫn có liên quan;
1.6- Qui chế về tổ chức và hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát; Quy chế Giám đốc Công ty Cổ phần …..
Điều 2 – Phạm vi điều chỉnh
2.1- Qui chế này điều chỉnh các hoạt động thuộc công tác quản lý hành chính và bảo mật, lưu trữ thông tin của Công ty Cổ phần ….;
2.2 – Công tác quản lý hành chính và bảo mật, lưu trữ thông tin của các chi nhánh Công ty hoặc các Văn phòng đại diện thành lập tại các địa phương khác được điều chỉnh theo một qui định riêng phù hợp với điều kiện cụ thể của từng địa phương nhưng không được trái với những điều có liên quan trong qui chế này.
Điều 3 – Đối tượng điều chỉnh
Đối tượng điều chỉnh của quy chế này bao gồm:
3.1- Việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty;
3.2- Quản lý các văn bản hành chính;
3.3- Quản lý cháy nổ, vệ sinh môi trường trong Công ty;
3.4- Trang phục làm việc, tác phong khi giao tiếp, làm việc của mọi cán bộ, công nhân viên trong Công ty
3.5- Quản lý và lưu trữ các hợp đồng kinh tế;
3.6- Quản lý và sử dụng hệ thống thông tin điện tử;
3.7- Công tác bảo mật, bảo vệ;
3.8- Lưu trữ thông tin.
CHƯƠNG II
QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH TRONG CÔNG TY
Điều 4- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty
4.1- Các con dấu sử dụng trong Công ty như sau:
a. Dấu tròn, có nội dung:”Công ty Cổ phần …” thể hiện pháp nhân của Công ty được khắc và sử dụng theo qui định của Bộ Công an;
b. Dấu vuông, tên và mã số thuế của Công ty;
c. Dấu chức danh và tên các cán bộ quản lý, gồm: Giám đốc, các Phó Giám đốc, Trưởng các phòng ban/đơn vị của Công ty.
d. Dấu xác nhận “Đã thu tiền”, “Đã thanh toán”, “Đã ra cổng”, “Công văn đi”, “Công văn đến”…;
e. Dấu giao dịch “Kính gửi”, “Kính biếu”….
4.2- Dấu tròn biểu hiện pháp nhân của Công ty, chỉ được sử dụng đóng vào các văn bản có chữ ký của Giám đốc Công ty. Các Phó Giám đốc, Trưởng các phòng ban/đơn vị chỉ được ký, đóng dấu Công ty vào các văn bản thuộc phạm vi được Giám đốc uỷ quyền. Dấu tròn được đóng trùm lên 1/3 phía bên trái chữ ký của cán bộ được quyền ký văn bản;
4.3- Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm quản lý bảo đảm sự an toàn tuyệt đối và sử dụng con dấu đúng qui định của Pháp luật;
4.4- Dấu chức danh và tên cán bộ quản lý được đóng vào các văn bản, công văn đã có dấu tròn của Công ty hoặc các văn bản khác không có dấu tròn của công ty do cán bộ có dấu tên quyết định;
4.5- Dấu vuông, tên Công ty do Phòng Hành chính quản lý được sử dụng để đóng vào phía trên, góc bên trái của các văn bản giao dịch như: thư trao đổi, các bản fax của nhân viên chuyên môn, Trưởng các phòng ban/đơn vị trao đổi với đối tác không theo hình thức công văn;
4.6- Dấu xác nhận “Đã thu tiền”, “Đã thanh toán” do Phòng Kế toán – Tài chính quản lý và đóng vào các hoá đơn, phiếu thu, các bản thanh toán (nếu cần thiết) .
4.7- Dấu xác nhận “Đã ra cổng” do Thường trực cổng Công ty/ Công trường/ Nhà máy quản lý và sử dụng để đóng vào các phiếu xuất kho, các hoá đơn do khách hàng xuất trình khi lấy hàng hoá, vật tư, tài sản sau khi đã kiểm tra;
4.8- Các dấu giao dịch khác do Phòng Hành chính quản lý và sử dụng trong những trường hợp cần thiết do Trưởng phòng Hành chính quyết định.
