DỰ THẢO QUY ĐỊNH : Về công tác Tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư …

Công ty luật LVN Group cung cấp dự thảo quy định về tổ chức của công ty cổ phần đầu tư:

TẬP ĐOÀN ………….

CÔNG TY CP ĐẦU ………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

QUY ĐỊNH

Về công tác Tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư …….

(Ban hành kèm theo Quyết định số:…… /… ngày …./… /20…

của Tổng Giám đốc Công ty cổ phần đầu tư ……..)

CHƯƠNG I – NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục đích của quy định

Quy định về các vấn đề liên quan đến công tác Tổ chức để toàn thể CBCNV trong Công ty nắm rõ và thực hiện thống nhất.
Là cơ sở để đánh giá ý thức chấp hành các quy định, quy chế của CBCNV trong Công ty.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quy định này áp dụng đối với các phòng, ban trực thuộc Công ty, các cá nhân là CBCNV của Công ty.

2. Các Công ty thành viên trực thuộc Công ty mẹ ……. có thể vận dụng một phần hoặc toàn bộ Quy định này căn cứ theo cơ cấu tổ chức của Công ty thành viên.

3. Trưởng các phòng, ban chịu trách nhiệm phổ biến, quán triệt nội dung quy định đến toàn thể CBCNV trong phòng, ban.

4. Phòng Tổ chức Nhân sự có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra quá trình thi hành Quy định này.

CHƯƠNG II – QUY ĐỊNH VỀ TRÁCH NHIỆM VÀ NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP

Điều 3. Trách nhiệm chung của CBCNV

1. Có nghĩa vụ tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành của Nhà nước và quy định khác của Công ty.

2. Không được lạm dụng chức vụ để lợi dụng CBCNV sử dụng vào công việc không đúng chức năng nhiệm vụ, người lãnh đạo quản lý chỉ được đưa ra những chỉ dẫn có liên quan đến nhiệm vụ của nhân viên, phù hợp với nguyên tắc làm việc, tuân thủ đúng các quy định của Công ty.

3. Chấp hành sự phân công, chỉ dẫn hoặc yêu cầu hợp lý của người lãnh đạo, người quản lý trong phạm vi công việc liên quan. Chỉ được phép thực hiện nhiệm vụ trong khu vực làm việc có liên quan đến công việc được giao trừ khi có lệnh điều động đặc biệt của lãnh đạo Công ty. Trong khi thực hiện nhiệm vụ không được làm việc riêng hoặc gây ảnh hưởng đến công việc của người khác. Từng CBCNV cùng chịu trách nhiệm chung với tập thể đơn vị, người quản lý để hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch của phòng ban, đơn vị mình với hiệu quả cao.

4. Không được ép buộc, xúi giục hoặc kích động người khác vi phạm các quy định, quy chế của Công ty hoặc không tuân theo chỉ dẫn của người quản lý cấp trên.

5. Không được uống rượu hay đồ uống có cồn trong khi làm nhiệm vụ trừ khi được sự đồng ý của người phụ trách hoặc của Tổng Giám đốc Công ty.

6. Không được phép đánh bài, đánh bạc dưới mọi hình thức tại Công ty, bất kể trong giờ làm việc cũng như ngoài giờ làm việc. CBCNV không được tàng trữ, mua bán hay sử dụng bất kỳ loại chất kích thích nào bị pháp luật cấm.

7. Không được phép thay mặt hoặc đại diện cho Công ty khi tuyên bố với báo chí về những vấn đề liên quan tới Công ty trừ những trường hợp đặc biệt do Tổng Giám đốc Công ty uỷ quyền.

8. Không được hành động theo cách có thể gây hại cho sức khoẻ và an toàn của khách hàng hoặc đồng nghiệp.

9. Không được to tiếng, nói tục với đồng nghiệp, không được có những lời lẽ trực tiếp hoặc gián tiếp từ chối hợp tác thực hiện công việc mà không có lý do chính đáng cụ thể.

10. Không được cung cấp thông tin sai sự thật, không được lợi dụng quyền hạn và trách nhiệm cá nhân trong công việc dù là không có mục đích để thu lợi cá nhân.

11. Không được có hành vi trộm cắp, tham ô, gian lận về tài chính, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh hoặc có hành vi gây thiệt hại rất nghiêm trọng về tài sản, lợi ích, uy tín của Công ty. Các hành vi cố tình tiếp tay hoặc che giấu cho CBCNV khác thực hiện những hành vi nêu trên cũng bị xử lý tương ứng.

12. Không được đòi hỏi hoặc nhận hoa hồng dưới bất kỳ hình thức nào, dù là bằng tiền, quà tặng vv…để được đối xử ưu đãi hơn, hoặc gây ảnh hưởng để thực hiện các hợp đồng, hoặc bất kỳ hình thức nào khác mà bị coi là lạm dụng chức vụ của CBCNV đó.