Điều 5- Quản lý các văn bản hành chính
5.1- Các văn bản hành chính phục vụ công tác quản lý của Công ty Cổ phần ….:
a. Công văn đi, công văn đến;
b. Các quyết định của Hội đồng quản trị, Giám đốc Công ty;
c. Các thông báo của Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Giám đốc, các Phó Giám đốc; Trưởng các phòng ban/đơn vị;
d. Các bản fax đi, fax đến;
e. Thư gửi qua Email.
5.2- Công văn đi là công văn do Công ty gửi cho các cơ quan quản lý nhà nước và các đối tác, bạn hàng. Trình tự lập, duyệt các công văn đi như sau:
a. Phòng, ban nghiệp vụ có liên quan đến nội dung công văn có trách nhiệm dự thảo công văn;
b. Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm xem, sửa về văn phạm, hình thức và trao đổi lại với phòng, ban soạn thảo về nội dung (nếu có);
c. In và trình Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc được uỷ quyền) duyệt;
d. Sau khi bản thảo được duyệt, Phòng Hành chính in bản chính, xin chữ ký, đóng dấu điền số, ngày, tháng, năm và có trách nhiệm chuyển tới nơi cần gửi;
e. Ngay sau khi đã điền số công văn, phải vào sổ công văn đi và lưu 01 (một) bản chính;
f. Các bản thảo công văn được duyệt phải được lưu kèm bản chính của công văn đã gửi;
g. Quy định về ký hiệu của công văn đi như sau:
Các công văn đi phải có số công văn, ký hiệu năm, ký hiệu công văn, ký hiệu phòng ban dự thảo công văn, tên Công ty và trích yếu công văn. Số công văn là số thứ tự của công văn trong năm ghi 03 (ba) chữ số, ký hiệu năm là hai số cuối cùng của năm. Ký hiệu các đơn vị, phòng dự thảo công văn qui định như sau:
§ Phòng Hành chính: HC;
§ Phòng Tổ chức lao động TC
§ Phòng Kế toán – Tài chính: KT
§ Phòng Quản lý Đầu tư-Xây dựng XD;
§ Phòng Kinh doanh thị trường KD
§ Hội đồng quản trị: HĐQT
Ví dụ: Công văn số 005/05/CV/ KT, V/v: “Đề nghị thanh toán tiền hàng” là công văn đề nghị thanh toán công nợ, số 005 năm 2005 của Công ty Cổ phần ….. do Phòng Kế toán – Tài chính dự thảo.
5.3- Công văn đến là công văn của các cơ quan quản lý Nhà nước và các đối tác, bạn hàng gửi đến Công ty. Ngay sau khi nhận được công văn gửi đến, văn thư có trách nhiệm ghi sổ công văn đến, đóng dấu “Công văn đến” vào công văn, lập “Phiếu chuyển công văn đến” và gửi cho phòng, ban có liên quan;
5.4- Nhận được “Phiếu chuyển công văn đến”, phòng, ban, đơn vị, bộ phận có liên quan phải ký nhận với văn thư và giải quyết vấn đề được nêu trong công văn. Sau khi tự giải quyết hoặc đề nghị Giám đốc giải quyết, Trưởng các phòng ban/đơn vị có liên quan phải ghi rõ: “Đã giải quyết xong” vào “Phiếu chuyển công văn đến” và gửi bản chính cho Phòng Hành chính lưu trữ;
5.5- Các quyết định của Hội đồng quản trị do Chủ tịch Hội đồng quản trị ký, các quyết định khác của Công ty do Giám đốc ký (hoặc các Phó Giám đốc được uỷ quyền ký thay). Các quyết định phải có số, ký hiệu năm, ký hiệu quyết định, ký hiệu phòng ban/đơn vị dự thảo quyết định, tên Công ty và trích yếu nội dung. Số quyết định là số thứ tự của quyết định trong năm ghi ba chữ số, ký hiệu năm là hai số cuối cùng của năm, ký hiệu quyết định là QĐ. Ví dụ: Quyết định số 010/05/QĐ/GĐ, “V/v: Bổ nhiệm cán bộ” là quyết định số 10 trong năm 2005 của Giám đốc Công ty Cổ phần … về việc bổ nhiệm cán bộ. Quyết định số 004/05/QĐ-HĐQT “V/v: Ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội đồng quản trị” là quyết định số 004 trong năm 2005 của Hội đồng quản trị do Chủ tịch Hội đồng quản trị ký.
5.6- Các Thông báo của Giám đốc, các Phó Giám đốc, Trưởng các phòng ban/đơn vị chỉ sử dụng trong nội bộ Công ty. Các Thông báo tương tự như công văn. Ví dụ: Thông báo số 020/05/TB-KT “V/v: Thanh toán nợ tạm ứng”, là Thông báo số 020/05 của Công ty Cổ phần … do Kế toán trưởng ký. Thông báo được đóng dấu Công ty và lưu trữ tại Phòng Hành chính như với công văn;
5.7- Văn bản của Giám đốc, các Phó Giám đốc, Trưởng các phòng ban/đơn vị… gửi đi các cơ quan Nhà nước và các đối tác qua fax được gọi chung là “bản fax đi”. Các bản fax đi quy định tương tác như công văn đi, chỉ khác về ký hiệu (chữ “CV” được thay bằng chữ “F”). Ví dụ bản fax số 052/05/F/KT, V/v: “Đề nghị thanh toán tiền vận chuyển”, là bản fax số 52 năm 2005 của Công ty Cổ phần ….. do Phòng Kế toán – Tài chính soạn thảo. Nhân viên Văn thư chịu trách nhiệm chuyển tất cả các bản fax đi của Công ty theo bản soạn thảo và số fax nơi nhận do phòng, ban gửi fax cung cấp. Sau khi đã chuyển fax, Văn thư có trách nhiệm kiểm tra kết quả và ghi vào văn bản dòng chữ: “Đã chuyển fax hồi…. giờ…. ngày…. tháng…. năm…”. Bản fax đi được lưu tại Văn thư như công văn đi;
5.8- Văn bản của các cơ quan quản lý nhà nước, các đối tác gửi đến Công ty được gọi là “bản fax đến”. Các bản fax đến được xử lý như công văn đến;
5.9- Văn bản của Công ty gửi đi và văn bản của các nơi khác gửi đến Công ty qua Email được xử lý như qui định đối với các bản fax đi và fax đến.
Điều 6- Quản lý Tổng đài và hệ thống điện thoại.
6.1- Phòng Hành chính chịu trách nhiệm quản lý và bảo đảm sự hoạt động thông suốt trong suốt thời gian làm việc của Tổng đài và hệ thống điện thoại trong Công ty;
6.2- Nhân viên trực Tổng đài phải có thái độ lịch sự, nhã nhặn khi giao tiếp qua điện thoại, phải thường xuyên có mặt để tiếp nhận và chuyển các cuộc gọi đến Trưởng các phòng ban/đơn vị. Mọi cán bộ, nhân viên trong Công ty không được giao nhiệm vụ, không được sử dụng Tổng đài điện thoại
6.3- Khi có điện thoại gọi đến, nhấc điện thoại ở lần reo thứ 2, không được để chuông reo quá lâu. Khi nhận điện thoại, người nhận phải chào người gọi đến và nói rõ phòng ban mình làm, họ tên khi cần thiết hoặc khi được hỏi. Nếu người mà người gọi muốn gặp không có mặt tại văn phòng hoặc người nhận điện thoại không thể tự mình trả lời câu hỏi thì phải ghi lại cẩn thận các thông tin có liên quan của người gọi tới. Các thông tin này phải được chuyển ngay cho người có trách nhiệm.