13. CBCNV có hành vi gây thiệt hại về vật chất và lợi ích của Công ty phải có trách nhiệm bồi thường theo quy định của Pháp luật. Trường hợp CBCNV gây thiệt hại do nguyên nhân bất khả kháng thì không phải bồi thường.

14. Tổng Giám đốc Công ty xem xét, quyết định mức và phương thức bồi thường thiệt hại căn cứ vào lỗi tính chất hành vi gây thiệt hại mức độ thiệt hại tài sản thực tế và có xét đến thực trạng hoàn cảnh gia đình của CBCNV đó.

15. CBCNV phải có trách nhiệm chung trong việc bảo vệ an toàn tài sản của Công ty và tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc phòng cháy, chữa cháy.

16. Mỗi cá nhân phải vệ sinh khu vực làm việc, bàn ghế sạch sẽ, sắp xếp tài liệu gọn gàng, đúng nơi quy định.

17. Tắt máy vi tính và các thiết bị điện hoặc các thiết bị có liên quan trước khi ra về.

Điều 4. Nguyên tắc giao tiếp

1. Giao tiếp nội bộ

· Các nguyên tắc giao tiếp với CBCNV cấp dưới

– Thường xuyên quan tâm, đào tạo và bồi dưỡng CBCNV.

– Tôn trọng và lắng nghe ý kiến của cấp dưới.

– Thực hiện việc khen, chê, động viên CBCNV đúng người, đúng việc, đúng lúc.

– Chia sẻ, động viên CBCNV kịp thời khi CBCNV gặp vướng mắc khó khăn.

· Các nguyên tắc giao tiếp với cán bộ quản lý cấp trên

– Không được vượt cấp, vượt quyền trong hệ thống tổ chức của Công ty.

– Thường xuyên có phản hồi về kết quả và tiến độ thực hiện công việc của mình.

– Tiếp thu những lời khiển trách phê bình với thái độ tôn trọng, lắng nghe.

– Nghiêm chỉnh chấp hành các ý kiến, quyết định của lãnh đạo.

· Các nguyên tắc giao tiếp với đồng nghiệp

– Cởi mở, hòa đồng thân thiện với đồng nghiệp.

– Luôn sẵn sàng hỗ trợ hoặc giúp đỡ đồng nghiệp khi cần.

– Không được tò mò về đời tư hoặc nói xấu bình luận sau lưng đồng nghiệp.

2. Giao tiếp với khách hàng

· Phải luôn nhã nhặn, lịch sự và niềm nở khi giao tiếp với khách hàng.

· Giải thích ngắn gọn, chính xác và nhẹ nhàng khi khách hàng có thắc mắc hoặc yêu cầu cung cấp thông tin.

· Không tranh cãi, to tiếng với đồng nghiệp trước mặt khách hàng hoặc nói xấu đồng nghiệp, nói xấu Công ty với khách hàng.

· Luôn có trách nhiệm với khách hàng, đáp ứng kịp thời các hợp đồng, các nhu cầu của họ và không được để chậm trễ khi đã hứa.

· Tôn trọng khách hàng, không can thiệp vào công việc nội bộ hoặc riêng của khách hàng.

· Khuyến khích khách hàng phản hồi về thông tin sản phẩm, dịch vụ của Công ty.

· Đối với các thắc mắc hay yêu cầu chính đáng của khách hàng, phải giải quyết theo hướng có lợi cho khách hàng. Nếu không giải quyết được trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình, phải báo cáo và xin ý kiến Trưởng phòng, ban hoặc mời Trưởng phòng, ban giải quyết.

· Nghiêm cấm nói năng cộc cằn, thô lỗ, to tiếng, nói tục, sử dụng bạo lực (trừ trường hợp phòng vệ chính đáng) với khách hàng trong bất kỳ trường hợp nào.

· Không trêu chọc, châm biếm, chế nhạo khách hàng vì bất kỳ lý do nào.

· CBCNV không được sử dụng hình ảnh, uy tín của Công ty để tiến hành kinh doanh riêng với khách hàng dù là có thu lợi hay không thu lợi.

3. Giao tiếp với nhà cung cấp

· Không để nhà cung cấp phải chờ đợi trong quá trình giao nhận hàng hóa.

· Thông tin cho nhà cung cấp biết về bất cứ sự thay đổi nào về ngân sách, hợp đồng, kế hoạch sản xuất kinh doanh để nhà cung cấp có những điều chỉnh tương ứng.

· Nêu rõ những yêu cầu của Công ty bằng văn bản, giấy tờ càng chi tiết càng tốt.

· Thanh toán đúng hạn và thể hiện sự hài lòng của Công ty đối với những hợp đồng hoàn thành tốt. Trường hợp vì những lý do khác chưa thể thực hiện việc thanh toán đúng hạn cần có văn bản gia hạn thời gian thanh toán để giữ uy tín của Công ty.

· Không được tiết lộ những bí mật kinh doanh của Công ty với nhà cung cấp.