6.4- Các cuộc gọi điện thoại đường dài của các phòng, ban, bộ phận phải đăng ký qua qua Tổng đài và phải chuẩn bị trước nội dung. Nhân viên trực Tổng đài phải mở sổ ghi lại các cuộc gọi đường dài đã thực hiện và cung cấp cho Giám đốc Công ty khi cần thiết;
6.5- Khi nói chuyện công việc qua điện thoại, phải nói ngắn gọn, súc tích và cố gắng giới hạn trong khoản thời gian dưới 05 phút/lần;
6.6- Các cán bộ quản lý và nhân viên cung ứng vật tư, phát triển thị trường tự trang bị máy điện thoại di động. Công ty trang trải tiền điện thoại cho cán bộ theo mức qui định cho từng chức danh, tính chất công việc cụ thể và qui đinh cho từng thời kỳ.
Điều 7- Quản lý, sử dụng máy vi tính và các máy văn phòng khác:
Công ty trang bị hệ thống máy vi tính và các phần mềm tương ứng cho các phòng chức năng, các đơn vị trực thuộc. Mỗi phòng có nối mạng nội bộ và tự quản lý, nhưng phải theo những nguyên tắc chung như sau:
7.1- Người sử dụng máy vi tính phải chịu trách nhiệm khi sử dụng máy, phần mềm, các thông tin, dữ liệu trên hệ thống máy tính. Người sử dụng không được:
a. Truy cập bất hợp pháp, thay đổi, sao chép hoặc xoá thông tin, dữ liệu trong máy mà không có sự cho phép của người có thẩm quyền;
b. Cài đặt và sử dụng những chương trình khác vào máy tính của Công ty không được sự đồng ý và kiểm tra của người có thẩm quyền;
c. Để lộ hoặc sử dụng dữ liệu cá nhân liên quan vì bất kỳ mục đích gì ngoài mục đích đã đăng ký.
7.2- Các chương trình kiểm tra và chống virus cần được cập nhật thường xuyên. Phải kiểm tra virus trước khi sử dụng bất kỳ đĩa mềm lạ nào.
7.3- Đối với những tài liệu có yêu cầu giữ bí mật phải mã hoá và chỉ có lãnh đạo và người có liên quan trực tiếp mới có quyền biết.
7.4- Các máy móc văn phòng khác, dùng chung cho toàn Công ty được đặt tại phòng Hành chính và do phòng Hành chính quản lý. Không được sử dụng các loại máy văn phòng của Công ty vào mục đích cá nhân. Khi sử dụng máy văn phòng phải ký vào phiếu đăng ký sử dụng.
Điều 8 – Công tác bảo vệ Công ty.
8.1- Tài sản Công ty là văn phòng, máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc, sách báo, hồ sơ tài liệu của Công ty và của đối tác gửi đến Công ty, thông tin khách hàng và đối tác. Bất kỳ một hệ thống nội bộ nào như chương tình ứng dụng, bản vẽ thiết kế… do người lao động phát triển theo yêu cầu công việc của Công ty hoặc yêu cầu của khách hàng trong thời gian làm việc với Công ty đều được coi là tài sản chung của Công ty và mang bản quyền của Công ty.
8.2- Trong phạm vi công việc, cán bộ, công nhân viên được giao nhiệm vụ quan lý, giữ gìn cẩn thận và bảo vệ tài sản chung của Công ty, của khách hàng, đối tác, không tự ý truyền bá, phân phát, sao chép cho bất kỳ một bên thứ ba trong hoặc sau thời gian làm việc với Công ty.
8.3- Không được sử dụng tài sản chung của Công ty, khách hàng, đối tác, vào việc riêng hoặc các mục đích ngoài công việc được giao.
8.4- Cán bộ, công nhân viên không được tự ý đưa tài sản của Công ty, khách hàng, đối tác ra ngoài phạm vi đã được quy định, không được tự ý sửa chữa hoặc có bất kỳ hành vi nào làm thay đổi hiện trạng tài sản mà không được sự cho phép của lãnh đạo Công ty.
8.5- Khi được yêu cầu hoặc chuyển giao công tác, cán bộ công nhân viên phải bàn giao đầy đủ lại cho cấp trên trực tiếp hoặc người được lãnh đạo Công ty chỉ định.
8.6- Trưởng phòng Hành chính là người lãnh đạo trực tiếp bộ phận bảo vệ, chịu trách nhiệm bảo vệ chung toàn Công ty. Bộ phận bảo vệ phải được biên chế đủ người với phẩm chất đạo đức tốt, trung thực và thực hiện nhiệm vụ thường trực, bảo vệ Công ty trong 24/24 giờ các ngày trong năm;
8.2- Bộ phận bảo vệ thuộc các đơn vị trực thuộc, ở các địa bàn khác ngoài Văn phòng Công ty do người đứng đầu các các đơn vị trực thuộc xác định về số lượng, cơ cấu, đề nghị tuyển dụng, quản lý, điều hành;
8.3- Mọi trường hợp mất mát vật tư, tài sản của Công ty, bộ phận bảo vệ phải có trách nhiệm giải trình nguyên nhân. Trường hợp không giải trình được hoặc giải trình không đúng, bộ phận bảo vệ, Trưởng phòng Hành chính, Trưởng các phòng ban/đơn vị liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo quyết định của Giám đốc Công ty;
8.4- Mọi hàng hoá, vật tư, tài sản (trừ các tài sản cá nhân của cán bộ, nhân viên, công nhân trong Công ty mang theo khi đi làm) được chuyển từ Công ty, các đơn vị trực thuộc ra ngoài, nhân viên bảo vệ phải kiểm tra giấy tờ như: Phiếu xuất kho, hoá đơn; lệnh giao hàng,v.v… Khi kiểm tra thực tế xác nhận số hàng chuyển ra đúng với chứng từ, thường trực có trách nhiệm đóng dấu “Hàng đã ra cổng” vào chứng từ của người nhận hàng. Trường hợp hàng chưa ra khỏi cổng, người nhận hàng xuất trình chứng từ đã có dấu nêu trên, nhân viên bảo vệ, thường trực có trách nhiệm giữ lại hàng và báo cáo ngay cho Trưởng phòng Hành chính, Trưởng các phòng ban/đơn vị ban có liên quan để xử lý;
8.5- Khi có khách đến liên hệ, giao dịch với Công ty, thường trực có trách nhiệm hướng dẫn khách vào Phòng khách. Văn thư, lễ tân của Công ty có trách nhiệm thông báo đến các phòng, ban có liên quan ra gặp và làm việc. Trường hợp đặc biệt, khách của Giám đốc, các Phó Giám đốc được tiếp tại Phòng làm việc.
Trong giờ làm việc, người lao động hạn chế tối đa việc tiếp khách cá nhân. Khi cần thiết phải tiếp khách tại nơi quy định (Phòng khách) với thời gian hợp lý; không được làm ảnh hưởng đến công việc của Công ty và mọi người xung quanh. Không tiếp khách tại khu vực công trường đang thi công hoặc nơi làm việc của Văn phòng Công ty.
Nếu không được sự đồng ý của lãnh đạo, không được để khách tiếp cận giấy tờ, tài liệu, hồ sơ của Công ty.
Điều 9 – Trang phục người lao động
9.1- Cán bộ, công nhân viên phải ăn mặc gọn gàng, sạch sẽ, lịch sự, lựa chọn màu sắc phù hợp với công việc đảm nhiệm (áo sơ mi có cổ, quần âu có ly, giầy tây hoặc dép có quai…).
Tuyệt đối không được mặc quần áo không đúng phong cách văn phòng như: áo không cổ, quần áo màu sặc sỡ, quần bò, áo phông, giầy thể thao, quần âu không ly, dép lê đến Công ty hoặc đi giao dịch với khách hàng.