4. Giao tiếp với cơ quan chính quyền

· Khi đi giao tiếp phải ăn mặc nghiêm túc, chỉnh tề, không sặc sỡ, loè loẹt.

· Phải đến chỗ hẹn đúng giờ.

· Không được tỏ thái độ khiếm nhã hoặc bất bình với các cấp chính quyền.

· Tôn trọng người đại diện của cơ quan chính quyền nhưng phải giữ được thể diện, hình ảnh của Công ty.

· Giữ phong thái đúng mực, ăn nói nhẹ nhàng, hoà nhã, trình bày ngắn gọn, dễ hiểu.

5. Giao tiếp với báo chí, truyền thông

· Tỏ ra lịch sự, cởi mở khi tiếp xúc với báo chí. Cung cấp cho họ những thông tin cần thiết, nếu đó không phải là bí mật công nghệ, kinh doanh của Công ty.

· Sử dụng ngôn từ đúng mực, không dùng những lời lẽ thô thiển, chỉ trích, chê bai, so sánh người này với người khác, doanh nghiệp này với doanh nghiệp kia, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.

6. Tiếp khách tại Công ty

· Khách đến liên hệ làm việc với Ban Tổng Giám đốc Công ty có hẹn trước hoặc đột xuất thì nhân viên Lễ tân có trách nhiệm liên lạc ngay với Thư ký Tổng giám đốc để bố trí tiếp khách, trường hợp không có Ban Tổng Giám đốc Công ty và thư ký Tổng giám đốc Công ty thì Lễ tân thông báo cho Chánh văn phòng Tổng hợp để tiếp đón, khi Ban Tổng Giám đốc Công ty tiếp khách Thư ký chuẩn bị tài liệu, văn bản, các vật dụng cần thiết khác .

· Nếu Ban Tổng Giám đốc Công ty có lịch làm việc hoặc tiếp khách thì tuỳ từng trường hợp mà Thư ký Tổng giám đốc Công ty bố trí nơi tiếp đón, chuẩn bị nước uống.

· Khách đến liên hệ làm việc với các phòng, ban hoặc cá nhân nào thì Lễ tân thông báo đến cho Phòng, ban và cá nhân đó, đề nghị phòng, ban hoặc cá nhân đó thực hiện đón tiếp dưới phòng khách, các trường hợp quan hệ riêng hoặc muốn trao đổi trực tiếp riêng thì Lễ tân liên hệ và thực hiện việc tiếp đón tại Phòng riêng nơi khác (nếu cần).

· Trong bất kể trường hợp nào Lễ tân cũng không được để khách chờ lâu quá 5 phút.

CHƯƠNG III – QUY ĐỊNH VỀ THỜI GIAN LÀM VIỆC

Điều 5. Thời gian làm việc

1. Công ty áp dụng chế độ làm việc:

– Văn phòng tại Hà Nội: 40h/tuần (từ thứ 2 đến thứ 6)

+ Sáng : từ 08h00 đến 12h00

+ Chiều : từ 13h00 đến 17h00

– Văn phòng tại Ninh Bình: 44h/tuần (từ thứ 2 đến hết sáng thứ 7)

+ Sáng : từ 08h00 đến 12h00

+ Chiều : từ 13h00 đến 17h00

Thời gian làm việc và giờ làm việc của văn phòng tại Ninh Bình sẽ được thay đổi tùy thuộc vào tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế của Công ty.

– Một số bộ phận làm việc theo ca thì tùy thuộc vào từng thời điểm và nhu cầu của công việc để bố trí đi theo ca.

2. Công ty có quyền thay đổi giờ làm việc tuỳ theo điều kiện hoạt động và sẽ thông báo trước ba (03) ngày cho mọi CBCNV biết thời điểm bắt đầu chuyển đổi giờ làm việc.

3. Đi làm muộn hoặc xin ra ngoài vì lý do việc riêng phải được phép của cấp trên và ký sổ ra vào tại bộ phận Lễ tân. Nếu vì lý do đi muộn hoặc xin ra ngoài mà chưa kịp hoàn thành công việc, CBCNV phải làm thêm thời gian để hoàn thành công việc đó mà không tính công thêm giờ (nếu có).

Điều 6. Làm thêm giờ

1. Trừ những CBCNV hưởng lương theo chế độ khoán, hưởng lương theo giờ, hoặc theo chế độ cộng tác viên, tư vấn, Tổng giám đốc Công ty hoặc người được Tổng giám đốc Công ty uỷ quyền có thể thoả thuận với CBCNV về việc làm thêm giờ. Tổng số giờ làm thêm trong một năm không vượt quá hai trăm (200) giờ, trừ những trường hợp đặc biệt theo quy định của luật lao động.

2. Khi có tình huống cấp bách xảy ra như thiên tai, hoả hoạn v.v..Ban Tổng Giám đốc Công ty có quyền huy động mọi CBCNV để ứng cứu trong bất kể thời gian nào.