9.2- Trong thời gian có mặt tại Công ty (kể cả khi nghỉ ngơi), cán bộ công nhân viên phải:
a. Đeo thẻ nhân viên;
b. Không uống rượu, bia hoặc sử dụng các chất kích thích khác;
c. Không đánh bài, đánh bạc, cá độ, chơi điện tử hoặc những hành vi tương tự;
d. Không được trong tình trạng say rượu hoặc trang phục cẩu thả;
e. Không được gây mất an ninh, trật tự trong Công ty;
f. Không ăn uống trong giờ làm việc (trừ trường hợp phải tiếp khách hay do công việc yêu cầu);
g. Không hút thuốc lá trong khu vực Công ty, nhất là phòng làm việc, phòng họp hoặc những nơi có biển cấm.
9.3- Nếu phát hiện có người vi phạm những quy định trên hoặc có những hành vi làm ảnh hưởng, gián đoạn công việc của người khác, hoặc diễn ra trước mặt khách đến giao dịch, làm xấu hình ảnh của Công ty thì bất cứ người lao động nào cũng đều có quyền và trách nhiệm nhắc nhở, phê bình và thông báo cho Phòng Hành chính ghi vào Sổ kỷ luật.
Điều 10 – Công tác vệ sinh, môi trường
10.1- Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý lực lượng làm vệ sinh, bảo đảm cho các khu vực làm việc của Công ty luôn luôn sạch sẽ.
10.2- Trưởng các phòng ban/đơn vị ban có trách nhiệm bảo đảm cho khu vực đơn vị mình làm việc luôn luôn sạch, đẹp.
10.3- Rác và các chất thải phải được thải vào đúng nơi qui định và xử lý nghiêm túc theo qui định của pháp luật.
Điều 11 – Công tác Phòng cháy, chữa cháy
11.1- Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra công tác Phòng cháy, chữa cháy theo qui định của pháp luật trong phạm vi Công ty;
11.2- Theo hướng dẫn của Trưởng phòng Hành chính, Trưởng các phòng ban/đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức và kiểm tra việc thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy ở đơn vị mình;
11.3- Khi xẩy ra tình trạng cháy, nổ ở bất kỳ bộ phận nào trong Công ty, Trưởng phòng Hành chính và Trưởng các đơn vị có liên quan phải có mặt và có ngay phương án khắc phục, giải quyết hậu quả;
11.4- Các bộ phận trong Công ty phải được trang bị đầy đủ các phương tiện, dụng cụ phòng cháy, chữa cháy theo qui định của pháp luật.
Điều 12- Quản lý xe con của Công ty
12.1- Xe con của Công ty chỉ được sử dụng vào mục đích đi công tác, tiếp thị chăm sóc khách hàng, quan hệ đối ngoại của Giám đốc, các Phó Giám đốc và việc điều hành, thực hiện dự án đầu tư, các giao dịch phục vụ Công ty của Trưởng các phòng ban/đơn vị;
12.2- Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm quản lý xe, lái xe và điều xe phục vụ công tác. Trong mọi trường hợp, yêu cầu sử dụng xe đi công tác của Giám đốc Công ty phải được ưu tiên giải quyết;
12.3- Lái xe phải luôn luôn sẵn sàng đi công tác và có trách nhiệm kiểm tra, bảo dưỡng để xe thường xuyên hoạt động tốt. Nghiêm cấm việc uống rượu, bia khi trước và trong khi làm nhiệm vụ;
12.4- Lái xe phải đảm bảo có đủ các giấy tờ cần thiết để được lái xe trên đường, phải có mặt tại nơi đón cán bộ trước giờ hẹn ít nhất 10 phút. Trong khi chờ đợi cán bộ làm việc, không được đưa xe đi nơi khác nếu không được người sử dụng xe cho phép.
12.5- Trong mọi trường hợp, không được giao xe cho người khác lái, trừ trường hợp được Trưởng phòng Hành chính chấp thuận.