3. Khi làm thêm giờ thì CBCNV được hưởng lương làm thêm giờ cụ thể như sau:

· Làm thêm giờ vào ngày thường được tính 150% lương cơ bản

· Làm thêm giờ vào ngày nghỉ được tính 200% lương cơ bản

· Làm thêm giờ vào ngày lễ theo quy định của Nhà nước được tính 300% lương cơ bản

Đối với trường hợp từ Trưởng phó phòng, ban trở lên khi làm thêm giờ không được tính tiền thêm giờ.

Điều 7. Thời gian nghỉ ngơi

1. Nghỉ phép hàng năm

· Đối với CBCNV đã được ký hợp đồng lao động chính thức và có thời gian làm việc cho Công ty đủ 12 tháng thì mỗi năm được nghỉ phép 12 ngày hưởng nguyên lương và số ngày nghỉ hàng năm đó được tăng lên theo thâm niên làm việc tại Công ty, cứ 01 năm làm việc được nghỉ phép thêm 01 ngày.

· Trừ khi có sự đồng ý bằng văn bản của Công ty, CBCNV không có quyền cộng dồn những ngày nghỉ phép của nhiều năm.

2. Thủ tục xin nghỉ phép

· Nếu xin nghỉ từ 02 ngày trở xuống phải làm đơn gửi Trưởng Phòng, ban và Phòng TCNS trước ít nhất 02 ngày

· Xin nghỉ từ 03 đến 05 ngày phải gửi đơn cho Trưởng phòng, ban và Phòng TCNS trước ít nhất 03 ngày.

· Xin nghỉ từ 06 đến 11 ngày phải gửi đơn cho Trưởng phòng, ban và Phòng TCNS trước ít nhất 05 ngày và phải xin phê duyệt của Tổng giám đốc Công ty.

· Nếu xin nghỉ hết số ngày phép theo tiêu chuẩn phải gửi đơn trước ít nhất 06 ngày cho Trưởng phòng, ban và Phòng TCNS, sau đó xin phê duyệt của Tổng giám đốc Công ty.

3. Chấp thuận nghỉ phép

· Phải được sự phê duyệt của Trưởng phòng, ban CBCNV mới được nghỉ phép.

· Trưởng phòng, ban có trách nhiệm sắp xếp cho CBCNV nghỉ phép khi CBCNV có yêu cầu. Nếu do yêu cầu công việc không thể bố trí nghỉ phép theo yêu cầu của CBCNV, phải nói rõ lý do với CBCNV và thu xếp cho CBCNV nghỉ vào thời gian khác phù hợp.

· Nếu đồng ý cho CBCNV nghỉ phép, Trưởng phòng, ban phải ký duyệt và chuyển đơn xin nghỉ phép của CBCNV cho Phòng TCNS chậm nhất là 01 ngày kể từ khi nhận được đơn của CBCNV.

· Trong trường hợp đặc biệt do yêu cầu công việc không thể bố trí nghỉ phép cho CBCNV trong năm (việc này phải có sự thoả thuận và đồng ý của CBCNV), Trưởng phòng, ban làm xác nhận số ngày không nghỉ phép của CBCNV chuyển Phòng TCNS vào tháng 12 hàng năm để làm thủ tục thanh toán vào lương.

· Khi nghỉ phép CBCNV được hưởng 100% lương cơ bản.

· Công ty bố trí cho CBCNV nghỉ hết số ngày phép trong năm nếu CBCNV không nghỉ hết số ngày phép có thể được xem xét quy đổi thanh tiền tuy nhiên không được cộng dồn sang năm.

4. Nghỉ do ốm đau, tai nạn đột xuất

· Phải báo cho Trưởng phòng, ban ngay khi bị ốm, bị bệnh hoặc tai nạn cần thiết phải xin nghỉ làm.

· Phải báo cho Trưởng phòng, ban ít nhất 01 ngày trước khi đi làm trở lại.

· Khi nghỉ ốm CBCNV được hưởng 100% lương theo mức lương cơ bản.

5. Nghỉ Lễ, Tết

· CBCNV được nghỉ làm việc, hưởng nguyên lương cơ bản trong những ngày lễ theo quy định chung của Nhà nước như sau:

+ Tết Dương lịch (1/1) : 01 ngày

+ Tết Âm lịch (30/12, 1, 2, 3 Tết) : 04 ngày

+ Ngày Quốc lễ (10/3 âm lịch) : 01 ngày

+ Ngày chiến thắng (30/4) : 01 ngày

+ Ngày Quốc tế Lao động (1/5) : 01 ngày

+ Ngày Quốc khánh (2/9) : 01 ngày

6. Nghỉ việc riêng có hưởng lương

· CBCNV kết hôn : 03 ngày

· Con của CBCNV kết hôn : 01 ngày

· Bố mẹ (cả bên chồng và bên vợ) chết, vợ hoặc chồng chết, con chết: 03 ngày

· Vợ sinh con : 01 ngày

7. Nghỉ việc riêng không hưởng lương

· CBCNV muốn nghỉ việc riêng không hưởng lương từ 10 ngày trở xuống phải được Trưởng phòng, ban đồng ý xác nhận vào đơn và chuyển Phòng TCNS. Nếu xin nghỉ trên 10 ngày phải được sự đồng ý của Trưởng phòng ban, Phòng TCNS và trình phê duyệt của Tổng Giám đốc Công ty hoặc người được Tổng Giám đốc Công ty ủy quyền.

8. Các trường hợp nghỉ do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp v.v… sẽ áp dụng theo quy định của Luật lao động.

Điều 8. Chế độ nghỉ thai sản

1. Nghỉ đi khám thai: Trong suốt thời gian CBCNV nữ mang thai, nếu thai nhi và người mẹ bình thường, thì được nghỉ để đi khám thai ba (03) lần, mỗi lần tương đương với 4 giờ làm việc. Nếu thai nhi hoặc người mẹ có bệnh lý thì áp dụng theo quy định về nghỉ ốm đau.

2. Nghỉ khi sinh con: CBCNV nữ làm việc trong điều kiện bình thường, khi sinh con được nghỉ 120 ngày và hưởng trợ cấp thai sản do BHXH chi trả.

3. Nghỉ để chăm sóc con khi ốm đau: CBCNV nữ có con nhỏ dưới 07 tuổi, được nghỉ không quá 6 ngày/năm để chăm sóc con bị ốm. Số ngày nghỉ được thanh toán chế độ BHXH.

4. CBCNV trong thời gian nuôi con dưới 12 tháng tuổi, được nghỉ mỗi ngày một (01) giờ trong thời gian làm việc và được hưởng nguyên lương.

CHƯƠNG IV – QUY ĐỊNH VỀ ĐỒNG PHỤC THẺ TÊN

Điều 9. Đồng phục

1. CBCNV làm việc tại Công ty đều phải mặc đồng phục khi làm việc tại Công ty.

2. Kiểu dáng, chất liệu vải, màu sắc, trang trí của quần áo đồng phục cho các phòng, ban do Công ty quy định căn cứ trên tính chất công việc của các bộ phận.

3. Các CBCNV làm việc trong Công ty được phép mặc thường phục vào ngày thứ sáu tuy nhiên không được mặc áo 2 dây, quần đùi hoặc các loại quần áo mặc ở nhà.

4. Cấp phát đồng phục: Mỗi năm, CBCNV làm việc tại Công ty được cấp phát :

· Vào mùa hè : 03 áo đồng phục, 02 quần dài cho CBCNV nam , 02 juyp CBCNV nữ.

· Vào mùa đông 02 áo dài tay và 01 bộ veston hoặc áo gió tuỳ từng vị trí công việc.

5. Nếu làm mất đồng phục hoặc bị rách, hư hỏng CBCNV có thể làm đề xuất xin được cấp lại nhưng phải chịu toàn bộ tchi phí may đồng phục đó.

6. Trong trường hợp CBCNV xin nghỉ việc CBCNV phải:

– Nộp toàn bộ chi phí may đồng phục nếu thời gian làm việc tại Công ty dưới 1 năm.

– Nộp 1/2 chi phí may đồng phục nếu thời gian làm việc tại Công ty dưới 2 năm.

7. Trong trường hợp CBCNV làm việc tại Công ty từ 2 năm trở lên CBCNV được Công ty tặng đồng phục.

8. Trong trường hợp CBCNV nghỉ việc do Công ty cho nghỉ việc thì sẽ không phải hoàn trả chi phí may đồng phục nhưng phải nộp lại đồng phục cho Công ty.

9. CBCNV đang trong giai đoạn thử việc thì chưa được cấp phát đồng phục.

Điều 10. Thẻ nhân viên và/hoặc Phù hiệu

1. Thẻ nhân viên và/hoặc huy hiệu: Tất cả CBCNV làm việc tại Công ty đều phải đeo thẻ, hoặc phù hiệu do Công ty cấp.

2. Trong trường hợp bị mất hoặc hỏng thẻ, huy hiệu CBCNV phải khai báo theo mẫu của Công ty và đề xuất xin cấp lại chuyển Phòng TCNS và CBCNV phải chịu chi phí làm lại thẻ và huy hiệu.

CHƯƠNG V – QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC VÀ HỌP NỘI BỘ

Điều 11. Chế độ làm việc

· Thư ký Tổng giám đốc có trách nhiệm ghi lịch công tác cho Ban Tổng Giám đốc Công ty và các cán bộ chủ chốt của Công ty.

· Chiều thứ 6 hàng tuần Thư ký cập nhật toàn bộ lịch làm việc của cán bộ chủ chốt từ Trưởng phòng, lên lịch công tác cho tuần sau, sau đó scan gửi qua email đến từng cán bộ chủ chốt để phối hợp thực hiện công việc.