12.6- Trường hợp đột xuất, xe con của Công ty đã đi công tác vắng, Trưởng phòng ban/đơn vị cần đi giải quyết công việc được phép thuê xe bên ngoài để đi công tác. Việc thuê xe bên ngoài phải được Trưởng phòng Hành chính đồng ý sau khi đã xin ý kiến Giám đốc.
Điều 13 – Các thiết bị cá nhân phục vụ công tác điều hành trang bị cho cán bộ quản lý Công ty
13.1- Phục vụ cho nhu cầu công tác, Công ty sẽ trang bị máy điện thoại di động và máy tính xách tay cho cán bộ quản lý. Các thiết bị này do cá nhân được trang bị quản lý và hạch toán vào công cụ lao động, tài sản cố định của Công ty.
13.2- Chủng loại thiết bị sẽ do Giám đốc Công ty quyết định
13.3- Các thiết bị đã trang bị cho cá nhân phải được sử dụng trong thời gian quy định, đối với điện thoại di động ít nhất 03 (năm); đối với máy tính xách tay ít nhất trong 05(năm) năm. Việc sửa chữa mọi hư hỏng trong quá trình sử dụng do cá nhân được trang bị tự trang trải.
13.4- Công ty thanh toán tiền điện thoại di động cho các cán bộ quản lý và một số cán bộ, kỹ sư, nhân viên thường xuyên phải sử dụng điện thoại di động để phục vụ giao dịch của công ty.
13.5- Định mức chi phí điện thoại di động cho từng chức danh do Giám đốc quy định
13.6- Danh sách cán bộ được công ty chi tiền điện thoại và mức chi hàng tháng có thể bổ sung, thay đổi và do Giám đốc công ty quyết định.
Điều 14 – Chế độ công tác phí
14.1- Công tác phí bao gồm:
a. Tiền mua vé tàu, xe đi từ cơ quan đến nơi công tác và ngược lại
b. Phụ cấp lưu trú.
c. Tiền thuê chỗ ở tại nơi công tác.
d. Tiền khoán công tác phí hàng tháng áp dụng với những cán bộ phải đi công tác thường xuyên nhưng không đủ điều kiện để thanh toán theo ngày.
14.2. Căn cứ vào các quy định của Bộ tài chính và tình hình thực tế của Công ty, Giám đốc sẽ quyết định chế độ công tác phí phù hợp với từng thời kỳ.
CHƯƠNG III
BẢO MẬT TƯ LIỆU THÔNG TIN
Điều 15- Các tài liệu mật của Công ty
15.1- Những tài liệu sau đây được đóng dấu “Mật” trong bản lưu:
a. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác nghiên cứu, triển khai khoa học kỹ thuật;
b. Hồ sơ góp vốn liên doanh, liên kết hoặc góp vốn vào các công ty “con”;
c. Sổ đăng ký cổ đông;
d. Hồ sơ phát hành cổ phiếu ra công chúng để tăng vốn;
e. Báo cáo quyết toán trình Hội đồng quản trị;
f. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị;
g. Các hợp đồng kinh tế do Công ty ký với các đối tác trong hoạt động kinh doanh, đầu tư;
h. Hồ sơ khách hàng của Công ty;
i. Hồ sơ liên quan đến nhà đất và xây dựng cơ bản;
j. Các chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết, sổ cái, biên bản quyết toán thuế hàng năm; các báo cáo tài chính hàng năm;
k. Hồ sơ, lý lịch, hợp đồng lao động của cán bộ, nhân viên.
15.2- Các tài liệu trên khi công khai phải được sự chấp thuận của Hội đồng quản trị.
15.3- Các cán bộ, nhân viên trong Công ty, dù ở bất cứ cương vị công tác nào, nếu tiết lộ bí mật kinh doanh của Công ty, sử dụng các tài liệu mật không được người có thẩm quyền cho phép đều bị xử lý kỷ luật;
15.4- Cán bộ, công nhân viên không được sử dụng bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của Công ty vào bất kỳ một mục đích gì không phục vụ lợi ích của Công ty;
15.5- Khi lãnh đạo Công ty yêu cầu cung cấp hoặc chuyển giao hồ sơ, tài liệu của Công ty cho người khác thì phải chuyển giao đầy đủ, không được tự ý sao chép hoặc giữ lại một phần hay toàn bộ bất kỳ hồ sơ, tài liệu nào. Người vi phạm phải bồi thường thiệt hại nếu vi phạm quy định này gây ra thiệt hại cho công ty;
15.6- Thiệt hại do vi phạm trách nhiệm giữ gìn bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh được coi là nghiêm trọng nếu gây ra mức thiệt hại vật chất từ năm triệu đồng Việt Nam trở lên.
Điều 16 – Tư liệu thông tin của Công ty
16.1- Phòng Hành chính có trách nhiệm tổ chức lưu trữ các tư liệu cần thiết có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty, chủ yếu gồm:
a. Các văn bản Luật, Pháp lệnh, Nghị định của Chính phủ,Thông tư hướng dẫn của các bộ ngành có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty, các chính sách thuế và ưu đãi đầu tư;
b. Các bài viết trên các báo, tạp chí trong nước và nước ngoài liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty, các chính sách thuế và ưu đãi đầu tư.
16.2- Hàng tuần, Phòng Hành chính của Công ty có trách nhiệm tổng hợp danh mục các văn bản pháp qui và các bài viết theo qui định tại khoản 16.1 nêu trên báo cáo Giám đốc, các Phó Giám đốc và thông báo cho Trưởng các phòng ban/đơn vị…
CHƯƠNG IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 17 – Hiệu lực thi hành
Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty ký quyết định ban hành. Mọi qui định trước đây trái với những điều khoản trong qui chế này đều bị bãi bỏ. Các Phó Giám đốc, Trưởng các phòng ban/đơn vị trực thuộc và mọi cán bộ, nhân viên trong Công ty có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc trong vị trí công tác của mình. Những vi phạm quy chế của Công ty đều bị xử lý kỷ luật.
Điều 18 – Tổ chức thực hiện và tổng hợp bổ sung, sửa đổi
Trong quá trình thực hiện, mọi cán bộ, nhân viên, công nhân trong Công ty nếu phát hiện những điều khoản, những qui định chưa hợp lý hoặc không thể thực hiện được phải báo cáo bằng văn bản hoặc trực tiếp trình bày với Giám đốc Công ty. Những ý kiến góp ý, bổ sung phải được tập hợp, nghiên cứu để bổ sung, sửa đổi. Trong khi những qui định có liên quan trong qui chế này chưa được bổ sung, sửa đổi bằng văn bản của Giám đốc Công ty, mọi cán bộ, nhân viên, công nhân vẫn phải chấp hành.
…………, NGÀY…. THÁNG…. NĂM…
GIÁM ĐỐC
MỤC LỤC
Điều 1 – Những căn cứ pháp lý. 3
Điều 2 – Phạm vi điều chỉnh. 3
Điều 3 – Đối tượng điều chỉnh. 4
Điều 4- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty. 4
Điều 5- Quản lý các văn bản hành chính. 5
Điều 6- Quản lý Tổng đài và hệ thống điện thoại.7
Điều 7- Quản lý, sử dụng máy vi tính và các máy văn phòng khác:8
Điều 8 – Công tác bảo vệ Công ty.9
Điều 9 – Trang phục người lao động. 10
Điều 10 – Công tác vệ sinh, môi trường. 11
Điều 11 – Công tác Phòng cháy, chữa cháy. 11
Điều 12- Quản lý xe con của Công ty. 12
Điều 13 – Các thiết bị cá nhân phục vụ công tác điều hành trang bị cho cán bộ quản lý Công ty. 12
Điều 14 – Chế độ công tác phí13
Điều 15- Các tài liệu mật của Công ty. 13
Điều 16 – Tư liệu thông tin của Công ty. 15
Điều 17 – Hiệu lực thi hành. 15
Điều 18 – Tổ chức thực hiện và tổng hợp bổ sung, sửa đổi15