· Trường hợp cán bộ thay đổi lịch làm việc mà chưa kịp báo trước, Thư ký có trách nhiệm cập nhập lại.

Điều 12. Họp giao ban nội bộ

1. Họp giao ban của Ban Tổng Giám đốc Công ty:

· Ban Tổng Giám đốc Công ty tổ chức họp giao ban thường xuyên 1 lần/tuần tại văn phòng Hà Nội hoặc văn phòng Ninh Bình vào 9h00 sáng thứ 4 hàng tuần. Thư ký Tổng giám đốc Công ty có trách nhiệm cập nhật địa chỉ họp theo chỉ đạo của Tổng giám đốc Công ty và có thông báo cụ thể cho các thành viên tham dự họp.

2. Họp giao ban nội bộ giữa Ban Tổng Giám đốc Công ty và các Trưởng phòng, ban:

· Hàng tháng Công ty tổ chức họp giao ban thường xuyên 1lần/tháng tại văn phòng Hà Nội và văn phòng Ninh Bình cụ thể:

Văn phòng Hà Nội:

– Thời gian: 9h00 sáng ngày mùng 6 hàng tháng. Nếu ngày họp giao ban trùng vào ngày chủ nhật hoặc ngày nghỉ lễ, Thư ký TGĐ sẽ có thông báo lại thời gian họp cho các phòng, ban.

– Thành phần tham gia: Ban Tổng Giám đốc Công ty, Thư ký HĐQT, Trợ lý/Thư ký Tổng giám đốc.

Văn phòng Ninh Bình:

– Thời gian: 14h00 chiều ngày mùng 8 hàng tháng. Nếu ngày họp giao ban trùng vào ngày chủ nhật hoặc ngày nghỉ lễ, Thư ký Tổng giám đốc sẽ có thông báo lại thời gian họp cho các phòng, ban.

– Thành phần tham gia: Ban Tổng Giám đốc Công ty, Chánh văn phòng Tổng hợp, Trưởng phòng TCNS và Trưởng các phòng, ban tại Ninh Bình.

· Ngoài ra có thể có những cuộc họp đột xuất, cuộc họp chuyên đề để giải quyết các công vệc phát sinh theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc Công ty hoặc theo đề nghị của các phòng, ban.

· Trong trường hợp Trưởng phòng bận việc đi công tác Phó phòng có thể họp thay để báo cáo công việc chung của Phòng và tiếp nhận kế hoạch mới.

3. Công tác chuẩn bị họp:

· Chuẩn bị sắp xếp phòng họp:

– Lau dọn văn phòng, sắp xếp bàn ghế, chuẩn bị nước uống, bút viết bảng, máy chiếu, đèn, quạt (điều hòa).

– Trách nhiệm: nhân viên quản trị hành chính tại các văn phòng.

· Chuẩn bị nội dung họp:

– Kiểm tra chính xác giờ họp, các thành viên tham gia họp, nhắc nhở các thành viên họp đúng giờ, xin trước nội dung cuộc họp thông báo cho các thành viên và chuẩn bị các tài liệu liên quan. Ghi biên bản cuộc họp, lập thông báo triển khai các kết luận trong cuộc họp và theo dõi tiến độ kết quả thực hiện của các bộ phận, báo cáo cho Tổng giám đốc Công ty.

– Trách nhiệm thực hiện: Thư ký Tổng giám đốc Công ty.

4. Nội dung chủ yếu của cuộc họp bao gồm: Tổng Giám đốc Công ty thông báo nội dung cuộc họp, các chỉ thị…, Trưởng phòng, ban báo cáo tình hình công tác, Tổng Giám đốc Công ty tóm tắt nội dung cuộc họp.

Điều 13. Họp đột xuất

· Cuộc họp đột xuất thực hiện theo chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc Công ty hoặc đề nghị của các phòng, ban tuỳ theo nội dung, tính chất cuộc họp, Tổng Giám đốc Công ty sẽ thông báo để Văn phòng Tổng hợp chuẩn bị nội dung cuộc họp theo như phần 1 trên và thông báo trước 1h trước khi diễn ra cuộc họp.

Điều 14. Họp chuyên đề, tổng kết, khen thưởng, kỷ luật:

· Cuộc họp tổng kết, chuyên đề, khen thưởng, kỷ luật được thực hiện theo yêu cầu của Tổng Giám đốc Công ty hoặc các phòng, ban.

· Phòng, ban nào chủ trì thì phải lập chương trình cuộc họp (trong trường hợp cuộc họp do Tổng Giám đốc Công ty chỉ thị thì Văn phòng Tổng hợp chuẩn bị). Chương trình cuộc họp phải bao gồm các nội dung: mục đích của cuộc họp, thời gian họp, nội dung chính của cuộc họp, thành phầp tham gia…

· Văn phòng Tổng hợp có trách nhiệm chuẩn bị địa điểm họp như trên. Phòng, ban mời họp có trách nhiệm mời họp theo chương trình cuộc họp.

· Phòng ban mời họp đồng thời là chủ toạ của buổi họp, chương trình của buổi họp phải xoay quanh mục tiêu đã đề ra, các nội dung không liên quan sẽ được giải quyết trong buổi họp khác…

· Phòng ban mời họp phân công người ghi biên bản, nội dung của cuộp họp do người mời họp phát hành thông báo cho các bộ phận.

CHƯƠNG VI – QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ BÁO CÁO

Điều 15. Trách nhiệm của người giao việc – cấp quản lý trực tiếp

1. Khi giao việc, phân công công việc cấp quản lý trực tiếp phải giao việc thật cụ thể, rõ ràng các nội dung cần thực hiện, yêu cầu cụ thể về chất lượng cần đạt được, kết quả đạt được, thời gian hoàn thành. Ai sẽ thực hiện chính, ai sẽ phối hợp.

2. Đôn đốc giám sát việc thực hiện công việc, để có thể kiểm tra và đo lường được tiến độ và kết quả mà người thực hiện công việc sẽ đạt được.

3. Có sự điều chỉnh, bổ sung công việc thật kịp thời nhằm đảm bảo việc thực hiện công việc có hiệu quả cao tránh tình trạng hiệu quả công việc mang lại không có nhưng lại tiêu tốn nhiều thời gian và các chi phí kèm theo, gây lãng phí nhân lực.

4. Khi thực hiện giao việc phải có phiếu giao việc cụ thể (theo biểu mẫu chung) có ký nhận của người giao và người nhận.

Điều 16. Trách nhiệm của người người nhận việc- nhân viên dưới quyền

1. Khi thực hiện công việc người nhận việc phải có kế hoạch thực hiện chi tiết rõ ràng. Phải bám sát tiến độ và các yêu cầu khác của công việc để hoàn thành công việc đúng mục tiêu và thời hạn.

2. Trong quá trình thực hiện công việc được giao nếu gặp vướng mắc, khó khăn, không hoàn thành đúng tiến độ hoặc vượt ngoài tầm chức năng quyết định…CBCNV phải thông báo, báo cáo cho cấp quản lý trực tiếp trong thời gian ngắn nhất và đi kèm là các giải pháp, đề xuất hướng giải quyết xử lý.

3. Tuyệt đối không thụ động chờ tới ngày phải báo cáo mới báo cáo là không hoàn thành vì các lý do a,b,c. Không để tiến độ thực hiện công việc bị chậm chễ làm ảnh hưởng đến công việc của các bộ phận khác.

4. Khi báo cáo kết quả thực hiện công việc người thực hiện công việc phải báo cáo bằng văn bản ngoại trừ các trường hợp đột xuất có thể báo cáo trực tiếp hay qua điện thoại nhưng vẫn phải ghi lại các nội dung đã báo cáo trên phiếu giao việc.

5. Báo cáo thật chi tiết cụ thể từng công việc đã thực hiện, kết quả ra sao, thời gian hoàn thành, đúng tiến độ hay không đúng tiến độ (lý do không hoàn thành đúng tiến độ).

6. Báo cáo công việc đột xuất trực tiếp hay qua điện thoại phải thực hiện báo cáo ngay khi hoàn thành xong công việc dù đó là ngày nghỉ hay giờ nghỉ.

7. Báo cáo bằng văn bản theo định kỳ thì báo cáo cả bằng email và bản nộp trực tiếp.

8. Mỗi CBCNV phải có trách nhiệm đối với công việc của mình (theo bản tiêu chuẩn và mô tả công việc, theo sắp xếp kế hoạch làm việc của cấp trên trực tiếp). Chịu trách nhiệm với công việc và chấp hành mệnh lệnh công việc, điều hành của cấp trên trực tiếp.

9. Mỗi CBCNV phải tự quản lý công việc của mình, phải sắp xếp thời gian giải quyết từng công việc hợp lý, sắp xếp lịch làm việc và kế hoạch làm việc của mình vào sổ cá nhân để đảm bảo thực hiện công việc hiệu quả chất lượng cao.

10. Tuyệt đối không vì để hoàn thành công việc của mình mà gây khó khăn, ảnh hưởng không tốt đối với các bộ phận khác. Không được phép đổ lỗi, hay dồn trách nhiệm công việc khi không hoàn thành công việc cho CBCNV khác.

11. Phân cấp chế độ báo cáo như sau:

· Báo cáo của Ban Tổng Giám đốc Công ty gửi Hội đồng quản trị

– Ban Tổng Giám đốc Công ty thực hiện việc báo cáo tổng hợp hoạt động điều hành và quá trình triển khai thực hiện các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị theo định kỳ.

– Báo cáo được gửi cho các thành viên Hội đồng quản trị trước kỳ họp HĐQT tiếp theo ít nhất 5 ngày làm việc và được Thư ký HĐQT lưu hồ sơ.

– Các nội dung báo cáo:

+ Kết quả kinh doanh và đầu tư xây dựng tháng trước và kế hoạch kinh doanh, đầu tư xây dựng của tháng tới.

· Báo cáo của các Phó Tổng giám đốc Công ty, Trưởng các phòng, ban gửi Tổng giám đốc Công ty

– Báo cáo tuần, tháng quý:

+ Các Phó Tổng giám đốc Công ty, Kế toán trưởng và Trưởng phòng, ban của Công ty phải báo cáo Tổng giám đốc Công ty về kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao trong tuần, những kiến nghị, đề xuất cho kế hoạch tuần tới.

+ Thời gian chuyển báo cáo cho Tổng giám đốc Công ty:

ü Báo cáo tuần: trước 15h00 ngày thứ 6 hàng tuần.

ü Báo cáo tháng: từ ngày 1-3 tháng sau.

ü Báo cáo quý : từ ngày 1-15 tháng sau.

+ Trợ lý Tổng Giám đốc Công ty có trách nhiệm cập nhật các báo cáo và tổng hợp báo cáo cho Tổng giám đốc Công ty trước 9h00 ngày thứ 2 hàng tuần, 9h00 ngày 5 hàng tháng, 9h00 ngày 15 hàng quý.

+ Bản tổng hợp báo cáo tuần của toàn Công ty do Trợ lý Tổng giám đốc Công ty tổng hợp thực hiện phải được lưu giữ tại Văn thư Công ty 01 bản gốc.

+ Nội dung chi tiết báo cáo tuần, tháng, quý của các phòng, ban:

§ Phòng Tài chính

ü Báo cáo tình hình luân chuyển tài chính, sử dụng tài chính và dự báo nguồn tài chính (báo cáo tháng, quý).

ü Báo cáo các công việc khác thực hiện trong tuần, tháng, quý kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt (báo cáo tuần, tháng, quý)

ü Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc (báo cáo tuần, tháng, quý).

ü Báo cáo kế hoạch làm việc khác của phòng cho tuần tới, kế hoạch trọng điểm của tháng tới và quý tới.

§ Phòng Kế toán

ü Báo cáo tình hình thu chi, tiền về, công nợ và công nợ khó đòi, đề xuất biện pháp xử lý (báo cáo tuần, tháng, quý).

ü Các khoản chi tiêu lớn (báo cáo tháng, quý)

ü Kết quả kinh doanh của phòng kinh doanh, Ban Tổng Giám đốc golf (báo cáo tháng, quý).

ü Báo cáo tồn kho (báo cáo tháng)

ü Báo cáo các công việc khác thực hiện trong tuần, tháng, quý kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt (báo cáo tuần, tháng, quý)

ü Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc (báo cáo tuần, tháng, quý).

ü Báo cáo kế hoạch làm việc khác của phòng cho tuần tới, kế hoạch trọng điểm của tháng tới và quý tới.

§ Phòng TCNS:

ü Biến động nhân sự lớn trong tuần (báo cáo tuần).

ü Tình hình thực hiện các quy chế quy định chung của Công ty (báo cáo tuần, tháng, quý).

ü Tình hình an ninh, thực hiện kỷ luật, vi phạm…(báo cáo tuần, tháng, quý).

ü Báo cáo tình hình tăng giảm lao động, nguyên nhân và giải pháp (báo cáo tháng, quý).

ü Báo cáo tình hình đào tạo và các quy định mới (báo cáo tháng, quý).

ü Công việc khác thực hiện trong tuần, tháng, quý kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.

ü Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc.

ü Kế hoạch trọng điểm cho tuần, tháng, quý.

§ Văn phòng Tổng hợp:

ü Báo cáo tình hình xử lý công văn tài liệu đến, đi (báo cáo tuần, tháng, quý).

ü Báo cáo đánh giá kết quả và tiến độ triển khai thực hiện công việc của các phòng ban chức năng theo chỉ đạo của Tổng giám đốc (báo cáo tháng, quý)..

ü Báo cáo các công việc khác thực hiện trong tuần, tháng, quý kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.

ü Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc.

ü Kế hoạch trọng điểm cho tuần, tháng, quý.

§ Phòng Kinh doanh bất động sản và kinh doanh XNK tổng hợp

ü Báo cáo tình hình thực hiện doanh số, doanh thu khách lẻ, hội viên, khách đoàn (báo cáo tuần, tháng, quý).

ü Báo cáo tình hình thực hiện các chương trình và kế hoạch triển khai marketing (báo cáo tháng, quý).

ü Báo cáo tổng hợp các ý kiến, phản hồi, khiếu nại của khách hàng.

ü Công việc khác thực hiện trong tuần, tháng, quý kết quả so với kế hoạch đề ra, giải trình lý do đạt, chưa đạt.

ü Những kiến nghị cho việc thực hiện công việc